Khi nhóm của bạn cần quản lý các email đến giống nhau, bạn có thể sử dụng Hộp thư đến cộng tác từ G Suite để thêm nhiều người dùng vào cùng một tài khoản. Chức năng này cho phép nhiều thành viên trong nhóm duy trì cùng một hộp thư đến đồng thời.
Dưới đây là cách tạo Hộp thư đến cộng tác của riêng bạn, sử dụng tất cả các tính năng, chỉ định các thành viên trong nhóm và cấp tất cả các quyền cụ thể từ tài khoản G Suite của bạn.
Hộp thư đến cộng tác là gì trong G Suite
Hộp thư đến cộng tác trong G Suite cho phép một nhóm cá nhân truy cập, duy trì và quản lý cùng một hộp thư đến. Điều này có thể hữu ích cho các công ty và tổ chức cần toàn bộ đội ngũ tiếp thị hoặc bán hàng của họ trả lời các email tương tự.
Đó là một cách tuyệt vời để tăng năng suất bằng cách khuyến khích cộng tác làm việc theo nhóm trực tuyến thông qua các công cụ của Google để tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả.
Ví dụ:nếu đại diện bán hàng của bạn liên tục nhận được email về mối quan hệ đối tác tiềm năng, bạn có thể chỉ định mọi người theo dõi cùng một hộp thư đến. Bất kỳ ai cũng có thể trả lời và quản lý các email đến.
Bạn cũng có thể thiết lập Hộp thư đến cộng tác nếu bạn làm việc tại một trường học nhận email từ phụ huynh để bất kỳ giáo viên nào cũng có thể trả lời những email đó. Bất kỳ thành viên nào có quyền phù hợp đều có thể yêu cầu một email cho chính họ hoặc chỉ định email đó cho một thành viên khác trong nhóm.
Google Workplace không phải là công cụ cộng tác duy nhất để kết hợp với Gmail nhưng là công cụ hiệu quả nhất nếu bạn đã có G Suite.
Bạn có thể sử dụng công cụ này để gắn thẻ các email cụ thể, giúp sắp xếp hộp thư đến của bạn và giúp tìm kiếm các email cũ dễ dàng hơn. Nếu bạn đang bán sản phẩm, việc gắn thẻ tất cả các email có các sản phẩm cụ thể đó sẽ giúp người khác tìm thấy chúng.
Trước khi có Hộp thư đến cộng tác, bạn cần thiết lập Nhóm Google và thêm thành viên.
Cách Tạo Nhóm Google và Thêm Thành viên
Để bắt đầu quản lý và truy cập Hộp thư đến cộng tác, trước tiên bạn cần tạo một nhóm. Điều này sẽ cho phép bạn bắt đầu thêm thành viên vào Hộp thư đến cộng tác của mình.
- Đăng nhập vào Nhóm Google .
- Nhấp vào Tạo nhóm .
- Nhập thông tin và chọn cài đặt.
- Nhấp vào Tạo nhóm .
Khi bạn đã thiết lập nhóm của mình, bạn có thể bắt đầu mời mọi người vào nhóm qua email, thêm họ trực tiếp vào nhóm của bạn hoặc chấp thuận những người đã đăng ký.
Gửi lời mời qua thư trực tiếp đến hộp thư đến của người nhận để xác nhận rằng họ muốn tham gia nhóm. Việc thêm trực tiếp thành viên vào nhóm yêu cầu địa chỉ email của họ. Nó sẽ thêm thành viên sau khi gửi.
Bằng cách tạo nhóm của bạn và thêm thành viên, bạn sẽ có thể có Hộp thư đến cộng tác đầy đủ chức năng. Điều duy nhất kìm hãm bạn là cần phải bật tính năng này.
Cách Bật Tính năng Cộng tác
Để tạo hộp thư đến cộng tác cho các thành viên hiện tại của bạn, trước tiên bạn cần bật các tính năng cộng tác. Nhưng trước khi làm theo các bước bên dưới, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật lịch sử trò chuyện cho Google Groups.
- Đăng nhập vào Nhóm Google .
- Nhấp vào tên của nhóm .
- Nhấp vào Cài đặt nhóm .
- Trong Bật các tính năng bổ sung của Nhóm Google > Chọn Hộp thư đến cộng tác .
Sau khi các tính năng cộng tác được thiết lập xong, bạn cần chỉ định quyền cho từng thành viên để giúp họ quản lý tài khoản dễ dàng hơn.
Cách chỉ định quyền cho các thành viên cộng tác trong hộp thư đến
Bằng cách chỉ định quyền cho các thành viên trong nhóm, bạn sẽ cho phép nhóm của mình có thể thực hiện các cuộc trò chuyện, chỉ định cuộc trò chuyện, đánh dấu cuộc hội thoại là đã hoàn thành, đánh dấu cuộc hội thoại là trùng lặp và đánh dấu cuộc hội thoại là không cần hành động.
Bạn có thể chỉ định các quyền khác nhau cho một nhóm tùy thuộc vào các vai trò mặc định của nhóm (chủ sở hữu, người quản lý, thành viên), mọi người trong tổ chức, mọi người trên web hoặc các vai trò được tạo tùy chỉnh.
- Đăng nhập vào Nhóm Google .
- Nhấp vào tên của nhóm.
- Nhấp vào Cài đặt nhóm .
- Nhấp vào nút chuyển đổi để Bật quyền.
- Di chuyển thanh trượt và chọn người dùng nào nhận được quyền .
Bạn cũng có thể tạo các loại trừ trong quyền của mình để loại trừ các thành viên cụ thể khỏi cài đặt quyền của bạn.
Quản lý Hộp thư đến cộng tác G Suite của bạn
Hộp thư đến cộng tác cho phép bạn chỉ định các thành viên khác nhau vào một nhóm và cấp cho họ các quyền cụ thể để họ có thể quản lý email của bạn một cách hiệu quả.
Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có quyền truy cập vào toàn bộ hộp thư đến và có thể chỉ định các cuộc trò chuyện khác nhau cho các thành viên khác nhau. Bây giờ nhóm của bạn đã được tạo, bạn cần nghĩ đến việc giữ an toàn cho mọi người trong tài khoản.