Trong không gian làm việc, email trở thành phương tiện giao tiếp và chia sẻ báo cáo công việc phổ biến. Trong nhiều trường hợp, các email được chuyển cho đồng nghiệp có cùng nội dung được viết trong phần nội dung thư, chỉ khác là các tệp đính kèm.
Đây có thể là email chúc mừng, email chúc mừng hoặc email mà người dùng gửi báo cáo, tài liệu có cùng nội dung email – “Vui lòng tìm các tệp đính kèm trong email này.
Trong một thời gian, điều này trở nên khó chịu khi viết đi viết lại cùng một email hoặc thậm chí sao chép nó mỗi khi soạn một email mới.
Bạn có thể tự cứu mình khỏi tất cả sự hối hả này bằng cách sử dụng các mẫu email, tạo ra một mẫu email có thể được gửi đi gửi lại cho những người dùng khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình soạn thảo email và có thể sẽ không làm phiền bạn nữa.
Đọc thêm: Cách tắt Google Meet trong ứng dụng Gmail và web
Sau đây là cách bạn có thể bật các mẫu email trong Gmail và sử dụng chúng để đạt hiệu quả cao hơn:
Cách bật Mẫu trong Email?
Mẫu bị Tắt theo mặc định trên tài khoản Gmail của bạn. Bạn cần kích hoạt nó thông qua cài đặt nâng cao của Gmail trước khi bắt đầu sử dụng. Thực hiện tuần tự theo quy trình này để bật Mẫu trên Gmail:
Bước 1: Đi tới Cài đặt Cog ở trên cùng bên phải của thanh tác vụ Gmail.
Bước 2: Từ trình đơn thả xuống, chọn Xem Tất cả Cài đặt tùy chọn.
Bước 3: Từ đó, đi đến Nâng cao menu cài đặt Gmail.
Bước 4: Cuộn xuống trình đơn. Ở đó bạn sẽ thấy mẫu tùy chọn được đặt thành Đã tắt Nhấp vào Bật nút.
Bước 5: Lưu cài đặt mới.
Đọc thêm: Cách làm việc với Công việc trên Gmail?
Cách tạo mẫu email trên Gmail?
Mẫu email được lưu bao gồm các email có cùng nội dung trong nội dung thư. Những email đã soạn này có thể được sử dụng nhiều lần mà không cần phải nhập đi nhập lại và thay vào đó, có thể được lấy trực tiếp từ danh sách Mẫu của bạn. Dưới đây là cách tạo một tài khoản để cải thiện năng suất của bạn trên Gmail:
Bước 1: Nhấp vào Soạn thư nút.
Bước 2: Soạn thảo email của bạn bằng cách nhập nội dung email.
Bước 3: Bây giờ, trước khi lưu bản nháp của bạn, hãy nhấp vào hình elip dọc (nút ba dấu chấm) ở dưới cùng bên phải của hộp soạn thảo email.
Bước 4: Nhấp vào Mẫu, và từ trình đơn bên kết quả, hãy nhấp vào Lưu bản nháp dưới dạng mẫu .
Bước 5: Nhấp vào Lưu dưới dạng Mẫu mới Vì đây là mẫu đầu tiên được tạo nên bạn không thể ghi đè lên một mẫu cũ (chúng ta sẽ đề cập đến mẫu này sau trong bài viết này).
Bước 6: Nhập tên Mẫu của bạn và nhấp vào Lưu. Mẫu mới của bạn đã được tạo.
Đọc thêm: Cách sử dụng tính năng vuốt trên Gmail?
Làm cách nào để ghi đè lên một mẫu trước đó?
Ghi đè tài khoản mẫu để thay đổi nội dung email của một mẫu cụ thể và lưu nó trên mẫu đã lưu trước đó mà không cần tạo một mẫu mới. Đây là cách bạn có thể ghi đè lên một mẫu trong Gmail:
Bước 1: Nhấp vào Soạn thư và soạn thảo một email đã thay đổi với nội dung mới.
Bước 2: Nhấp vào hình elip dọc (nút ba chấm) ở góc dưới bên phải của hộp soạn thảo email.
Bước 3: Nhấp vào Mẫu, và từ trình đơn bên kết quả, hãy nhấp vào Lưu bản nháp dưới dạng mẫu .
Bước 4: Từ đó, bên dưới Ghi đè mẫu , hãy nhấp vào tên của mẫu email đã lưu trước đó của bạn.
Bước 5: Nhấp vào Lưu .
Đọc thêm: Làm cách nào để sử dụng email lưu trữ trong Gmail?
Làm cách nào để chèn mẫu để sử dụng?
Chèn một mẫu là một quá trình dễ dàng. Bạn sẽ thấy việc sử dụng mẫu cho email có thể vừa tiết kiệm thời gian vừa không gây căng thẳng như thế nào:
Bước 1: Bắt đầu Soạn Email .
Bước 2: Nhấp vào hình elip dọc (nút ba chấm) ở dưới cùng bên phải của hộp soạn thảo email.
Bước 3: Nhấp vào Mẫu, và từ trình đơn bên xuất hiện, nhấp vào Inset Template.
Bây giờ, mẫu đã chọn sẽ được thêm vào email mới của bạn. Bạn có thể định dạng thêm và có thể đính kèm các tài liệu cần thiết trước khi gửi cho người nhận. Bằng cách này, bạn sẽ không phải gõ đi gõ lại nội dung bắt buộc một cách rắc rối.
Đọc thêm: Làm cách nào để thoát khỏi email quảng cáo trên Gmail?
Làm cách nào để xóa mẫu email trên Gmail?
Xóa một mẫu là lựa chọn đúng đắn nếu bạn không muốn sử dụng mẫu đó nữa. Đây là cách bạn có thể xóa một mẫu Gmail khi nó không còn hữu dụng với bạn:
Bước 1: Bắt đầu Soạn Email .
Bước 2: Nhấp vào hình elip dọc (nút ba chấm) ở dưới cùng bên phải của hộp soạn thảo email.
Bước 3: Nhấp vào Mẫu, và từ trình đơn bên xuất hiện, hãy nhấp vào Xóa mẫu.
Bước 4: Trong bước tiếp theo, chỉ cần nhấp vào tên của mẫu mà bạn muốn xóa vĩnh viễn.
Bằng cách này, các mẫu Gmail có thể giúp ích rất nhiều cho những người dùng hàng ngày phải gửi email quá tải hoặc có thể dùng cho mục đích cá nhân với cùng một nội dung.
Có Thể Bạn Cũng Thích
Cách tải xuống dữ liệu Gmail MBOX bằng Google Takeout
Cách bật Chế độ tối của Gmail trên Android và iOS
Cách sử dụng Chế độ bảo mật và ngoại tuyến mới của Gmail
Cách chuyển tiếp nhiều email trong Gmail cùng một lúc