Đa phần, dành hàng giờ ngày làm việc cho giao tiếp không phải cách dùng thời gian hiệu quả nhất. Lý tưởng, công cụ giao tiếp như email nên trao quyền bạn làm việc tốt nhất, không phải ngược lại.
Thật không may, email đã trở thành hình thức giao tiếp bao trùm dễ dàng hút hết ngày của bạn, cướp thời gian và năng suất.
Trong bài này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số chiến lược và công cụ thực tế chống quá tải email.
Quá Tải Email (Email Overload) Là Gì, Và Nó Ảnh Hưởng Như Thế Nào Đến Năng Suất?
Quá tải email là sự không thể theo kịp số lượng email bạn nhận hoặc gửi. Nó xảy ra khi bạn có nhiều tin nhắn trong hộp thư đến hơn bạn có thể xử lý hợp lý.
Vậy, dấu hiệu nào cho thấy bạn đang gặp khó khăn với quá tải email?
- Bạn cảm thấy luôn bị tụt hậu email và không bao giờ kịp xử lý xong.
- Bạn căng thẳng mỗi khi kiểm tra email vì có nhiều tin nhắn phải xử lý.
- Bạn nhận quá nhiều email theo dõi (follow-up) vì khó theo kịp tin nhắn.
- Bạn có thôi thúc mạnh kiểm tra email liên tục, ngay khi bận việc khác hoặc thậm chí khi cố gắng thư giãn ở nhà.
Bạn không cô đơn nếu trải qua một số triệu chứng này. Quá tải email là vấn đề phổ biến nhiều người gặp, nhưng chúng ta đến đây như thế nào? Có nhiều lý do quá tải email trở thành nỗi lo lớn, đáng chú ý nhất là áp dụng rộng rãi email làm giao tiếp nội bộ chính ở nơi làm việc.
Điều này tệ hơn với sự mở rộng lực lượng làm việc từ xa, vì tương tác trực tiếp chuyển thành email. Cuối cùng, văn hóa làm việc real-time và always-on (luôn trực tuyến) nghĩa là người ta kỳ vọng luôn sẵn sàng phản hồi email, ngay ngoài giờ làm việc.
Tất cả yếu tố này dẫn đến tình huống mọi người dành ngày càng nhiều thời gian cho email, dẫn đến hậu quả tiêu cực, bao gồm:
- Mức căng thẳng tăng
- Khó tập trung
- Khó đáp ứng hạn chót
- Cảm giác choáng ngợp tăng
- Giảm năng suất do chuyển ngữ cảnh (context switching).
Những hậu quả này không giới hạn cá nhân, chúng có hiệu ứng dây chuyền đến đội nhóm hoặc công ty. Vậy, làm sao chống quá tải email và lấy lại kiểm soát thời gian và năng suất?
Các Mẹo Tốt Nhất Chống Quá Tải Email
1. Nhóm Hoạt Động Email (Batch Email Activity)
Nhóm tác vụ (Task batching) là kỹ thuật năng suất hiệu quả liên quan đến gom các tác vụ tương tự và hoàn thành trong khung giờ chỉ định. Bạn có thể áp dụng cách này cho email bằng cách gom tất cả hoạt động liên quan email vào khung giờ cụ thể.
Vì đọc hoặc phản hồi email không nhất thiết là tác vụ tốn trí óc, bạn có thể dành thời gian ngoài giờ sản xuất để làm này, ví dụ, sớm sáng hoặc cuối chiều, tùy theo kiểu sinh học (chronotype) của bạn. Chiến lược này giúp tránh cám dỗ kiểm tra email liên tục và bị cuốn vào xoáy email.
Bạn có thể dùng ứng dụng chặn thời gian như Google Calendar để chặn thời gian cho hoạt động email. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thông báo email chỉ đến trong khung giờ hoạt động email.
2. Hủy Đăng Ký Email Không Cần Thiết
Những bản tin quảng cáo và email khuyến mãi bạn đăng ký nhiều năm trước nhưng chưa bao giờ đọc có thể là nguồn lớn của quá tải email. Hủy đăng ký từ các email này có thể dọn rác hộp thư đến.
Có nhiều cách hủy đăng ký email, nhưng phổ biến nhất là tìm liên kết "hủy đăng ký" (unsubscribe) cuối email. Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký hàng trăm email, hủy từng cái có thể nản chí. Nếu vậy, có nhiều công cụ giúp tổ chức email, bao gồm Unroll.me, cho phép hủy hàng loạt email chỉ với vài cú nhấp.
Cuối cùng, bạn cũng có thể thiết lập tài khoản email riêng cho tin nhắn quảng cáo để dọn dẹp hộp thư đến chính. Cách này, bạn giới hạn truy cập địa chỉ email chính/công việc cho tin nhắn quan trọng.
3. Thiết Lập Bộ Lọc Email (Email Filters)
Bộ lọc (Filters) quản lý email hiệu quả bằng cách tự động sắp xếp tin nhắn vào thư mục cụ thể dựa trên tiêu chí nhất định. Ví dụ, bạn có thể thiết lập bộ lọc tự động xóa email từ người gửi cụ thể trước khi nó đến hộp thư đến.
Bộ lọc giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn bằng:
- Giúp bạn giữ tổ chức.
- Ngăn email không liên quan làm rối hộp thư đến.
- Cho phép nhanh chóng tìm email dựa trên tiêu chí cụ thể.
Bạn có thể thiết lập bộ lọc trong ứng dụng email; ví dụ, bạn có thể tận dụng bộ lọc Gmail thông minh hoặc dùng dịch vụ lọc email như SaneBox.
4. Sử Dụng Công Cụ Giao Tiếp Khác
Lý tưởng, email không nên là phương tiện giao tiếp DUY NHẤT ở nơi làm việc. Bạn có thể dùng email cho mục đích cụ thể, ví dụ, cập nhật khách hàng về dự án hoặc giao nội dung dạng dài.
Trong nhiều trường hợp, bạn có thể dùng công cụ giao tiếp nội bộ khác, như:
- Slack là ứng dụng nhắn tin công việc cho phép giao tiếp với đồng nghiệp và đội nhóm. Dùng cho nhiều mục đích: chia sẻ tệp, trò chuyện nhóm, tạo kênh cho dự án cụ thể.
- Twist là công cụ giao tiếp bất đồng bộ (asynchronous) trao quyền đồng nghiệp trao đổi tin nhắn tanpa áp lực hoặc kỳ vọng phản hồi tức thì. Lý tưởng cho đội muốn vượt qua gián đoạn liên tục từ thông báo và kiểm soát thời gian tốt hơn.
- Asana là công cụ quản lý dự án cho phép theo dõi tiến độ nhiệm vụ, chia sẻ tệp, và giao tiếp với thành viên. Tuyệt vời cho công việc dựa trên dự án hoặc đội cần cộng tác nhiệm vụ.
- Spike là giải pháp email all-in-one giúp vượt quá tải email và tăng năng suất. Bạn có thể tích hợp tất cả tài khoản email hiện có, tổ chức hộp thư đến, cộng tác đồng nghiệp, và hơn nữa.
Lấy Lại Kiểm Soát Hộp Thư Để Tăng Năng Suất
Quá tải email có thể là kẻ giết hại năng suất lớn. Tuy nhiên, bằng cách tận dụng chiến lược và công cụ nêu trong bài, bạn có thể giảm rối loạn trong hộp thư đến và lấy lại kiểm soát giao tiếp email, từ đó tăng năng suất.