Có những lúc trong cuộc sống, những quy tắc thật khó chịu. Tuy nhiên, khi nói đến các ứng dụng như Outlook, các quy tắc có thể là cứu sinh, cứu thời gian và loại bỏ sự lộn xộn. Cho dù bạn sử dụng Outlook 2016 trên máy tính để bàn hay Outlook.com trên web, các quy tắc vẫn có sẵn để giúp bạn luôn ngăn nắp.
Quy tắc chính xác là gì?
Đối với Outlook, các quy tắc là công cụ bạn có thể sử dụng để tự động di chuyển và gắn cờ các email cũng như cảnh báo cho bạn về những email cụ thể. Sau khi bạn thiết lập quy tắc, mọi thư mới đến hộp thư đến của bạn sẽ được xử lý cho bạn theo bất kỳ quy tắc nào bạn thiết lập áp dụng.
Các quy tắc thường được sử dụng cho các tin nhắn đã nhận, nhưng bạn cũng có thể tạo chúng cho các email mà bạn gửi. Ví dụ:bạn có thể được thông báo khi email của bạn được gửi và đọc hoặc chọn hoãn gửi trong một khoảng thời gian nhất định.
Quy tắc có thể được sử dụng như thế nào?
Trong cả tình huống công việc và cá nhân, các quy tắc trong Outlook có thể cung cấp cách tổ chức hiệu quả các thư của bạn và giúp bạn cập nhật các mục quan trọng. Dưới đây là một vài ví dụ cơ bản mà bạn có thể liên quan đến.
- Có tất cả các email từ một liên hệ cụ thể nhắc nhở một cảnh báo trên màn hình.
- Chuyển tất cả các email có một từ cụ thể trong dòng chủ đề vào một thư mục nhất định.
- Xóa tất cả các email có văn bản cụ thể trong nội dung thư.
Các quy tắc có thể chi tiết và nâng cao tùy thích vì có khá nhiều tùy chọn. Dưới đây là một số trường hợp mà bạn có thể xác định nhiều tham số hơn.
- Để tất cả các email từ một liên hệ cụ thể với một từ cụ thể trong dòng chủ đề sẽ phát âm thanh cảnh báo tùy chỉnh.
- Chuyển tất cả email có tệp đính kèm trong phạm vi kích thước và khoảng ngày cụ thể vào một thư mục nhất định.
- Có gắn cờ tất cả các email mà bạn đang ở trên dòng CC đang đáp ứng các yêu cầu và được đánh dấu là quan trọng.
Làm cách nào để Truy cập Quy tắc?
Outlook 2016
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2016 trên màn hình của mình, bạn sẽ thấy Quy tắc ở trên cùng trong Di chuyển khi bạn ở trên Trang chủ tab.
Nếu bạn có một thông báo đang mở, bạn sẽ thấy Quy tắc ở trên cùng khi bạn ở trên Tin nhắn chuyển hướng. Khi bạn nhấp vào Quy tắc , bạn có các tùy chọn nhanh cho thông báo hiện đang hiển thị thành Luôn di chuyển email từ người gửi đó hoặc được gửi cụ thể cho bạn, đến một thư mục nhất định. Bạn cũng có các tùy chọn để Tạo quy tắc hoặc Quản lý Quy tắc &Cảnh báo .
Outlook.com
Nếu bạn đang sử dụng Outlook.com trong trình duyệt của mình, bạn sẽ nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải, sau đó chọn Quản lý quy tắc . Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy danh sách các quy tắc đang hoạt động.
Làm cách nào để Thêm và Tạo Quy tắc?
Outlook 2016
Đây là nơi mà phép thuật thực sự bắt đầu. Bạn có thể chọn một trong các hành động quy tắc nhanh được mô tả ở trên và chuyển các thư với người gửi cụ thể hoặc chỉ những thư được gửi cho bạn bằng một cú nhấp chuột đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết về các quy tắc của mình, có nhu cầu nhất định hoặc muốn được tổ chức tốt hơn, thì Outlook chắc chắn sẽ giúp bạn.
Trong Outlook 2016, chọn Quy tắc từ trình đơn trên cùng của bạn rồi đến Tạo quy tắc . Tiếp theo, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên với các điều kiện và hành động quy tắc thường được sử dụng. Bạn có thể chọn nhiều hộp kiểm để thu hẹp các điều kiện. Bạn cũng có thể chọn nhiều hành động nếu cần.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK . Cửa sổ xác nhận sẽ cho phép bạn đánh dấu một hộp để chạy quy tắc trên các thư trong thư mục hiện tại, điều này rất tiện cho việc xử lý hàng loạt thư áp dụng quy tắc. Bạn cũng có thể chọn Tùy chọn nâng cao để biết thêm thông số, được mô tả bên dưới.
Ngoài ra, bạn có thể chọn Quản lý quy tắc và nhấp vào Quy tắc mới . Chọn loại quy tắc bạn muốn bắt đầu từ danh sách, có thể được chỉnh sửa trên màn hình sau và nhấp vào Tiếp theo . Sau đó, bạn sẽ được giới thiệu với Trình hướng dẫn quy tắc , cũng chính là cửa sổ bật lên nếu bạn chọn Tùy chọn nâng cao đã đề cập ở trên.
Bạn sẽ sử dụng các hộp kiểm để đánh dấu bao nhiêu điều kiện tùy thích. Khi mỗi cái được đánh dấu, nó sẽ hiển thị trong hộp Bước 2 bên dưới nó. Trong khu vực Bước 2 đó, bạn sẽ sử dụng các liên kết để chỉ định các tham số.
Ví dụ:nếu bạn đã chọn áp dụng quy tắc sử dụng các từ nhất định trong thư, bạn sẽ nhấp vào cụm từ từ cụ thể và sau đó nhập chúng vào cửa sổ tiếp theo. Nhấp vào Thêm và tất cả các từ hoặc cụm từ bạn muốn áp dụng sẽ hiển thị trong hộp bên dưới nó. Nhấp vào OK và những từ hoặc cụm từ đó sau đó sẽ thay thế thuật ngữ từ cụ thể trong Bước 2.
Nhấp vào Tiếp theo và thêm các hành động sẽ áp dụng cho quy tắc của bạn. Ở đây một lần nữa, bạn có thể chọn nhiều hơn một và định cấu hình các thông số trong hộp Bước 2 nếu có. Ví dụ:nếu bạn đã chọn di chuyển bản sao của email vào một thư mục, hãy nhấp vào thư mục cụ thể để thực hiện lựa chọn của bạn. Nhấp vào OK và mục đã chọn sẽ xuất hiện trong hộp Bước 2.
Bạn có thể chọn nhiều tùy chọn hơn cho quy tắc của mình bằng cách nhấp vào Tiếp theo và nếu bạn đã hoàn tất, chỉ cần nhấp vào Hoàn tất . Đặt tên cho quy tắc của bạn, tùy chọn chạy nó trong hộp thư đến của bạn và đảm bảo hộp kiểm để bật quy tắc được đánh dấu. Nhấp vào Kết thúc và bạn đã sẵn sàng.
Outlook.com
Trên Outlook.com, nhấp vào biểu tượng bánh răng, chọn Quản lý quy tắc và nhấp vào nút Mới cái nút. Bạn sẽ sử dụng các loại điều kiện và hành động tương tự như được mô tả ở trên cho phiên bản dành cho máy tính để bàn, mặc dù có nhiều tùy chọn hạn chế hơn.
Đầu tiên, chọn điều kiện từ danh sách thả xuống và nhập thông số bên cạnh. Sau đó, chọn hành động và một lần nữa, chọn tham số.
Bạn có thể nhấp vào biểu tượng dấu cộng để thêm cả điều kiện và quy tắc để lọc mạnh mẽ hơn. Nếu bạn đổi ý hoặc mắc lỗi, chỉ cần nhấn vào biểu tượng thùng rác để xóa mục đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo quy tắc.
Quy tắc có thể làm việc cho bạn như thế nào?
Đối với email công việc và cá nhân, các quy tắc có thể rất hữu ích và đây chỉ là một vài ví dụ.
Dành cho Công việc
- Yêu cầu tất cả các email từ Giám đốc điều hành phát âm thanh báo động và hiển thị cảnh báo trên màn hình.
- Yêu cầu tất cả email từ nhóm dự án của bạn được chuyển đến thư mục dự án plus những người từ các thành viên nhất định trong nhóm sẽ được chuyển vào các thư mục con cụ thể.
- Có tất cả các email khi bạn không có mặt tại văn phòng, có tệp đính kèm trong khoảng ngày đó, được gắn cờ là thư theo dõi.
Dành cho Cá nhân
- Có tất cả các email từ vợ / chồng của bạn được đánh dấu là quan trọng và được in.
- Có tất cả các email có từ học bổng trong dòng chủ đề hoặc nội dung thư được chuyển tiếp đến cha mẹ của bạn.
- Có tất cả email từ một cửa hàng cụ thể có từ tài khoản được chuyển đến một thư mục nhất định trong khi những thư mục có từ sale bị xóa.
Quy tắc được quản lý như thế nào?
Outlook 2016
Trong phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn, nhấp vào Quy tắc từ trình đơn và chọn Quản lý quy tắc và cảnh báo . Cửa sổ này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các quy tắc hoạt động mà bạn đã thiết lập. Bạn có thể tạo quy tắc mới hoặc chỉnh sửa quy tắc hiện tại, sao chép hoặc xóa quy tắc và chạy tất cả các quy tắc trong một thư mục nhất định hoặc hộp thư đến của bạn. Nếu bạn chọn Tùy chọn , bạn cũng có thể xuất hoặc nhập các quy tắc của mình một cách dễ dàng.
Outlook.com
Nếu phiên bản trực tuyến của Outlook, bạn sẽ nhấp vào biểu tượng bánh răng từ trên cùng, chọn Quản lý quy tắc , và bạn sẽ thấy danh sách tất cả các quy tắc hiện tại. Sau đó, bạn có các tùy chọn để sắp xếp, xóa hoặc chỉnh sửa chúng.
Bạn có sử dụng quy tắc Outlook không?
Bạn có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm email, cập nhật các thư quan trọng và giữ cho hộp thư đến của bạn không bị lộn xộn với các quy tắc của Outlook. Khi bạn bắt đầu tạo các quy tắc, nó sẽ trở thành một quá trình nhanh chóng và dễ dàng và có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, năng lượng và không gặp rắc rối trong quá trình thực hiện.
Bạn có sử dụng các quy tắc không? Nếu vậy, họ đã giúp bạn chưa và làm thế nào? Nếu chưa, tại sao bạn chưa thử chúng? Vui lòng chia sẻ ý kiến của bạn bên dưới!