Nhìn xung quanh. Nhóm ở khắp nơi. Đó là cách chúng ta hoạt động trong ứng dụng xã hội như Facebook hoặc WhatsApp. Vậy Gmail cũ kính khiêm tốn tại sao lại khác? Email nhóm trong Gmail giúp bạn tránh phiền toái chọn địa chỉ một một. Nhưng chúng ta cần nói thêm về lợi ích khác của email nhóm.
Email nhóm không chỉ là danh sách địa chỉ email đơn giản. Hãy đến lợi ích sau khi tạo nhóm email đầu tiên trong Gmail.
Cách Tạo Email Nhóm Trong Gmail Nhanh Chóng
Tạo nhóm email ngay khi phát hiện bạn thường gửi thư cho cùng một nhóm người. Nhóm email đúng như tên gọi — một đống địa chỉ email chia sẻ chung một cuộc hội thoại. Vậy hãy mở hộp thư Gmail và làm theo bước dưới.
1. Đăng nhập Google Contacts bằng tài khoản Gmail.
2. Chọn danh bạ muốn nhóm bằng dấu tích cạnh tên và email trên danh sách. Tôi đã làm mờ ID email trong ảnh chụp màn hình dưới.
3. Nhấp biểu tượng Nhóm ở trên (biểu tượng ba đầu người) để hiện menu thả xuống.
4. Trong menu thả xuống, chọn nhóm hiện có hoặc nhấp Tạo mới để đặt danh bạ này vào danh sách riêng.
5. Nhập tên duy nhất cho nhóm mới trong hộp thoại Nhóm mới bật lên.
6. Nhấp OK lưu nhóm email. Nhóm bây giờ xuất hiện bên trái màn hình, dưới "Danh bạ của tôi". Bạn cũng thấy nhãn tên nhóm cạnh tên trên danh sách danh bạ.
Dùng Hộp Tìm Kiếm Tạo Nhóm Chung
Hộp tìm kiếm Google Contacts là cách nhanh khác tạo nhóm email. Nếu hầu hết thông tin liên lạc tổ chức sẵn trong Google Contacts, bạn tổ chức nhóm quanh bất kỳ tiêu chí tìm kiếm nào.
Ví dụ, trong ảnh chụp dưới, tôi dùng từ khóa từ trường Ghi chú tìm bạn bè làm công nghệ thông tin.
Sau đó, chỉ việc chọn danh bạ và tạo nhóm mới hoặc thêm thành viên vào nhóm cũ.
Bạn dùng bất kỳ tiêu chí nào tạo danh sách chung. Ví dụ, danh sách thành viên cùng quốc gia, hoặc cùng họ. Đó là lý do bạn nên giữ Google Contacts sạch sẽ và gọn gàng.
Cách Thêm Danh Bạ Vào Nhóm Email
Nhóm email cụ thể này là bí mật tổ chức hộp thư. Vì vậy hãy thêm liên lạc mới vào đúng nhóm và bạn không phải lật mò danh sách địa chỉ mỗi lần. Bạn thêm danh bạ vào nhóm email từ danh sách chính My Contacts hoặc từ trong nhóm với vài cú nhấp.
Cách làm từ trong nhóm:
1. Chọn nhóm từ thanh bên trái.
2. Nhấp biểu tượng đầu người đơn có dòng Thêm vào "Tên Nhóm".
3. Gõ tên trong hộp văn bản và chọn địa chỉ email Gmail gợi ý. Nhấp Thêm. Nếu họ có nhiều email, Google chọn email đầu tiên liệt kê cho danh bạ.
Bạn cũng thêm từng danh bạ vào bất kỳ nhóm từ thẻ danh bạ. Xem màn hình dưới:
Cách Xóa Danh Bạ Khỏi Nhóm Email
Bạn có thể thêm nhầm danh bạ, hoặc chỉ muốn xáo trộn vài thành viên. Gỡ thành viên khỏi nhóm email bằng cách bỏ chọn. Cách làm trong sáu bước.
- Chọn và mở nhóm từ thanh bên trái Google Contacts.
- Chọn một hoặc nhiều danh bạ muốn gỡ bằng dấu tích cạnh tên.
- Nhấp nút Nhóm trên cùng.
- Bỏ tích hộp kiểm cho nhóm muốn gỡ họ ra.
- Nhấp Áp dụng từ menu thả xuống.
- Danh bạ ngay lập tức bị gỡ khỏi danh sách và Gmail hiển thị thông báo nhỏ trên màn hình xác nhận. Bạn chọn Undo trong vài giây nếu muốn.
Tạo Danh Sách Phân Phối Trong Gmail
Một khi nhóm tạo xong, nó trở thành danh sách phân phối cho bất kỳ nội dung nào. Bạn cũng email trực tiếp từ Google Contacts. Nhưng có khả năng bạn muốn dùng Gmail.
- Mở Gmail.
- Nhấp nút Soạn thư.
- Trong hộp văn bản Kiểm:, bắt đầu gõ tên nhóm. Gmail sẽ gợi ý tự động tên nhóm để chọn.
- Chọn Tên nhóm và tất cả ID email thêm vào trường Kiểm.
Bạn cũng bao gồm nhóm Gmail trong trường CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) như địa chỉ khác. Dùng trường BCC nếu muốn gửi thư cho nhóm người không liên quan nhau. Địa chỉ duy nhất họ thấy là của chính họ.
Nhóm Danh Bạ Gmail So Với Google Groups
Danh sách gửi thư Gmail và Google Groups là hai chuyện khác nhau.
Nhóm danh bạ Gmail dùng cho mục đích cá nhân trong khi Google Groups giống diễn đàn thảo luận trực tuyến. Email nhóm trong Gmail quản lý qua danh bạ và thuộc về người tạo.
Bạn tạo nhóm dựa trên email với Google Groups. Chúng dùng được bởi tất cả thành viên và bất kỳ ai yêu cầu tham gia. Lợi ích là tham gia Google Groups không cần Gmail. Chúng là không gian hợp tác tốt cho đội nhóm đồng điệu. Google Groups cho phép tạo hộp thư đến hợp tác với địa chỉ email chung, và tự do chia sẻ Google Calendar.
Chúng tôi tập trung vào email nhóm từ Gmail, nên chỉ dẫn bạn đến trang hỗ trợ Google Groups nếu muốn biết thêm.
Lợi Ích Năng Suất Của Nhóm Email
Email nhóm Gmail không chỉ dành cho đội nhóm. Giống bất kỳ nhóm nào, bạn tạo quanh bất kỳ sở thích chung. Tôi khuyên bạn nên tạo nhóm danh bạ tùy chỉnh cho mọi mục đích.
- Muốn phối hợp nhóm học tập? Tạo nhóm Gmail.
- Muốn gửi bản tin cá nhân hóa? Tạo danh sách gửi phân phối kèm mẫu bản tin.
- Sự kiện sắp tới? Với danh sách phân phối, bạn không lo quên ai.
- Quản lý nhiều tài khoản email trong Gmail? Dùng nhóm email tùy chỉnh tổ chức thư đã gửi.
Nhóm email như danh sách phân phối là tính năng phổ biến trong Outlook. Với chút nỗ lực, bạn làm Gmail hành xử như ứng dụng email máy tính để bàn mạnh mẽ. Bước dễ dàng giúp bạn thành người dùng nâng cao Gmail.