Bạn dùng Windows Phone như thế nào? Tôi biết nhiều người dùng nghiện kết hợp WhatsApp và chơi game Xbox Live. Người khác tận hưởng Windows Phone thuần túy nhờ các tùy chọn mạng xã hội (thừa nhận là ấn tượng).
Còn có những người tận dụng các công cụ năng suất. Email đương nhiên là một trong số đó (cùng với Microsoft Office di động) và Windows Phone cung cấp lựa chọn tài khoản rộng rãi. Dù bạn dùng điện thoại với hệ thống email doanh nghiệp hay chỉ cần kiểm tra tài khoản Hotmail/Windows Live/Outlook.com, Windows Phone (đặc biệt Windows Phone 8) cung cấp tất cả công cụ cần để kết nối tài khoản và đồng bộ dữ liệu vệ tinh như lịch, danh bạ và nhiệm vụ.
Thiết lập Tài khoản Email
Hầu hết tài khoản email có thể thiết lập dễ dàng trong Windows Phone.
Vào Settings > Email+accounts > Add an account (Cài đặt > Email+tài khoản > Thêm tài khoản) và thêm địa chỉ email và mật khẩu. Lưu ý bạn có thể dùng ô kiểm Show password (Hiện mật khẩu) để đảm bảo nhập đúng. Nhấn Next (Tiếp theo) để tiếp tục - tùy loại tài khoản, bạn sẽ có lựa chọn đồng bộ Email chỉ hoặc Email, contacts and calendar (Email, danh bạ và lịch).
Trong hầu hết trường hợp tài khoản sẽ được thiết lập tự động (điện thoại giao tiếp với máy chủ từ xa để kiểm tra tên máy chủ thư đến và đi), nhưng nếu không xảy ra, đừng lo. Công cụ nâng cao có sẵn để giúp bạn.
Tài khoản email cho Outlook.com, Exchange, Office 365, Hotmail, Google Mail, POP và IMAP đều có thể thiết lập.
Khi đã thêm tài khoản, bạn nên ghim nó lên màn hình Bắt đầu (Start screen). Làm bằng cách vào danh sách Apps, nhấn giữ và chọn Pin to start (Ghim vào Bắt đầu). Ô (tile) sẽ cập nhật khi có tin nhắn mới.
Cài đặt Nâng cao cho Email trong Windows Phone
Nếu bạn thấy không thể tự động thêm tài khoản email, bạn cần nhập cài đặt thủ công.
Cách làm: cuộn xuống dưới cùng màn hình Email+accounts > Add an account và chọn Advanced setup (Thiết lập nâng cao). Bạn sẽ thêm địa chỉ email và mật khẩu như trước, nhưng có thể chọn giữa Exchange ActiveSync và Internet Email. Cả hai cho phép nhập dữ liệu thủ công. Exchange ActiveSync cho phép chỉ định tên miền, tên máy chủ và lựa chọn nội dung đồng bộ, trong khi Internet Email (dùng để chỉ định chi tiết tài khoản IMAP và POP) yêu cầu tên máy chủ đến và đi, tùy chọn SSL và thời gian/khoảng cách đồng bộ.
Lưu ý Sync settings (Cài đặt đồng bộ) có thể chỉnh sửa qua cài đặt tài khoản của từng hộp thư riêng lẻ khi cần.
Vấn đề Google Mail
Với bản phát hành ban đầu của Windows Phone 8, có thể kết nối tài khoản Gmail dùng Exchange ActiveSync. Tuy nhiên, nhờ thay đổi của Google, từ 31/7/2013 điều này không còn khả thi (vấn đề kéo dài sang Windows 8). Lý do: Google muốn bỏ sự phụ thuộc vào EAS, ủng hộ IMAP, dùng khung CalDAV và CardDAV để đồng bộ danh bạ và lịch.
May mắn vấn đề này (dự kiến "nổ" từ tháng 1/2013) sẽ được khắc phục, Microsoft có đủ thời gian thêm các giao thức này vào Windows Phone.
Tuy nhiên, còn vấn đề khác với Gmail. Windows Phone hỗ trợ hội thoại theo luồng (threaded conversations), nhưng cách trình bày xung đột với Gmail. Kết quả khi trả lời email nhóm (đồng nghiệp MakeUseOf của tôi có thể làm chứng!) là hỗn độn, hội thoại email bị ngắt quãng bởi mã header (header code) nên ẩn mà hiển thị ra, và chỉ vài từ phản hồi.
Tắt Conversations (Hội thoại) trong cài đặt email (Inbox > Settings) sẽ ngăn điều này.
Liên kết Hộp thư Giữ Windows Phone Gọn Gàng
Tôi là fan hâm mộ lớn của việc triển khai Metro trên Windows Phone 8 (cải tiến từ phiên bản trước) nhưng có một điều rõ ràng, đúng cho bất kỳ nền tảng di động nào - có nhiều tài khoản email có thể rắc rối nếu có ô (tile) cho tất cả.
Cách giải quyết trên Windows Phone là dùng tính năng Linked inboxes (Hộp thư liên kết), truy cập qua menu trong bất kỳ hộp thư nào.
Bằng cách nhấn vào một trong danh sách other inboxes (hộp thư khác), bạn tạo nhóm, tất cả có thể kiểm tra từ một "khung nhìn" (view) hộp thư đơn lẻ. Các hộp thư liên kết cũng có thể đổi tên (cuộn xuống dưới màn hình) hoặc hủy liên kết khi cần (nhấn > unlink).
Linked Inboxes cho phép giảm số ô hộp thư trên màn hình Bắt đầu, giữ mọi thứ gọn gàng.
Gửi Đính kèm & Đặt Chữ ký
Gửi email mới đơn giản như mong đợi - mở hộp thư, nhấn + và nhập người nhận và tin nhắn (cũng có thể gửi qua People > [TÊN LIÊN HỆ] và nhấn địa chỉ email liệt kê). Khi gửi email, bạn có thể muốn thêm đính kèm - làm bằng cách nhấn biểu tượng ghim (paperclip).
Lưu ý đính kèm giới hạn ở hình ảnh - để chia sẻ tài liệu lưu trên điện thoại, mở nó trong Microsoft Office, nhấn menu và chọn Share… (Chia sẻ…).
Bạn cũng có thể nói email (dictate) dùng nút Speak (Nói), trong khi cờ ưu tiên (priority flags) và Cc/Bcc có thể đặt bằng cách nhấn nút menu.
Lưu ý cuối cho chủ Windows Phone dùng email - đặt chữ ký tùy chỉnh! Cấu hình trong màn hình Settings, nửa dưới màn hình. Chỉ cần nhấn trường và nhập chữ ký mới. Lưu ý bạn có thể gặp khó khăn sao chép chữ ký máy tính/browser thông thường, vì vậy hãy giữ nó đơn giản và hiệu quả.
Kết luận: Windows Phone 8 và Email
Tôi không khuyến khích ai dựa vào Windows Phone như giải pháp năng suất hoàn chỉnh cho văn phòng hàng ngày, nhưng ứng dụng email thực sự ấn tượng.
Hỗ trợ các loại tài khoản email khác nhau, đồng bộ lịch và danh bạ, công cụ chức năng cho đính kèm, đặt chữ ký và liên kết hộp thư (tính năng có từ phiên bản Windows Phone trước) làm cho gửi email trở thành nhiệm vụ nhanh chóng, thú vị, không để bạn mắc kẹt trong nhàm chán của việc trả lời email sau email thường làm mờ trải nghiệm máy tính để bàn.