Mỗi email đều tiềm ẩn sự phân tâm. Bạn có thể quản lý email của mình bằng cách sử dụng các quy tắc, cờ ưu tiên và danh mục màu. Quy trình làm việc tự động này sẽ giúp bạn giữ cho hộp thư đến Outlook của mình rõ ràng và tâm trí của bạn không bị lộn xộn.
Cân nhắc định dạng hộp thư đến có điều kiện tự động để nâng cao năng suất của bạn. Mỗi thư có thể được phân loại và lọc ngay khi vào hộp thư đến của bạn. Bài viết này hướng đến tất cả người dùng Outlook, mặc dù có thể đặc biệt hữu ích cho những người sử dụng tài khoản email IMAP. Tài khoản IMAP không cho phép sử dụng rộng rãi các danh mục màu sắc mà người dùng POP3 có thể yêu thích.
Định dạng Hộp thư đến Có Điều kiện là gì?
Định dạng hộp thư đến có điều kiện là một phương pháp tự động tạo màu cho thư khi chúng vào hộp thư đến. Chúng tôi có thể chỉ định một loạt các màu, phông chữ và kiểu khác nhau cho mỗi thư, được chỉ định trên một loạt các điều kiện. Nếu các điều kiện được đáp ứng, thông báo sẽ nhận được các điều kiện định dạng tương ứng, làm cho nó trở nên nổi bật và giảm bớt quy trình làm việc của bạn.
Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn một số ví dụ nhanh để chuyển hộp thư đến của bạn.
Thiết lập Định dạng Hộp thư đến Có Điều kiện
Việc thiết lập một số quy tắc định dạng hộp thư đến có điều kiện thực sự khá dễ dàng và có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho quy trình làm việc của bạn.
Đi tới Chế độ xem chuyển hướng. Trong Chế độ xem hiện tại , chọn Xem cài đặt . Thao tác này sẽ mở bảng Cài đặt Chế độ xem Nâng cao. Chọn Định dạng có điều kiện . Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn danh sách các tùy chọn định dạng có điều kiện mặc định, một số tùy chọn trong số đó sẽ được sử dụng.
Nhấn Thêm . Nhập tên cho quy tắc đầu tiên của bạn. Tôi sẽ đảm bảo rằng mình không bao giờ bỏ lỡ bản tin của trường, vì vậy quy tắc này được đặt tên là "Bản tin của trường". Bây giờ, hãy chọn một Phông chữ . Bạn có đầy đủ các phông chữ Windows có sẵn, có nghĩa là Comic Sans, Chiller và Wingdings tùy ý bạn sử dụng. Tuy nhiên, vì chúng tôi đang cố gắng duy trì quy trình làm việc trong hộp thư đến của mình, tôi khuyên bạn nên làm theo một điều gì đó hợp lý, không làm bạn phân tâm!
Khi bạn đã chọn phông chữ, hãy chọn màu và tăng kích thước phông chữ lên lớn (vì lý do nào đó mà hệ thống này loại bỏ các điểm phông chữ thông thường, có lẽ vì vậy chúng tôi không chọn một kích thước quá lớn một cách vô lý, điều này sẽ phá vỡ ngăn hộp thư đến của Outlook). Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấn OK .
Bây giờ, chọn Điều kiện . Tôi chỉ thêm một địa chỉ duy nhất vào quy tắc này, trong Từ hộp. Nếu bạn biết địa chỉ duy nhất, hãy nhập địa chỉ đó nếu có. Nếu bạn đang thêm một danh sách dài hoặc thậm chí chỉ nhiều địa chỉ, hãy nhấn Từ sẽ mở sổ địa chỉ Outlook của bạn. Khi bạn đã thêm các địa chỉ cần thiết, hãy nhấn OK và quay lại hộp thư đến của bạn. Quy tắc sẽ được áp dụng từ email tiếp theo mà bạn nhận được.
Thêm danh mục màu
Bây giờ chúng ta biết cách tạo một định dạng có điều kiện cho thư đến, chúng ta có thể bắt đầu chuyên môn hóa các quy tắc của mình. Bảng Điều kiện có ba tab: Thông báo , Lựa chọn khác và Nâng cao . Chúng ta có thể sử dụng từng tab để sắp xếp hợp lý hộp thư đến của mình.
Tin nhắn
Sử dụng Tin nhắn để tạo một tìm kiếm từ cụ thể cho từng email khi nó đến. Cô lập một từ khóa, các từ hoặc cụm từ đi vào hộp thư đến của bạn nhiều lần và nếu chúng quan trọng, hãy áp dụng bộ lọc.
Chúng tôi cũng có thể áp dụng định dạng cho email của mình, dựa trên nhiều bộ lọc thời gian, bao gồm thời gian Đã nhận, Đã gửi, Tạo, Đã sửa đổi và thời điểm email đến hộp thư đến của bạn, chẳng hạn như Bất cứ lúc nào, Hôm qua, Trong 7 ngày qua hoặc Cuối cùng tuần.
Lựa chọn khác
Lựa chọn khác là nơi bạn sẽ tìm thấy các danh mục màu, cũng như các tùy chọn để khớp với các mục chưa đọc hoặc đã đọc, có nhiều tệp đính kèm, có mức độ quan trọng khác nhau hoặc đã được người dùng gắn cờ độc lập.
Bộ lọc định dạng danh mục màu cũng giống như bất kỳ bộ lọc nào bạn đã thiết lập, nhưng nó giúp bạn xây dựng dễ dàng hơn trên bất kỳ quy tắc màu nào mà bạn đang sử dụng. Bằng cách này, bạn có thể tự động hóa màu sắc của mình!
Advanced
Nâng cao cho phép chúng tôi tạo các tiêu chí định dạng có điều kiện chuyên biệt để lọc và áp dụng cho hộp thư đến của bạn. Nhấp vào Trường sẽ cấp cho bạn quyền truy cập vào một danh sách hơi áp đảo các tiêu chí lọc tiềm năng, trong đó bạn có thể chọn nhiều lựa chọn để xây dựng một "cây bộ lọc".
Có một số lượng đáng kể các tùy chọn ở đây, nhưng đừng để điều đó khiến bạn ngừng tạo danh sách của riêng mình. Hãy dành thời gian của bạn và xem qua từng danh sách. Một số lượng lớn các tùy chọn đơn giản là sẽ không áp dụng cho hộp thư đến của bạn, vì vậy về mặt lý thuyết, nó sẽ thu hẹp phạm vi tìm kiếm của bạn.
Bạn hiện đang định dạng có điều kiện
Bây giờ, bạn có thể thiết lập một loạt các quy tắc định dạng có điều kiện cho hộp thư đến của mình, cho dù bạn có lọc mọi thứ vào các thư mục cụ thể hay không. Ngay cả những email đi vào các thư mục cụ thể đó cũng có thể có định dạng với chúng, cho phép bạn có một số biến thể về cách bạn áp dụng các màu cụ thể. Ví dụ:thay vì đánh dấu các tên cụ thể, hãy thử tô màu và lọc một chủ đề cụ thể hoặc một từ khóa.
Định dạng có điều kiện cực kỳ dễ thiết lập và sau khi bạn thiết lập và chạy, nó sẽ giúp hộp thư đến của bạn - và hy vọng là tâm trí của bạn - phần nào thoát khỏi mớ hỗn độn kỹ thuật số.
Bạn có sử dụng định dạng hộp thư đến có điều kiện không? Bạn có thủ thuật hoặc mẹo nào cho độc giả của chúng tôi không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới!