Hầu hết nhà cung cấp email đều giới hạn dung lượng thư tối đa gửi/nhận. Điều này cần thiết để tránh lạm dụng email bằng tệp quá lớn.
Outlook từ chối gửi email có tệp đính kèm lớn hơn 20 MB, trong khi nhiều máy chủ email cho phép 25 MB trở lên. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể gửi thư lớn hơn 20 MB nếu máy chủ email của bạn hỗ trợ.
Khi gửi tệp > 20 MB, Outlook báo: "Kích thước tệp đính kèm vượt quá giới hạn cho phép" hoặc "Tệp bạn đính kèm lớn hơn giới hạn máy chủ cho phép".
Có عدة cách giải quyết:
- Tải tệp lớn lên đám mây (Google Drive, OneDrive...) rồi gửi liên kết – miễn phí lên tới 15 GB.
- Tăng giới hạn mặc định của Outlook để khớp với máy chủ email. Với Gmail cải thiện không lớn, nhưng với máy chủ tự lưu trữ (self-hosted) hoặc Exchange thì tăng được rất cao.
Phương pháp 1: Thay đổi giới hạn trong Registry Editor
Sửa tham số MaximumAttachmentSize trong Registry. Các bước:
- Nhấn Win + R, gõ regedit, nhấn Enter.
- Nhấn Có tại UAC.
- Điều hướng đến thư mục Preferences theo phiên bản Outlook:
- Outlook 2016: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 14.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 12.0 \ Outlook \ Preferences
- Chuột phải thư mục Preferences > Mới > Giá trị DWORD (32-bit).
- Đặt tên: MaximumAttachmentSize. Chọn Thập phân, nhập giá trị tính bằng KB. Ví dụ 25 MB = 25600. Nên để dư 500 KB an toàn.
Lưu ý: Với Exchange, không đặt MaximumAttachmentSize lớn hơn giới hạn tài khoản, thư sẽ không gửi. Cũng không để giá trị 0 – sẽ khiến mọi email không gửi được. - Nhấn OK, đóng Registry Editor.
- Thử gửi email kèm tệp lớn hơn giới hạn cũ.
Phương pháp 2: Dùng Kutools for Outlook
Nếu thao tác Registry phức tạp, Kutools for Outlook (tiện ích mở rộng) tự động hóa việc này. Kutools tương thích Outlook 2016, 2013, 2010, Office 365.
Lưu ý: Kutools không vượt qua giới hạn của nhà cung cấp email – nó chỉ thay đổi cài đặt Outlook như phương pháp 1 nhưng dễ dàng hơn.
Thay đổi kích thước tối đa với Kutools
- Đóng hoàn toàn Outlook.
- Tải cài đặt Kutools for Outlook từ liên kết uy tín.
- Mở Outlook, tab Kutools mới xuất hiện > nhấp đúp Tùy chọn.
- Chọn tab Khác, nhập giới hạn mong muốn (tính bằng KB) vào ô Kích thước tệp đính kèm tối đa.
Lưu ý: Giá trị phải nhỏ hơn giới hạn nhà cung cấp email. Không đặt 0. - Nhấn OK, khởi động lại Outlook.
Phương pháp 3: Sử dụng công cụ nén email
Giải pháp thanh lịch hơn: dùng công cụ nén tự động như WinZip Express – tích hợp liền mạch, đáng tin cậy.
WinZip Express nén tệp thành Zip, tải lên đám mây, thay thế tệp đính kèm bằng liên kết tải xuống. Giúp vượt qua mọi giới hạn dung lượng, còn cung cấp mã hóa bảo mật.
Tương thích Outlook 2013, 2010, 2007. Cài đặt miễn phí. Sau cài đặt, nhóm WinZip Express xuất hiện trên thanh menu.
Vào menu Sử dụng dịch vụ đám mây để chọn dịch vụ lưu trữ. Khi nhấn Gửi, WinZip kiểm tra dung lượng: nếu vượt giới hạn, nén & tải lên đám mây, thay bằng liên kết tải xuống.
