Mail Merge giống như một trong những người bạn cũ bạn chưa gọi منذ nhiều năm. Được đánh giá thấp và bị bỏ qua, cho đến ngày bạn cần chúng gấp.
Bạn chỉ không nhận ra tiềm năng của nó cho đến khi bạn được giao việc quản lý vài trăm lời mời vào phút chót. Có lẽ, đó là một đám cưới hoặc cảnh báo đỏ về cuộc khủng hoảng zombie sắp tới. Hoặc, nó có thể là thứ vô hại — như in một đống nhãn địa chỉ và huy hiệu tên.
Đừng lo lắng. Bạn có thể gửi email hàng loạt cá nhân hóa với Microsoft Outlook 2016 trong vài phút với vài cú nhấp chuột. Và cứu vớt tình hình.
Khi Nào Nên Dùng Mail Merge?
Trước khi tôi nhảy tới phần sau, mail merge được dùng khi bạn muốn tạo một số tài liệu về cơ bản giống nhau nhưng mỗi tài liệu chứa chi tiết duy nhất. Các email chia sẻ cùng định dạng và cùng văn bản và đồ họa nếu có. Ví dụ, lời mời nơi văn bản giữ nguyên nhưng tên, địa chỉ, hoặc thậm chí các phần chủ đề là duy nhất cho mỗi người.
Mail merge — khác với việc gửi email cho một nhóm người — làm cho mỗi người nhận của tin nhắn trở thành người nhận duy nhất.
Cách dùng tốt nhất tôi tìm thấy cho đến nay — dùng email hàng loạt như công cụ tìm việc mạnh mẽ với chi tiết tùy chỉnh cho mỗi nhà tuyển dụng.
Tính năng mail merge dùng hai phần:
- Tài liệu chính không đổi (main constant document) (ở đây: Microsoft Word) nơi bạn viết nội dung email.
- Nguồn dữ liệu thay đổi (changeable data source) (ở đây: Danh Bạ Microsoft Outlook) thường là địa chỉ và tên người nhận.
Hai cái này được "gộp" (merged). Với Outlook là một phần của bộ Microsoft Office, người ta có thể dùng tính năng này để gửi thư hàng loạt, mỗi thư được cá nhân hóa cho một liên hệ khác nhau. Nó không phải là spam, mặc dù tôi đoán trong tay sai, mail merge có thể dùng để "ném thảm" email không mong muốn.
Microsoft Office cho phép bạn dùng các nguồn dữ liệu khác nhau cho chi tiết địa chỉ — ví dụ, bạn có thể dùng bảng tính Excel hoặc thậm chí cơ sở dữ liệu Access. Ở đây, bạn sẽ dùng danh bạ Microsoft Outlook để gửi các email.
Chuẩn Bị Danh Bạ Cho Mail Merge
Vậy, hãy phân tích các bước sau khi bạn khởi chạy Microsoft Outlook.
1. Mở Người (People) để hiển thị danh sách liên hệ của bạn.
Chọn các liên hệ (CTRL + Click) bạn muốn đưa vào danh sách email cá nhân hóa. Để dễ dàng quản lý danh sách lớn, dùng tùy chọn Sắp Xếp (Sort) có sẵn (nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Tất Cả (All)). Để dễ quản lý hơn, bạn có thể sắp xếp theo Danh Mục (Categories) qua cùng menu thả xuống.
Lưu ý: Mail Merge không hoạt động với danh sách phân phối (distribution lists).
2. Chọn Mail Merge từ Ribbon > Trang Chủ (Home) > Nhóm Hành Động (Actions Group).
3. Trong màn hình Mail Merge Contacts mà bạn nên thấy bây giờ, chọn Chỉ Các Liên Hệ Được Chọn (Only selected contacts) nếu email cá nhân hóa dành cho một lô liên hệ chọn lọc. Dưới phần tùy chọn Gộp (Merge options) ở dưới, chọn các tham số sau.
- Loại Tài Liệu (Document type): Thư Mẫu (Form Letters)
- Gộp Sang (Merge to): Email
- Dòng Chủ Đề Tin Nhắn (Message Subject Line): Dòng chủ đề sẽ không thay đổi cho tất cả email.
4. Nhấp OK và sau đó Microsoft Word sẽ khởi chạy để bạn soạn thảo tin nhắn cá nhân hóa.
Viết Tin Nhắn Cá Nhân Hóa Trong Microsoft Word
Tab Mailings (Gộp Thư) trên Ribbon hiển thị ngay trung tâm. Ở đây, bạn sẽ muốn bắt đầu email hàng loạt của mình với một dòng chào cá nhân hóa. Từ tab Mailings trong Microsoft Word, chọn Dòng Chào (Greeting Line).
Như bạn thấy, hộp thoại đã được điền sẵn tên ông Randall. Đây chỉ là chỗ giữ chỗ (placeholder) cho tên từ danh sách liên hệ của bạn. Ngay dưới đó, bạn có thể xem trước các tên từ danh sách của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh các mục với các tùy chọn cho ở đây.
Hãy lưu ý rằng các trường gộp (merge fields) đến từ tiêu đề cột trong danh sách gửi thư của bạn. Vì vậy, nếu có sự không khớp, dùng Khớp Trường (Match Fields) để đảm bảo việc gộp chính xác. Nếu một trường bạn muốn nói "Chưa Khớp (Not Matched)", chọn danh sách thả xuống cho trường đó và sau đó chọn tên cột khớp với cột đó trong danh sách của bạn.
Khi bạn nhấp OK và thoát ra đây, một chỗ giữ chỗ cho dòng chào (Kính Thưa Ông/Bà...) được đặt trong tài liệu Word.
Nhớ Điều Này: Bạn có thể nhập thông tin bổ sung vào tài liệu với các trường bổ sung.
Nhấp vào Chèn Trường Gộp (Insert Merge Field). Dữ liệu này phải có mặt trong nguồn dữ liệu gốc của bạn là trong trường hợp này, thông tin Liên Hệ trong Microsoft Outlook. Ví dụ bao gồm — địa chỉ nhà, điện thoại nhà, chức danh công việc v.v. Bạn có thể thấy danh sách hoàn chỉnh khi nhấp mũi tên thả xuống nhỏ.
Định Dạng Dòng Chào. Để định dạng dòng chào theo ý bạn, hãy bôi đen toàn bộ trường, bao gồm cả dấu hiệu ở mỗi đầu. Đi đến tab Trang Chủ (Home) và dùng cài đặt Font. Ngoài ra, đặt Khoảng Cách Dòng (Line Spacing) để chắc chắn khoảng cách dòng khớp với khoảng cách trong phần còn lại của tài liệu của bạn.
Viết Nội Dung Tin Nhắn Bây Giờ
Phần đầu của tin nhắn là chỗ giữ chỗ <<GreetingLine>> và/hoặc bất kỳ trường nào bạn đã chèn với sự giúp đỡ của các trường gộp bổ sung. Soạn thảo tin nhắn của bạn. Nhớ rằng, đây là email hàng loạt ở đỉnh cao. Vì vậy, hãy chắc chắn dùng tất cả quy tắc ứng xử email bạn có thể muster (triển khai).
Khi thân email xong, nhấp vào Hoàn Tất & Gộp (Finish & Merge) > Gửi Tin Nhắn Email (Send E-mail Messages).
Hộp thoại Gộp Sang Email (Merge to E-mail) mở ra. Nhấp OK.
MS Word sau đó làm việc tự động đăng các email trong nháy mắt. Word gửi một email riêng cho mỗi địa chỉ. Bạn không thể CC hoặc BCC người nhận khác, và bạn không thể thêm tệp đính kèm vào email.
Bạn có thể lưu tài liệu bạn dùng cho mail merge, vì nó cũng lưu liên kết với nguồn dữ liệu tức là danh bạ. Khi bạn mở tài liệu mail merge, chọn Có (Yes) khi Word nhắc bạn giữ kết nối.
Thêm Công Cụ Tiết Kiệm Thời Gian Này Vào Bộ Công Cụ Email Của Bạn
Khi bạn nắm được 요령, toàn bộ quy trình chỉ mất vài phút từ đầu đến cuối. Trong cùng thời gian cần để soạn thảo email cho chỉ một người, bây giờ bạn có thể làm cho một nhóm. Không quan trọng nhóm lớn đến đâu.
Cũng là hành vi email nhóm tốt để dùng tên người nhận làm lời chào. Nó cho cảm giác cá nhân hơn cho email. Điều mà email CC-ed (được CC) rất thiếu.
Tiếp theo, bạn có thể thử mail merge để in thư, nhãn, và phong bì. Bạn có thể cũng muốn tìm hiểu về các phương pháp dễ dàng để gộp tệp PST của Microsoft Outlook. Đói thêm mẹo Outlook? Đã đến lúc khám phá những tính năng ít người biết của Outlook!