Cách chuyển Microsoft Office sang máy tính mới

Di chuyển bản cài Office cũ sang máy tính khác có thể là nhiệm vụ khó khăn nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu. Microsoft đã đơn giản hóa quy trình với các phiên bản Office mới nhất, nhưng việc chuyển giấy phép Microsoft Office 2010 hoặc Office 2013 không trực quan như chúng ta mong đợi.

Để chuyển cài đặt Office sang máy khác, bạn cần đáp ứng ba điều kiện sau:

• Bạn phải sở hữu Product Key 25 ký tự được cấp khi mua giấy phép.
• Loại giấy phép phải có thể chuyển nhượng. Chỉ các loại "retail" và "FPP" mới có thể chuyển.
• Phương tiện cài đặt (đĩa hoặc file) cho Office khớp với Product key của bạn.

Lưu ý: Các điều kiện trên không áp dụng cho Office 365 subscriptions hay Office 2016. Gần đây, Microsoft liên kết giấy phép với tài khoản email của khách hàng (không phải phần cứng). Bạn có thể chuyển dễ dàng qua trang MyAccount (tại đây). Xem phần cuối bài để biết chi tiết quản lý subscription Office 365 / Office 2016.

Quay lại cách chuyển cài đặt Office cũ. Microsoft đã bán nhiều loại giấy phép Office khác nhau qua các năm. Trước khi Microsoft liên kết giấy phép với email, việc xác định loại giấy phép bạn sở hữu rất phiền toái. Và vẫn còn phiền toái, như bạn sẽ thấy ngay.

Dưới đây là 3 bước quan trọng giúp xác định xem bạn có thể chuyển giấy phép Office sang máy mới hay không. Hãy làm theo và kiểm tra quyền chuyển giấy phép. Nếu mọi thứ ổn định, bạn có thể tiến hành hướng dẫn chuyển giấy phép.

Lưu ý: Như đã nói, các bước dưới chỉ áp dụng cho giấy phép Office 2010 và Office 2013. Nếu bạn sở hữu Office 365 hoặc Office 2016, có thể bỏ qua 3 bước dưới, vì giấy phép của bạn chắc chắn có thể chuyển.

Bước 1: Xác định loại giấy phép Office

Trước khi đi vào các loại giấy phép, có một điều bạn cần hiểu về giấy phép Microsoft Office. Khi mua giấy phép, không có nghĩa bạn sở hữu nó và làm gì tùy ý. Điều khoản giấy phép nêu rõ bạn chỉ thuê phần mềm Office. Đó là lý do tất cả đều có nhiều hạn chế, như bạn sẽ thấy ở Bước 2 và Bước 3.

Danh sách ngắn các loại giấy phép Office phổ biến nhất:

• FPP (Full Product Pack) – Loại phổ biến nhất, thường bán trong hộp nhựa màu vàng. Cũng có thể mua trực tuyến.
• HUP (Home Use Program) – Biến thể của FPP, thường rẻ hơn nhưng khó mua hơn.
• OEM (Original Equipment Manufacturer) – Loại này cài sẵn trên một số máy tính. Không có trên phương tiện CD vật lý.
• PKC (Product Key Card) – PKC thường bán trực tuyến hoặc cửa hàng dưới dạng thẻ (không có CD).
• POSA (Point of Sale Activation) – Thường mua từ cửa hàng trực tuyến và một số cửa hàng bán lẻ. Bao gồm product key nhưng không có phương tiện cài đặt.
• ACADEMIC – Trước đây bán cho học sinh trung học. Chương trình đã ngừng.
• ESD (Electronic Software Download) – Phần mềm điện tử độc quyền chỉ mua từ cửa hàng trực tuyến và bán lẻ. Bao gồm product key nhưng không có phương tiện cài đặt.
• NFR (Not For Resale) – Các giấy phép thường tặng cho mục đích khuyến mãi (giải thưởng, phần thưởng tham gia, v.v.)

Trong tất cả các loại trên, chỉ FPP, HUP, PKC, POSA và ESD có thể chuyển sang máy khác. Hướng dẫn nhanh kiểm tra giấy phép có thể chuyển không:

1. Truy cập Start menu (góc dưới bên trái) tìm "cmd". Chuột phải Command Prompt chọn Run as Administrator.
   
2. Dùng Command Prompt nâng cao điều hướng đến thư mục cài Office. Vị trí có thể khác nếu bạn đặt đường dẫn tùy chỉnh. Gõ "cd + *đường dẫn Office*" và nhấn Enter.
   
3. Khi đã ở đúng thư mục, gõ lệnh sau vào Command Prompt nâng cao và nhấn Enter.

   cscript ospp.vbs /dstatus

   

4. Chờ một lúc để xem kết quả. Kiểm tra License Name và License Description. Nếu chứa từ "Retail" hoặc "FPP", bạn đủ điều kiện chuyển.

Nếu xác định giấy phép có thể chuyển, sang Bước 2.

Bước 2: Xác minh số lượng cài đặt đồng thời cho phép

Hầu hết các loại giấy phép Office chỉ cho phép một cài đặt trên một máy. Trước đây, khi Microsoft cạnh tranh gay gắt, tất cả giấy phép retail bao gồm quyền cài Office trên máy thứ hai. Ngoài ra, gói "Home and Student" từng cho phép kích hoạt trên 3 máy khác nhau trong gia đình.

Với điều này, nếu bạn có giấy phép Office 2010, có thể cài trên máy khác mà không cần chuyển giấy phép. Tuy nhiên, từ Office 2013, số lượng cài đặt đồng thời đã giảm xuống 1 cho tất cả các gói Retail.

Bước 3: Xác minh quyền chuyển giấy phép

Nếu bạn chỉ có một cài đặt đồng thời, bạn có thể có quyền chuyển giấy phép từ máy này sang máy khác. Tôi nói "có thể" vì điều này chỉ đúng với giấy phép retail. Đối với các loại giấy phép khác, giấy phép gắn liền với phần cứng và không thể chuyển.

Tham khảo liên kết này (tại đây) để biết thêm thông tin về quyền cài đặt và chuyển nhượng. Sau khi xác nhận quyền chuyển, chuyển sang hướng dẫn dưới đây tương ứng với phiên bản Office của bạn.

Cách chuyển giấy phép Office 2010 / Office 2013

Mọi cài đặt Office có hai bước đi kèm nhau. Phần đầu là chạy qua thiết lập cấu hình để chạy các chương trình Office. Sau khi cài xong, bạn phải chứng minh cho Microsoft rằng bạn là chủ sở hữu hợp pháp của giấy phép. Thường là nhập Product Key để kích hoạt bộ Office.

Lưu ý: Mỗi khi bạn kích hoạt bộ Office 2010 hoặc 2013, quá trình kích hoạt sẽ lưu lại ảnh chụp phần cứng của bạn. Thông tin này sau đó được Microsoft dùng để kiểm tra ngẫu nhiên xác nhận chương trình chưa được chuyển sang máy mới.

Lưu ý 2: Để hoàn tất việc di chuyển giấy phép, bạn cần lấy lại Product Key. Product Key thường nằm trong hộp chứa phương tiện cài đặt. Nếu mua trực tuyến, bạn có thể lấy lại từ lịch sử mua hàng. Còn có cách thứ ba – có một số công cụ bên thứ ba trích xuất Product Key từ Office đã cài. KeyFinder và ProduKey là các lựa chọn phổ biến.

Hướng dẫn nhanh chuyển giấy phép Microsoft Office sang máy tính khác:

1. Gỡ cài đặt Office khỏi máy hiện tại. Lưu ý phải gỡ hoàn toàn (qua Programs and Features) – Chỉ xóa thư mục cài đặt không giải phóng số lần kích hoạt.
   
2. Chuyển sang máy mới và đảm bảo nó không có bản dùng thử Office giới hạn. Nếu có, gỡ bỏ trước khi chuyển giấy phép.
   Lưu ý: Hệ thống kích hoạt MS thường gặp sự cố khi phải kích hoạt Office trên máy có hai bản chưa kích hoạt.
3. Cài đặt bộ Office tương ứng với giấy phép của bạn qua CD hoặc phương tiện cài đặt khác.
4. Sau khi cài xong, mở bất kỳ chương trình nào trong bộ Office. Vào File > Account, nhấn Activate Product (Change Product Key) và nhập cùng product key.
   Lưu ý: Nếu kích hoạt mặc định thất bại với lỗi "too many installations", bạn cần kích hoạt qua điện thoại. Dùng liên kết Microsoft cung cấp (tại đây) tìm số miễn phí của quốc gia bạn. Khi gọi, chờ đến khi được nói chuyện với kỹ thuật viên, giải thích bạn đang chuyển giấy phép từ máy cũ. Họ bắt buộc phải giúp bạn hoàn tất kích hoạt.

Xong! Bạn đã thành công di chuyển cài đặt Office 2010 / Office 2013 sang máy mới.

Cách chuyển giấy phép Office 365 / Office 2016

So với việc chuyển giấy phép 2010 hoặc 2013, di chuyển giấy phép Office 365 / Office 2016 dễ dàng như "dạo phố". Với các phiên bản mới, bạn cần hủy kích hoạt và gỡ cài đặt giấy phép trên máy đầu tiên trước khi chuyển. Có vẻ nhiều việc hơn, nhưng thực tế rất dễ. Hướng dẫn nhanh toàn bộ quy trình:

1. Đăng nhập Microsoft Office và truy cập trang MyAccount qua liên kết này (tại đây). Khi được yêu cầu, cung cấp thông tin đăng nhập và nhấn Sign In.
2. Bạn sẽ thấy danh sách tất cả sản phẩm Microsoft liên quan. Tìm mục Install và nhấn nút Install liên quan.
   Lưu ý: Nếu bạn dùng tài khoản Admin, nhấn biểu tượng cài đặt (góc trên phải) chọn Office 365 settings.
3. Dưới Install Information, nhấn nút Deactivate Install.
   
4. Bạn sẽ được yêu cầu xác nhận. Khi được hỏi, nhấn Deactivate lại và chờ đăng ký.
5. Sau khi hủy kích hoạt, vào Programs and Features (Nhấn Windows key + R, gõ "appwiz.cpl") và gỡ cài đặt Office liên quan đến giấy phép. Bước này giả định bạn vẫn đang trên máy cũ dùng giấy phép Office.
   
6. Chuyển sang máy mới muốn chuyển giấy phép. Làm lại quy trình Bước 1 và Bước 2. Khi quay lại mục Install Information trong My account, nhấn nút Install.
   
7. Sau vài giây, bạn sẽ thấy file setup.exe đang tải. Chờ tải xong, nhấn đúp vào file thực thi, làm theo hướng dẫn trên màn hình cài Office trên máy mới.
8. Khi cài đặt gần xong, bạn sẽ được nhắc đăng nhập tài khoản Microsoft. Sau khi đăng nhập, chỉ cần chờ vài giây để bộ Office tải thêm file cần thiết nền.

Xong! Bạn đã thành công di chuyển cài đặt Office 365 / Office 2016 sang máy mới.