Mail merging nghe như thuật ngữ thập niên 90, phải không? Nhưng bất chấp nó có thể không 时髦 để nói về, nó vẫn là cách đi khi gửi email hàng loạt cho số lượng lớn liên hệ. Nhờ một tiện ích Gmail đặc biệt, nó dễ dàng như bao giờ.
Trong bài này chúng tôi sẽ chỉ cách gửi mail merge trong Gmail dùng tiện ích "Mail Merge with Attachments" cho Google Sheets.
Lưu ý: phiên bản miễn phí của tiện ích này giới hạn 50 email/ngày, tuy bạn có thể lên lịch gửi qua các ngày liên tiếp. Phiên bản Premium ($29) tăng lên 250 cho tài khoản Gmail tiêu chuẩn và 1500 nếu bạn có Google Apps for Work.
1. Thêm tiện ích mail merge này vào tài khoản Gmail. (Bạn cần đăng nhập tài khoản Google.)
2. Tiếp, mở tài liệu Google Sheets trống, chọn "Tiện ích mở rộng -> Mail Merge with Attachments -> Tạo mẫu hợp nhất" (Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Create Merge Template).
Các danh mục khác nhau sẽ xuất hiện giúp quản lý danh sách liên hệ bạn sẽ gửi mail merge.
3. Tiếp, bạn có thể thêm liên hệ thủ công, nhưng nếu muốn tiết kiệm việc và có tất cả liên hệ trong Google Contacts, bạn chỉ cần nhập chúng.
Để nhập Google Contacts, vào "Tiện ích mở rộng -> Mail Merge with Attachments -> Nhập Google Contacts" (Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Import Google Contacts), sau đó chọn nhóm Contacts nào bạn muốn thêm người. (Nếu chưa tạo nhóm muốn gửi Mail Merge, hãy làm trong Google Contacts trước.)
4. Khi đã nhập liên hệ, bạn có thể thêm tệp đính kèm gửi đến liên hệ cụ thể (hoặc tất cả) trong mail merge. Làm vậy, chọn cột dưới "File Attachments" tương ứng với liên hệ bạn muốn gửi tệp.
5. Tiếp, vào "Tiện ích mở rộng -> Mail Merge with Attachments -> Thêm tệp đính kèm" (Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Add File Attachments), chọn vị trí bạn muốn thêm tệp.
6. Khi tệp đã thêm, bạn có thể sao chép-dán đến người nhận khác trong sheet. Để gửi tệp đến tất cả, di chuột đến góc dưới bên phải ô có tệp cho đến khi con trỏ thành dấu chéo đen, sau đó nhấp-kéo xuống hết danh sách liên hệ.
7. Nếu muốn email gửi ở ngày/giờ cụ thể, nhập ngày/giờ vào cột "Scheduled Date" theo định dạng: "dd/mm/yyyy hh:hh", và sao chép-dán vào mọi cột bạn muốn.
8. Bây giờ viết tin nhắn. Vào "Tiện ích mở rộng -> Mail Merge with Attachments -> Cấu hình Mail Merge" (Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Configure Mail Merge).
9. Cửa sổ mới mở nơi nhập chi tiết. Nếu có bản Premium, bạn chọn thêm như tích hộp theo dõi ai mở email, v.v.
10. Nhấp Tiếp tục, chọn dùng bản nháp Gmail hiện có làm mẫu hay tự viết mẫu dùng văn bản thuần hoặc HTML.
Dù chọn cách nào, bạn cần dùng ngoặc nhọn kép ({{ và }}) để đánh dấu biến số duy nhất cho mỗi người nhận. Các biến này dựa trên cột trong spreadsheet, nên nếu muốn thêm biến, thêm cột vào spreadsheet. Dùng biến mẫu mặc định, bạn tạo mail merge trông như dưới.
Bạn có thể gửi mail thử xem mail merge thiết lập đúng, và khi sẵn sàng, nhấp 'Chạy Mail Merge' (Run Mail Merge) để làm thật!
Kết luận
Bây giờ bạn trang bị gửi mail merge riêng. Nhớ dù chúng tôi giữ đơn giản, bạn có thể thêm bao nhiêu biến muốn vào email gửi – chỉ chắc chắn thêm cột vào spreadsheet mail merge.