Với hầu hết công việc văn phòng hiện làm việc từ xa, email không còn là kiểu "trả lời ngay khi nhận được". Tôi nói là nó không nên như vậy từ đầu, nhưng hãy nói chuyện với sếp của bạn...
Điều đó có nghĩa là bạn không bao giờ biết nên gửi email ngay bây giờ, hay đợi đến lúc phù hợp hơn. Không ai thích nhận email lúc 3 giờ sáng, dù đó là lúc tốt nhất để trả lời vì nó là lúc duy nhất trong ngày mà cái nóng ức chế không ảnh hưởng đến não bộ.
May mắn thay, bạn có thể lên lịch gửi email trong hầu hết các ứng dụng email, để bạn soạn thảo lúc 3 giờ sáng và lên lịch gửi vào giờ hành chính. Chúng tôi không nói rằng đây cũng là cách để sếp nghĩ bạn làm việc 9-5 thay vì làm khi hứng đến, nhưng điều đó hoàn toàn khả thi.
Lên lịch gửi email trong Gmail trên trình duyệt
Gmail làm cho việc lên lịch email trở nên siêu dễ dàng.
- Mở Gmail trên trình duyệt yêu thích, nhấn nút Soạn thư (Compose) và soạn email
- Thay vì nhấn nút Gửi (Send), nhấn vào Mũi tên lên bên cạnh nó, chọn Lên lịch gửi (Schedule send)
- Chọn từ các tùy chọn lịch trình có sẵn, hoặc nhấn Chọn ngày & giờ (Pick date & time) nếu muốn thời điểm cụ thể không có trong danh sách
Xong, Gmail sẽ gửi hộ bạn vào lúc đó.
Lên lịch gửi email trong ứng dụng Gmail di động
Gmail cũng làm dễ dàng trên ứng dụng di động, và quy trình giống nhau cho cả Android và iOS
- Soạn email, sau đó chạm vào ba chấm ở góc trên bên phải
- Chạm vào Lên lịch gửi (Schedule send) từ các tùy chọn (ở dưới cùng trên iOS, và trong menu thả xuống trên Android)
- Chọn một trong các khung giờ Google gợi ý hoặc tự chọn ngày giờ
- Trên iOS, bạn chạm vào Lưu (Save) góc trên bên phải, hoặc Lên lịch gửi (Schedule send) góc dưới bên phải trên Android
Email sẽ được đưa vào hộp Đã lên lịch (Scheduled), bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ lúc nào trước giờ gửi bằng cách chạm vào nó và chọn Hủy gửi (Cancel send). Bạn phải làm lại toàn bộ quy trình lên lịch nếu không muốn gửi ngay.
Lên lịch gửi email trong Outlook
Bạn có thể lên lịch email rất dễ dàng trong Outlook, nhưng cần dùng ứng dụng máy tính để bàn
- Bắt đầu thư mới và nhấn Hoãn giao (Delay Delivery) trên dải công cụ
- Trong phần Tùy chọn giao thư (Delivery Options), đảm bảo Không giao trước (Do not deliver before) được tích, đặt thời gian và ngày muốn gửi. Nhấn Đóng (Close) khi xong, không phải dấu X góc trên bên phải
- Email sẽ vào Hộp đi (Outbox) khi bạn nhấn Gửi, và ở đó cho đến thời điểm đã đặt. Bạn có thể thay đổi trước giờ gửi, kể cả thời gian gửi
Chỉ nhớ rằng bạn cần giữ Outlook chạy để nó gửi đúng lịch, nếu không Outlook sẽ gửi lần đầu bạn mở chương trình lại.
Đây là hướng dẫn nhanh cách lên lịch email trong các chương trình email phổ biến nhất!
Dự định dùng các tính năng này để lên lịch email tiếp theo? Cho chúng tôi biết ở bình luận bên dưới hoặc thảo luận trên Twitter hay Facebook.
Đề xuất của Biên tập viên:
- Cách kiểm tra sức khỏe pin iPhone, iPad, Apple Watch, và MacBook
- Cách cài đặt beta iOS 14 và iPadOS 14 ngay bây giờ
- Cách thiết lập nhiều hồ sơ người dùng Amazon Prime Video
- SignalWire Work là công cụ hội nghị video mới mang văn phòng vào trình duyệt web