Nếu bạn dùng Gmail thường xuyên gửi email cho nhiều người, nên tạo nhóm chung cho tất cả. Thực tế, nhóm hữu ích phân chia bạn bè, gia người, người quen thoáng qua và liên hệ chuyên nghiệp.
Dù dùng webmail Google, app điện thoại hoặc client email desktop, tạo email nhóm trong Gmail rất dễ. Làm theo hướng dẫn dưới để dùng nhóm Gmail ngay.
Tạo Nhóm Gmail Trong Webmail
Để tạo nhóm Gmail trong webmail, đăng nhập tài khoản Gmail. Vào khay ứng dụng (app drawer) góc trên bên phải nhấp "Danh bạ" (Contacts).
Tại đây tìm tất cả liên hệ hiển thị. Có tùy chọn nhãn Gmail. Đây là cài đặt mặc định mới trong Gmail để thêm liên hệ vào nhóm email. Nhấp "Tạo nhãn" (Create label) tạo nhóm email mới.
Đặt tên nhãn mới như "Nhóm-2" (Group-2) và lưu.
Khi nhấp nhãn đã lưu, nó nhắc thêm liên hệ mới. Để nhập liên hệ vào nhãn này, chọn liên hệ và nhấp biểu tượng ba chấm. Dễ dàng chuyển nó vào một nhãn đã lưu như hình.
Gmail cũng cho chọn nhiều liên hệ và thêm tất cả vào nhãn đã lưu.
Sau đó, nhấp bất kỳ nhãn nào, bạn thấy tất cả liên hệ lưu dưới nhãn đó.
Để xóa liên hệ khỏi nhãn, chọn ba chấm và nhấp "xóa khỏi nhãn" (remove from label). Nhóm có thể mở rộng, không giới hạn trên số liên hệ mỗi nhãn.
Từ nay, khi soạn email trong Gmail, bạn chọn một hoặc nhiều nhóm và tất cả thành viên.
Bạn luôn nhấp nhóm xem danh sách mở rộng tất cả thành viên.
Bạn cũng chia sẻ tài liệu Google Drive với một hoặc nhiều liên hệ nhóm.
Thêm Nhóm Gmail Trong Thunderbird
Nếu dùng Gmail với Thunderbird, địa chỉ email dễ thêm vào nhóm "Sổ địa chỉ" (Address Book) cửa sổ trên. Nhấp "Danh sách mới" (New list) bắt đầu thêm email vào nhóm.
Ngay khi thêm email, bạn gửi email nhóm dùng tài khoản Gmail Thunderbird.
Thêm Nhóm Gmail Trong Outlook
Nếu dùng Gmail với app Outlook desktop, vào màn hình chính Outlook nhấp "Danh bạ" (Contacts). Tiếp, nhấp "nhóm liên hệ mới" (new contact group).
Tại đây thêm từng thành viên vào nhóm. Thay vào đó, nhập từ danh bạ Outlook hoặc nhóm địa chỉ khác.
Sau khi lưu nhóm, dễ dàng truy xuất lần sau soạn email trong Outlook.
Thêm Nhóm Gmail Trên App Điện Thoại
Để thêm nhóm Gmail trên Android, chỉ cần tải và cài app Danh bạ (Contacts). App backup và đồng bộ liên hệ từ desktop. Quy trình tạo/sửa nhóm dùng "nhãn" (labels) như thảo luận trước. App Contacts chỉ hỗ trợ Android Marshmallow trở lên.
Nếu dùng Gmail với iPhone, app trên không hỗ trợ. Dùng thay thế "Đồng bộ danh bạ cho Google Gmail" (Contacts sync for Google Gmail). Nó khớp danh bạ iPhone và Gmail và hỗ trợ nhóm tương ứng.
Kết Luận
Trước đây thấy email đa chuyển tiếp (multi-forward) trong Gmail. Để gửi email thường xuyên cho nhiều người, tính năng Nhóm Gmail làm cuộc sống dễ dàng.
Cải tiến gì bạn nghĩ nên làm cho tiện ích email nhóm Gmail? Với tôi, là khả năng thêm nhóm con (sub-groups), tính năng hiện thiếu. Hãy cho biết quan điểm bạn trong bình luận.