Rất có thể bạn không còn sử dụng Microsoft Word nữa. Vào năm 2016, nhiều khả năng bạn sẽ trở lại quán cà phê độc lập, làm việc từ đám mây và cộng tác chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp của mình. Và bạn có thể sử dụng Google Documents để làm điều đó.
Nhưng bạn có đang tận dụng tối đa Tài liệu không và bạn có thực sự biết tài liệu này thực sự có khả năng gì không? Nếu bạn không chắc, thì đây là năm mẹo và thủ thuật sẽ giúp công việc dựa trên từ của bạn trên đám mây dễ dàng hơn.
1. Chỉnh sửa tài liệu Word mà không cần chuyển đổi sang tài liệu
Google Docs rất tốt trong việc xử lý các tài liệu Word (.doc và .docx), chuyển đổi chúng thành định dạng “.gdoc” rất tốt và cho phép bạn tiếp tục làm việc với chúng.
Tuy nhiên, có rất nhiều khi việc giữ tài liệu Word ở định dạng ban đầu sẽ thuận tiện hơn, chẳng hạn như nếu bạn cần gửi lại tài liệu cho một người chỉ sử dụng Word. Để thực hiện việc này, hãy tải xuống tiện ích mở rộng Chỉnh sửa Office dành cho Tài liệu, Trang tính &Trang trình bày, cho phép bạn làm việc trên các tài liệu “.doc” như thể chúng là Google Tài liệu.
Chỉ cần cài đặt tiện ích mở rộng, mở tài liệu Word trong Google Tài liệu và làm việc trên đó như bình thường. Nó sẽ tự động lưu ở định dạng Word gốc.
2. Làm việc ngoại tuyến trên tài liệu của bạn
Việc Google Tài liệu cho phép bạn làm việc ngoại tuyến hiệu quả như trực tuyến không còn là bí mật, nhưng bạn sẽ dễ nhầm lẫn về cách thực hiện chính xác.
Để thực hiện, bạn thực sự cần truy cập drive.google.com thay vì docs.google.com . Khi bạn đã ở đó, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải, chọn Cài đặt, sau đó đánh dấu vào hộp “Đồng bộ hóa Google Tài liệu” trong phần “Ngoại tuyến”.
Đó là nó! Hãy nhớ rằng bạn không thể chọn từng tài liệu để chỉnh sửa ngoại tuyến, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có dung lượng ổ cứng để chứa tất cả tài liệu của mình khi bạn đồng bộ hóa để sử dụng ngoại tuyến.
3. Tìm và Chèn Hình ảnh Bạn Được phép Sử dụng
Khi bạn làm việc trong lĩnh vực xuất bản trực tuyến, bạn sẽ đánh giá cao tầm quan trọng của việc sử dụng hình ảnh mà bạn được phép hợp pháp hoặc có thể gặp rắc rối khi chủ sở hữu hình ảnh đến gõ cửa nhà bạn với một đội luật sư!
Google Tài liệu có một giải pháp tuyệt vời cho việc này bằng cách sử dụng tính năng “Khám phá” tiện dụng. Chỉ cần đánh dấu từ hoặc cụm từ trong tài liệu mà bạn muốn tìm hình ảnh, sau đó nhấp vào “Công cụ -> Khám phá”.
Thao tác này sẽ mở ra một ngăn ở bên phải tài liệu của bạn, hiển thị toàn bộ thông tin từ Web liên quan đến văn bản được đánh dấu của bạn. Một trong những phần này sẽ hiển thị hình ảnh từ Google Hình ảnh, tất cả đều đã được gắn nhãn để sử dụng lại, giúp bạn không gặp vấn đề gì khi sử dụng chúng. Nhấp vào “Thêm” bên cạnh “Hình ảnh” để xem thêm, sau đó chỉ cần nhấp vào hình ảnh để chèn hình ảnh đó vào tài liệu của bạn.
4. Đề xuất chỉnh sửa
Nếu bạn đang cộng tác trên một tài liệu hoặc thậm chí nếu bạn đang làm việc một mình và chỉ muốn xem liệu một số văn bản có hoạt động tốt hơn trong tài liệu của bạn so với những gì đã có trước đó hay không, thì việc ghi chú các chỉnh sửa được đề xuất là vô cùng hữu ích, mà sau đó tác giả có thể chấp nhận hoặc từ chối tùy ý.
Làm điều này rất dễ dàng. Trong Google Tài liệu, chỉ cần nhấp vào biểu tượng bút chì ở trên cùng bên phải (với từ “Chỉnh sửa” bên cạnh), sau đó nhấp vào “Đề xuất”. Bất kỳ chỉnh sửa nào bạn thực hiện trong chế độ này sẽ được hiển thị dưới dạng nhận xét ở bên phải của tài liệu. Sau đó, những người khác (hoặc bạn) có thể trả lời đề xuất, để lại phản hồi về đề xuất đó hoặc sử dụng dấu tích hoặc biểu tượng dấu chéo để chấp nhận hoặc từ chối đề xuất.
5. Thêm các ký hiệu đặc biệt vào tài liệu của bạn
Những biểu tượng đặc biệt là điều cấm kỵ đối với bất kỳ ai cố gắng viết chúng và luôn là một nỗi đau được đảm bảo để thử và chèn vào. Nhưng có một số cách bạn có thể thực hiện trong Tài liệu.
Một điều bạn có thể làm là đi tới “Chèn -> Ký tự đặc biệt”, nơi bạn có thể tìm kiếm ký hiệu bạn muốn bằng cách nhập tên gọi của nó hoặc vẽ nó vào hộp bên phải.
Ngoài ra, hãy đi tới “Công cụ -> Tùy chọn” và bạn có thể viết bằng các phím tắt chuyển đổi thành ký hiệu, vì vậy theo mặc định (c) chuyển đổi thành ©, (r) chuyển đổi thành ®, v.v. Bạn có thể chèn bất kỳ biểu tượng nào bạn thích vào hộp “Với”, sau đó nhập phím tắt ưa thích của bạn cho biểu tượng đó vào hộp “Thay thế”.
Kết luận
Google Tài liệu sẽ vẫn giống như lãnh thổ mới đối với nhiều người và không thể phủ nhận rằng Microsoft Word có bộ công cụ lớn hơn cho nhu cầu xử lý văn bản của bạn. Nhưng Docs không ngừng phát triển và cải tiến và những mẹo này chứng minh rằng nó có thể làm được một số điều mà ngay cả Word tuyệt vời cũng không thể!