Cho dù bạn là người viết nội dung, nhà tiếp thị, nhà phát triển hay đang làm việc tự do, email là một phần không thể thiếu trong thế giới hiện đại của chúng ta.
Trên thực tế, nó là hình thức giao tiếp tiêu chuẩn nhất giữa những người làm nghề tự do. Do đó, điều quan trọng là phải tìm hiểu các phương pháp hay nhất để gửi email nếu bạn muốn thu hút và giữ chân khách hàng.
1. Thực hành Trả lời nhanh
Vì công việc kinh doanh tự do phụ thuộc vào việc liên lạc qua email trong thời gian dài, phản hồi nhanh chóng đã trở thành một tiêu chuẩn được mong đợi.
Trừ khi bạn đang dành thời gian cho gia đình và bạn bè, bạn nên luôn đặt mục tiêu trả lời tất cả các email của mình trong vòng một giờ. Nếu không được, hãy trả lời vào cùng ngày trong giờ làm việc của khách hàng.
2. Làm rõ quan điểm khi bắt đầu
Khách hàng của bạn không cần phải đọc email của bạn cho đến khi kết thúc, hoặc tệ hơn, nhiều lần, để hiểu ý bạn đang cố gắng thực hiện. Nếu bạn đang viết email, hãy nhớ trình bày rõ ràng thông điệp của bạn ngay ở phần đầu — trong chủ đề hoặc nội dung.
Chủ đề phải ngắn gọn và cụ thể. Trong phần nội dung email, hãy nhấn mạnh các chi tiết quan trọng nhất của bạn bằng cách sử dụng các gạch đầu dòng.
3. Kiểm tra kỹ ngữ pháp và chính tả
Email của bạn phản ánh con người của bạn. Nó sẽ cho thấy những gì khách hàng mong đợi ở bạn về chất lượng công việc. Ngay cả những chuyên gia giàu kinh nghiệm nhất cũng mắc lỗi chính tả, đặc biệt là khi gõ từ điện thoại thông minh. Tuy nhiên, khách hàng sẽ không có ấn tượng tốt ban đầu từ những sai lầm như vậy.
Sau khi soạn xong, hãy đọc to email để bạn có thể tìm ra những lỗi ngữ pháp. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trực tuyến để được hỗ trợ thêm.
4. Giữ cho nó ngắn gọn
Nếu bạn là một nhà văn xuất thân từ nền tảng văn học, có thể khó cưỡng lại bản thân trước việc viết bằng ngôn ngữ hoa mỹ. Tuy nhiên, đối với một người bình thường, nó sẽ chỉ trở thành mật mã mà họ không thể giải mã được!
Luôn giữ cho email của bạn ngắn gọn và đơn giản. Viết thành những câu nhỏ và sử dụng những từ mà mọi người đều biết. Nếu bạn phải truyền tải thông tin không phù hợp trong một vài đoạn văn, tốt hơn là bạn nên lên lịch một cuộc họp ảo hoặc cuộc gọi điện thoại.
5. Trả lời tất cả các truy vấn
Điểm này có vẻ mâu thuẫn với điểm trước đó, nơi chúng tôi yêu cầu bạn giữ cho email ngắn gọn. Chà, bỏ qua bất kỳ câu hỏi nào của khách hàng vì sự ngắn gọn sẽ là một hành động thiếu tôn trọng.
Giải quyết các truy vấn được hỏi trên mỗi phần của email trong các phần riêng biệt. Vì vậy, khách hàng biết rằng bạn đã đọc email của họ một cách chăm chú. Khi bạn không thể trả lời một câu hỏi ngay lập tức, hãy đề cập đến câu hỏi đó khi bạn có thể.
6. Tuân theo Định dạng Đơn và Chuẩn
Trong khi viết email cho khách hàng của bạn, hãy sử dụng một định dạng duy nhất cho tất cả các email. Đảm bảo sử dụng cùng một kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và cấu trúc văn bản trên mỗi email. Nếu bạn không có bất kỳ định dạng chuẩn nào, một chuỗi email sẽ trông rất kỳ lạ.
Đối với giao tiếp kinh doanh, bạn có thể sử dụng các phông chữ như Arial, Calibri và Verdana. Đối với kích thước, 12 là an toàn. Việc sử dụng các phông chữ nhiều màu sắc là không nên cho kiểu tương tác chuyên nghiệp này — hãy tập trung vào màu đen.
7. Kết thúc bằng chữ ký
Dù tình trạng chuyên môn của bạn là gì, bạn luôn nên có chữ ký email với thông tin liên hệ của bạn ở cuối email. Điều này giúp mọi người nhớ đến bạn để họ có thể liên hệ với bạn ngay lập tức bất cứ khi nào cần thiết.
Thêm chữ ký được cá nhân hóa vào cuối email thật dễ dàng và nó sẽ chỉ làm cho bạn trông chuyên nghiệp. Thêm chi tiết liên hệ của bạn vào chữ ký.
8. Sử dụng Mẫu Email Vắng mặt
Bạn có thể đi nghỉ nhưng trong khi làm việc tự do, hãy đảm bảo rằng khách hàng của bạn biết điều đó. Bên cạnh việc thông báo cá nhân cho họ qua email, sẽ thật tuyệt nếu có người trả lời không có mặt tại văn phòng.
Trong khi làm việc với nhiều khách hàng, bạn cần quản lý thời hạn. Tương tự như vậy, khách hàng của bạn cần biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi của bạn.
9. Luôn theo dõi
Theo dõi khách hàng của bạn là điều cần thiết khi bạn mong đợi nhận được câu trả lời nhưng không nhận được. Trong email tiếp theo, bạn có thể sao chép bất kỳ thông tin liên quan nào và đính kèm lại bất kỳ tệp quan trọng nào để giúp khách hàng dễ dàng tìm ra thông tin cần thiết.
10. Sử dụng đúng ngôn ngữ
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp tiêu chuẩn trong khi giao tiếp với khách hàng của bạn. Tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc trong các cuộc trò chuyện trang trọng như vậy. Bắt đầu email bằng một lời chào lịch sự và trực tiếp xưng hô với khách hàng bằng tên của họ.
Không sử dụng TẤT CẢ chữ viết hoa hoặc từ viết tắt như ASAP hoặc RSVP. Ngoài ra, tốt hơn là không nên sử dụng một dạng ngắn tên khách hàng của bạn.
11. Tránh trả lời khi khó chịu hoặc tức giận
Cho dù bạn đang kinh doanh nghề tự do bao lâu thì cảm giác thất vọng và tức giận vì công việc của bạn là điều chắc chắn sẽ xảy ra. Nếu một số email từ khách hàng khiến bạn khó chịu, bản năng tự nhiên sẽ là trả lời ngay lập tức.
Tuy nhiên, hãy luôn kiềm chế không trả lời khi bạn đang bị cảm xúc cuốn đi. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và viết một câu trả lời trau chuốt sau khi bạn bình tĩnh lại.
12. Giao tiếp bằng các phương pháp khác
Khi bạn phát triển với tư cách là một người làm việc tự do, bạn sẽ biết khi nào nên thực hiện cuộc thảo luận ngoại tuyến. Trong khi chia sẻ một số thông tin nhạy cảm về thời gian, đừng chỉ dựa vào email. Luôn ghép nối nó với bất kỳ hình thức giao tiếp thời gian thực nào như cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn Slack.
13. Đừng cố kết bạn
Bạn ở đây để xây dựng mối quan hệ kinh doanh với khách hàng của mình, không phải để kết bạn với họ. Luôn luôn an toàn nếu không hài hước hoặc khéo léo với khách hàng của bạn. Bám sát thông tin và mục đích của thông điệp của bạn. Không cần vội cho họ thấy cá tính của bạn trong khi bạn sắp có một mối quan hệ nghề nghiệp.
14. Đừng bỏ qua phần trả lời
Việc trễ trả lời email hoặc bỏ qua hoàn toàn có thể khiến bạn phải trả giá bằng một dự án. Nếu hộp thư đến của bạn chứa đầy email bán hàng và các bản tin không cần thiết, bạn có thể bỏ lỡ những email quan trọng từ khách hàng của mình.
Đánh dấu email từ khách hàng hiện tại là email yêu thích để bạn đưa chúng lên đầu hộp thư đến của mình. Để nhanh chóng truy cập vào tất cả các email liên quan đến công việc, hãy giữ cho email của bạn ngăn nắp.
Quy tắc email thông minh sẽ gây ấn tượng với khách hàng của bạn
Để quản lý một doanh nghiệp hiệu quả, gửi email là một phần thiết yếu của quy trình. Hãy thử các thủ thuật nhanh này để tạo ra một email chuyên nghiệp và thể hiện bản thân theo cách thông minh hơn và tốt hơn với khách hàng tiềm năng và hiện tại.