Nếu bạn đang lên kế hoạch một sự kiện, gửi một đống thiệp mời tiệc tùng, hoặc thậm chí cố gắng tạo sự chú ý về một sản phẩm mới, bạn có thể muốn gửi email cho rất nhiều người cùng một lúc.
Nhưng có một vấn đề: việc liên tục dán tất cả người nhận vào hộp CC hoặc BCC rất phiền toái. Nó tốn quá nhiều thời gian, và bạn dễ bỏ sót ai đó vô tình.
Nếu bạn có bản sao Outlook trên máy của mình, có một cách dễ dàng hơn: tạo danh sách phân phối email (distribution list).
Outlook 2013 và 2016
Các hướng dẫn này chỉ áp dụng cho Microsoft Outlook 2013 và 2016 cho máy tính để bàn. Tất cả các tên Outlook khác nhau gây nhầm lẫn, vì vậy việc rõ ràng là quan trọng: nếu bạn dùng ứng dụng web, bài viết này không dành cho bạn.
Để tạo danh sách phân phối của bạn, khởi động ứng dụng và nhấp vào biểu tượng Người (People) ở góc dưới bên trái.
Trên màn hình tiếp theo, bạn cần chọn một nơi chứa cho danh sách mới của bạn. Bạn có thể tạo nó trong bất kỳ thư mục con nào, nhưng thư mục Danh Bạ (Contacts) là vị trí rõ ràng nhất.
Khi bạn đã chọn vị trí, đi đến Trang Chủ (Home) > Nhóm Liên Hệ Mới (New Contact Group). Ứng dụng sẽ đưa bạn đến trang Nhóm Liên Hệ (Contact Group).
Để đưa người vào nhóm, nhấp Thêm Liên Hệ (Add Contacts) trong ribbon ở đầu trang. Bạn có thể chọn thêm người từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ của bạn. Để thêm ai đó không có trong cả hai danh sách, bạn trước tiên cần tạo một trang liên hệ cho họ.
Để kết thúc, đặt tên cho nhóm và nhấp Lưu Và Đóng (Save and Close).
Khi bạn sẵn sàng sử dụng danh sách phân phối mới tạo, bắt đầu một email mới và bắt đầu gõ tên nhóm của bạn trong hộp Đến (To). Outlook nên tìm thấy nó tự động.
Bạn có dùng nhóm phân phối trong Outlook không? Chúng có dễ dàng hơn so với lo lắng về bản sao carbon (CC) không? Hãy cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới.