Phần lớn, dành hàng giờ trong ngày làm việc để giao tiếp không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Lý tưởng nhất là các công cụ giao tiếp như email sẽ cho phép bạn thực hiện công việc tốt nhất của mình, chứ không phải ngược lại.
Thật không may, email đã trở thành một hình thức giao tiếp toàn diện, có thể dễ dàng làm mất cả ngày của bạn, cướp đi thời gian và năng suất của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số chiến lược và công cụ thực tế để chống lại tình trạng quá tải email.
Quá tải email là gì và nó ảnh hưởng đến năng suất của bạn như thế nào?
Quá tải email là không có khả năng theo kịp số lượng email bạn nhận hoặc gửi. Điều này xảy ra khi bạn có nhiều thư trong hộp thư đến hơn mức bạn có thể giải quyết một cách hợp lý.
Vậy, những dấu hiệu nào cho thấy bạn đang gặp khó khăn với tình trạng quá tải email?
- Bạn cảm thấy như mình liên tục bị chậm lại trong email của mình và dường như không bao giờ có thể bắt kịp.
- Bạn cảm thấy căng thẳng mỗi khi kiểm tra email vì bạn có rất nhiều thư phải giải quyết.
- Bạn đang nhận được quá nhiều email theo dõi vì bạn phải vật lộn để cập nhật tin nhắn của mình.
- Bạn có cảm giác muốn liên tục kiểm tra email của mình, ngay cả khi bạn đang bận với các công việc khác hoặc ngay cả khi bạn đang cố gắng thư giãn ở nhà.
Bạn không đơn độc nếu bạn đang gặp một số triệu chứng này. Quá tải email là một vấn đề phổ biến mà nhiều người gặp phải, nhưng làm thế nào chúng ta giải quyết được điều này? Có nhiều lý do khiến tình trạng quá tải email trở thành mối quan tâm như vậy, đáng chú ý nhất là việc sử dụng rộng rãi email như một phương tiện giao tiếp nội bộ chính tại nơi làm việc.
Điều này càng trở nên tồi tệ hơn với sự mở rộng của lực lượng lao động từ xa, vì tương tác trực tiếp đã chuyển sang giao tiếp qua email. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, văn hóa làm việc theo thời gian thực và luôn hoạt động có nghĩa là mọi người luôn sẵn sàng trả lời email, ngay cả ngoài giờ làm việc.
Tất cả những yếu tố này đã dẫn đến tình trạng mọi người ngày càng dành nhiều thời gian hơn cho email, dẫn đến một số hậu quả tiêu cực, bao gồm:
- Tăng mức độ căng thẳng
- Khó tập trung
- Khó đáp ứng thời hạn
- Gia tăng cảm giác choáng ngợp
- Giảm năng suất do chuyển đổi ngữ cảnh.
Những hậu quả này không chỉ giới hạn ở các cá nhân, vì chúng có thể gây ảnh hưởng đến nhóm hoặc công ty. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể chống lại tình trạng quá tải email và giành lại quyền kiểm soát thời gian và năng suất của mình?
Mẹo hay nhất để giải quyết tình trạng quá tải email
1. Hoạt động hàng loạt email
Phân chia nhiệm vụ là một kỹ thuật năng suất hiệu quả bao gồm việc nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và hoàn thành chúng trong thời gian được chỉ định. Bạn có thể áp dụng phương pháp này cho email bằng cách gộp tất cả các hoạt động liên quan đến email vào các khoảng thời gian cụ thể.
Vì đọc hoặc trả lời email không nhất thiết là một công việc đòi hỏi trí óc, bạn có thể dành thời gian ra khỏi giờ làm việc hiệu quả của mình để làm việc này, chẳng hạn như vào sáng sớm hoặc chiều muộn, tùy thuộc vào loại thời gian của bạn. Chiến lược này có thể giúp bạn tránh bị cám dỗ liên tục kiểm tra email và bị cuốn vào vòng xoáy email.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng phân bổ thời gian như Lịch Google để chặn thời gian cho các hoạt động liên quan đến email. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thông báo email của mình để chỉ đến trong các khoảng thời gian hoạt động email của bạn.
2. Hủy đăng ký nhận các email không cần thiết
Tất cả những bản tin buồn tẻ và email quảng cáo mà bạn đã đăng ký từ nhiều năm trước nhưng không bao giờ đọc có thể là nguồn gây quá tải email đáng kể. Việc hủy đăng ký nhận những email này có thể làm thay đổi hộp thư đến của bạn.
Có nhiều cách để hủy đăng ký nhận email, nhưng cách phổ biến nhất là tìm liên kết “hủy đăng ký” ở cuối email. Tuy nhiên, nếu bạn đã đăng ký hàng trăm email, hủy đăng ký từng email một có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Trong trường hợp này, có nhiều công cụ có thể giúp bạn sắp xếp email của mình, bao gồm Unroll.me, cho phép bạn hủy đăng ký hàng loạt email chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Cuối cùng, bạn cũng có thể thiết lập một tài khoản email riêng cho các thư khuyến mại để khai báo hộp thư đến chính của mình. Bằng cách này, bạn chỉ giới hạn quyền truy cập vào địa chỉ email chính / cơ quan của mình đối với các thư quan trọng.
3. Thiết lập bộ lọc email
Bộ lọc quản lý hiệu quả email của bạn bằng cách tự động sắp xếp thư của bạn vào các thư mục cụ thể dựa trên các tiêu chí nhất định. Ví dụ:bạn có thể thiết lập bộ lọc để tự động xóa email từ một người gửi cụ thể trước khi nó đến hộp thư đến của bạn.
Bộ lọc có thể giúp bạn quản lý email của mình hiệu quả hơn bằng cách:
- Giúp bạn luôn ngăn nắp.
- Ngăn các email không liên quan làm lộn xộn hộp thư đến của bạn.
- Cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy email dựa trên các tiêu chí cụ thể.
Bạn có thể thiết lập bộ lọc trong ứng dụng email của mình; ví dụ:bạn có thể tận dụng các bộ lọc Gmail thông minh này hoặc sử dụng dịch vụ lọc email như SaneBox.
4. Sử dụng các công cụ giao tiếp khác
Tốt nhất, email không nên là phương tiện giao tiếp duy nhất tại nơi làm việc của bạn. Bạn có thể sử dụng email cho các mục đích cụ thể, chẳng hạn như để cập nhật khách hàng về một dự án hoặc để cung cấp nội dung dạng dài.
Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp nội bộ khác, chẳng hạn như:
- Slack là ứng dụng nhắn tin công việc cho phép bạn giao tiếp với đồng nghiệp và nhóm. Bạn có thể sử dụng nó cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như chia sẻ tệp, trò chuyện nhóm và tạo kênh cho các dự án cụ thể.
- Twist là một công cụ giao tiếp không đồng bộ cho phép đồng nghiệp trao đổi tin nhắn mà không bị áp lực hoặc mong đợi phản hồi tức thì. Nó là lý tưởng cho các nhóm muốn vượt qua sự gián đoạn liên tục từ các thông báo và kiểm soát nhiều hơn thời gian của họ.
- Asana là một công cụ quản lý dự án cho phép bạn theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ, chia sẻ tệp và giao tiếp với các thành viên trong nhóm. Nó là một công cụ tuyệt vời cho công việc dựa trên dự án hoặc các nhóm cần cộng tác trong các nhiệm vụ.
- Spike là giải pháp email tất cả trong một có thể giúp bạn khắc phục tình trạng quá tải email và tăng năng suất. Bạn có thể sử dụng Spike để tích hợp tất cả các tài khoản email hiện có của mình, sắp xếp hộp thư đến, cộng tác với đồng nghiệp và hơn thế nữa.
Lấy lại quyền kiểm soát Hộp thư đến Email của bạn để Tăng năng suất của bạn
Quá tải email có thể là một nguyên nhân chính gây mất hiệu quả năng suất. Tuy nhiên, bằng cách tận dụng các chiến lược và công cụ được nêu trong bài viết này, bạn có thể giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến và giành lại quyền kiểm soát thông tin liên lạc qua email, nâng cao năng suất của bạn trong quá trình này.