Trong không gian làm việc, email trở thành phương tiện giao tiếp phổ biến và chia sẻ báo cáo công việc. Trong nhiều trường hợp, email chuyển cho đồng nghiệp có nội dung giống nhau trong phần thân, chỉ khác tệp đính kèm.
Đó có thể là email chúc mừng, email chào hỏi, hoặc email gửi báo cáo và tài liệu với cùng nội dung – "Vui lòng tìm tệp đính kèm trong email này."
Theo thời gian, việc lặp lại viết cùng một email hoặc copy khi soạn email mới trở nên phiền toái.
Bạn tự giải thoát khỏi tất cả rắc rối đó bằng cách dùng mẫu email (email templates), tạo mẫu email gửi đi lại nhiều lần cho nhiều người dùng khác nhau. Điều này tiết kiệm thời gian soạn email và có thể không làm phiền bạn nữa.
Đọc Thêm: Cách Vô Hiệu Hóa Google Meet Trong Ứng Dụng Và Web Gmail
Đây là cách bật mẫu email trong Gmail và dùng chúng để hiệu quả hơn:
Cách Bật Mẫu Trong Email?
Mẫu bị Vô Hiệu Hóa (Disabled) mặc định trên tài khoản Gmail. Bạn cần bật qua cài đặt nâng cao Gmail trước khi dùng. Làm theo quy trình tuần tự để bật Mẫu trên Gmail:
Bước 1: Đi đến nút Cài Đặt (Settings Cog) ở góc trên bên phải thanh tác vụ Gmail.
Bước 2: Từ menu thả xuống, chọn tùy chọn Xem Tất Cả Cài Đặt (See All Settings) .
Bước 3: Từ đó, đi đến menu Nâng Cao (Advanced) của cài đặt Gmail.
Bước 4: Cuộn xuống menu. Ở đó bạn thấy tùy chọn template (mẫu) đặt là Disabled (Vô Hiệu Hóa) Click vào nút Enable (Bật).
Bước 5: Lưu (Save) cài đặt mới.
Đọc Thêm: Cách Làm Việc Với Nhiệm Vụ Trên Gmail?
Cách Tạo Mẫu Email Trên Gmail?
Mẫu Email là email soạn thảo đã lưu có cùng nội dung trong phần thân. Những email soạn thảo này dùng lại nhiều lần mà không gõ lại lần nào và thay vào đó kéo trực tiếp từ danh sách Mẫu của bạn. Đây là cách tạo một mẫu để cải thiện năng suất trên Gmail:
Bước 1: Click vào nút Soạn Thảo (Compose) .
Bước 2: Soạn thảo email bằng cách gõ nội dung email.
Bước 3: Bây giờ, trước khi lưu nháp, click vào ba chấm dọc (vertical ellipses) ở góc dưới bên phải hộp soạn thảo email.
Bước 4: Click vào Templates (Mẫu) , và từ menu bên cạnh, click vào Save Draft as Template (Lưu Nháp Làm Mẫu).
Bước 5: Click vào Save as New Template (Lưu Làm Mẫu Mới) Vì đây là mẫu đầu tiên, bạn không ghi đè mẫu cũ (sẽ nói sau).
Bước 6: Nhập tên Mẫu của bạn và click Lưu (Save). Mẫu mới đã tạo.
Đọc Thêm: Cách Sử Dụng Tính Năng Vuốt Trên Gmail?
Cách Ghi Đè Mẫu Trước Đó?
Ghi đè mẫu nghĩa là thay đổi nội dung email của một mẫu cụ thể và lưu đè lên mẫu đã lưu trước đó mà không tạo mẫu mới. Đây là cách ghi đè mẫu trong Gmail:
Bước 1: Click Soạn Thảo (Compose) và soạn email mới với nội dung mới.
Bước 2: Click vào ba chấm dọc (vertical ellipses) ở góc dưới bên phải hộp soạn thảo.
Bước 3: Click vào Templates (Mẫu) , và từ menu bên cạnh, click vào Save Draft as Template (Lưu Nháp Làm Mẫu).
Bước 4: Từ đó, dưới Overwrite Template (Ghi Đè Mẫu) , click vào tên mẫu email đã lưu trước đó.
Bước 5: Click vào Lưu (Save).
Đọc Thêm: Cách Sử Dụng Email Lưu Trữ (Archive) Gmail?
Cách Chèn Mẫu Để Sử Dụng?
Chèn mẫu là quy trình dễ dàng. Bạn thấy dùng mẫu cho email vừa tiết kiệm thời gian vừa không căng thẳng:
Bước 1: Bắt đầu Soạn Thảo Email (Composing Email).
Bước 2: Click vào ba chấm dọc (vertical ellipses) ở góc dưới bên phải hộp soạn thảo.
Bước 3: Click vào Templates (Mẫu) , và từ menu bên cạnh, click vào Insert Template (Chèn Mẫu).
Bây giờ, mẫu đã chọn sẽ được thêm vào email mới. Bạn định dạng thêm và đính kèm tài liệu cần thiết trước khi gửi cho người nhận. Cách này, bạn tránh phiền toái gõ lại nội dung bắt buộc lần lượt.
Đọc Thêm: Cách Loại Bỏ Email Quảng Cáo Trên Gmail?
Cách Xóa Mẫu Email Trên Gmail?
Xóa mẫu là lựa chọn đúng nếu bạn không muốn dùng mẫu đó nữa. Đây là cách xóa mẫu Gmail khi nó không còn hữu ích:
Bước 1: Bắt đầu Soạn Thảo Email (Composing Email).
Bước 2: Click vào ba chấm dọc (vertical ellipses) ở góc dưới bên phải hộp soạn thảo.
Bước 3: Click vào Templates (Mẫu) , và từ menu bên cạnh, click vào Delete Template (Xóa Mẫu).
Bước 4: Ở bước tiếp theo, chỉ click vào tên mẫu bạn muốn xóa vĩnh viễn.
Cách này, mẫu Gmail giúp lớn cho người dùng phải gửi email hàng ngày cho công việc hoặc dùng cá nhân với cùng nội dung.
Có Thể Bạn Quan Tâm
Cách Tải Xuống Dữ Liệu Gmail MBOX Bằng Google Takeout
Cách Bật Chế Độ Tối Gmail Trên Android Và iOS
Cách Sử Dụng Chế Độ Ngoại Tuyến Và Bảo Mật Mới Của Gmail
Cách Chuyển Tiếp Nhiều Email Trong Gmail Một Lúc