Lưu trữ email trong Gmail cho phép bạn tổ chức hộp thư đến mà không xóa các chuỗi email cũ. Nếu ai đó làm mới chuỗi cũ bằng cách gửi email mới, nó sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến. Ngược lại, email đã lưu trữ sẽ ẩn trong một thư mục riêng trên máy chủ của Google.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chức năng lưu trữ trong Gmail hoạt động như thế nào, cách bạn có thể lưu trữ email, và cách dễ dàng tìm email đã lưu trữ.
Lưu trữ trong Gmail có nghĩa là gì?
Nhiều người đơn giản xóa tất cả email cũ khi không còn cần thiết. Nhưng bạn làm sao khi có thể cần tham khảo tin nhắn đó trong tương lai? Đó là lúc lưu trữ hữu ích.
Trong khi email bị xóa được gửi đến thư mục Rác trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn khỏi máy chủ Google, email đã lưu trữ được gửi đến một thư mục ẩn nơi chúng tồn tại vô thời hạn.
Điều này giúp dọn dẹp hộp thư đến đồng thời giữ lại các email có thể quan trọng phòng khi cần.
Cách lưu trữ trong Gmail
Có ba cách dễ dàng để lưu trữ email bằng Gmail.
Để lưu trữ email trên trình duyệt web:
- Mở Gmail và đăng nhập tài khoản Gmail.
- Chuột phải vào email và chọn tùy chọn Lưu trữ trong menu thả xuống.
Thay vào đó, nếu bạn đã mở email muốn lưu trữ:
- Chọn nút Lưu trữ ở đầu email. Biểu tượng này giống như một thư mục với mũi tên hướng xuống trên nó.
Để lưu trữ email Gmail bằng Android hoặc iOS:
- Mở ứng dụng Gmail.
- Tìm và mở email muốn lưu trữ.
- Nhấn biểu tượng Lưu trữ. Biểu tượng này giống với phiên bản trình duyệt, hình như thư mục với mũi tên hướng xuống trên nó.
Cách tìm email đã lưu trữ trong Gmail
Thật không may, không có thư mục lưu trữ Gmail riêng biệt. Tuy nhiên, có hai cách tìm email đã lưu trữ. Thứ nhất, nếu bạn nhớ chủ đề hoặc người gửi, bạn có thể tìm kiếm bằng thanh tìm kiếm Gmail.
Nếu không nhớ từ khóa, đây là cách tìm email đã lưu trữ trên PC hoặc Mac:
- Mở hộp thư đến Gmail.
- Trong menu bên trái, chọn Thêm.
- Nhấn Tất cả thư (All Mail).
- Hộp thư này chứa tất cả thư của bạn, đã lưu trữ hay chưa. Cuộn để tìm email đã lưu trữ bạn cần.
Lưu ý: Bạn cũng có thể tìm kiếm bằng nhãn "Tất cả thư"临时. Để làm vậy, gõ “-in:Sent -in:Draft -in:Inbox” vào thanh tìm kiếm.
Để tìm email Gmail đã lưu trữ trên iPhone hoặc Android:
- Mở ứng dụng Gmail.
- Chọn biểu tượng hamburger ở góc trên bên trái để mở menu thanh bên.
- Nhấn thư mục Tất cả thư (All Mail).
- Cuộn cho đến khi tìm thấy email đã lưu trữ.
Thật không may, nếu không nhớ từ khóa, tìm kiếm qua tất cả email có thể tốn thời gian. Đó là lý do việc sử dụng chiến lược phân loại nâng cao để giảm spam và tổ chức email rất hữu ích, đặc biệt nếu bạn dùng email công việc (và cần tuân thủ quy trình email an toàn).
Cách đưa email đã lưu trữ trở lại hộp thư đến
Nếu bạn vô tình lưu trữ email hoặc chỉ muốn bỏ lưu trữ một tin nhắn, rất dễ dàng đưa nó trở lại hộp thư đến chính.
Để bỏ lưu trữ email trên PC Windows hoặc Mac:
- Mở Gmail và tìm email muốn bỏ lưu trữ.
- Chuột phải vào email và chọn Di chuyển đến sau đó Hộp thư đến.
Để bỏ lưu trữ tin nhắn trên thiết bị Apple hoặc Android:
- Mở ứng dụng Gmail và tìm email muốn bỏ lưu trữ.
- Nhấn email để mở.
- Nhấn ba chấm ở góc trên bên phải.
- Chọn Di chuyển đến hộp thư đến.
Không thấy, không nghĩ
Đa số người hiện nhận được hàng trăm email mỗi tuần, và lưu trữ email là cách tuyệt vời để dọn dẹp hộp thư đến. Tuy nhiên, tính năng lưu trữ không phải kỹ thuật phân loại mạnh nhất. Để tổ chức hộp thư đến Gmail, chiến lược tốt nhất là kết hợp lưu trữ, xóa và bộ lọc danh mục.