Mua máy mới luôn thú vị. Nhưng nhanh chóng bạn phải đối mặt di chuyển dữ liệu. Dữ liệu dễ di chuyển thì dễ, nhưng dữ liệu Outlook chắc chắn không nằm trong danh sách đó. Tuy nhiên, các bước không quá phức tạp, chỉ cần công sức hơn transfer file thường. Chúng tôi cung cấp cách tốt nhất chuyển dữ liệu Outlook quan trọng sang máy mới – hoàn toàn miễn phí.
Phương pháp dưới yêu cầu thao tác kỹ thuật ở mỗi bước, nhưng cho độ kiểm soát cao hơn dữ liệu Outlook.
Cách di chuyển dữ liệu Outlook sang máy mới thủ công
Các bước dưới bao phủ mọi việc cần thiết để chuyển dữ liệu Outlook hiệu quả. Cách này tốn thời gian, nhưng tốt hơn hẳn Windows Easy Transfer (sẽ làm hỏng profile Outlook).
Vì quy trình khá dài, chia thành nhiều bước. Hướng dẫn áp dụng Outlook 2010, 2013, 2016. Hoạt động trên Windows 7, 8, 10. Các bước tương tự phiên bản cũ hơn nhưng đường dẫn chính xác sẽ khác.
Lưu ý: Tài khoản (accounts) không thể chuyển bằng cách này vì lưu trong Registry. Cần tạo lại trên máy mới (sẽ hướng dẫn).
Bước 1: Hiện file/ thư mục ẩn và đuôi mở rộng
Cần lấy file từ máy cũ. File cần thiết nằm trong thư mục ẩn trong thư mục Windows. Cách hiện file ẩn và đuôi mở rộng:
- Mở File Explorer → tab View.
- Ribbon mới hiện ra → tích File name extensions.
- Tích Hidden items.
Bước 2: Lấy file cần thiết từ máy cũ
Giờ extension và thư mục ẩn đã hiện, bắt đầu lấy file Outlook. Dữ liệu trích xuất chứa email, lịch, liên hệ.
- Outlook 2010: dữ liệu trong 2 file PST riêng biệt.
- Outlook 2013: dùng file OST lưu Calendar, Contacts, Tasks.
- Đảm bảo Outlook đóng hoàn toàn. Nếu không, file cần thiết không cập nhật đầy đủ.
- Đến: %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook.
- Copy CHỈ file .pst. Nếu nhiều file PST và không chắc file nào chứa dữ liệu, so sánh dung lượng, lấy file lớn nhất.
- Nếu dùng macro thường xuyên, cũng copy file VBA (nếu có).
- Mở Outlook → File > Rules and Alerts.
- Mở tab Options → click Export Rules.
- Cắm thiết bị lưu trữ ngoài → dán các file vừa lấy vào đó. Hoặc dùng dịch vụ cloud chuyển sang máy mới.
Bước 3: Chuyển file sang máy mới
Cắm thiết bị vào máy mới. Hoặc dùng cloud chuyển file.
Nếu chưa cài Outlook trên máy mới, cài ngay bây giờ. Sau đó làm theo:
- Nếu copy file VBA (macro), dán vào: %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook trên máy mới. Nếu không copy VBA, bỏ qua bước này.
- Dán file PST vào My Documents / Outlook Files. Có thể dán vị trí tùy chỉnh, nhưng nhớ đường dẫn chính xác.
- Dán file rules vào: %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook.
Bước 4: Tạo profile mới trên máy mới
Sau khi đặt file PST, tạo profile mới để khôi phục dữ liệu Outlook cũ:
- Mở Control Panel, dùng thanh tìm kiếm (góc trên phải) tìm Mail settings. Double-click phiên bản 32-bit.
- Dưới Profiles, click Show Profiles.
- Click Add tạo profile mới → nhập tên → OK.
- Nhập tên thật, email, mật khẩu. Hầu hết ISP hỗ trợ auto setup. Click Next chờ auto setup xong.
Bước 5: Liên kết file PST với profile mới
Profile mới tạo xong, cần thiết lập để file PST cũ được nhận diện:
- Quay lại cửa sổ Mail ban đầu, click một lần profile vừa tạo → Properties.
- Click Data files mở hộp thoại Account Settings.
- Tab Data files → click Add.
- Duyệt đến nơi dán file PST trước đó → chọn.
- Click file PST vừa import → chọn → nhấn Set as Default.
- Đóng hộp thoại, mở Outlook. Email, liên hệ, lịch, macro (nếu import file VBA) sẽ có sẵn trên máy mới.