Tùy thuộc vào công việc, bạn có thể cần cấp quyền truy cập lịch trình bận rộn của mình cho người khác. Nếu có trợ lý điều hành, bạn có thể cần chia sẻ lịch vĩnh viễn. Chia sẻ lịch cũng rất hữu ích khi bạn đi công tác và cần người khác thay thế công việc cho đến khi quay lại.
Dù lý do gì, Outlook cung cấp nhiều cách chia sẻ lịch trình. Bạn có thể gửi bảnnapshot lịch qua email, hoặc tốt hơn là gửi lời mời chia sẻ.
Điểm mạnh của chia sẻ Lịch Outlook là không giới hạn ở thư mục Lịch mặc định. Nếu bạn có nhiều thư mục lịch, có thể chọn thư mục nào để chia sẻ. Điều này rất tốt khi cần chia sẻ lịch cho một dự án cụ thể với đồng nghiệp. Bạn thậm chí có thể cấp quyền sửa đổi cuộc hẹn và sự kiện trong lịch của mình. Nếu đang dùng Office 365 hoặc tài khoản dựa trên Exchange, bạn có thể gửi lời mời chia sẻ để người nhận xem lịch trong danh sách Lịch của họ.
Nếu muốn giấu thông tin nhạy cảm, bạn có thể đánh dấu từng liên hệ, nhiệm vụ hoặc thư là Riêng tư để người có quyền truy cập thư mục chung không thấy được. Cách chia sẻ tối ưu phụ thuộc vào loại máy chủ bạn và người nhận sử dụng.
Dưới đây là các phương pháp chia sẻ thông tin Lịch Outlook. Hãy chọn phương pháp phù hợp với phiên bản Outlook và mục đích của bạn.
Phương pháp 1: Gửi lịch qua email (Tất cả phiên bản Outlook)
Khi gửi Lịch Outlook qua email, người nhận sẽ nhận được tệp đính kèm. Bản snapshot lịch hiển thị ngay trong nội dung thư.
Trước khi gửi, bạn có thể tùy chỉnh giao diện: thay đổi font, làm nổi bật ngày/giờ cụ thể. Hướng dẫn nhanh (dựa trên Outlook 2016; phiên bản cũ hơn xem ghi chú):
- Trong Khung điều hướng, nhấp biểu tượng Lịch góc dưới bên trái.
Lưu ý: Outlook 2007 – mở rộng Khung điều hướng rồi nhấp Chia sẻ Lịch của tôi. - Chuyển sang tab Trang chủ, nhấp Lịch qua email.
- Menu thả xuống bên cạnh Lịch – chọn lịch muốn gửi.
- Dùng Khoảng ngày để xác định khoảng thời gian. Nếu các tùy chọn mặc định không đủ, chọn Chỉ định ngày để tùy chỉnh.
- Chọn mức chi tiết: Chi tiết đầy đủ để bao gồm tất cả thông tin.
- Nhấp OK.
- Mở thư mới – điền người nhận vào Kế, thêm tin nhắn nếu muốn, nhấp Gửi.
- Người nhận thấy snapshot lịch theo khoảng ngày đã chọn, kèm tệp iCalendar (.ics) có thể mở bằng Outlook hoặc chương trình tương thích.
Phương pháp 2: Chia sẻ lịch với người dùng Exchange (Outlook 2016, 2010)
Outlook cho phép chia sẻ lịch qua cách tích hợp sẵn, nhưng cần tài khoản Microsoft Exchange hoặc Office 365. Một số tổ chức có thể chặn tính năng này. Nếu đáp ứng điều kiện:
- Nhấp biểu tượng Lịch góc dưới bên trái.
- Mở tab Trang chủ, nhấp Chia sẻ Lịch.
- Mở thư mới – điền người nhận vào ô Kế.
- Menu thả xuống Chi tiết – chọn mức độ chi tiết chia sẻ.
- Nhấp Gửi để phát lời mời.
- Người nhận nhận thư, nhấp Mở lịch này.
Lưu ý: Nếu gặp lỗi khi gửi lời mời, có thể bạn chọn mức chi tiết vượt quá cho phép của tổ chức. Hãy chọn mức chi tiết thấp hơn.
Phương pháp 3: In Lịch Outlook (Mọi phiên bản)
Cách truyền thống: in lịch ra giấy. Có thể in ngày, tuần, tháng hoặc khoảng ngày tùy chỉnh qua Trình điều hướng ngày.
- Tab Tệp > In.
- Chọn máy in, vào Tùy chọn in – xác định khoảng ngày và kiểu dáng.
- Các kiểu in: Tuần, Tuần (议程), Ngày, Tháng.
- Chọn khoảng in đúng. Để ẩn cuộc hẹn riêng tư, tích Ẩn chi tiết cuộc hẹn riêng tư.
- Xem Xem trước để kiểm tra trước khi in.
- Nhấp In khi sẵn sàng.