Mặc dù tất cả máy chủ email hiện nay đều dùng kết nối an toàn, nếu bạn muốn mã hóa email trong ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính và Outlook trên Web, bạn có thể làm được. Quy trình khác nhau, tuy nhiên. Ở đây chúng ta nói về mã hóa email chứ không phải kết nối. Bạn có thể coi nó như một lớp bảo vệ bổ sung.
Mặc dù dễ sử dụng, hãy nghĩ đến người nhận cuối cùng và ứng dụng khách họ đang dùng. Trừ khi cả người gửi và người nhận đều hỗ trợ định dạng mã hóa, sẽ khó khăn để gửi loại email này.
Có hai loại Mã hóa được Outlook hỗ trợ—
- Mã hóa S/MIME, và
- Mã hóa tin nhắn Office 365 (Office 365 Message Encryption).
Loại sau chỉ hoạt động khi doanh nghiệp dùng giấy phép Office 365 Enterprise E3. Loại trước, tuy nhiên, được dùng rộng rãi và hoạt động với hầu hết các ứng dụng email khác ngoài Outlook.
Outlook Web cung cấp Mã hóa nội bộ, bạn có thể chọn bật cho từng email riêng lẻ. Đây là danh sách những gì chúng ta sẽ thảo luận trong chủ đề này:
- Cách mã hóa Email Outlook trên máy tính
- Cách mã hóa Email Outlook Web
- Cách đọc email đã mã hóa bên ngoài ứng dụng Office
Lưu ý: Không có cách nào để bảo vệ mật khẩu cho từng email trong Outlook. Bạn có thể bảo vệ mật khẩu tệp PST, nên tất cả email của bạn không thể truy cập bởi ai, nhưng nó khác với Mã hóa.
Cách mã hóa email trong Outlook trên Windows 10
Trước khi bắt đầu, nếu bạn dùng mã hóa S/MIME, người gửi và người nhận phải có ứng dụng thư hỗ trợ tiêu chuẩn S/MIME. Outlook hỗ trợ tiêu chuẩn S/MIME. Bạn có thể chọn mã hóa tất cả email, hoặc mã hóa từng email riêng lẻ. Lựa chọn phụ thuộc vào việc thực thi chính sách của bộ phận IT. Ngoài ra, bạn nên có chứng chỉ S/MIME đã cài đặt. Hãy chắc chắn liên hệ với người phù hợp để làm vậy. Sau khi cài đặt, bạn sẽ có tùy chọn trong menu thả xuống chứng chỉ số trong Outlook.
Mã hóa từng Email riêng lẻ
- Khi đang soạn Email mới, chuyển sang tab Tùy chọn (Options)
- Sau đó mở rộng phần Tùy chọn thêm (More options) bằng cách nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải.
- Sẽ mở phần Thuộc tính (Properties). Nhấp vào nút Cài đặt bảo mật (Security Settings).
- Thứ nhất, tích vào hộp ghi "Mã hóa nội dung tin nhắn và tệp đính kèm (Encrypt message contents and attachments)."
- Tiếp theo, dưới Bảo mật, nhấp vào menu thả xuống dưới cài đặt bảo mật, và chọn chứng chỉ S/MIME.
- Cuối cùng, chọn nhãn bảo mật nếu áp dụng.
- Khi bạn gửi email, nó sẽ được mã hóa bằng tiêu chuẩn này.
Lưu ý: Nếu bạn không có chứng chỉ S/MIME, ứng dụng Outlook sẽ nhắc bạn thêm một. Nếu bạn không thể, nó sẽ không cho phép bạn gửi email đã mã hóa.
Mã hóa tất cả Email
- Mở Outlook và nhấp menu File
- Sau đó nhấp lại vào Tùy chọn (Options), và điều hướng đến Trung tâm tin cậy (Trust Center) > Cài đặt Trung tâm tin cậy (Trust Center Settings) > Bảo mật Email (Email Security)
- Tích vào hộp ghi "Mã hóa nội dung tin nhắn và tệp đính kèm (Encrypt message contents and attachments)."
- Dưới Email đã mã hóa (Encrypted email), Nhấp vào Cài đặt (Settings) > Chứng chỉ và Thuật toán (Certificates and Algorithms) > chọn chứng chỉ S/MIME.
- Chọn OK
Khi bạn bật điều này, tất cả email của bạn sẽ được mã hóa. Bạn sẽ phải chắc chắn người nhận cũng có ứng dụng khách hỗ trợ chứng chỉ S/MIME để đọc email.
Đọc: Tiện ích bổ sung Mã hóa Email miễn phí cho Outlook.
Cách mã hóa email trong Outlook trên Web
Tính năng này chỉ có sẵn cho đăng ký Office 365 Home hoặc Office 365 Personal. Nó hữu ích khi bạn không tin nhà cung cấp email của người nhận đủ an toàn. Tuy nhiên, bạn nên hiểu rõ cách các tính năng này hoạt động; nếu không, người nhận sẽ không thể đọc email hoặc truy cập bất kỳ nội dung nào.
Đăng nhập vào tài khoản Outlook, sau đó nhấp vào nút tin nhắn mới. Ngay bên cạnh Đính kèm (Attach), có liên kết Mã hóa (Encrypt), nhấp vào nó. Bạn sẽ có hai tùy chọn:
-
Mã hóa (Encrypt):
-
Tin nhắn ở trạng thái mã hóa và không rời khỏi Office 365.
-
Người nhận có tài khoản Outlook.com và Office 365 có thể tải xuống tệp đính kèm không cần Giải mã
-
Họ có thể làm vậy khi dùng Outlook.com, ứng dụng Outlook di động, hoặc ứng dụng Thư trong Windows 10.
-
Tuy nhiên, nếu họ dùng bất kỳ ứng dụng email nào khác, họ sẽ phải dùng mã truy cập tạm thời (temporary passcode) để tải tệp đính kèm từ cổng Mã hóa tin nhắn Office 365.
- Mã hóa và Ngăn chuyển tiếp (Encrypt and Prevent Forwarding):
- Tin nhắn của bạn ở trạng thái mã hóa trong Office 365
- Nó không thể được sao chép hoặc chuyển tiếp.
- Tài liệu Office như Word hoặc Excel vẫn ở trạng thái mã hóa ngay cả sau khi tải xuống.
- Tệp đính kèm khác, như tệp PDF hoặc hình ảnh, có thể được tải xuống không cần Mã hóa.
Cách đọc email đã mã hóa bên ngoài ứng dụng Office
Nếu bạn cần gửi email đã mã hóa và muốn người khác dùng ứng dụng như Gmail đọc được, bạn cần chia sẻ phương pháp thảo luận dưới đây. Phương pháp này sẽ yêu cầu mật khẩu để truy cập email. Tuy nhiên, đó là mã truy cập do Microsoft cung cấp để kiểm tra tính xác thực của người nhận.
- Soạn và gửi email dùng Mã hóa
- Người nhận sẽ nhận được email tiết lộ thông tin về người và email ID của họ.
- Sau đó để đọc tin nhắn, nhấp vào nút Đọc tin nhắn (Read the Message)
- Sẽ đưa bạn đến trung tâm Office 365 nơi bạn có thể xác minh bằng mã truy cập một lần (One Time passcode) hoặc bằng cách đăng nhập vào Google.
- Khi xác minh xong, email sẽ được tiết lộ.
Lưu ý: Một OTP được gửi đến email của người nhận.
Như bạn có thể nhận thấy, email không bao giờ rời máy chủ Office 365. Email được lưu trữ đó và cho phép đọc sau khi xác minh. Nếu bạn dùng ứng dụng Outlook, bạn không phải trải qua quy trình này.
Tôi hy vọng bài viết dễ theo dõi, và bạn đã hiểu được chi tiết về Mã hóa Email.