May mắn hay không may, sẽ có lúc trong đời mỗi người làm việc trong môi trường văn phòng (hoặc một số cơ quan khác) quá lâu đến mức họ sớm nhận ra mình phải gửi hàng loạt email cho tất cả nhân viên hoặc khách hàng. Có lẽ thời điểm đó cũng đã đến với bạn.
Hoặc có lẽ bạn chỉ là người dùng Outlook thông thường, vì lý do nào đó, phải liên hệ với nhiều người cho một lần duy nhất. Bất kể trường hợp cụ thể của bạn là gì, đến cuối phần này, bạn sẽ có thể gửi hàng loạt email Outlook trong một lần.
Cách gửi email hàng loạt được cá nhân hóa trong Outlook
Trước khi bắt đầu, tôi khuyên bạn nên nhập riêng bản sao nháp cho email của mình—một tài liệu Notepad hoặc Word là đủ. Hoặc thậm chí bạn có thể viết nó ra trên một ứng dụng tài liệu trực tuyến. Tôi luôn thấy giao diện gọn gàng của phần mềm viết đơn giản sẽ hiệu quả hơn nhiều khi viết bất kỳ thứ gì nhiều hơn một đoạn văn và trong trường hợp email của bạn gặp vấn đề gì đó, bạn cũng sẽ có bản sao email nháp bên mình.
Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng ta sẽ gắn bó với Word.
Vì vậy, hãy khởi chạy ứng dụng, nhập email của bạn và sau khi bạn viết xong nội dung chính, hãy đi tới Gửi thư> Bắt đầu trộn thư> Tin nhắn email .
Bây giờ, chọn người nhận email của bạn bằng cách nhấp vào Chọn người nhận tab, ngay bên dưới Bắt đầu trộn thư quyền mua.
Từ đây, bạn có ba tùy chọn để chọn:Nhập danh sách mới , Sử dụng Danh sách Hiện có hoặc Chọn từ Danh bạ Outlook . Tùy thuộc vào việc bạn có danh sách liên hệ từ trước hay không, hãy chọn một trong ba tùy chọn này.
Cuối cùng, tìm và nhấp vào Kết thúc &Hợp nhất . Từ đó, nhấp vào Gửi thư email… Ngay sau khi bạn thực hiện việc này, một hộp thoại mới sẽ mở ra, cho phép bạn chọn mọi thứ từ địa chỉ người gửi, dòng chủ đề và định dạng thư. Cuối cùng, nhấp vào OK , và thư hàng loạt của bạn sẽ được gửi đi.
Cá nhân hóa email của bạn
Bạn chắc chắn không muốn gửi cùng một email soạn sẵn cho mọi người. Và đây là nơi cá nhân hóa sẽ giải cứu bạn. Theo mặc định, Outlook cho phép bạn điều chỉnh lời chào email của mình để giải quyết trực tiếp biên nhận. Đây là cách thực hiện:
Đi tới Gửi thư> Đường dây chào mừng .
Bạn sẽ có thể thay đổi dòng lời chào của mình từ đây; sau khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK . Ngoài ra, bạn có Chèn hợp nhất Trường tính năng. Thông qua tùy chọn này, bạn có thể điều chỉnh tất cả các phiên bản cho tên, tiêu đề hoặc địa chỉ email mà bạn đã sử dụng trong bản sao email của mình. Vì vậy, đó là cách bạn có thể cá nhân hóa email Outlook của mình mãi mãi.
Gửi email hàng loạt được cá nhân hóa trên Outlook
Đối với hầu hết người dùng, việc gửi email hàng loạt không phải là chuyện thường xuyên. Nếu bạn là một trong những người dùng như vậy, thì phương pháp trên sẽ thực hiện công việc phù hợp với bạn. Tuy nhiên, nếu đây là công việc thường xuyên thì bạn sẽ cần nhiều tính năng hơn những gì bạn có thể có trên Outlook; trong trường hợp đó, bạn sẽ thấy rằng việc đầu tư vào phần mềm gửi thư hàng loạt chuyên dụng sẽ có lợi hơn nhiều về lâu dài.