Khi nói đến việc sao lưu dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi hầu như không thấy bất kỳ nhược điểm nào liên quan. Sao lưu dữ liệu của chúng tôi luôn là một điều tuyệt vời để làm vì nó giữ cho dữ liệu của chúng tôi an toàn và bảo mật. Chúng ta phải luôn thích nghi với thói quen này và duy trì sao lưu dữ liệu thường xuyên để không bị mất gì trong trường hợp xảy ra bất kỳ rủi ro nào.
Tương tự như vậy, sẽ không tuyệt sao nếu chúng ta sao lưu tất cả email, danh bạ, cuộc hẹn từ Outlook và lưu chúng dưới dạng tệp trên hệ thống của mình để dễ dàng truy cập? Giả sử, nếu bạn sử dụng Outlook cho mục đích công việc thì làm như vậy sẽ giúp bạn tạo một bản sao của tất cả các email trên hệ thống của mình để bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào trong tương lai.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách sao lưu email Outlook của bạn và lưu chúng dưới dạng tệp trên hệ thống của bạn.
Cách lưu thư điện tử dưới dạng tệp
Làm theo các bước nhanh sau để lưu email dưới dạng tệp trên hệ thống của bạn:
1. Khởi chạy Outlook trên hệ thống của bạn và mở bất kỳ email nào bạn muốn lưu dưới dạng tệp.
2. Nhấn vào tùy chọn Tệp từ thanh trình đơn trên cùng.
3. Chọn tùy chọn “Lưu dưới dạng”.
4. Bây giờ, trong cửa sổ Lưu dưới dạng, hãy nhập bất kỳ tên nào cho tệp của bạn rồi nhấn nút “Lưu”.
5. Có nhiều định dạng loại “Lưu dưới dạng” khác nhau mà bạn có thể lưu thông báo email của mình, bao gồm:Chỉ văn bản, mẫu Outlook, HTML và MHT.
6. Theo mặc định, Outlook chọn định dạng “Outlook Unicode” nhưng trong trường hợp bạn muốn thay đổi nó, bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn tùy chọn của mình từ danh sách thả xuống.
Đó là nó! Thao tác này sẽ lưu thông báo email của bạn trên hệ thống để bạn có thể truy cập vào bất kỳ lúc nào trong tương lai.
Cách Lưu Email dưới dạng PDF
Trong trường hợp, bạn muốn in một bản gì đó hoặc làm một bài thuyết trình, thì bạn cũng có thể lưu email của mình ở định dạng PDF. Lưu email ở định dạng PDF luôn là một lựa chọn tuyệt vời vì nó không cản trở việc định dạng văn bản.
Vì vậy, đây là những gì bạn cần làm để lưu email của mình ở định dạng PDF.
1. Khởi chạy Outlook trên hệ thống của bạn và mở bất kỳ email nào bạn muốn lưu ở định dạng PDF.
2. Nhấn vào tùy chọn Tệp từ thanh trình đơn trên cùng.
3. Chọn “In”.
4. Trong menu thả xuống Máy in, chọn tùy chọn “Microsoft Print to PDF”.
5. Nhấn vào nút “In”.
6. Cửa sổ “Lưu dưới dạng PDF” mới sẽ bật lên trên màn hình. Tại đây, hãy chọn định dạng tệp là PDF và lưu email của bạn ở bất kỳ vị trí nào trong hệ thống của bạn.
Thao tác này sẽ lưu email của bạn ở định dạng PDF.
Cách Lưu Danh sách Liên hệ của bạn dưới dạng Tệp
Danh bạ cũng quan trọng như email! Quá trình này gần giống với việc lưu thư email, tuy nhiên trong trường hợp liên hệ, chúng sẽ được lưu ở định dạng VCF (Tệp vCard).
Vì vậy, nếu bạn muốn lưu danh bạ email của mình dưới dạng tệp trên hệ thống thì đây là những gì bạn cần làm.
1. Mở Outlook và chọn tùy chọn “Liên hệ” từ menu trên cùng.
2. Bây giờ hãy nhấn vào tùy chọn Tệp từ cửa sổ Liên hệ.
3. Nhấn vào tùy chọn “Lưu dưới dạng”.
4. Trong cửa sổ Lưu dưới dạng, chọn vị trí bạn muốn lưu tệp này, đặt tên cho tệp và nhấn vào nút “Lưu”.
5. Trước khi nhấn nút “Lưu”, chỉ cần đảm bảo bạn chọn định dạng “tệp vCard” từ trình đơn thả xuống của “Lưu dưới dạng”.
Và vâng, bạn đã hoàn tất! Lưu liên hệ dưới dạng tệp vCard luôn là một tùy chọn tuyệt vời trong trường hợp bạn muốn chuyển danh bạ sang ứng dụng bên thứ ba khác hoặc nếu bạn muốn chia sẻ thông tin liên hệ cụ thể với bất kỳ ai khác.
Vì vậy, đây là hướng dẫn nhanh về cách lưu email và danh bạ của bạn dưới dạng tệp trên Microsoft Outlook. Lưu các mục này sẽ giúp bạn truy cập nhanh hơn và cũng giữ an toàn cho mục đó!