Khi đội nhóm của bạn cần quản lý cùng các email đến, bạn có thể sử dụng Hộp thư đến cộng tác từ G Suite để thêm nhiều người dùng vào cùng một tài khoản. Chức năng này cho phép nhiều thành viên đội nhóm duy trì cùng một hộp thư đến cùng lúc.
Dưới đây là cách tạo Hộp thư đến cộng tác của riêng bạn, sử dụng tất cả các tính năng, gán thành viên đội nhóm và cấp quyền cụ thể tất cả từ tài khoản G Suite của bạn.
Hộp thư đến cộng tác trong G Suite là gì?
Hộp thư đến cộng tác trong G Suite cho phép một nhóm cá nhân truy cập, duy trì và quản lý cùng một hộp thư đến email. Điều này có thể hữu ích cho các công ty và tổ chức cần toàn bộ đội ngũ marketing hoặc sales trả lời các email tương tự.
Đây là một cách tuyệt vời để tăng năng suất bằng cách khuyến khích cộng tác nhóm trực tuyến thông qua các công cụ Google để tạo quy trình làm việc hiệu quả.
Ví dụ, nếu đại diện kinh doanh của bạn liên tục nhận email về các đối tác tiềm năng, bạn có thể gán mọi người giám sát cùng một hộp thư đến. Bất kỳ ai cũng có thể phản hồi và quản lý các email đến.
Bạn cũng có thể thiết lập Hộp thư đến cộng tác nếu bạn làm việc tại một trường học nhận email từ phụ huynh để bất kỳ giáo viên nào cũng có thể phản hồi những email đó. Bất kỳ thành viên nào có quyền thích hợp có thể nhận email cho mình hoặc gán cho thành viên khác trong nhóm.
Google Workplace không phải là công cụ cộng tác duy nhất kết hợp với Gmail, nhưng nó hiệu quả nhất nếu bạn đã có G Suite.
Bạn có thể sử dụng công cụ này để gắn thẻ các email cụ thể, giúp tổ chức hộp thư đến và dễ dàng tìm kiếm email cũ hơn. Nếu bạn bán sản phẩm, gắn thẻ tất cả email với các sản phẩm cụ thể sẽ giúp người khác tìm thấy chúng.
Trước khi có Hộp thư đến cộng tác, bạn cần thiết lập Nhóm Google và thêm thành viên.
Cách tạo Nhóm Google và thêm thành viên
Để bắt đầu quản lý và truy cập Hộp thư đến cộng tác của bạn, trước tiên bạn cần tạo một nhóm. Điều này sẽ cho phép bạn bắt đầu thêm thành viên vào Hộp thư đến cộng tác.
- Đăng nhập vào Nhóm Google.
- Nhấp Tạo nhóm.
- Nhập thông tin và chọn cài đặt.
- Nhấp Tạo nhóm.
Sau khi thiết lập xong nhóm, bạn có thể bắt đầu mời người tham gia nhóm qua email, thêm họ trực tiếp vào nhóm hoặc phê duyệt những người nộp đơn.
Gửi lời mời sẽ gửi thư trực tiếp đến hộp thư đến của người nhận để xác nhận họ muốn tham gia nhóm. Thêm trực tiếp thành viên vào nhóm yêu cầu địa chỉ email của họ. Sẽ thêm thành viên sau khi gửi.
Bằng cách tạo nhóm và thêm thành viên, bạn sẽ có một Hộp thư đến cộng tác đầy đủ chức năng. Điều duy nhất cản trở bạn là cần bật tính năng này.
Cách bật tính năng cộng tác
Để tạo hộp thư đến cộng tác cho các thành viên hiện có, bạn cần bật tính năng cộng tác trước. Nhưng trước khi làm theo các bước dưới đây, hãy chắc chắn rằng bạn đã bật lịch sử hội thoại cho Nhóm Google.
- Đăng nhập vào Nhóm Google.
- Nhấp vào tên nhóm.
- Nhấp Cài đặt nhóm.
- Dưới Bật tính năng Nhóm Google bổ sung > Chọn Hộp thư đến cộng tác.
Sau khi các tính năng cộng tác được thiết lập xong, bạn cần gán quyền cho từng thành viên để giúp họ dễ dàng quản lý tài khoản.
Cách gán quyền cho thành viên Hộp thư đến cộng tác
Bằng cách gán quyền cho thành viên nhóm, bạn sẽ cho phép đội nhóm của mình có thể nhận hội thoại, gán hội thoại, đánh dấu hội thoại đã hoàn thành, đánh dấu trùng lặp và đánh dấu không cần hành động.
Bạn có thể gán các quyền khác nhau cho một nhóm tùy thuộc vào các vai trò nhóm mặc định (chủ sở hữu, quản lý, thành viên), mọi người trong tổ chức, mọi người trên web hoặc các vai trò tùy chỉnh.
- Đăng nhập vào Nhóm Google.
- Nhấp vào tên nhóm.
- Nhấp Cài đặt nhóm.
- Nhấp vào nút bật/tắt để Bật quyền.
- Kéo thanh trượt và chọn người dùng nào nhận quyền.
Bạn cũng có thể tạo các loại trừ trong quyền để loại trừ các thành viên cụ thể khỏi cài đặt quyền của bạn.
Quản lý Hộp thư đến cộng tác G Suite
Hộp thư đến cộng tác cho phép bạn gán các thành viên khác nhau cho một nhóm và cấp cho họ các quyền cụ thể để họ có thể quản lý email hiệu quả.
Mỗi thành viên đội nhóm sẽ có quyền truy cập vào toàn bộ hộp thư đến và có thể gán các hội thoại khác nhau cho các thành viên khác nhau. Bây giờ đội nhóm của bạn đã được tạo, bạn cần suy nghĩ về việc giữ an toàn cho mọi người trong tài khoản.