Outlook là một trong những ứng dụng email Windows phổ biến nhất được nhiều chuyên gia và doanh nghiệp sử dụng. Như vậy, sẽ có lúc bạn muốn gửi những email nhạy cảm hoặc tài liệu bí mật mà vẫn đảm bảo rằng chỉ người nhận dự kiến mới có thể truy cập chúng. Chắc chắn, hầu hết các dịch vụ email lớn đều sử dụng mã hóa email (SSL / TLS) để đảm bảo rằng nó an toàn và bảo mật. Tuy nhiên, thường thì loại mã hóa này chỉ có thể bảo vệ email khi nó di chuyển qua Internet. Khi email của bạn ở trạng thái nghỉ. tức là trong hộp thư đến của bạn, bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài khoản email của bạn đều có thể đọc được.
Để đảm bảo rằng chỉ người nhận dự kiến mới có thể truy cập email của bạn, bạn có thể mã hóa email hơn nữa bằng GPG (GNU Privacy Gaurd) để sử dụng các khóa công khai và riêng tư để mã hóa email. Dưới đây là cách mã hóa email trong Outlook bằng GPG.
Mã hóa email trong Outlook Email Client
Để mã hóa email trong Outlook, chúng tôi sẽ sử dụng một phần mềm miễn phí có tên là Gpg4win hỗ trợ OpenPGP. Tải xuống và cài đặt Gpg4win giống như bất kỳ phần mềm nào khác. Phần mềm sẽ cài đặt plugin cần thiết để mã hóa và giải mã email trong ứng dụng email Outlook.
Sau khi cài đặt, hãy tìm kiếm “Kleopatra” trong menu Bắt đầu và mở nó. Tại đây, bạn có thể tạo khóa của riêng mình và nhập bất kỳ khóa công khai nào nếu cần.
Sau khi mở Kleopatra, điều hướng đến “Tệp”, rồi chọn tùy chọn “Chứng chỉ mới”.
Trong cửa sổ này, hãy chọn tùy chọn đầu tiên, “Tạo cặp khóa OpenPGP cá nhân” và nhấp vào nút “Tiếp theo”.
Tại đây, hãy nhập tên và địa chỉ email mà bạn muốn tạo khóa. Cặp khóa sẽ được gắn với địa chỉ email này.
Bây giờ, hãy xem lại các thông số chứng chỉ của bạn và nhấp vào nút “Tạo khóa”.
Nhập mật khẩu mạnh cho cặp khóa của bạn và nhấp vào nút “OK”. Bạn sẽ được nhắc nhập lại mật khẩu; chỉ cần nhập cùng một mật khẩu để tiếp tục.
Thao tác trên sẽ tạo cặp khóa chứa cả khóa công khai và khóa riêng tư của bạn. Bằng cách nhấp vào nút “Tạo bản sao lưu cặp khóa của bạn”, bạn có thể tạo bản sao lưu cặp khóa để bảo quản an toàn.
Khóa công khai: Khóa công khai được sử dụng để mã hóa email. Như vậy, bạn có thể chia sẻ khóa công khai của mình theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Nếu ai đó muốn gửi cho bạn một email được mã hóa, họ phải sử dụng khóa công khai của bạn để mã hóa email đã nói.
Khóa cá nhân: Khóa cá nhân được sử dụng để giải mã email đã mã hóa. Bạn không bao giờ nên chia sẻ khóa riêng tư của mình. Hơn nữa, khóa riêng tư của bạn chỉ có thể giải mã các email được mã hóa bằng khóa công khai của bạn.
Để xuất khóa công khai, hãy chọn chứng chỉ của bạn trong cửa sổ chính và nhấp vào nút “Xuất chứng chỉ”.
Chọn điểm đến và nhấp vào nút “Lưu”. Theo mặc định, tệp tham chiếu sẽ được sử dụng làm tên. Bạn có thể thay đổi tên tệp nếu cần.
Sau khi xuất và lưu, bạn có thể phân phối công khai theo bất kỳ phương pháp nào bạn muốn như trong diễn đàn, trên trang web của bạn, v.v.
Như tôi đã nói trước đây, nếu bạn muốn gửi một email được mã hóa, bạn phải sử dụng khóa công khai của người nhận đích để mã hóa email. Trước khi có thể làm điều đó, bạn phải nhập khóa công khai của người nhận.
Để làm điều đó, hãy yêu cầu họ cung cấp cho bạn khóa công khai của họ và tải xuống. Trong cửa sổ chính của Kleopatra, hãy nhấp vào nút “Nhập chứng chỉ”. Bây giờ, hãy duyệt và chọn chứng chỉ.
Hành động trên sẽ nhập khóa công khai. Trước khi bạn có thể sử dụng nó, bạn cần phải tin tưởng vào nó. Để làm điều đó, hãy điều hướng đến tab “Chứng chỉ đã nhập” trong cửa sổ chính. Nhấp chuột phải vào chứng chỉ bạn vừa nhập và chọn tùy chọn “Thay đổi niềm tin của chủ sở hữu”.
Bây giờ, hãy chọn nút radio “Tôi tin rằng séc rất chính xác” và nhấp vào “OK”.
Một lần nữa, nhấp chuột phải vào chứng chỉ và chọn tùy chọn “Chứng nhận Chứng chỉ”.
Tại đây, chọn cả hai hộp kiểm như được chỉ ra và nhấp vào “Tiếp theo”.
Chọn nút radio “Chỉ chứng nhận cho bản thân tôi” và nhấp vào nút “Chứng nhận”.
Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu mà bạn đã nhập khi tạo cặp khóa. Nhập mật khẩu và nhấp vào “OK”.
Bạn sẽ thấy cửa sổ xác nhận. Nhấp vào “Hoàn tất” để đóng cửa sổ.
Sau khi nhập xong khóa công khai, bạn có thể sử dụng khóa này để mã hóa email cho người dùng cụ thể đó bằng ứng dụng khách Outlook của mình.
Để mã hóa email, hãy mở ứng dụng khách Outlook và soạn email mới như bạn thường làm. Sau khi soạn email, điều hướng đến tab “GpgOL”, sau đó nhấp vào nút “Mã hóa”.
Ngay sau khi bạn nhấp vào nút, Gpg4win sẽ mã hóa email nếu bạn có khóa công khai của địa chỉ email mục tiêu. Sau khi được mã hóa, đây là giao diện của nó. Người nhận dự kiến sẽ có thể giải mã email này bằng khóa riêng của họ.
Nếu ai đó gửi cho bạn email được mã hóa bằng khóa công khai của bạn, Outlook sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu mà bạn đã nhập khi tạo cặp khóa. Chỉ cần nhập mật khẩu và nhấp vào nút "OK".
Nếu mọi thứ suôn sẻ, bạn sẽ thấy thông báo được giải mã trong ứng dụng khách Outlook của mình.
Thật đơn giản để gửi và nhận email được mã hóa bằng ứng dụng email Outlook. Một lần nữa, đừng bao giờ chia sẻ thông tin riêng tư của bạn với bất kỳ ai.
Hãy bình luận bên dưới để chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn về việc sử dụng phương pháp trên để mã hóa email trong ứng dụng email Outlook.