Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều giới hạn kích thước email tối đa mà một tài khoản có thể gửi hoặc nhận. Nhưng đó thực sự là một hạn chế cần thiết - nếu không, email có thể dễ dàng bị khai thác do chứa đầy các email rất lớn.
Nếu bạn cố gắng gửi một email vượt quá giới hạn tối đa của người nhận, email đó sẽ bị trả lại và bạn sẽ nhận được lỗi trong hộp thư của mình. Outlook từ chối gửi email có tệp đính kèm lớn hơn 20MB. Điều đó thật bất tiện, vì hầu hết các máy chủ email đều cho phép người dùng gửi các email có dung lượng 25 MB hoặc lớn hơn. Tuy nhiên, có nhiều cách để gửi thư lớn hơn 20 MB bằng Outlook, miễn là bạn đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ email của bạn chấp nhận nó.
Nếu bạn cố gắng gửi một tệp lớn hơn 20 MB trong Outlook, bạn sẽ nhận được thông báo tương tự như “Kích thước tệp đính kèm vượt quá giới hạn cho phép.” Một biến thể khác của lỗi này là “Tệp bạn đang đính kèm lớn hơn mức máy chủ cho phép.”
Nếu bạn đang ở trong tình huống này, có một số cách để giải quyết vấn đề này. Một cách để giảm thiểu vấn đề là tải lên các tệp đính kèm lớn trên các ổ đĩa đám mây và chỉ gửi liên kết đến người nhận thông qua email. Máy chủ đám mây sẽ cho phép bạn tải lên các tệp có dung lượng lên tới 15 GB miễn phí.
Một giải pháp khác thanh lịch hơn sẽ là tăng giới hạn tệp đính kèm mặc định trong Outlook để phù hợp với kích thước mặc định của máy chủ email. Đối với Gmail và một số nhà cung cấp dịch vụ email khác, đây sẽ không phải là một cải tiến lớn, nhưng nếu bạn sử dụng máy chủ email tự lưu trữ hoặc Exchange, bạn có thể tiến xa hơn.
Dưới đây, bạn có một bộ sưu tập các phương pháp sẽ cho phép bạn gửi các tệp lớn hơn thông qua Outlook. Hãy xem!
Phương pháp 1:Thay đổi Giới hạn Kích thước Tệp đính kèm trong Trình chỉnh sửa Sổ đăng ký
Hướng dẫn bên dưới sẽ chỉ cho bạn cách chỉnh sửa sổ đăng ký để Outlook của bạn sẽ cho phép giới hạn tệp đính kèm lớn hơn. Chúng tôi sẽ sửa đổi thông số của MaximumAttachmentSize bằng cách sử dụng Trình chỉnh sửa sổ đăng ký . Đây là những gì bạn cần làm:
- Nhấn phím Win + R để mở Chạy hộp thoại. Nhập “ regedit ”Trong hộp bên cạnh Mở: và nhấn OK .
- Tùy thuộc vào phiên bản Windows của bạn, bạn sẽ được đưa đến Kiểm soát tài khoản người dùng hộp. Nhấp vào Có để thăng tiến.
- Từng là Trình chỉnh sửa sổ đăng ký được mở, điều hướng đến thư mục tùy chọn bằng cách làm theo các đường dẫn bên dưới. Đảm bảo rằng bạn đi theo đường dẫn thích hợp theo phiên bản Outlook của mình.
- Triển vọng 2016: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2013 :HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2010 :HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 14.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2007 :HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 12.0 \ Outlook \ Preferences
- Nhấp một lần vào thư mục Preferences để chọn nó. Với thư mục được chọn, chuyển đến Giá trị Mới> DWord (32-bit).
- Bây giờ hãy chọn Số thập phân và nhập giới hạn kích thước tệp đính kèm trong Dữ liệu giá trị hộp. Giới hạn kích thước cần được thêm bằng kilobyte. Ví dụ:nếu bạn muốn đặt giới hạn kích thước thành 25 MB , bạn cần nhập 25600 . Một phương pháp hay là giảm giới hạn Outlook để cho phép một số chỗ trống ít nhất 500 KB.
Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Exchange , không nên đặt Kích thước tối đa cao hơn tài khoản được phép. Nếu bạn không làm như vậy, tin nhắn sẽ không được gửi. Hơn nữa, đừng để giới hạn kích thước tệp là 0 vì nó sẽ khiến tất cả các email của bạn không thể gửi được. - Nhấn Ok và đóng trình chỉnh sửa sổ đăng ký.
- Thử gửi email qua Outlook với tệp đính kèm lớn hơn kích thước cho phép trước đó.
Phương pháp 2:Sửa đổi giới hạn kích thước mặc định với Kutools
Nếu bạn thấy các bước trên quá phức tạp, có một cách dễ dàng hơn để thay đổi giới hạn kích thước. Chúng tôi nhận thấy rằng sử dụng Kutools cho Outlook sẽ tự động hóa nhiều bước và làm cho việc thay đổi kích thước giới hạn của tệp đính kèm dễ dàng hơn rất nhiều. Kutools cho Outlook là một phần bổ trợ Outlook được thiết kế để đơn giản hóa công việc bạn làm hàng ngày trong Outlook.
Thật may mắn cho chúng tôi, nó có một bộ cài đặt bổ sung, một trong số chúng là một cách trực quan để thay đổi Kích thước tệp đính kèm tối đa. Kutools tương thích với Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 và Office 365.
Hãy nhớ rằng Kutools sẽ không cho phép bạn gửi các tệp đính kèm email lớn hơn giới hạn do nhà cung cấp email của bạn áp đặt. Nó thực hiện điều tương tự như phương pháp đầu tiên, nhưng dễ dàng hơn rất nhiều.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách thay đổi Kích thước tệp đính kèm tối đa mặc định sử dụng Kutools.
Thay đổi Kích thước Tệp đính kèm Tối đa với bổ trợ Kutools
- Đóng Outlook hoàn toàn.
- Tải xuống và cài đặt Kutools cho Outlook từ liên kết này. Đây là một liên kết đáng tin cậy, vì vậy bạn nên sử dụng nó và tránh tải xuống các phần bổ trợ từ những nơi mờ ám.
- Mở Outlook và nhấp vào Kutools mới chuyển hướng. Điều này sẽ đưa ra một menu hoàn toàn mới. Tìm kiếm Tùy chọn và nhấp đúp vào nó.
- Bây giờ hãy chọn Khác và nhập kích thước giới hạn thích hợp mà bạn muốn vào hộp văn bản bên cạnh Kích thước tệp đính kèm tối đa.
Lưu ý: Đảm bảo rằng bạn chèn giá trị bằng KB. Ngoài ra, hãy giữ giá trị thấp hơn giới hạn do nhà cung cấp dịch vụ email của bạn áp đặt. Không đặt giá trị thành 0 vì nó sẽ khiến ứng dụng khách Outlook của bạn không thể gửi tệp đính kèm. - Nhấn Ok xác nhận và khởi động lại phần mềm Outlook của bạn để các thay đổi có thể có hiệu lực.
Phương pháp 3:Sử dụng Công cụ nén Email
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thanh lịch hơn, thì cách tốt nhất để gửi các tệp đính kèm lớn trong Outlook là sử dụng các công cụ nén email. Một công cụ như thế này sẽ tự động nén các tệp lớn ngay sau khi bạn thêm nó vào bản nháp của mình. Sau khi xem qua nhiều công cụ, chúng tôi quyết định sử dụng WinZip Express vì nó tích hợp liền mạch với hầu hết các phiên bản Outlook và cực kỳ đáng tin cậy.
WinZip Express sẽ nén tệp đính kèm của bạn thành tệp Zip và tự động tải tệp đó lên đám mây. Sau đó, nó sẽ thay thế tệp đính kèm bằng một liên kết tải xuống hiệu quả. Điều này sẽ giúp bạn bỏ qua bất kỳ giới hạn kích thước tệp đính kèm email nào mà bạn có thể phải đối phó. Chưa kể nó cung cấp thêm bảo mật bằng cách sử dụng mã hóa.
WinZip Express tương thích với Outlook 2013, Outlook 2010 và Outlook 2007. Bạn có thể cài đặt miễn phí từ đây. Ngay sau khi bạn cài đặt bổ trợ, nó sẽ tự động khởi động mỗi khi bạn mở Outlook. Bạn có thể xác nhận rằng nó đang hoạt động bằng cách kiểm tra xem bạn có thấy nhóm WinZip Express trong thanh menu hay không.
Bạn có thể truy cập Sử dụng dịch vụ đám mây để xác định dịch vụ đám mây nào nên được sử dụng khi xử lý các tệp đính kèm lớn. Ngay sau khi bạn nhấn Gửi, WinZip Express sẽ kiểm tra xem tệp đính kèm có vượt quá giới hạn kích thước mặc định hay không. Nếu kích thước dưới mức đó, nó sẽ áp dụng nén cho nó và tải tệp lên bộ nhớ đám mây đã chọn trước đó. Cuối cùng, nó sẽ thay thế tệp đính kèm bằng một liên kết tải xuống thanh lịch.
