Email là phần không thể thiếu của đời sống hiện đại. Dù bạn gửi email cho công việc hay tìm việc, thực tế là bạn sẽ phải đối mặt với chúng hàng ngày thậm chí hàng giờ.
Vì vậy, bạn cần dành sự quan tâm và thời gian cho cách gửi email. Sau đó, bạn cũng cần suy nghĩ cách kết thúc email.
Dưới đây là các cách ký tên email tốt nhất để giữ giao tiếp chuyên nghiệp. Chúng tôi cũng nói về tại sao chữ ký email quan trọng nếu bạn gửi email cho công việc.
1. Tại sao cần kết thúc email tốt
Có vài lý do bạn cần kết thúc email tốt:
- Không có lời ký tên phù hợp có thể thể hiện thiếu tôn trọng hoặc quá thoải mái.
- Nếu bạn email cho công việc, bạn muốn thể hiện người nhận rằng bạn là chuyên nghiệp.
- Nếu bạn email công ty về tin tuyển dụng, có khả năng cao email sẽ được chuyển cho người quản lý tuyển dụng phù hợp. Bạn cũng muốn gây ấn tượng chuyên nghiệp với bên thứ ba.
Một lời ký tên email tốt cũng có thể tăng cơ hội nhận được phản hồi. Một lời kêu gọi hành động—như "Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc CV, tôi mong chờ tin từ bạn"—có thể đóng vai trò nhắc nhở.
Khi viết lời ký tên, định dạng email tốt nên bao gồm:
- Dòng kết thúc, thường thể hiện lòng biết ơn hoặc kêu gọi hành động.
- Lời chào kết thúc, như "Trân trọng," "Kính chào," hoặc "Thân ái." Loại lời ký tên bạn dùng tùy thuộc vào ngữ cảnh email và độ dài chuỗi email.
- Họ tên đầy đủ dưới lời chào kết thúc. Điều này làm rõ ai là người gửi.
- Cuối cùng, bạn nên đặt chữ ký email, bao gồm thông tin liên hệ, liên kết trang web, và mạng xã hội (nếu áp dụng). Điều này giúp người đọc biết thêm cách liên lạc.
Lưu ý: Hãy suy nghĩ loại chữ ký email phù hợp với phong cách giao tiếp. Lời kết phải phản ánh tình huống về mặt chuyên nghiệp và giọng văn. Chúng cũng phải nghe thật tự nhiên với "giọng nói" của bạn.
2. Các loại lời ký tên email và khi nào phù hợp
Trước khi quyết định lời kết email, hãy dùng manh mối ngữ cảnh để xác định giọng văn cần thiết.
- Đây là doanh nghiệp mới bạn liên hệ?
- Khởi nghiệp có cách giao tiếp thoải mái không?
- Nếu không thoải mái, đây là doanh nghiệp lâu đời, thành lập, như cơ quan chính phủ?
- Bạn có biết người bạn liên hệ trực tiếp?
- Bạn đã từng email họ trước đây?
Các loại doanh nghiệp khác nhau yêu cầu email khác nhau. Luôn an toàn khi hành động chuyên nghiệp, nhưng mặt khác, bạn không muốn rủi ro nghe quá cứng nhắc hoặc lạc hậu.
Bạn cũng cần quyết định độ dài lời kết email. Ví dụ, email giới thiệu cần kêu gọi hành động sâu hơn. Chuỗi email với đồng nghiệp có thể thoải mái.
Hãy nói về lời ký tên email, và cách kết thúc email tùy tình huống.
Các cách kết thúc email phổ biến và hiệu quả
Best hoặc Best Wishes (Thân ái / Chúc tốt đẹp)
- Mọi biến thể của từ "Best" thường là lựa chọn an toàn. Đây là lời ký tên phổ biến và phù hợp cả môi trường thoải mái và trang trọng.
- Tuy nhiên, nghiên cứu của Boomerang ghi nhận phản hồi này có tỷ lệ trả lời thấp hơn trung bình. Hãy nhớ điều này khi dùng "Best Wishes".
Trong ngữ cảnh, lời kết này sẽ đọc như sau:
Best Wishes,
Họ tên đầy đủ
Sincerely (Trân trọng / Kính chào)
- "Sincerely" là cách phổ biến khác kết thúc email. Nó phù hợp tình huống kinh doanh trang trọng.
- "Sincerely" là cách tốt kết thúc email khi ứng tuyển việc mới. Nó khẳng định bạn chân thành trong mong muốn liên hệ.
- Bạn cũng chân thành hy vọng nhận phản hồi. Do đó, nó nghe thật诚恳.
Trong ngữ cảnh, lời kết này sẽ đọc như sau:
Sincerely,
Họ tên đầy đủ
Regards (Thân ái / Kính chào)
- "Regards" có nguy cơ nghe quá cứng nhắc. Nếu bạn email trong tình huống kinh doanh trang trọng, "Regards" vẫn ổn.
Trong ngữ cảnh, lời kết này sẽ đọc:
Regards,
Họ tên đầy đủ
Các cách phổ biến khác kết thúc email hiệu quả:
- Respectfully (Kính thưa)
- Many Thanks (Nhiều cảm ơn)
- Warm Wishes (Thân ái / Gửi lời chào ấm áp)
Một lần nữa, nhớ điều chỉnh theo tâm trạng và giọng văn thư từ khi chọn lời ký tên phù hợp. Các yếu tố bên ngoài sẽ ảnh hưởng tỷ lệ thành công.
Ghi chú về "Cheers"
Mặc dù "Cheers" có khả năng cao nhận được phản hồi, cũng có báo cáo xung đột về hiệu quả tổng thể.
Về cơ bản, "Cheers" có thể nghe quá thoải mái, đặc biệt trong email giới thiệu. Cũng tốt nhất điều chỉnh cho phù hợp phong cách nói chuyện và giao tiếp của bạn, để nó nghe thật诚恳.
Các cách kết thúc email phổ biến KHÔNG hiệu quả
Chúng tôi cũng cần chỉ ra vài cách bạn không bao giờ nên kết thúc email.
Your Friend (Người bạn của bạn) hoặc Yours Truly (Người chân thành của bạn)
- Trừ khi đây là email cá nhân và người kia thực sự là bạn, điều này không诚恳. "Yours Truly" quá không chính thức cho hầu hết môi trường kinh doanh.
Sent from my iPhone (Gửi từ iPhone của tôi)
- Thường dùng làm cuối bài đùa trực tuyến nhạt nhẽo, "Sent from my iPhone" là tương đương hiện đại của ghi chú post-it suy nghĩ kém trên tủ lạnh. Nó trông thiếu chuyên nghiệp và vội vã.
Take Care (Bảo trọng)
- "Take care" có thể gây lo lắng cho người nhận, theo Business Insider. Nó cũng có thể ngụ ý có vấn đề với người nhận, tiềm ẩn liên quan sức khỏe. Điều này dẫn đến tỷ lệ phản hồi thấp hơn.
3. Tầm quan trọng của chữ ký email
Như đã nhắc đầu bài, cuối email chuyên nghiệp nên có chữ ký email.
Chúng tôi đã nói về những gì nên có trong chữ ký, nhưng muốn nhấn mạnh chữ ký quan trọng vì đó về cơ bản là khuôn mặt công khai của bạn. Đó là cách người khác hình thành ấn tượng đầu tiên, đặc biệt nếu bạn làm việc từ xa.
Hãy nghĩ chữ ký email tốt như ăn mặc cho công việc bạn muốn. Bạn cần thể hiện tốt nhất trong phỏng vấn. Điều tồi tệ nhất là thể hiện cẩu thả, dù trong ngoại hình hay hành vi.
Kết thúc email với tự tin
Email chiếm phần lớn đời sống chuyên nghiệp. Thật không may, đó là thứ chúng ta luôn phải đối mặt. Nếu bạn có mẫu chung cho email, bạn sẽ viết nhanh hơn.
Nếu muốn học thêm về email hiệu quả, đây là một số mẹo viết email chuyên nghiệp hoàn hảo.