Mỗi email là một sự phân tâm tiềm ẩn. Bạn quản lý email bằng quy tắc, cờ ưu tiên, và danh mục màu. Quy trình tự động này giúp hộp thư đến Outlook gọn gàng và tâm trí bạn nhàn nhã.
Hãy cân nhắc định dạng hộp thư đến có điều kiện tự động để nâng cao năng suất. Mỗi tin nhắn có thể được phân loại và lọc ngay khi vào hộp thư đến. Bài viết này dành cho tất cả người dùng Outlook, nhưng đặc biệt hữu ích cho tài khoản IMAP. Tài khoản IMAP không cho phép sử dụng rộng rãi danh mục màu như người dùng POP3.
Định Dạng Hộp Thư Đến Có Điều Kiện Là Gì?
Định Dạng Hộp Thư Đến Có Điều Kiện (Conditional Inbox Formatting) là phương pháp tự động tô màu tin nhắn khi chúng vào hộp thư đến. Chúng ta gán các dải màu, font, và kiểu khác nhau cho từng tin nhắn, dựa trên nhiều điều kiện. Nếu điều kiện đáp ứng, tin nhắn nhận định dạng tương ứng, làm nó nổi bật, dễ dàng quy trình làm việc.
Bây giờ tôi sẽ chỉ một vài ví dụ nhanh để hộp thư đến của bạn chuyển động.
Thiết Lập Định Dạng Có Điều Kiện
Thiết lập vài quy tắc định dạng có điều kiện khá dễ dàng, và có thể tạo khác biệt lớn cho quy trình làm việc.
Vào tab Xem (View). Dưới Xem Hiện Tại (Current View), chọn Cài Đặt Xem (View Settings). Cửa sổ Cài Đặt Xem Nâng Cao mở ra. Chọn Định Dàng Có Điều Kiện (Conditional Formatting). Sẽ hiển thị danh sách tùy chọn định dạng có điều kiện mặc định, một số đã được dùng.
Nhấn Thêm (Add). Đặt tên cho quy tắc đầu tiên. Tôi muốn không bao giờ bỏ lỡ bản tin trường học, nên quy tắc đặt tên "Bản Tin Trường Học". Bây giờ, chọn Font (Font). Bạn có toàn bộ font Windows, nghĩa là Comic Sans, Chiller, Wingdings đều có sẵn. Tuy nhiên, vì chúng ta cố gắng duy trì quy trình hộp thư đến, tôi khuyên dùng font hợp lý, không làm phân tâm!
Sau khi chọn font, chọn màu, và tăng cỡ font thành lớn (big) (vì lý do nào đó hệ thống này bỏ qua cỡ font điểm thông thường, chắc để chúng ta không chọn cỡ quá lớn làm vỡ khung hộp thư Outlook). Khi sẵn sàng, nhấn OK.
Bây giờ, chọn Điều Kiện (Condition). Tôi chỉ thêm một địa chỉ vào quy tắc này, trong hộp From. Nếu biết địa chỉ đơn lẻ, nhập vào nơi thích hợp. Nếu thêm danh sách dài, hoặc chỉ nhiều địa chỉ, nhấn From sẽ mở sổ địa chỉ Outlook. Sau khi thêm địa chỉ cần thiết, nhấn OK, và quay lại hộp thư đến. Quy tắc áp dụng từ email tiếp theo nhận được.
Thêm Danh Mục Màu (Color Categories)
Bây giờ chúng ta biết tạo định dạng có điều kiện cho thư đến, chúng ta có thể chuyên biệt hóa quy tắc. Bảng Điều Kiện có 3 tab: Tin Nhắn (Messages), Lựa Chọn Thêm (More Choices), và Nâng Cao (Advanced). Chúng ta dùng từng tab để hợp lý hóa hộp thư đến.
Tin Nhắn (Messages)
Dùng tab Tin Nhắn tạo tìm kiếm từ cụ thể cho mỗi email khi đến. Tách từ khóa, cụm từ lặp lại vào hộp thư đến và, nếu quan trọng, áp dụng bộ lọc.
Chúng ta cũng có thể áp dụng định dạng cho email, dựa trên các bộ lọc thời gian, bao gồm thời gian Nhận, Gửi, Tạo, Sửa Đổi, và khi email vào hộp thư đến, như Bất Kỳ Lúc Nào, Hôm Qua, Trong 7 Ngày Qua, hoặc Tuần Trước.
Lựa Chọn Thêm (More Choices)
Tab Lựa Chọn Thêm là nơi bạn tìm danh mục màu, cũng như tùy chọn khớp mục chưa đọc/đã đọc, nhiều file đính kèm, mức độ quan trọng khác nhau, hoặc được gắn cờ bởi người dùng.
Bộ lọc định dạng danh mục màu giống như bất kỳ cái nào bạn đã thiết lập, nhưng nó dễ dàng xây dựng trên quy tắc màu bạn đã dùng. Cách này, bạn tự động hóa màu sắc!
Nâng Cao (Advanced)
Tab Nâng Cao cho phép tạo tiêu chí định dạng có điều kiện chuyên biệt để lọc và áp dụng cho hộp thư đến. Nhấn nút Trường (Field) sẽ cấp quyền truy cập danh sách tiêu chí lọc khá chóng mặt, bạn có thể chọn nhiều lựa chọn để xây dựng "cây bộ lọc" (filter tree).
Có số lượng tùy chọn đáng kể, nhưng đừng để đó nản chí bạn tạo danh sách riêng. Hãy kiên nhẫn quét qua mỗi danh sách. Số lượng lớn tùy chọn đơn giản không áp dụng cho hộp thư đến của bạn, nên lý thuyết sẽ thu hẹp phạm vi tìm kiếm.
Bây Giờ Bạn Đang Định Dạng Có Điều Kiện
Bây giờ bạn có thể thiết lập loạt quy tắc định dạng có điều kiện cho hộp thư đến, dù bạn lọc mọi thứ vào thư mục cụ thể hay không. Ngay cả email đi vào thư mục đó cũng mang theo định dạng, cho phép biến thể cách áp dụng màu cụ thể. Ví dụ, thay vì highlight tên cụ thể, thử tô màu và lọc một chủ đề hoặc từ khóa cụ thể.
Định dạng có điều kiện thiết lập cực kỳ dễ dàng, và khi bạn chạy được, nó giữ hộp thư đến – và hy vọng tâm trí bạn – khá thoáng khỏi rối loạn kỹ thuật số.
Bạn dùng định dạng hộp thư đến có điều kiện? Bạn có thủ thuật hay mẹo cho độc giả? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới!