Google Docs tạo ra sự cạnh tranh gay gắt cho Microsoft Word. Mặc dù có vẻ Docs là người yếu thế trong cuộc chiến này, khám phá Docs sẽ phát hiện nhiều tính năng ẩn. Một số trong đó bao gồm khả năng thêm chữ ký, so sánh hai tài liệu, và cộng tác. Dưới đây chúng tôi cung cấp những mẹo tốt nhất để chỉnh sửa Google Docs.
1. Cách hiển thị số lượng từ
Google Docs cho bạn kiểm tra tổng số từ của tài liệu. Nó cũng có thể được theo dõi khi gõ. Bạn thậm chí có thể theo dõi thay đổi làm cho tài liệu. Để dùng cả hai tính năng, làm theo hướng dẫn dưới đây:
1. Nhấp vào tùy chọn "Công cụ" (Tools) trong thanh menu và chọn "Đếm từ" (Word count). Bạn sẽ thấy số trang, từ, và ký tự trong cửa sổ bật lên.
Bạn cũng dùng phím tắt Ctrl + Shift + C (Windows) và Command + Shift + C (macOS) trong Google Docs để xem số từ.
2. Bật ô bên cạnh "Hiển thị số từ khi gõ" (Display word count while typing) và nhấp OK để xem số từ trực tiếp.
Trong khi đó, nếu bạn thích tính năng nói thành văn bản, bạn có thể dùng gõ giọng nói trong Google Docs.
Lưu ý: bạn cần bật đếm từ riêng cho từng tài liệu.
2. Cách thêm thụt lề treo (Hanging Indent)
Nếu bạn viết bài nghiên cứu cho trường hoặc công việc, bạn có thể được yêu cầu thêm thụt lề treo cho trang tài liệu tham khảo, danh mục tài liệu, v.v. Thụt lề treo cơ bản là di chuyển dòng thứ hai và các dòng tiếp theo của đoạn văn sang phải trong khi giữ dòng đầu tiên bên trái. Để thêm thụt lề treo vào tài liệu, làm theo các bước:
1. Chọn đoạn văn cần thiết. Bạn cũng có thể chọn nhiều đoạn.
2. Vào "Định dạng -> Căn chỉnh & Thụt lề -> Tùy chọn thụt lề" (Format -> Align & Indent -> Indentation Options).
3. Nhấp vào ô dưới "Thụt lề đặc biệt" (Special indent) và chọn "Treo" (Hanging).
4. Nhập thụt lề cần thiết trong các ô và nhấp nút "Áp dụng" (Apply).
Để hoàn tác thụt lề treo, lặp lại các bước và chọn "Không" (None) trong ô "Thụt lề đặc biệt".
3. Cách thêm gạch ngang (Strikethrough) cho văn bản
Bạn có thể thêm một đường ngang qua văn bản mà không hoàn toàn ẩn nó bằng cách thêm gạch ngang. Để làm vậy, làm theo hướng dẫn:
1. Chọn văn bản bạn muốn gạch ngang và nhấp "Định dạng" (Format) trong thanh menu.
2. Vào "Văn bản -> Gạch ngang" (Text -> Strikethrough).
Để hoàn tác gạch ngang, lặp lại các bước. Bạn cũng có thể chọn văn bản và vào "Định dạng -> Xóa định dạng" (Format -> Clear formatting). Tìm hiểu cách thêm chỉ số dưới (subscript) và chỉ số trên (superscript) vào Google Docs.
4. Cách tô sáng (Highlight) văn bản
Khi bạn chỉnh sửa Google Docs và quyết định muốn làm nổi bật một phần văn bản, bạn có thể tô sáng nó. Tô sáng sẽ đánh dấu văn bản bằng màu khác màu font thông thường. Vàng thường được dùng. Để tô sáng văn bản, làm theo hướng dẫn:
1. Chọn văn bản mong muốn.
2. Nhấp vào bút tô sáng (Highlighter pen) trong thanh công cụ định dạng.
3. Chọn màu tô sáng.
Để xóa tô sáng, nhấp vào tùy chọn "Không" (None) dưới bút tô sáng.
5. Cách thay đổi lề tài liệu
Google Docs cung cấp cách dễ dàng thay đổi lề cho trang tài liệu. Làm theo hướng dẫn:
1. Nhấp "Tệp" (File) trong thanh menu và vào "Thiết lập trang" (Page setup).
2. Thêm kích thước lề trong các ô có sẵn và nhấp nút OK.
Bạn cũng có thể thay đổi lề dùng đường kẻ thước (ruler guidelines).
6. Cách Tìm và Thay thế (Find and Replace) văn bản
Khi chỉnh sửa Google Docs, đôi khi bạn cần thay thế một số văn bản. Thay vì tìm thủ công, bạn có dùng tính năng Tìm và thay thế. Xem cách làm dưới đây:
1. Nhấp tùy chọn "Chỉnh sửa" (Edit) trong thanh menu và chọn "Tìm và thay thế" (Find and replace).
2. Nhập thuật ngữ bạn muốn thay thế trong ô "Tìm" (Find) theo sau bằng văn bản mới trong ô "Thay thế bằng" (Replace with).
3. Nếu tài liệu chứa nhiều lần xuất hiện của văn bản, chọn "Thay thế tất cả" (Replace all) và chọn "Thay thế" (Replace) nếu chỉ muốn thay một lần.
7. Cách chuyển đổi Google Docs sang PDF
Google Docs cung cấp chức năng tích hợp tải tài liệu như file PDF. Để làm này, làm theo hướng dẫn:
1. Chỉ cần nhấp "Tệp -> Tải xuống -> PDF".
Tương tự, bạn tải tài liệu dưới định dạng khác, như HTML, RTF, v.v. Tìm hiểu cách chuyển đổi Google Docs sang Word.
8. Cách xóa trang
Khi chỉnh sửa trong Google Docs, bạn có thể vô tình thêm trang trống hoặc muốn xóa hoàn toàn một trang. May mắn thay, Google Docs cung cấp cách dễ dàng xóa trang. Làm theo hướng dẫn:
1. Chọn toàn bộ nội dung trên trang và nhấn phím Delete trên bàn phím.
2. Nếu trang chưa bị xóa, nhấn phím Backspace để xóa trang. Bạn cũng có thể xóa nhiều trang cùng lúc.
9. Cách thêm tiêu đề và đề mục
Bạn có thể định dạng văn bản bằng cách thêm các kiểu có sẵn, như tiêu đề, đề mục, và phụ đề. Để thêm vào văn bản, làm theo hướng dẫn:
1. Chọn văn bản và nhấp vào hộp thả xuống bên cạnh hộp chọn font.
2. Chọn tùy chọn cần thiết từ danh sách.
10. Cách chèn hộp văn bản (Text Box)
Thông thường, bất kỳ nơi bạn đặt con trỏ trong Google Docs, bạn có thể bắt đầu tại điểm đó. Nhưng nếu muốn thêm văn bản trong khu vực giới hạn trong Google Docs, dùng tính năng Vẽ (Drawing) để chèn hộp văn bản. Làm theo hướng dẫn:
1. Trên Google Doc, nhấp "Chèn" (Insert) trong menu trên cùng.
2. Chọn "Vẽ -> Mới" (Drawing -> New) và cửa sổ vẽ sẽ mở.
3. Nhấp vào biểu tượng Hộp văn bản (Text box).
4. Dùng chuột, vẽ hộp văn bản trên canvas, sau đó bắt đầu gõ dữ liệu vào hộp.
5. Dùng công cụ định dạng để định dạng văn bản theo nhu cầu.
6. Nhấp "Lưu" (Save) và đóng để chèn hộp văn bản vào Doc.
7. Nhấp đúp vào hộp văn bản trong tài liệu để chỉnh sửa văn bản và định dạng.
11. Cách thêm biểu đồ (Graphs)
1. Nhấp tùy chọn Chèn (Insert) và chọn Biểu đồ (Graph).
Google Docs cho bạn cả tạo và nhập biểu đồ trong tài liệu. Bạn có thể có biểu đồ cột, biểu đồ tròn, và hơn thế. Để thêm biểu đồ, làm theo hướng dẫn:
2. Chọn loại biểu đồ.
3. Nếu muốn nhập dữ liệu từ Google Sheets, chọn tùy chọn Google Sheets.
12. Cách thêm sơ đồ quy trình (Flowcharts)
Google Docs không cung cấp cách gốc tạo sơ đồ quy trình. Tuy nhiên, bạn có thể tạo sơ đồ quy trình trong Google Docs dùng Google Drawings. Làm theo hướng dẫn:
1. Mở tài liệu Docs và nhấp "Chèn -> Vẽ -> Mới".
2. Nhấp biểu tượng Hình dạng (Shape) ở trên và thêm hình dạng mong muốn lên canvas.
3. Nhấp biểu tượng Hộp văn bản để thêm văn bản như mô tả phần trên.
4. Chỉnh sửa sơ đồ quy trình theo nhu cầu.
13. Cách thêm font mới
Ngoài các font có sẵn trong Google Docs, bạn có thể thêm và cài đặt thêm. Làm theo hướng dẫn:
1. Nhấp vào menu thả xuống Font trong thanh công cụ định dạng và chọn "Nhiều font hơn" (More fonts).
2. Nhấp vào font bạn muốn thêm. Nếu muốn cài font bên ngoài, bạn phải dùng tiện ích mở rộng Extensis fonts.
14. Cách thêm nền tùy chỉnh
Muốn làm tài liệu Google Docs hơi khác biệt? Thử dùng nền tùy chỉnh. Để làm vậy, làm theo hướng dẫn:
1. Thêm hình ảnh nền bằng cách nhấp "Chèn -> Hình ảnh".
2. Chọn vị trí bạn muốn thêm hình ảnh nền.
3. Bạn tìm nền bằng cách chọn tùy chọn "Tìm trên web" (Search on web).
4. Nhấp vào hình ảnh sau khi thêm.
5. Từ tùy chọn căn chỉnh hình ảnh, nhấp "Sau văn bản" (Behind text).
6. Tăng kích thước hình ảnh để lấp đầy nền.
15. Cách thêm viền (Border)
Thật tiếc, Google Docs không cung cấp tùy chọn chuyên dụng thêm viền cho trang. Tuy nhiên, bạn có thể dùng bảng để thêm viền. Bạn cần thêm bảng 1*1 vào tài liệu. Để làm vậy, làm theo hướng dẫn:
1. Mở tài liệu và nhấp "Chèn -> Bảng -> 1*1".
2. Tăng kích thước bảng để vừa cạnh tài liệu từ mép này sang mép kia.
3. Bạn có thể tùy chỉnh bảng dùng các tùy chọn có sẵn trong thanh menu.
Cách khác thêm viền là chèn hình dạng dùng Google Drawings.
16. Cách liên kết trong tài liệu
Ngoài liên kết đến đường dẫn bên ngoài, bạn có thể liên kết đến một đoạn văn trong cùng tài liệu. Để làm vậy, làm theo hướng dẫn:
1. Chọn văn bản bạn muốn và nhấp chuột phải.
2. Chọn "Liên kết" (Link) từ menu.
3. Trên cửa sổ Liên kết, nhấp "Đề mục và dấu trang" (Headings and bookmarks).
4. Chọn đoạn văn bạn muốn liên kết từ.
17. Cách thêm dấu nước (Watermarks)
Bạn có thể thêm dấu nước vào Google Docs theo nhiều cách bằng cách làm theo hướng dẫn:
1. Thêm hộp văn bản dùng Drawings như trước.
2. Chèn văn bản hoặc hình ảnh bạn muốn dùng làm dấu nước.
3. Để chèn hình ảnh dấu nước vào tài liệu, nhấp tùy chọn căn chỉnh "Sau văn bản" (Behind text).
Nếu kết quả cuối không như mong đợi, chọn tùy chọn căn chỉnh "Trước văn bản" (In front of the text) và điều chỉnh độ trong suốt của hình ảnh dưới tùy chọn "Hình ảnh" (Image options).
Nhiều mẹo tùy chỉnh hơn cho Google Docs
Ngoài các mẹo đã đề cập, để chỉnh sửa Google Docs sâu hơn, bạn có thể thêm mục lục, sắp xếp tài liệu theo chữ cái, và dùng Docs ngoại tuyến. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh Google Docs cho phù hợp yêu cầu. Ví dụ, bạn có thể dùng Google Docs ở chế độ tối (dark mode) và làm mọi thứ dễ dàng hơn bằng cách dùng mẫu (templates) và tiện ích mở rộng (add-ons) của Google Docs.