Mail Merge giống như một trong những người bạn cũ mà bạn đã không gọi trong nhiều năm. Bị đánh giá thấp và bị bỏ qua, cho đến ngày bạn cần chúng một cách tồi tệ.
Bạn chỉ không nhận ra tiềm năng của nó cho đến khi bạn được giao công việc quản lý hàng trăm lời mời vào phút cuối. Có thể, chúng là một loạt các lời mời đám cưới hoặc một báo động đỏ về một ngày tận thế thây ma sắp xảy ra. Hoặc, đó có thể là một thứ gì đó vô thưởng vô phạt - như in một loạt nhãn địa chỉ và huy hiệu tên.
Đừng lo. Bạn có thể gửi hàng loạt email được cá nhân hóa bằng Microsoft Outlook 2016 trong vài phút với một vài cú nhấp chuột. Và tiết kiệm trong ngày.
Khi nào bạn nên sử dụng kết hợp thư?
Trước khi tôi đi trước, phối thư được sử dụng khi bạn muốn tạo một số tài liệu về cơ bản giống nhau nhưng trong đó mỗi tài liệu chứa các chi tiết duy nhất. Các email chia sẻ cùng một định dạng và cùng một văn bản và hình ảnh nếu có. Ví dụ:lời mời trong đó văn bản được giữ nguyên nhưng tên, địa chỉ hoặc thậm chí các bit chủ đề là duy nhất cho mỗi lời mời.
Phối thư - không giống như gửi thư cho một nhóm người qua email - làm cho mỗi người nhận thư trở thành người nhận duy nhất .
Cách sử dụng tốt nhất mà tôi tìm thấy cho đến nay dành cho họ - sử dụng email hàng loạt như một công cụ hữu ích cho việc tìm việc làm với các chi tiết tùy chỉnh cho từng nhà tuyển dụng.
Tính năng trộn thư sử dụng hai phần:
- Tài liệu hằng số chính (tại đây:Microsoft Word) nơi bạn viết nội dung email.
- Nguồn dữ liệu có thể thay đổi (ở đây:Danh bạ Microsoft Outlook) thường là địa chỉ và tên của người nhận.
Hai cái này được "hợp nhất". Với Outlook là một phần của bộ Microsoft Office, người ta có thể sử dụng tính năng này để gửi hàng loạt thư, mỗi thư được cá nhân hóa cho một liên hệ khác nhau. Nó không phải là gửi thư rác, mặc dù tôi đoán là không đúng, nhưng kết hợp thư có thể được sử dụng để đánh bom các email không được yêu cầu.
Microsoft Office cho phép bạn sử dụng các nguồn dữ liệu khác nhau cho chi tiết địa chỉ - ví dụ:bạn có thể sử dụng bảng tính Excel hoặc thậm chí cơ sở dữ liệu Access. Tại đây, bạn sẽ sử dụng danh bạ Microsoft Outlook của mình để gửi email.
Chuẩn bị Nhóm Danh sách Liên hệ của Bạn để Kết hợp Thư
Vì vậy, hãy chia nhỏ các bước sau khi bạn khởi chạy Microsoft Outlook.
1. Mở Mọi người để hiển thị danh sách các địa chỉ liên hệ của bạn.
Chọn địa chỉ liên hệ (CTRL + Nhấp) bạn muốn đưa vào danh sách email được cá nhân hóa. Để quản lý một danh sách khổng lồ dễ dàng hơn, hãy sử dụng nút Sắp xếp các tùy chọn có sẵn (nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Tất cả ). Để dễ quản lý hơn, bạn có thể sắp xếp theo Danh mục thông qua cùng một menu thả xuống.
Lưu ý: Kết hợp Thư không hoạt động với danh sách phân phối.
2. Chọn Kết hợp thư từ Ruy-băng> Trang chủ> Nhóm tác vụ .
3. Trong màn hình Kết hợp Thư mà bạn sẽ thấy bây giờ, hãy chọn Chỉ những liên hệ đã chọn nếu email được cá nhân hóa dành cho một loạt địa chỉ liên hệ được chọn. Trong phần Tùy chọn hợp nhất ở bên dưới, hãy chọn các thông số sau.
- Loại tài liệu: Chữ cái trong biểu mẫu
- Hợp nhất thành: Email
- Dòng Chủ đề Thư: Dòng chủ đề sẽ không thay đổi đối với tất cả các email.
4. Nhấp vào OK và sau đó Microsoft Word sẽ khởi chạy để bạn soạn thư được cá nhân hóa.
Viết Thông báo Được Cá nhân hóa trong Microsoft Word
Tab Thư trên Ribbon ở chế độ xem phía trước và chính giữa. Tại đây, bạn sẽ muốn bắt đầu email hàng loạt của mình bằng dòng lời chào được cá nhân hóa . Từ Thư trong Microsoft Word, chọn Dòng lời chào .
Như bạn có thể thấy, hộp thoại đã được điền sẵn tên của ông Randall. Đây chỉ là một trình giữ chỗ cho các tên từ danh sách liên hệ của bạn. Ngay bên dưới đó, bạn có thể xem trước các tên từ danh sách của mình. Bạn có thể tùy chỉnh các mục nhập bằng các tùy chọn được cung cấp tại đây.
Xin lưu ý rằng các trường hợp nhất đến từ các tiêu đề cột trong danh sách gửi thư của bạn. Vì vậy, nếu có sự không khớp, hãy sử dụng Trường so khớp để đảm bảo rằng quá trình hợp nhất vẫn chính xác. Nếu trường bạn muốn cho biết "Không phù hợp", hãy chọn danh sách thả xuống cho trường đó rồi chọn tên cột phù hợp với cột đó trong danh sách của bạn.
Khi bạn nhấp vào OK và thoát khỏi đây, một chỗ dành sẵn cho dòng lời chào (Kính gửi ông…) được đặt trong tài liệu Word.
Hãy nhớ điều này: Bạn có thể nhập thêm thông tin vào tài liệu với các trường bổ sung.
Nhấp vào Chèn trường hợp nhất. Dữ liệu này phải có trong nguồn dữ liệu ban đầu của bạn, trong trường hợp này là thông tin Danh bạ trong Microsoft Outlook. Ví dụ bao gồm - địa chỉ nhà riêng, số điện thoại nhà riêng, chức danh công việc, v.v. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ khi nhấp vào mũi tên thả xuống nhỏ.
Định dạng Lời chào. Để định dạng dòng lời chào theo cách bạn muốn, hãy đánh dấu toàn bộ trường, bao gồm cả các dấu ở mỗi đầu. Đi tới Trang chủ và sử dụng cài đặt Phông chữ. Ngoài ra, hãy đặt Khoảng cách dòng để đảm bảo khoảng cách dòng khớp với khoảng cách trong phần còn lại của tài liệu.
Nhập tin nhắn ngay bây giờ
Phần đầu của thông báo là trình giữ chỗ <
Khi nội dung email được hoàn tất, hãy nhấp vào Kết thúc &Hợp nhất> Gửi Tin nhắn E-mail .
Hợp nhất với e-mail hộp thoại mở ra. Nhấp vào OK .
Sau đó, MS Word thực hiện công việc tự động đăng các email trong nháy mắt. Word sẽ gửi một email riêng lẻ đến từng địa chỉ. Bạn không thể CC hoặc BCC người nhận khác và bạn không thể thêm tệp đính kèm tới email.
Bạn có thể lưu tài liệu bạn đã sử dụng để phối thư, vì nó cũng lưu liên kết với nguồn dữ liệu, tức là danh bạ. Khi bạn mở tài liệu phối thư, hãy chọn Có khi Word nhắc bạn giữ kết nối.
Thêm Trình bảo vệ thời gian này vào Bộ công cụ email của bạn
Khi bạn hiểu rõ, toàn bộ quá trình chỉ mất vài phút từ đầu đến cuối. Đồng thời, bạn chỉ cần soạn email cho một người duy nhất, giờ đây bạn có thể làm như vậy cho một nhóm. Quy mô của nhóm không quan trọng.
Ngoài ra, đây là một hành vi email nhóm tốt khi sử dụng tên của người nhận như một lời chào. Nó tạo ra một liên lạc cá nhân hơn cho email. Một cái gì đó, một email do CC-ed thực sự thiếu.
Tiếp theo, bạn có thể thử phối thư để in thư, nhãn và phong bì. Bạn cũng có thể muốn tìm hiểu về các phương pháp dễ dàng để hợp nhất các tệp Microsoft Outlook PST. Đói để biết thêm các thủ thuật Outlook? Sau đó, đã đến lúc khám phá các tính năng ít được biết đến của Outlook!