Tùy thuộc vào công việc của bạn, có thể có lúc bạn cần cấp cho người khác quyền truy cập vào lịch trình bận rộn của mình. Nếu bạn có một trợ lý điều hành, có thể bạn sẽ cần phải cho phép thường xuyên truy cập vào lịch của mình. Chia sẻ lịch cũng hữu ích khi bạn đang đi du lịch và bạn cần người khác mang giày cho bạn tại nơi làm việc cho đến khi bạn trở về.
Bất kể lý do của bạn là gì, Outlook cung cấp cho chúng tôi nhiều cách để chia sẻ lịch biểu của chúng tôi. Bạn có thể cho phép ai đó xem lịch của mình bằng cách gửi ảnh chụp nhanh dưới nhiều hình thức hoặc thậm chí tốt hơn, bằng cách gửi lời mời.
Nhưng điều thực sự làm cho việc chia sẻ Lịch Outlook trở nên tuyệt vời là thực tế là nó không bị giới hạn trong thư mục Lịch mặc định. Nếu bạn có nhiều thư mục lịch, bạn có thể chọn những thư mục bạn muốn chia sẻ. Điều này rất tốt cho những trường hợp bạn cần chia sẻ thư mục lịch cho một dự án cụ thể với đồng nghiệp của mình. Bạn có thể tiến xa hơn nữa và cấp cho đồng nghiệp khả năng sửa đổi các cuộc hẹn và sự kiện trong lịch của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Office 365 hoặc một tài khoản dựa trên Exchange khác, bạn có thể gửi lời mời chia sẻ để người nhận có thể xem lịch của bạn trong danh sách Lịch của riêng họ.
Nếu bạn có một số việc muốn tránh xa chúng, bạn có thể thực hiện nó một cách dễ dàng. Mọi liên hệ, tác vụ hoặc thư trong Outlook có thể được đánh dấu là riêng tư để những người dùng khác có quyền truy cập vào thư mục được chia sẻ đó sẽ không thể xem được. Phương pháp tốt nhất để chia sẻ thông tin lịch phụ thuộc nhiều vào loại máy chủ mà bạn và người nhận của bạn sử dụng.
Dưới đây, bạn có một bộ sưu tập các phương pháp cho phép bạn chia sẻ thông tin Lịch Outlook của mình. Làm theo một phương pháp phù hợp với phiên bản Outlook của bạn và phục vụ mục đích của bạn.
Phương pháp 1:Gửi lịch của bạn qua e-mail (Tất cả các phiên bản Outlook)
Nếu bạn quyết định gửi Lịch Outlook của mình qua email, Lịch sẽ đến hộp thư đến của người nhận dưới dạng tệp đính kèm email. Người nhận sẽ tìm thấy Ảnh chụp nhanh Lịch trong nội dung thư của email.
Trước khi kết thúc việc gửi Ảnh chụp nhanh lịch, bạn có thể chỉnh sửa các khía cạnh hình ảnh khác nhau bao gồm thay đổi phông chữ và đánh dấu các ngày hoặc giờ nhất định. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách gửi Lịch Outlook của bạn:
Lưu ý: Hướng dẫn được viết bằng Outlook 2016. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn, hãy kiểm tra các đoạn Ghi chú để biết đường dẫn chính xác trên các phiên bản cũ hơn.
- Trong ngăn Điều hướng , nhấp vào biểu tượng Lịch ở góc dưới bên trái của màn hình.
Lưu ý: Đối với Outlook 2007 - mở rộng Ngăn dẫn hướng và sau đó nhấp vào Chia sẻ lịch của tôi. - Bây giờ hãy nhấp vào tab Trang chủ để mở rộng nó, sau đó nhấp vào Lịch e-mail.
- Nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh Lịch và chọn lịch bạn muốn gửi.
- Sử dụng Phạm vi Ngày để thiết lập khoảng thời gian của lịch mà bạn muốn gửi qua email. Nếu các lựa chọn mặc định không đủ cụ thể, bạn có thể sử dụng tùy chọn Chỉ định ngày để chọn một phạm vi ngày cụ thể.
- Tiếp theo, bạn có thể chọn từ các mức chi tiết khác nhau sẽ được đưa vào ảnh chụp nhanh lịch. Nếu bạn muốn bao gồm tất cả thông tin, hãy nhấp vào Chi tiết đầy đủ .
- Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK .
- Ngay sau khi bạn nhấp vào Ok , một email mới sẽ mở ra. Sử dụng nút Tới trường để bao gồm mọi người mà bạn muốn gửi lịch của mình đến. Bạn cũng có thể bao gồm một tin nhắn, nhưng đó hoàn toàn là tùy chọn. Nhấn vào nút Gửi để chia sẻ lịch của bạn qua email.
- Người nhận sẽ có thể xem ảnh chụp nhanh lịch của bạn với khoảng thời gian bạn đã chọn trước đó bằng cách sử dụng Phạm vi ngày . Bên cạnh ảnh chụp nhanh, email cũng sẽ bao gồm iCalendar (.ics) tệp có thể được mở trong Outlook hoặc một chương trình tương tự chấp nhận định dạng này.
Phương pháp 2:Chia sẻ Lịch của bạn với người dùng Exchange (Outlook 2016, Outlook 2010)
Outlook cũng sẽ cho phép bạn chia sẻ lịch của mình với những người khác thông qua một cách tích hợp. Nhưng hãy nhớ rằng bạn cần có tài khoản email Microsoft Exchange hoặc Office 365 để tính năng này hoạt động. Cũng có khả năng tài khoản của bạn đã được định cấu hình để không cho phép chia sẻ lịch. Nếu bạn có phương tiện, đây là những gì bạn cần làm:
- Nhấp vào biểu tượng Lịch ở góc dưới cùng bên trái của màn hình.
- Mở rộng Trang chủ và nhấp vào Chia sẻ lịch.
- Ngay sau đó, một cửa sổ email mới sẽ mở ra. Chèn người mà bạn muốn chia sẻ lịch của mình vào Tới hộp.
- Nhấp vào trình đơn thả xuống gần Chi tiết để chỉ định mức độ chi tiết sẽ được chia sẻ với người cụ thể đó.
- Nhấp vào Gửi để đưa lời mời đến người khác.
- Người ở phía bên kia sẽ nhận được email kèm theo lời mời. Tất cả những gì họ phải làm là nhấp vào Mở lịch này.
Lưu ý: nếu bạn gặp lỗi khi cố gắng gửi lời mời chia sẻ, có thể bạn đã cố gắng chia sẻ nhiều chi tiết hơn mức được tổ chức của bạn hỗ trợ. Nếu bạn thấy thông báo lỗi bên dưới, hãy chọn một mức chi tiết khác trong Chi tiết.
Phương pháp 3:In Lịch Outlook (Mọi phiên bản Outlook)
Một cách cũ để chia sẻ Lịch Outlook của bạn là in nó một cách vật lý. Bạn có thể in nhanh chóng chỉ trong ngày hiện tại, một tuần hoặc cả tháng. Ngoài ra, bạn có thể chọn in các ngày cụ thể bằng cách sử dụng Bộ điều hướng ngày. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách thực hiện:
- Mở rộng Tệp tab ruy-băng và nhấp vào In.
- Bây giờ bạn phải chọn máy in đang hoạt động của mình. Sau khi bạn làm điều đó, hãy đi tới Tùy chọn in và quyết định phạm vi ngày và kiểu lịch của bạn.
- Bạn có một số kiểu in để lựa chọn bao gồm Kiểu hàng tuần, Chương trình hàng tuần, Kiểu hàng ngày và Phong cách hàng tháng.
- Bây giờ, hãy đảm bảo rằng bạn chọn phạm vi phù hợp từ Phạm vi in. Nếu bạn muốn loại trừ các cuộc hẹn riêng tư của mình, hãy chọn hộp bên cạnh “Ẩn thông tin chi tiết về các cuộc hẹn riêng tư”.
- Một phương pháp hay là xem lại kết quả cuối cùng trước khi in ra. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách nhấp vào Xem trước cái nút. Sử dụng cửa sổ bật lên xem trước để xác định các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Nhấn vào In khi bạn sẵn sàng in lịch Outlook của mình.
