Bạn có bao giờ muốn thu hồi một email vừa gửi cho ai đó? Outlook có tính năng cho phép thu hồi email sau khi gửi, nhưng nếu bạn dùng ứng dụng email khác như Gmail thì sao?
Trong Gmail, có cách ngăn email đi qua sau khi bạn bấm nút Gửi. Tuy nhiên, để làm được điều đó, bạn phải bật sẵn tính năng Undo Send đặc biệt. Học cách thu hồi email trong Gmail và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về tin nhắn gửi nhầm người nhận.
Tại sao thu hồi Email?
Có thể có bất kỳ số lượng tình huống nào bạn muốn hủy gửi email sau khi bấm Gửi. Những trường hợp phổ biến nhất bao gồm:
- Gửi email cho người nhận sai.
Chúng ta đều từng vô tình gửi email cho người sai. Có thể bạn bấm nhầm tên khi chọn người nhận trong danh bạ. Có thể bạn biết hai người trùng tên và quên kiểm tra kỹ trước khi gửi cho Alex sai. Dù sao, bạn có thể không muốn chia sẻ nội dung email với người nó không dành cho. Đặc biệt nếu nó chứa thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư.
- Vô tình gửi email chưa hoàn chỉnh.
Dù bạn đã kiểm tra kỹ dòng địa chỉ trước khi gửi, bạn có thể sau đó nhận ra mình quên đưa thứ gì đó vào. Dù là liên kết quan trọng, tệp đính kèm, hoặc chi tiết khác – gửi riêng trong tin nhắn khác không luôn tiện lợi.
- Phát hiện lỗi trong email sau khi đã gửi.
Bạn có bao giờ kết thúc email bằng "retards" thay vì "regards"? Chúng ta đều con người và lỗi xảy ra. Bộ kiểm tra chính tả không bắt hết, nên bạn có thể chỉ nhận ra lỗi sau khi đã gửi. Gmail cho bạn sửa điều này và nhiều vấn đề khác bằng cách cho phép thu hồi email.
Cách bật tính năng Undo Send trong Gmail
Tính năng cho phép thu hồi email trong Gmail sau khi gửi gọi là Undo Send (Hoàn tác gửi). Mặc định, tính năng này tắt, nên bạn cần bật trước khi dùng.
Để bật Undo Send trong Gmail, làm theo các bước dưới đây.
- Mở Gmail và đăng nhập tài khoản.
- Ở góc trên bên phải cửa sổ, chọn biểu tượng bánh răng (gear icon) để mở Cài đặt (Settings).
- Chọn Xem tất cả cài đặt (See all settings).
- Trong tab Chung (General) bên cạnh Undo Send, chọn phạm vi tối đa 30 giây.
- Cuộn xuống và chọn Lưu thay đổi (Save Changes).
Sau khi bật tính năng này, bạn sẽ có thể thu hồi email trong vòng 30 giây sau khi bấm Gửi (Send) nếu nhận ra quên gì đó hoặc muốn kiểm tra lại dòng địa chỉ.
Cách thu hồi Email trong Gmail
Khi nhận ra muốn hủy email đã gửi, bạn có vài cách khác nhau, tùy thuộc vào việc bạn dùng Gmail trên máy tính hay điện thoại.
Cách thu hồi Email trên Máy tính
Nếu bạn dùng Gmail trên máy tính, làm theo các bước dưới đây để thu hồi email.
- Sau khi bấm Gửi (Send), tìm thanh menu ở góc dưới bên trái màn hình.
- Chọn Hoàn tác (Undo) từ thanh menu.
- Bạn sẽ thấy xác nhận Đã hoàn tác gửi (Sending undone) trên màn hình. Nghĩa là bạn đã hủy email thành công.
Nếu bạn không nhận được xác nhận, nghĩa là bạn không kịp hủy trong 30 giây và email đã đi. Bạn cũng có thể vào Đã gửi (Sent) xem email có ở đó không để xác nhận.
Sau khi nhận xác nhận "Đã hoàn tác gửi", bạn lấy lại email gốc trên màn hình. Bạn có thể sửa đổi và gửi lại, lưu nháp để sau, hoặc xóa.
Cách thu hồi Email bằng phím tắt Gmail
Vì bạn chỉ có 30 giây quyết định giữ gửi hay hủy, bạn có thể dùng phím tắt để thu hồi chỉ với một cú nhấp. Sau khi chọn Gửi (Send) và thấy cùng thanh menu xuất hiện, nhấn Z trên bàn phím để hoàn tác gửi.
Bạn sẽ thấy cùng thông báo xác nhận Đã hoàn tác gửi (Sending undone) xuất hiện. Lưu ý phương pháp này chỉ hoạt động nếu bạn đã bật phím tắt trong Gmail. Bạn làm được qua Cài đặt (Settings), trong cùng tab Chung (General) dùng để bật Undo Send.
Cách thu hồi Email trong Gmail trên Điện thoại
Bạn cũng có thể dùng ứng dụng Gmail di động để thu hồi email. Để làm vậy, làm theo các bước dưới đây.
- Sau khi bấm Gửi (Send), chọn Hoàn tác (Undo) ở dưới cùng màn hình.
- Bạn sẽ thấy thông báo xác nhận hủy email xuất hiện.
Gmail sẽ đưa bạn quay lại cửa sổ email gốc, để bạn chỉnh sửa, xóa tin nhắn, hoặc lưu nháp.
Nắm trọn kiểm soát Email của bạn
Gmail là ứng dụng email mạnh mẽ vì nó cho bạn nhiều tự do và kiểm soát email. Bên cạnh khả năng thu hồi email đã gửi, bạn cũng có thể học lên lịch gửi email sau hoặc chuyển email giữa các tài khoản Gmail khác nhau. Tuy nhiên, không phải tính năng nào cũng rõ ràng, đôi khi bạn phải học mẹo ẩn để tổ chức email tốt hơn.
Bạn đã bao giờ phải hủy email đã gửi? Lý do của bạn là gì? Hãy chia sẻ trải nghiệm email sai sót với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.