Nhìn xung quanh. Các nhóm ở khắp mọi nơi. Đó là cách chúng tôi tung ra các ứng dụng xã hội như Facebook hoặc WhatsApp. Vậy tại sao Gmail cũ và khiêm tốn lại khác nhau? Email nhóm trong Gmail có thể giúp bạn không phải chọn từng địa chỉ một. Nhưng chúng ta cũng cần nói về những lợi ích khác của email nhóm.
Email nhóm không chỉ là một danh sách các địa chỉ email đơn giản. Hãy cùng đến với những lợi ích sau khi chúng tôi tạo nhóm email đầu tiên của mình trong Gmail.
Cách tạo email nhóm trong Gmail nhanh chóng
Tạo một nhóm email ngay khi bạn nhận thấy rằng bạn thường xuyên gửi thư cho cùng một nhóm người. Một nhóm email là những gì nó nói trên thiếc --- một loạt các địa chỉ email có thể chia sẻ một cuộc trò chuyện chung. Vì vậy, hãy mở hộp thư đến Gmail của bạn và làm theo các bước bên dưới.
1. Đăng nhập vào Danh bạ Google bằng tài khoản Gmail của bạn.
2. Chọn các số liên lạc bạn muốn nhóm bằng dấu kiểm so với tên và địa chỉ email của họ trên danh sách. Tôi đã làm mờ các ID email trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
3. Nhấp vào Nhóm ở trên cùng (biểu tượng có ba đầu gậy) để hiển thị menu thả xuống.
4. Trong trình đơn thả xuống này, hãy chọn một nhóm hiện có hoặc nhấp vào Tạo mới để đặt những địa chỉ liên hệ này vào danh sách duy nhất của riêng họ.
5. Nhập tên duy nhất cho nhóm mới trong Nhóm mới hộp thoại bật lên.
6. Nhấp vào OK để lưu nhóm email. Nhóm bây giờ xuất hiện ở phía bên trái của màn hình, trong "Danh bạ của tôi". Bạn cũng có thể phát hiện một nhãn có tên nhóm so với tên của họ trong danh sách liên hệ.
Sử dụng Hộp Tìm kiếm để Tạo Nhóm Chung
Hộp tìm kiếm Danh sách liên hệ của Google là một cách nhanh chóng khác để tạo nhóm gửi email. Nếu bạn có hầu hết thông tin liên hệ được sắp xếp trong Danh bạ Google, thì bạn có thể tổ chức một nhóm theo bất kỳ tiêu chí tìm kiếm nào.
Ví dụ:trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi đã sử dụng một từ khóa từ Ghi chú để tìm bạn bè của tôi làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Sau đó, chỉ cần chọn các địa chỉ liên hệ và tạo một nhóm mới hoặc thêm các thành viên vào một nhóm cũ.
Bạn có thể sử dụng bất kỳ tiêu chí nào để tạo một danh sách chung. Ví dụ:danh sách các thành viên từ cùng một quốc gia hoặc có cùng họ. Đây là lý do tại sao bạn nên giữ Danh bạ Google của mình sạch sẽ và gọn gàng.
Cách Thêm Liên hệ vào Nhóm Email
Các nhóm email cụ thể này là một trong những bí mật để tổ chức hộp thư đến. Vì vậy, hãy tiếp tục thêm các địa chỉ liên hệ mới vào đúng nhóm và bạn sẽ không phải lục tung danh sách địa chỉ mỗi lần. Bạn có thể thêm địa chỉ liên hệ vào một nhóm email từ danh sách Liên hệ của tôi chính hoặc từ trong một nhóm với một vài cú nhấp chuột.
Đây là cách thực hiện điều đó từ bên trong một nhóm.
1. Chọn nhóm từ thanh bên trái.
2. Nhấp vào biểu tượng có một đầu thanh duy nhất cho biết Thêm vào "Tên nhóm" .
3. Nhập tên của họ vào hộp văn bản và chọn địa chỉ email do Gmail đề xuất. Nhấp vào Thêm . Nếu họ có nhiều email, Google sẽ chọn email đầu tiên được liệt kê cho liên hệ.
Bạn cũng có thể thêm các liên hệ riêng lẻ vào bất kỳ nhóm nào từ thẻ liên hệ của họ. Xem màn hình bên dưới:
Cách Xóa Liên hệ khỏi Nhóm Email
Có thể bạn đã thêm nhầm một địa chỉ liên hệ hoặc bạn chỉ muốn xáo trộn một vài thành viên xung quanh. Xóa một thành viên khỏi nhóm email bằng cách bỏ chọn họ. Đây là cách thực hiện trong sáu bước.
- Chọn và mở nhóm từ thanh bên trái của Danh bạ Google.
- Chọn một hoặc nhiều địa chỉ liên hệ bạn muốn xóa bằng dấu kiểm so với tên của họ.
- Nhấp vào Nhóm trên đầu trang.
- Bỏ chọn hộp kiểm cho nhóm bạn muốn xóa họ.
- Nhấp vào Áp dụng từ menu thả xuống đó.
- Các địa chỉ liên hệ sẽ ngay lập tức bị xóa khỏi danh sách và Gmail hiển thị một thông báo nhỏ ở đầu màn hình để xác nhận. Bạn có thể chọn hoàn tác trong vòng vài giây nếu muốn.
Tạo Danh sách Phân phối trong Gmail
Sau khi một nhóm được tạo, nó sẽ trở thành danh sách phân phối của bạn cho bất kỳ nội dung nào. Bạn cũng có thể gửi email ngay từ Danh bạ Google. Nhưng có nhiều khả năng bạn muốn sử dụng Gmail thay thế.
- Mở Gmail.
- Nhấp vào nút Soạn thư
- Trong mục Tới: hộp văn bản, bắt đầu nhập tên nhóm. Gmail sẽ tự động đề xuất tên nhóm để bạn chọn.
- Chọn tên Nhóm và tất cả các ID email sẽ được thêm vào trường Tới:.
Bạn cũng có thể đưa các nhóm Gmail vào các trường CC (Bản sao carbon) và BCC (Bản sao carbon mù) như cách bạn làm với bất kỳ địa chỉ nào khác. Sử dụng trường BCC nếu bạn muốn gửi thư cho một nhóm người không liên quan đến nhau. Địa chỉ duy nhất họ sẽ thấy là của riêng họ.
Nhóm Liên hệ trong Gmail Vs. Nhóm Google
Danh sách gửi thư Gmail và Google Groups là hai thứ khác nhau.
Nhóm liên hệ trong Gmail dành cho mục đích sử dụng cá nhân trong khi Nhóm Google giống như các diễn đàn thảo luận trực tuyến. Email nhóm trong Gmail được quản lý thông qua danh bạ và do người tạo sở hữu.
Bạn có thể tạo các nhóm dựa trên email với Google Groups. Chúng có thể được sử dụng bởi tất cả các thành viên và bất kỳ ai khác yêu cầu tư cách thành viên. Một trong những lợi ích là bạn cũng có thể tham gia Google Groups mà không cần Gmail. Đây có thể là một không gian hợp tác tốt cho các nhóm cùng chí hướng. Google Groups cho phép bạn tạo một hộp thư đến cộng tác với một địa chỉ email được chia sẻ chung và tự do chia sẻ Lịch Google.
Chúng tôi đang tập trung vào các email nhóm từ Gmail ở đây, vì vậy tôi sẽ chỉ bạn đến đúng trang hỗ trợ dành cho Google Groups nếu bạn muốn biết thêm.
Lợi ích về Năng suất của Nhóm Email
Email nhóm trong Gmail không chỉ dành cho các nhóm. Giống như bất kỳ nhóm nào khác, bạn có thể tạo chúng xung quanh bất kỳ mối quan tâm chung nào. Tôi khuyên bạn nên tạo các nhóm liên hệ tùy chỉnh cho mọi mục đích.
- Bạn muốn điều phối một nhóm học tập? Tạo một nhóm Gmail.
- Bạn muốn gửi một bản tin được cá nhân hóa? Tạo danh sách gửi thư phân tán cùng với mẫu bản tin.
- Một sự kiện sắp xảy ra? Với những danh sách phân phối này, bạn không phải lo lắng về việc quên bất kỳ ai.
- Quản lý nhiều tài khoản email trong Gmail? Sử dụng email nhóm tùy chỉnh để sắp xếp các thư đã gửi của bạn.
Nhóm email dưới dạng danh sách phân phối là một tính năng phổ biến trong Outlook. Với một số nỗ lực, bạn cũng có thể làm cho Gmail hoạt động giống như một ứng dụng email trên máy tính để bàn mạnh mẽ. Đây là một bước dễ thực hiện và sẽ giúp bạn trở thành người dùng thành thạo của Gmail.