Nếu bạn chỉ coi Google Drive như một kết xuất tệp, bạn có thể đang sử dụng tiềm năng của nó rất nhiều. Phiên bản hiện tại của nó cung cấp mọi thứ, từ một bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh đến các tính năng cộng tác nâng cao và đồng bộ hóa với các ứng dụng đa dạng.
Các mẹo và thủ thuật sử dụng Google Drive sau đây sẽ giúp bạn đạt được sự đơn giản và hiệu quả hơn cho công việc hàng ngày.
1. Kéo văn bản ra khỏi hình ảnh
Google Drive cho phép bạn lấy ra văn bản từ hình ảnh bằng tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) của nó. Chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp hình ảnh PDF hoặc JPEG / PNG nào và mở tệp đó bằng Google Tài liệu. Công cụ OCR nhanh chóng chuyển đổi hình ảnh thành văn bản, cho phép bạn sao chép và dán nó một cách tự do.
Tính năng này thực sự hữu ích nếu bạn có tệp PDF được bảo vệ chống ghi hoặc các trang được quét của sách. Chỉ cần nhớ chuyển đổi từ các hình ảnh rõ ràng, có độ phân giải cao chứa kiểu chữ bình thường như Arial hoặc Verdana.
2. Tìm kiếm như một chuyên gia
Google Drive có tính năng tìm kiếm nâng cao nhanh chóng dẫn bạn đến tài liệu chính xác. Cho dù đó là từ khóa bạn đã nhớ hay một phạm vi ngày nhất định, bạn sẽ nhận được kết quả trực quan. Sử dụng công cụ OCR, nó cũng tìm kiếm văn bản bên trong hình ảnh và tệp PDF.
Với sự ra đời gần đây của Học máy trong Google Drive, việc tìm kiếm tài liệu phù hợp của bạn trở nên nhanh hơn.
3. Trò chuyện với bạn bè và cùng nhau chỉnh sửa tài liệu
Google Drive là một cách tuyệt vời để bạn trò chuyện với bạn bè và cộng tác qua Google Trang tính, Tài liệu hoặc Trang trình bày. Chỉ cần gửi cho họ một lời mời qua Gmail và toàn bộ nhóm của bạn sẽ cùng nhau chỉnh sửa tài liệu ngay lập tức.
Có nhiều công cụ cộng tác phổ biến như WebEx và GotoMeeting, nhưng theo ý kiến của tôi, tính năng này của Google Drive thay thế hoàn toàn chúng.
4. Gửi email trực tiếp từ ứng dụng email khách yêu thích của bạn
Nếu bạn đã lưu các địa chỉ email quan trọng trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày cũ, chỉ cần nhấp đúp để gửi email trực tiếp. Phần tốt nhất là nó không hạn chế bạn đối với Gmail. Bạn có thể dễ dàng sử dụng các ứng dụng email bên ngoài như Thunderbird và Outlook.
5. Theo dõi các Thay đổi Phiên bản
Một tài liệu có thể trải qua nhiều lần chỉnh sửa phiên bản mà chúng tôi không nhớ. Tuy nhiên, Google Drive luôn theo dõi các thay đổi phiên bản của bạn, đó là 100 lần chỉnh sửa hoặc 30 ngày, tùy theo thời gian nào ngắn hơn. Tuy nhiên, tôi rất ngạc nhiên khi thấy các bản chỉnh sửa phiên bản còn nguyên vẹn cho nhiều tài liệu của tôi có niên đại từ năm 2013.
6. Tạo Thư mục Google Drive trên PC chạy Windows 10
Bạn có thể dễ dàng tạo thư mục Google Drive trên PC chạy Windows 10. Nó có thể khá hữu ích vì nhiều lý do. Ví dụ:Google Drive giúp bạn đồng bộ hóa trực tiếp Google Photos của mình với ứng dụng Microsoft Photos bằng một ứng dụng khác có tên “Google Takeout”.
7. Làm việc với nhiều tài khoản Google Drive
Bạn có cảm thấy bị hạn chế bởi dung lượng lưu trữ miễn phí 15 GB của Google Drive không? Nếu có nhiều tài khoản Gmail, bạn có thể quản lý các tài khoản Google Drive bổ sung trên nhiều tab trong cùng một cửa sổ trình duyệt. Không có thông tin như vậy về số lượng tài khoản được phép chính xác, nhưng một số loại chính sách “sử dụng hợp pháp” ngoài bốn hoặc năm tài khoản vẫn tồn tại.
Ngay cả ở mức tối thiểu, điều này có nghĩa là ít nhất 60 GB dung lượng trống sẽ giúp bạn thoải mái di chuyển xung quanh các tệp của mình.
8. Làm việc ngoại tuyến
Từ “Cài đặt”, bạn có thể bật phiên bản Google Drive ngoại tuyến để có thể làm việc với Trang tính, Tài liệu và Trang trình bày mà không cần Internet. Trước khi thực hiện, bạn phải kết nối Internet và sử dụng trình duyệt Chrome.
Sau đó, hãy cài đặt và bật tiện ích mở rộng Google Documents ngoại tuyến của Chrome.
9. Kết nối các ứng dụng khác
Bạn có thể kết nối các ứng dụng năng suất GSuite với Google Drive từ “Cài đặt”. Cho dù bạn muốn một nền PDF sinh lợi, Slack hay FormRecycler, có hàng trăm ứng dụng hữu ích để bạn lựa chọn.
10. Các mẹo khác được kết hợp
Google Drive cũng cho phép bạn xuất bản trực tiếp các tài liệu được chọn để bất kỳ ai có liên kết đó đều có thể xem chúng.
Ngoài ra còn có các phím tắt nếu bạn muốn nhanh chóng sàng lọc qua nhiều tài liệu. Nó thực hiện hầu hết tất cả các lệnh. Bạn chỉ phải nhớ một lệnh, Shift + # , để hiển thị danh sách đầy đủ các phím tắt còn lại.
Tóm tắt
Ngày nay, Google Drive không chỉ là một giải pháp lưu trữ tệp. Về năng suất và các tính năng cộng tác, Gmail, LibreOffice và Microsoft Office đều có sẵn.
Bạn đã sử dụng các tính năng và chức năng bổ sung này của Google Drive trước đây chưa? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.