Outlook là một trong những ứng dụng email Windows phổ biến nhất được sử dụng bởi nhiều chuyên gia và doanh nghiệp. Vì vậy, sẽ có lúc bạn muốn gửi email nhạy cảm hoặc tài liệu mật trong khi đảm bảo chỉ người nhận dự định mới có thể truy cập chúng. Tất nhiên, hầu như tất cả các dịch vụ email chính sử dụng mã hóa email (SSL/TLS) để đảm bảo an toàn và bảo mật. Tuy nhiên, thường thường, loại mã hóa này chỉ bảo vệ email khi nó di chuyển qua Internet. Khi email của bạn ở trạng thái nghỉ, tức là trong hộp thư đến, bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài khoản email của bạn đều có thể đọc được.
Để đảm bảo chỉ người nhận dự định mới có thể truy cập email của bạn, bạn có thể mã hóa thêm email bằng GPG (GNU Privacy Guard) để sử dụng khóa công khai và khóa riêng để mã hóa email. Đây là cách mã hóa email trong Outlook sử dụng GPG.
Mã hóa email trong Outlook Email Client
Để mã hóa email trong Outlook, chúng ta sẽ sử dụng phần mềm miễn phí gọi là Gpg4win hỗ trợ OpenPGP. Tải xuống và cài đặt Gpg4win như bất kỳ phần mềm nào khác. Phần mềm sẽ cài đặt plugin cần thiết để mã hóa và giải mã email trong Outlook email client.
Sau khi cài đặt, tìm kiếm "Kleopatra" trong menu Start và mở nó. Ở đây, bạn có thể tạo keyring (vòng khóa) riêng và nhập khóa công khai khi cần.
Sau khi mở Kleopatra, điều hướng đến "File" (Tệp), và chọn tùy chọn "New Certificate" (Chứng chỉ mới).
Trong cửa sổ này chọn tùy chọn đầu tiên, "Create a personal OpenPGP key pair" (Tạo cặp khóa OpenPGP cá nhân) và nhấp "Next" (Tiếp theo).
Ở đây, nhập tên và địa chỉ email bạn muốn tạo keyring cho. Cặp khóa sẽ được liên kết với địa chỉ email này.
Bây giờ, xem lại tham số chứng chỉ và nhấp vào nút "Create Key" (Tạo khóa).
Nhập mật khẩu mạnh cho cặp khóa của bạn và nhấp "OK". Bạn sẽ được yêu cầu nhập lại mật khẩu; chỉ cần nhập cùng mật khẩu để tiếp tục.
Hành động trên sẽ tạo cặp khóa của bạn chứa cả khóa công khai và khóa riêng. Bằng cách nhấp vào nút "Make a Backup Of Your Key Pair" (Tạo bản sao cặp khóa), bạn có thể tạo bản sao lưu cặp khóa để giữ an toàn.
Khóa công khai (Public Key): Khóa công khai được dùng để mã hóa email. Vì vậy, bạn có thể chia sẻ khóa công khai của bạn bất cứ cách nào bạn muốn. Nếu ai đó muốn gửi cho bạn email được mã hóa, họ phải dùng khóa công khai của bạn để mã hóa email đó.
Khóa riêng (Private Key): Khóa riêng được dùng để giải mã email đã mã hóa. Bạn không bao giờ được chia sẻ khóa riêng của mình. Hơn nữa, khóa riêng của bạn chỉ có thể giải mã các email được mã hóa bằng khóa công khai của bạn.
Để xuất khóa công khai, chọn chứng chỉ của bạn trong cửa sổ chính, và nhấp vào nút "Export Certificate" (Xuất chứng chỉ).
Chọn đích đến và nhấp "Save" (Lưu). Mặc định, dấu vân tay tệp sẽ được dùng làm tên. Bạn có thể đổi tên tệp nếu cần.
Sau khi xuất và lưu, bạn có thể phân phối khóa công khai bằng bất kỳ phương pháp nào bạn muốn như diễn đàn, trang web, v.v.
Như tôi nói trước, nếu bạn muốn gửi email được mã hóa, bạn phải dùng khóa công khai của người nhận mục tiêu để mã hóa email. Trước khi bạn có thể làm điều đó, bạn phải nhập khóa công khai của người nhận.
Để làm vậy, yêu cầu họ đưa cho bạn khóa công khai và tải nó xuống. Trong cửa sổ chính của Kleopatra nhấp vào nút "Import Certificate" (Nhập chứng chỉ). Bây giờ, duyệt và chọn chứng chỉ.
Hành động trên sẽ nhập khóa công khai. Trước khi bạn có thể dùng nó, bạn cần tin cậy nó. Để làm vậy, điều hướng đến thẻ "Imported Certificates" (Chứng chỉ đã nhập) trong cửa sổ chính. Nhấp chuột phải vào chứng chỉ bạn vừa nhập và chọn tùy chọn "Change Owner Trust" (Thay đổi độ tin cậy chủ sở hữu).
Bây giờ, chọn nút radio "I believe checks are very accurate" (Tôi tin rằng kiểm tra rất chính xác) và nhấp "OK".
Lại nhấp chuột phải vào chứng chỉ và chọn tùy chọn "Certify Certificate" (Chứng thực chứng chỉ).
Ở đây, chọn cả hai hộp kiểm như được chỉ dẫn và nhấp "Next" (Tiếp theo).
Chọn nút radio "Certify only for myself" (Chứng thực chỉ cho mình tôi), và nhấp nút "Certify" (Chứng thực).
Bạn sẽ được yêu cầu mật khẩu mà bạn nhập khi tạo cặp khóa. Nhập mật khẩu và nhấp "OK".
Bạn sẽ thấy cửa sổ xác nhận. Nhấp "Finish" (Hoàn tất) để đóng cửa sổ.
Khi bạn đã xong nhập khóa công khai, bạn có thể dùng nó để mã hóa email cho người dùng cụ thể đó bằng Outlook client của bạn.
Để mã hóa email, mở Outlook client và soạn email mới như bạn luôn làm. Sau khi soạn xong, điều hướng đến thẻ "GpgOL", và nhấp vào nút "Encrypt" (Mã hóa).
Ngay khi bạn nhấp nút, Gpg4win sẽ mã hóa email nếu bạn có khóa công khai của địa chỉ email mục tiêu. Sau khi mã hóa, nó trông như sau. Người nhận dự định sẽ có thể giải mã email này bằng khóa riêng của họ.
Nếu ai đó gửi cho bạn email được mã hóa bằng khóa công khai của bạn, Outlook sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu mà bạn nhập khi tạo cặp khóa. Chỉ cần nhập mật khẩu và nhấp "OK".
Nếu mọi thứ suôn sẻ, bạn sẽ thấy thông điệp đã giải mã trong Outlook client của bạn.
Việc gửi và nhận email được mã hóa bằng Outlook email client đơn giản như vậy. Lại nhắc nhở, không bao giờ chia sẻ khóa riêng của bạn với bất kỳ ai.
Hãy bình luận bên dưới chia sẻ suy nghĩ và trải nghiệm của bạn về việc sử dụng phương pháp trên để mã hóa email trong Outlook email client.