Email là một phần tất yếu của cuộc sống hiện đại. Cho dù bạn đang gửi email để đi công tác hay tìm việc, thực tế vẫn là bạn cần phải xử lý chúng hàng ngày hoặc thậm chí hàng giờ.
Do đó, bạn cần dành sự quan tâm và thời gian cho các cách bạn gửi email. Sau đó, bạn cũng cần nghĩ về cách kết thúc email.
Dưới đây là những cách đăng xuất email tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để giữ cho hoạt động giao tiếp của mình trở nên chuyên nghiệp. Chúng tôi cũng sẽ nói về lý do tại sao việc có chữ ký email lại quan trọng như vậy nếu bạn đang gửi một chữ ký cho công việc.
1. Tại sao bạn cần một email tốt để kết thúc
Có một số lý do tại sao bạn cần một email có kết thúc tốt:
- Không có dấu hiệu phù hợp có thể bị coi là thô lỗ hoặc thái quá.
- Nếu bạn đang gửi email cho ai đó vì công việc kinh doanh, bạn muốn gây ấn tượng với người đó rằng bạn là một người chuyên nghiệp.
- Nếu bạn đang gửi email cho một công ty về tin tuyển dụng, thì khả năng cao là email của bạn sẽ được chuyển tiếp đến người quản lý tuyển dụng thích hợp. Bạn muốn gây ấn tượng với các bên thứ ba rằng bạn cũng là một người chuyên nghiệp.
Một dấu hiệu email tốt cũng có thể tăng cơ hội nhận được phản hồi cho email đó. Lời kêu gọi hành động --- chẳng hạn như "Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc sơ yếu lý lịch của tôi, tôi mong nhận được phản hồi từ bạn" --- có thể hoạt động như một lời nhắc nhở.
Khi bạn viết một thông báo đăng xuất, một định dạng email tốt phải bao gồm:
- Dòng kết thúc, thường là dòng bày tỏ lòng biết ơn hoặc lời kêu gọi hành động.
- Lời chào khi kết thúc, chẳng hạn như "Lời chúc tốt đẹp nhất", "Trân trọng" hoặc "Trân trọng". Loại đăng xuất email mà bạn sử dụng tùy thuộc vào ngữ cảnh của email và thời lượng của chuỗi email.
- Tên đầy đủ của bạn bên dưới lời chào kết thúc. Điều này sẽ làm rõ ai đang gửi email.
- Cuối cùng, bạn nên đặt chữ ký email của mình, chữ ký này phải bao gồm thông tin liên hệ, liên kết trang web và mạng xã hội của bạn (nếu có). Điều này giúp người đọc email biết các cách khác để liên hệ.
Lưu ý: Đảm bảo rằng bạn nghĩ về loại chữ ký email nào phù hợp với phong cách giao tiếp của bạn. Phần nhận xét kết thúc phải phản ánh tình hình về mặt chuyên môn và giọng điệu. Chúng cũng phải tạo ra âm thanh xác thực đối với bạn và "giọng nói" của bạn.
2. Các kiểu Đăng ký Email Khác nhau và Khi nào Chúng phù hợp
Trước khi bạn quyết định chọn một email gần hơn, hãy sử dụng các manh mối ngữ cảnh để tìm ra loại giọng điệu bạn cần đặt trong email của mình.
- Đây có phải là một doanh nghiệp hoàn toàn mới mà bạn đang liên hệ không?
- Doanh nghiệp mới thành lập có cách giao tiếp thông thường không?
- Nếu nó không phải là bình thường, thì đây có phải là một doanh nghiệp hoặc dịch vụ lâu đời hơn, lâu đời, giống như một văn phòng chính phủ không?
- Bạn có biết người mà bạn đang trực tiếp liên hệ không?
- Bạn đã gửi email cho họ trước đây chưa?
Các loại hình kinh doanh khác nhau yêu cầu các loại email khác nhau. Hành động chuyên nghiệp luôn an toàn hơn, nhưng mặt khác, bạn không muốn gặp rủi ro khi nghe quá cứng nhắc hoặc lạc lõng.
Bạn cũng cần quyết định độ dài của phần kết thúc email của mình. Ví dụ:một email giới thiệu sẽ yêu cầu một lời gọi hành động chuyên sâu hơn. Một chuỗi email với đồng nghiệp của bạn có thể là chuyện bình thường.
Hãy nói về việc đăng xuất email và cách kết thúc email tùy thuộc vào tình huống.
Các cách phổ biến để kết thúc một email hoạt động hiệu quả
Tốt nhất hoặc Lời chúc tốt đẹp nhất
- Bất kỳ biến thể nào của từ "Tốt nhất" thường là đặt cược an toàn. Đây là một dấu hiệu email phổ biến và thích hợp cho cả cài đặt thông thường hoặc trang trọng.
- Tuy nhiên, một nghiên cứu của Boomerang lưu ý rằng phản hồi này có tỷ lệ phản hồi thấp hơn mức trung bình. Vì vậy, hãy ghi nhớ điều đó khi bạn đang sử dụng "Lời chúc tốt đẹp nhất".
Theo ngữ cảnh, kiểu đóng email này sẽ đọc tương tự như sau:
Những lời chúc tốt đẹp nhất, Họ và Tên
Trân trọng
- "Trân trọng là một cách phổ biến khác để kết thúc email. Nó hoạt động tốt trong các tình huống kinh doanh chính thức.
- "Trân trọng" sẽ là một cách hay để kết thúc email khi bạn nộp đơn xin việc mới cho một công ty. Nó nhắc lại rằng bạn đang chân thành mong muốn được tiếp cận.
- Bạn cũng đang chân thành với hy vọng nhận được phản hồi từ người kia. Vì vậy, nó đi qua là xác thực.
Theo ngữ cảnh, email này gần hơn sẽ đọc tương tự như sau:
Trân trọng, Họ và Tên
Trân trọng
- "Trân trọng" có nguy cơ bị tắt vì quá cứng nhắc. Tuy nhiên, nếu bạn đang gửi email cho ai đó trong một tình huống kinh doanh chính thức, thì "Trân trọng" vẫn hoạt động tốt.
Theo ngữ cảnh, email này gần hơn sẽ đọc:
Trân trọng, Họ và Tên
Các cách phổ biến khác để kết thúc một email hoạt động tốt:
- Trân trọng
- Cảm ơn nhiều
- Những lời chúc nồng nhiệt
Một lần nữa, hãy nhớ phù hợp với tâm trạng và giọng điệu của thư từ để chọn ra dấu hiệu email phù hợp nhất. Những yếu tố bên ngoài này sẽ ảnh hưởng đến tỷ lệ thành công của bạn.
Lưu ý về "Cheers"
Mặc dù "Cheers" là một cách có khả năng nhận được phản hồi, nhưng dường như cũng có các báo cáo mâu thuẫn về hiệu quả tổng thể của nó.
Về cơ bản, "Cheers" có thể xuất hiện quá bình thường, đặc biệt là trong email giới thiệu. Tốt nhất bạn nên so khớp nó với phong cách nói và giao tiếp của bạn, để nó được đọc chân thực.
Các cách phổ biến để kết thúc một email KHÔNG hoạt động
Chúng tôi cũng cần chỉ ra một số cách mà bạn không bao giờ nên kết thúc email của mình.
Bạn của bạn hoặc Trân trọng của bạn
- Trừ khi đây là email cá nhân và cá nhân ở đầu dây bên kia thực sự là bạn của bạn, điều này là không cần thiết. "Yours Truly" chỉ đơn giản là quá trang trọng đối với hầu hết các cơ sở kinh doanh.
Đã gửi từ iPhone của tôi
- Thường được dùng làm phần cuối của những câu chuyện cười trực tuyến, "Gửi từ iPhone của tôi" tương đương với hiện đại của một ghi chú sau khi viết ra trên tủ lạnh được nghĩ ra một cách tồi tệ. Nó trông có vẻ khó khăn và phút cuối cùng.
Chăm sóc
- "Hãy cẩn thận" có thể gây lo lắng cho người nhận email, theo Business Insider. Nó cũng có thể ngụ ý rằng có điều gì đó không ổn với người nhận, có thể liên quan đến sức khỏe. Điều này sẽ dẫn đến tỷ lệ phản hồi thấp hơn.
3. Tầm quan trọng của Chữ ký Email
Như chúng tôi đã đề cập ở phần đầu của bài viết này, phần cuối của một email chuyên nghiệp nên có chữ ký email đính kèm.
Chúng tôi đã nói về những gì bạn nên bao gồm trong chữ ký này, nhưng chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng chữ ký này rất quan trọng vì nó về cơ bản là bộ mặt công khai của bạn. Đó là cách người khác hình thành ấn tượng đầu tiên của họ về bạn, đặc biệt nếu bạn đang làm việc từ xa.
Hãy nghĩ về một chữ ký email tốt giống như mặc quần áo cho công việc bạn muốn. Bạn cần phải cố gắng hết sức trong cuộc phỏng vấn xin việc đó. Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là trở nên luộm thuộm, cả về ngoại hình hoặc hành vi của bạn.
Tự tin kết thúc email của bạn
Email chiếm một phần lớn trong cuộc sống nghề nghiệp của chúng tôi. Thật không may, chúng là thứ mà chúng tôi luôn cần phải giải quyết. Tuy nhiên, nếu bạn đã tìm ra mẫu chung cho các email của mình, bạn sẽ có thể viết chúng nhanh hơn.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách gửi email hiệu quả, đây là một số mẹo về cách viết một email chuyên nghiệp hoàn hảo.