Dù bạn là nhà viết nội dung, marketer, lập trình viên hay freelancer, email là phần không thể thiếu của thế giới hiện đại.
Thực tế, đây là hình thức giao tiếp chuẩn nhất giữa các freelancer. Vì vậy, việc học các thực hành tốt nhất và ứng xử email rất quan trọng nếu bạn muốn thu hút và giữ chân khách hàng.
1. Thực hành phản hồi nhanh
Vì kinh doanh freelance phụ thuộc lớn vào giao tiếp email, phản hồi nhanh đã trở thành tiêu chuẩn mong đợi.
Trừ khi bạn đang dành thời gian cho gia đình và bạn bè, hãy luôn mục tiêu trả lời mọi email trong vòng 1 giờ. Nếu không thể, hãy trả lời trong cùng ngày trong giờ làm việc của khách hàng.
2. Làm rõ ý chính ngay từ đầu
Khách hàng không cần đọc email đến cuối, hoặc tệ hơn đọc nhiều lần mới hiểu ý bạn. Khi viết email, hãy nêu rõ thông điệp ngay từ đầu — trong tiêu đề hoặc nội dung.
Tiêu đề nên ngắn gọn, cụ thể. Trong thân email, nhấn mạnh chi tiết quan trọng bằng gạch đầu dòng (bullet points).
3. Kiểm tra kỹ ngữ pháp và chính tả
Email phản ánh hình ảnh của bạn. Nó cho thấy khách hàng mong đợi chất lượng công việc như thế nào từ bạn. Ngay chuyên gia giàu kinh nghiệm cũng hay lỡ chính tả, đặc biệt khi gõ trên điện thoại. Nhưng khách hàng sẽ không có ấn tượng tốt từ những lỗi này.
Sau khi soạn xong, hãy đọc to email để phát hiện lỗi ngữ pháp. Bạn cũng có thể dùng công cụ trực tuyến hỗ trợ thêm.
4. Giữ email ngắn gọn
Nếu bạn là nhà văn từ nền văn học, có thể khó khăn trong việc kháng cự văn phong hoa mỹ. Tuy nhiên, đối với người thường, đó chỉ là mật mã họ không thể giải mã!
Luôn giữ email ngắn gọn, đơn giản. Viết câu ngắn, dùng từ phổ biến. Nếu thông tin không vừa trong vài đoạn, tốt hơn nên lên lịch họp trực tuyến hoặc gọi điện thoại.
5. Trả lời tất cả câu hỏi
Điểm này có vẻ trái ngược với mẹo trước về việc giữ email ngắn. Nhưng bỏ qua câu hỏi của khách hàng vì muốn ngắn gọn là hành động thiếu tôn trọng.
Trả lời các câu hỏi trong từng phần của email ở các phần riêng biệt. Khách hàng sẽ biết bạn đọc kỹ email của họ. Khi chưa thể trả lời ngay, hãy nêu rõ khi nào bạn có thể.
6. Tuân theo định dạng đơn nhất, chuẩn mực
Khi viết email cho khách hàng, dùng một định dạng duy nhất cho mọi email. Đảm bảo cùng kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và cấu trúc văn bản. Nếu không có định dạng chuẩn, một luồng email sẽ trông rất lạ.
Đối với giao tiếp kinh doanh, dùng font như Arial, Calibri, Verdana. Cỡ 12 là an toàn. Không nên dùng font nhiều màu — hãy dùng đen.
7. Kết thúc bằng chữ ký
Bất kể địa vị chuyên nghiệp, luôn nên có chữ ký email với thông tin liên lạc ở cuối email. Điều này giúp người khác nhớ bạn và liên hệ ngay khi cần.
Thêm chữ ký cá nhân vào cuối email rất dễ dàng, và nó chỉ làm bạn trông chuyên nghiệp hơn. Thêm thông tin liên lạc vào chữ ký.
8. Sử dụng mẫu email Out-of-Office (Nghỉ việc)
Bạn có thể đi nghỉ nhưng khi làm freelance, hãy đảm bảo khách hàng biết. Bên cạnh việc thông báo trực tiếp qua email, việc có bộ phản hồi tự động khi vắng mặt rất tuyệt vời.
Khi làm việc với nhiều khách hàng, bạn cần quản lý hạn chót. Tương tự, khách hàng cần biết khi nào có thể mong đợi phản hồi từ bạn.
9. Luôn theo dõi (Follow-up)
Theo dõi lại với khách hàng rất cần thiết khi bạn mong đợi phản hồi nhưng không nhận được. Trong email follow-up, bạn có thể sao chép thông tin liên quan và đính kèm lại tệp quan trọng để khách hàng dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết.
10. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp
Dùng ngôn ngữ chuyên nghiệp chuẩn mực khi giao tiếp với khách hàng. Tránh dùng biểu tượng cảm xúc (emoticons) trong hội thoại trang trọng. Bắt đầu email bằng lời chào lịch sự và xưng hô trực tiếp tên khách hàng.
Không dùng VIẾT HOA TOÀN BỘ hoặc từ viết tắt như ASAP, RSVP. Cũng tốt hơn không dùng tên viết tắt của khách hàng.
11. Tránh trả lời khi bực bội hoặc giận dữ
Dù bạn làm freelance bao lâu, cảm thấy thất vọng và giận dữ vì công việc là điều khó tránh. Nếu email từ khách hàng khiến bạn bực, phản xạ tự nhiên là trả lời ngay.
Nhưng hãy luôn kiềm chế không trả lời khi bị cảm xúc cuốn theo. Giữ thái độ chuyên nghiệp và viết câu trả lời trang trọng khi đã bình tĩnh.
12. Giao tiếp bằng phương thức khác
Khi phát triển như một freelancer, bạn sẽ biết khi nào nên chuyển thảo luận xuống ngoài email. Khi chia sẻ thông tin nhạy cảm về thời gian, đừng chỉ dựa vào email. Luôn kết hợp với hình thức giao tiếp thời gian thực như cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn Slack.
13. Không cố gắng kết bạn
Bạn ở đây để xây dựng quan hệ kinh doanh với khách hàng, không phải kết bạn. Luôn an toàn khi không đùa giỡn hay cố tỏ ra thông minh với khách hàng. Gắn bó với thông tin và ý định của tin nhắn. Không vội thể hiện cá tính khi mối quan hệ vẫn chuyên nghiệp.
14. Không bỏ qua trả lời
Trả lời muộn hoặc bỏ qua email có thể làm bạn mất dự án. Nếu hộp thư đầy email bán hàng và bản tin rác, bạn có thể bỏ lỡ email quan trọng từ khách hàng.
Đánh dấu email từ khách hàng hiện tại là quan trọng (favorite) để chúng hiện lên đầu hộp thư. Để truy cập nhanh email công việc, hãy giữ hộp thư gọn gàng.
Ứng xử email thông minh sẽ gây ấn tượng với khách hàng
Để quản trị kinh doanh hiệu quả, gửi email là phần thiết yếu của quy trình. Hãy thử các mẹo nhanh này để soạn email chuyên nghiệp và trình bày bản thân thông minh, tốt hơn với khách hàng tiềm năng và hiện tại.