Bạn có bao giờ hối hận ngay sau khi nhấn Gửi? Email đã bay đi, không thể thu hồi, dù bạn phát hiện lỗi chính tả hay ngữ pháp.
May mắn là Microsoft Outlook có tính năng cho phép trì hoãn gửi, tạo "khoảng lùi" để sửa lỗi sau khi bấm Gửi.
Trì hoãn gửi rất hữu ích: ví dụ khách hàng ở múi giờ khác, bạn không muốn email đến lúc 3 giờ sáng. Hãy lên lịch gửi vào giờ làm việc của họ.
Bài viết trình bày 2 phương pháp: Phương pháp 1 – trì hoãn một email đơn lẻ; Phương pháp 2 – tạo quy tắc trì hoãn tất cả email đi (tối đa 120 phút).
Lưu ý: Không lạm dụng trì hoãn quá lâu – một số phiên bản Outlook/sử dụng ngày gửi gốc để sắp xếp thư, người nhận có thể bỏ lỡ email. Hãy test kỹ trước khi dùng cho việc quan trọng.
Phương pháp 1: Trì hoãn gửi một email
Áp dụng cho Outlook 2016, 2013, 2010. (Outlook 2007 xem ghi chú).
Sau khi soạn thư, KHÔNG nhấn Gửi, làm theo:
- Tab Tùy chọn > Trì hoãn gửi.
Lưu ý Outlook 2007: Tùy chọn > Tùy chọn khác > Trì hoãn gửi. - Dưới Tùy chọn gửi, tích Không gửi trước, chọn ngày/giờ mong muốn.
Lưu ý Outlook 2007: Tùy chọn thư để chọn ngày/giờ. - Nhấn Gửi. Thư sẽ ở Hộp thư đi đến giờ hẹn.
Muốn gửi sớm hơn giờ đã đặt:
- Mở thư trong Hộp thư đi.
- Tab Tùy chọn > Trì hoãn gửi.
Lưu ý 2007: Tùy chọn > Tùy chọn khác > Trì hoãn gửi. - Bỏ tích Không gửi trước.
- Đóng cửa sổ, nhấn Gửi.
Phương pháp 2: Trì hoãn tất cả email bằng quy tắc
Tự động trì hoãn mọi thư đi một số phút (tối đa 120 phút).
- Cửa sổ Outlook chính > tab Tệp.
Lưu ý 2007: Công cụ > Quy tắc và Cảnh báo. - Nhấp Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
- Tab Quy tắc thư > Quy tắc mới.
- Chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi (bắt đầu từ quy tắc trống) > Tiếp theo.
- Danh sách điều kiện – không chọn gì để áp dụng cho tất cả thư > Tiếp theo.
- Nhấn Có xác nhận.
- Danh sách hành động – tích Trì hoãn gửi một số phút. Nhấp liên kết "một số" ở Bước 2, nhập số phút (dùng mũi tên lên/xuống) > OK.
- Nhấn Tiếp theo.
- Danh sách ngoại lệ – không chọn gì > Tiếp theo.
- Màn hình cuối: đặt tên quy tắc, tích Bật quy tắc này > Hoàn tất.
- Quay lại Quy tắc và Cảnh báo > tab Quy tắc thư – kiểm tra quy tắc vừa tạo đã tích chọn > Áp dụng.
Lưu ý quan trọng: Quy tắc không hoạt động nếu Outlook đóng. Hãy để Outlook mở để email gửi sau khi trì hoãn.
Tổng kết
Dù dùng phương pháp nào, hãy test kỹ trước khi tin cậy. Kiểm tra nhà cung cấp email dùng thời điểm bạn bấm Gửi hay thời điểm Outlook thực sự gửi sau trì hoãn.
Có nhiều tiện ích mở rộng hỗ trợ: SendLater, Email Scheduler, SetDeliveryTime (miễn phí). Nhưng cách gốc của Outlook thường đã đủ dùng.