Có khả năng cao bạn không còn dùng Microsoft Word nữa. Năm 2016, bạn có thể đang ngồi nhàn nhã ở quán cà phê độc lập, làm việc từ đám mây và cộng tác chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp. Và bạn có thể đang dùng Google Docs để làm điều đó.
Nhưng bạn có đang tận dụng tối đa Docs, và có thực sự biết nó có thể làm gì không? Nếu không chắc chắn, đây là 5 mẹo và thủ thuật sẽ làm cho công việc văn bản trên đám mây dễ dàng hơn.
1. Chỉnh Sửa Tài Liệu Word Không Cần Chuyển Đổi Sang Docs
Google Docs xử lý tốt tài liệu Word (.doc và .docx), chuyển đổi chúng sang định dạng ".gdoc" đẹp mắt và cho bạn tiếp tục làm việc trên đó.
Nhưng có nhiều lúc tiện hơn giữ tài liệu Word ở định dạng gốc, ví dụ nếu cần gửi tài liệu lại cho ai đó chỉ dùng Word. Để làm điều này, tải tiện ích mở rộng Office Editing for Docs, Sheets & Slides, cho phép bạn làm việc trên tài liệu ".doc" như thể chúng là Google Docs.
Chỉ cần cài tiện ích, mở tài liệu Word trong Google Docs, và làm việc như bình thường. Nó sẽ tự động lưu ở định dạng Word gốc.
2. Làm Việc Trên Tài Liệu Ngoại Tuyến
Không còn bí mật là Google Docs cho phép làm việc ngoại tuyến hiệu quả như trực tuyến, nhưng dễ nhầm lẫn về cách chính xác làm thế nào.
Để làm được, bạn thực sự cần vào drive.google.com thay vì docs.google.com. Khi đã ở đó, click biểu tượng bánh răng góc trên bên phải, chọn Settings (Cài đặt), rồi tích ô "Sync Google Docs" (Đồng bộ Google Docs) trong phần "Offline" (Ngoại tuyến).
Xong! Nhớ rằng bạn không thể chọn từng tài liệu riêng lẻ để chỉnh sửa ngoại tuyến, nên hãy chắc chắn ổ cứng đủ dung lượng chứa tất cả tài liệu khi đồng bộ cho dùng ngoại tuyến.
3. Tìm Và Chèn Hình Ảnh Được Phép Sử Dụng
Khi làm việc xuất bản trực tuyến, bạn trân trọng tầm quan trọng của việc dùng hình ảnh được phép hợp pháp, nếu không rắc rối sẽ đến khi chủ sở hữu hình ảnh gõ cửa với đội luật sư!
Google Docs có giải pháp tuyệt vời nhờ tính năng "Explore" (Khám phá) tiện lợi. Chỉ cần highlight (tô đen) từ/ cụm từ trong tài liệu bạn muốn tìm ảnh, rồi click "Tools -> Explore" (Công cụ -> Khám phá).
Điều này mở ngăn bên phải tài liệu hiển thị hàng loạt thông tin từ Web liên quan đến văn bản bạn tô. Một trong các phần sẽ hiển thị hình ảnh từ Google Images, tất cả đều được gắn nhãn "được phép tái sử dụng" (labelled for reuse), khiến việc dùng chúng không thành vấn đề. Click "More" (Xem thêm) bên cạnh "Images" để xem thêm, rồi click một ảnh để chèn vào tài liệu.
4. Đề Xuất Chỉnh Sửa (Suggest Edits)
Nếu bạn cộng tác trên tài liệu, hoặc thậm chí làm việc đơn độc và chỉ muốn xem văn bản nào hay hơn trong tài liệu so với trước đó, cực kỳ hữu ích khi có thể ghi chú chỉnh sửa đề xuất, mà tác giả có thể chấp nhận hoặc từ chối tùy ý.
Làm điều này dễ dàng. Trong Google Docs chỉ cần click biểu tượng bút chì ở góc trên bên phải (có chữ "Editing" bên cạnh), rồi click "Suggesting" (Đề xuất). Mọi chỉnh sửa bạn làm ở chế độ này sẽ hiển thị như bình luận bên phải tài liệu. Người khác (hoặc bạn) có thể trả lời đề xuất, để phản hồi, hoặc dùng dấu tích/chéo để chấp nhận/từ chối đề xuất.
5. Thêm Ký Hiệu Đặc Biệt Vào Tài Liệu
Ký hiệu đặc biệt là "kẻ thù" của bất kỳ ai cố gắng gõ chúng, và luôn là nỗi đau đầu chắc chắn khi cố chèn. Nhưng có vài cách làm trong Docs.
Một cách: vào "Insert -> Special characters" (Chèn -> Ký tự đặc biệt) nơi bạn tìm ký hiệu muốn bằng cách gõ tên nó hoặc vẽ nó trong hộp bên phải.
Thay vào đó, vào "Tools -> Preferences" (Công cụ -> Tùy chọn), bạn có thể viết phím tắt chuyển thành ký hiệu, nên mặc định (c) thành ©, (r) thành ®, v.v. Bạn có thể chèn bất kỳ ký hiệu nào vào hộp "With", sau đó gõ phím tắt ưa thích vào hộp "Replace".
Kết Luận
Google Docs vẫn còn lạ với nhiều người, và không thể phủ nhận Microsoft Word có bộ công cụ lớn hơn cho nhu cầu xử lý văn bản. Nhưng Docs liên tục phát triển và cải tiến, và những mẹo này chứng minh nó làm được những điều ngay cả Word vĩ đại cũng không làm được!