Tôt muộn ai cũng gặp lúc phải gửi email hàng loạt đến nhân viên/khách hàng. Hoặc bạn chỉ là người dùng Outlook thường nhưng cần liên lạc nhiều người một lần. Cuối bài này, bạn sẽ gửi được mass email Outlook chỉ trong một lần thực hiện.
Cách gửi email hàng loạt cá nhân hóa trong Outlook
Trước hết, hãy soạn thảo nội dung email riêng — trong Notepad, Word, hoặc app soạn thảo online. Giao diện sạch giúp tập trung, và bạn còn bản backup nếu sự cố xảy ra. Bài này dùng Word.
Mở Word → soạn email → sau phần nội dung chính, vào Mailings > Start Mail Merge > E-mail Messages.
Chọn người nhận tại tab Select Recipients (dưới Start Mail Merge). Có 3 lựa chọn: Type a New List, Use an Existing List, Choose from Outlook Contacts. Chọn tùy theo có sẵn danh bạ hay không.
Cuối cùng, click Finish & Merge → Send Email Messages… → hộp thoại hiện ra cho chọn địa chỉ gửi, tiêu đề, định dạng mail → OK. Mass mail đã được gửi.
Cá nhân hóa email
Không ai muốn gửi email mẫu cho mọi người. Cá nhân hóa giải quyết vấn đề này. Outlook cho tùy chỉnh dòng chào mặc định:
Vào Mailings > Greeting Line → chỉnh dòng chào → OK. Còn tính năng Insert Merge Field cho phép chèn tên, chức danh, email... vào các vị trí trong nội dung. Đó là cách cá nhân hóa email Outlook hiệu quả.
Gửi email hàng loạt cá nhân hóa trên Outlook
Với người gửi hàng loạt hiếm khi, cách trên đã đủ. Nếu làm thường xuyên, bạn cần tính năng nâng cao hơn — lúc đó phần mềm gửi mail chuyên biệt sẽ hiệu quả hơn lâu dài.