Khi nói đến backup dữ liệu, chúng ta hầu như không thấy bất kỳ nhược điểm nào. Backup dữ liệu luôn là việc tuyệt vời vì nó giữ an toàn dữ liệu. Chúng ta nên duy trì thói quen backup định kỳ để không mất gì trong trường hợp sự cố.
Tương tự, wouldn't it be great nếu chúng ta backup tất cả email, danh bạ, cuộc hẹn từ Outlook và lưu chúng thành file trên hệ thống để truy cập dễ dàng? Giả sử, nếu bạn dùng Outlook cho mục đích chuyên nghiệp, việc này sẽ giúp tạo bản sao tất cả email trên hệ thống để truy cập bất cứ khi nào trong tương lai.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh cách backup email Outlook và lưu chúng thành file trên hệ thống.
Cách lưu tin nhắn email thành file
Làm theo các bước nhanh sau để lưu tin nhắn email thành file trên hệ thống:
- Khởi chạy Outlook trên hệ thống và mở email nào bạn muốn lưu thành file.
- Nhấp tùy chọn File từ thanh menu trên cùng.
- Chọn tùy chọn „Save as“ (Lưu với tên).
- Trong cửa sổ Save as, gõ tên file bất kỳ sau đó nhấn nút „Save“ (Lưu).
- Có nhiều định dạng „Save as type“ khác nhau để lưu tin nhắn email bao gồm: Text Only (Chỉ văn bản), Outlook template (Mẫu Outlook), HTML và MHT.
- Mặc định, Outlook chọn định dạng „Outlook Unicode“ nhưng nếu bạn muốn thay đổi, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn tùy chọn từ danh sách thả xuống.
Xong! Điều này sẽ lưu tin nhắn email trên hệ thống để bạn có thể truy cập bất cứ khi nào trong tương lai.
Cách lưu tin nhắn email thành PDF
Nếu bạn muốn in ấn hoặc làm bài thuyết trình, bạn cũng có thể lưu email dưới dạng PDF. Lưu email dưới dạng PDF luôn là lựa chọn tuyệt vời vì nó không làm hỏng định dạng văn bản.
Vậy đây là những gì bạn cần làm để lưu email dưới dạng PDF.
- Khởi chạy Outlook và mở email bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Nhấp tùy chọn File từ thanh menu trên cùng.
- Chọn „Print“ (In).
- Trong menu thả xuống Printer, chọn tùy chọn „Microsoft Print to PDF“.
- Nhấp nút „Print“ (In).
- Cửa sổ „Save as PDF“ mới sẽ hiện ra. Ở đây, chọn định dạng file là PDF và lưu email tại bất kỳ vị trí nào trên hệ thống.
Điều này sẽ lưu tin nhắn email của bạn dưới dạng PDF.
Cách lưu danh bạ thành file
Danh bạ quan trọng không kém email! Quy trình gần như tương tự như lưu tin nhắn email tuy nhiên đối với danh bạ, chúng sẽ được lưu dưới dạng VCF (vCard Files).
Vì vậy, nếu bạn muốn lưu danh bạ email thành file trên hệ thống, đây là những gì bạn cần làm.
- Mở Outlook và chọn tùy chọn „Contact“ (Danh bạ) từ menu trên cùng.
- Bây giờ nhấp tùy chọn File từ cửa sổ Contact.
- Nhấp vào tùy chọn „Save As“ (Lưu với tên).
- Trong cửa sổ Save As, chọn vị trí bạn muốn lưu file, đặt tên file và nhấp nút „Save“ (Lưu).
- Trước khi nhấp nút „Save“, hãy chắc chắn bạn chọn định dạng „vCard files“ từ menu thả xuống của „Save As Type“.
Và xong! Lưu danh bạ dưới dạng file vCard luôn là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn chuyển danh bạ sang ứng dụng thứ ba hoặc chia sẻ thông tin danh bạ cụ thể cho ai đó.
Vậy là hướng dẫn nhanh cách lưu email và danh bạ thành file trên Microsoft Outlook. Việc lưu các mục này sẽ giúp bạn truy cập nhanh hơn và giữ an toàn!