Hợp nhất thư nghe giống như một thuật ngữ thập niên 90, phải không? Nhưng có thể nói là không hợp thời trang, nó vẫn là con đường phù hợp khi nói đến việc gửi email hàng loạt cho một số lượng lớn các địa chỉ liên hệ. Nhờ tiện ích bổ sung Gmail đặc biệt tiện lợi, việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gửi kết hợp thư trong Gmail bằng tiện ích bổ sung “Kết hợp thư với tệp đính kèm” cho Google Trang tính.
Lưu ý :phiên bản miễn phí của tiện ích mở rộng này giới hạn bạn ở 50 email mỗi ngày, mặc dù bạn có thể lên lịch để tiện ích mở rộng này gửi email trong các ngày liên tiếp. Phiên bản Premium ($ 29) nâng cấp này lên 250 cho tài khoản Gmail tiêu chuẩn và 1500 nếu bạn có tài khoản Google Apps for Work.
1. Thêm phần đính kèm kết hợp thư này vào tài khoản Gmail của bạn. (Bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google của mình.)
2. Tiếp theo, mở một tài liệu Google Trang tính trống, sau đó chọn “Tiện ích bổ sung -> Hợp nhất Thư với Tệp đính kèm -> Tạo Mẫu Hợp nhất.”
Các danh mục khác nhau sẽ xuất hiện sẽ giúp bạn quản lý danh sách các địa chỉ liên hệ mà bạn sẽ gửi phối thư của mình.
3. Tiếp theo, bạn có thể thêm địa chỉ liên hệ theo cách thủ công, nhưng nếu bạn muốn tiết kiệm cho mình một số công việc và có tất cả các địa chỉ liên hệ bạn cần trong Danh sách liên hệ của Google, bạn chỉ có thể nhập chúng thay thế.
Để nhập Danh sách Liên hệ Google của bạn, hãy đi tới “Tiện ích bổ sung -> Kết hợp Thư với Tệp đính kèm -> Nhập Danh sách Liên hệ của Google”, sau đó chọn nhóm Danh sách Liên hệ mà bạn muốn thêm người vào. (Nếu bạn chưa tạo nhóm mà bạn muốn gửi Hợp nhất Thư, trước tiên bạn nên làm như vậy trong Danh bạ Google.)
4. Khi bạn đã nhập danh bạ của mình, bạn có thể thêm tệp đính kèm để gửi đến (hoặc tất cả) liên hệ cụ thể trong phối thư. Để thực hiện việc này, hãy chọn cột trong “Tệp đính kèm” tương ứng với địa chỉ liên hệ bạn muốn gửi tệp đính kèm.
5. Tiếp theo, đi tới “Tiện ích bổ sung -> Hợp nhất Thư với Tệp đính kèm -> Thêm Tệp đính kèm”, sau đó chọn vị trí bạn muốn thêm tệp đính kèm của mình.
6. Sau khi phần đính kèm được thêm, bạn có thể sao chép và dán nó cho những người nhận khác trong trang tính. Để gửi tệp đính kèm cho tất cả người nhận, hãy di chuyển chuột đến góc dưới cùng bên phải của ô có tệp đính kèm cho đến khi con trỏ của bạn biến thành dấu thập đen, sau đó nhấp và kéo nó xuống hết danh sách liên hệ của bạn.
7. Nếu bạn muốn email được gửi vào một ngày và giờ cụ thể, hãy nhập ngày và giờ đó vào cột “Ngày đã lên lịch” bằng định dạng:“dd / mm / yyyy hh:hh” và sao chép-dán nó vào mọi cột bạn muốn.
8. Bây giờ đã đến lúc viết tin nhắn của bạn. Đi tới “Tiện ích bổ sung -> Kết hợp Thư với Tệp đính kèm -> Định cấu hình Kết hợp Thư.”
9. Một cửa sổ mới sẽ mở ra, nơi bạn có thể nhập thông tin chi tiết của mình. Nếu bạn có phiên bản Cao cấp, bạn có thể chọn những thứ bổ sung ở đây như đánh dấu vào ô để theo dõi ai mở email của bạn, v.v.
10. Nhấp vào Tiếp tục, sau đó chọn sử dụng bản nháp Gmail hiện có làm mẫu của bạn hay viết mẫu của riêng bạn bằng văn bản thuần túy hay HTML.
Cho dù bạn chọn làm gì, bạn cần sử dụng dấu ngoặc nhọn kép ({{và}}) để biểu thị các biến sẽ là duy nhất cho mỗi người nhận. Các biến này dựa trên các cột trong bảng tính của bạn, vì vậy nếu bạn muốn có thêm biến, bạn sẽ cần thêm cột vào bảng tính. Sử dụng các biến mẫu mặc định, bạn có thể tạo phối thư giống như dưới đây.
Bạn có thể gửi thư thử nghiệm để xem liệu phối thư có được thiết lập chính xác hay không, sau đó khi đã sẵn sàng, bạn có thể nhấn ‘Run Mail Merge’ để thực hiện điều đó!
Kết luận
Giờ đây, bạn đã được trang bị để gửi kết hợp thư của riêng mình. Hãy nhớ rằng mặc dù chúng tôi giữ cho nó đơn giản, nhưng bạn có thể thêm bao nhiêu biến tùy thích vào email bạn gửi - chỉ cần đảm bảo thêm cột vào bảng tính phối thư.