Nhiều lúc bạn cần tự động chuyển tiếp email sang tài khoản khác dựa trên tiêu chí cụ thể. Có thể dựa trên chủ đề, từ khóa, hoặc từ người gửi cụ thể. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách thiết lập quy tắc để tự động chuyển tiếp email trong Microsoft Outlook 2019/16.
Tự động chuyển tiếp Email trong Microsoft Outlook
Vì chuyển tiếp có thể dựa trên nhiều tiêu chí, chúng ta cần tạo Quy tắc (Rules). Đây là tính năng trong Outlook cho phép bạn thực hiện hành động dựa trên tiêu chí cụ thể. Ở đây, tiêu chí của chúng ta là chuyển tiếp email. Bạn có thể dùng quy tắc cho hầu hết mọi thứ, bao gồm xóa email, di chuyển chúng vào thư mục, v.v.
- Đi đến File > Quy tắc và Cảnh báo (Rules and Alerts) > nhấp vào Quản lý quy tắc và cảnh báo
- Trong cửa sổ bật lên, chọn tab Quy tắc email (Email Rules) và nhấp vào Quy tắc mới (New Rule).
- Sẽ mở Trình hướng dẫn Quy tắc (Rules Wizard) có hai bước:
- Bước 1: Chọn từ Quy tắc trống (Blank Rule), và chọn áp dụng quy tắc trên tin nhắn tôi nhận được (messages I receive)
- Bước 2: Chọn quy tắc nói Áp dụng quy tắc này sau khi tin nhắn đến (Apply this rule after the message arrives) và nhấp Tiếp theo (Next).
- Trong màn hình tiếp theo, bạn cần chọn điều kiện. Dựa trên đây, email đến sẽ được chuyển tiếp.
- Không chọn điều kiện nào nếu bạn muốn chuyển tiếp tất cả tin nhắn. Hữu ích nếu bạn dự định đổi email và dần báo cho mọi người biết.
- Nếu chỉ chuyển tiếp từng email riêng lẻ, hãy chọn dựa trên từ khóa, ID email, từ cụ thể, nhóm cụ thể, v.v.
- Đảm bảo chọn Áp dụng quy tắc này sau khi tin nhắn đến. Sau đó nhấp Tiếp theo và xác nhận.
- Tiếp theo, bạn phải quyết định chuyển tiếp email đến đâu. Bạn có thể tích vào ô nói chuyển tiếp nó cho mọi người hoặc nhóm công cộng (forward it to people or public group).
- Nhấp vào liên kết cho mọi người hoặc nhóm công cộng. Sẽ mở sổ địa chỉ từ đó bạn có thể chọn liên hệ hoặc ID email nhóm, hoặc gõ trực tiếp.
- Màn hình tiếp theo sẽ cho bạn thêm ngoại lệ. Nếu bạn muốn một số email vẫn ở hộp thư đến, bạn có thể thêm ở đây.
- Cuối cùng, bạn cần đặt tên cho quy tắc để nhận diện. Cũng cần tích vào ô Bật quy tắc này (Turn on this rule). Nhấp Hoàn tất (Finish) và xong.
Bạn cũng có thể chọn Chạy quy tắc ngay lập tức để áp dụng cho hộp thư đến. Nếu bạn có nhiều tài khoản trong Outlook, bạn có thể chọn áp dụng quy tắc cho mọi tài khoản.
Tôi hy vọng các bước rõ ràng, và bạn đã có thể thiết lập chuyển tiếp email trong Outlook 2019/16. Nó cũng hoạt động với Office 365.
Đọc liên quan: Cách thiết lập phản hồi tự động (vacation reply) trong Outlook.