Có lúc trong cuộc sống quy tắc là điều không vui. Tuy nhiên, khi nói đến ứng dụng như Outlook, quy tắc có thể là "cứu tinh", "cứu thời gian", và "xóa rối". Dù bạn dùng Outlook 2016 trên máy tính hay Outlook.com trên web, quy tắc đều có sẵn giúp bạn tổ chức.
Quy Tắc Chính Xác Là Gì?
Đối với Outlook, quy tắc là công cụ bạn dùng để tự động di chuyển và gắn cờ email cũng như cảnh báo email cụ thể. Một khi thiết lập quy tắc, mọi tin nhắn mới đến hộp thư đến sẽ được xử lý tự động theo các quy tắc áp dụng.
Quy tắc thường dùng cho email nhận, nhưng bạn cũng có thể tạo cho email gửi. Ví dụ, bạn có thể được thông báo khi email được gửi và đọc, hoặc chọn trì hoãn gửi một khoảng thời gian.
Quy Tắc Có Thể Dùng Như Thế Nào?
Cả trong công việc và cá nhân, quy tắc Outlook cung cấp tổ chức hiệu quả tin nhắn và cập nhật mục quan trọng. Đây là vài ví dụ cơ bản bạn dễ liên hệ:
- Tất cả email từ một liên hệ cụ thể kích hoạt cảnh báo màn hình.
- Tất cả email có từ cụ thể trong dòng chủ đề được chuyển đến thư mục nhất định.
- Tất cả email có văn bản cụ thể trong nội dung bị xóa.
Quy tắc có thể chi tiết và nâng cao tùy thích vì có khá nhiều tùy chọn. Đây là vài trường hợp xác định nhiều tham số hơn:
- Tất cả email từ liên hệ cụ thể có từ khóa trong chủ đề phát âm thanh cảnh báo tùy chỉnh.
- Tất cả email có file đính kèm trong phạm vi dung lượng và khoảng thời gian cụ thể chuyển đến thư mục nhất định.
- Tất cả email bạn ở dòng CC là yêu cầu cuộc họp và được đánh dấu quan trọng được gắn cờ.
Truy Cập Quy Tắc Như Thế Nào?
Outlook 2016
Nếu dùng Outlook 2016 trên máy tính, bạn sẽ thấy Quy Tắc (Rules) ở trên cùng phần Di Chuyển (Move) khi ở tab Trang Chủ (Home).
Nếu mở một tin nhắn, bạn sẽ thấy Quy Tắc ở trên khi ở tab Tin Nhắn (Message). Khi nhấn Quy Tắc, bạn có tùy chọn nhanh cho tin nhắn hiện tại để Luôn Di Chuyển (Always Move) email từ người gửi đó hoặc gửi cụ thể cho bạn, đến thư mục nhất định. Bạn cũng có tùy chọn Tạo Quy Tắc (Create Rule) hoặc Quản Lý Quy Tắc & Cảnh Báo (Manage Rules & Alerts).
Outlook.com
Nếu dùng Outlook.com trên trình duyệt, bạn nhấn biểu tượng bánh răng góc trên phải rồi chọn Quản Lý Quy Tắc (Manage Rules). Màn hình sau sẽ hiển thị danh sách quy tắc đang hoạt động.
Thêm Và Tạo Quy Tắc Như Thế Nào?
Outlook 2016
Đây là nơi phép thuật bắt đầu. Bạn có thể chọn một hành động quy tắc nhanh như mô tả trên và di chuyển tin nhắn với người gửi cụ thể hoặc chỉ những thư gửi cho bạn bằng một cú nhấp. Nhưng nếu muốn chi tiết quy tắc, có nhu cầu cụ thể, hoặc muốn tổ chức tốt hơn, Outlook hoàn toàn đáp ứng.
Trong Outlook 2016, chọn Quy Tắc từ menu trên cùng rồi Tạo Quy Tắc (Create Rule). Tiếp theo bạn thấy cửa sổ bật lên với điều kiện và hành động quy tắc thường dùng. Bạn có thể chọn nhiều hộp kiểm để thu hẹp điều kiện. Nhiều hành động cũng có thể chọn nếu cần.
Khi xong, nhấn OK. Cửa sổ xác nhận cho bạn tích ô để chạy quy tắc trên tin nhắn trong thư mục hiện tại, tiện cho xử lý hàng loạt tin nhắn áp dụng quy tắc. Bạn cũng có thể chọn nút Tùy Chọn Nâng Cao (Advanced Options) cho thêm tham số, được mô tả dưới đây.
Ngoài ra, bạn có thể chọn Quản Lý Quy Tắc (Manage Rules) và nhấn Quy Tắc Mới (New Rule). Chọn loại quy tắc muốn bắt đầu từ danh sách, có thể chỉnh sửa màn hình sau, nhấn Tiếp (Next). Bạn sẽ thấy Phép Thử Quy Tắc (Rules Wizard), cửa sổ giống như chọn Advanced Options trên.
Bạn dùng hộp kiểm để đánh dấu bao nhiêu điều kiện muốn. Mỗi khi đánh dấu, nó hiển thị trong khung Bước 2 dưới đó. Ở khu vực Bước 2, bạn dùng liên kết để chỉ định tham số.
Ví dụ, nếu chọn áp dụng quy tắc dùng từ cụ thể trong tin nhắn, bạn nhấn thuật ngữ từ cụ thể (specific words) rồi nhập chúng cửa sổ sau. Nhấn Thêm (Add) và tất cả từ/cụm từ bạn muốn áp dụng hiển thị trong hộp dưới. Nhấn OK và từ/cụm từ đó sẽ thay thế thuật ngữ specific words ở Bước 2.
Nhấn Tiếp (Next) và thêm hành động áp dụng cho quy tắc. Ở đây cũng có thể chọn nhiều và cấu hình tham số ở khung Bước 2 nếu áp dụng. Ví dụ, nếu chọn di chuyển bản sao email đến thư mục, nhấn thư mục cụ thể (specific folder) để chọn. Nhấn OK và mục chọn sẽ xuất hiện ở khung Bước 2.
Bạn có thể chọn thêm tùy chọn cho quy tắc bằng cách nhấn Tiếp và nếu xong, chỉ cần nhấn Hoàn Tất (Finish). Đặt tên quy tắc, tùy chọn chạy trong hộp thư đến, đảm bảo ô bật quy tắc được tích. Nhấn Hoàn Tất và xong.
Outlook.com
Trên Outlook.com, nhấn biểu tượng bánh răng, chọn Quản Lý Quy Tắc và nhấn nút Mới (New). Bạn dùng cùng loại điều kiện và hành động như phiên bản máy tính, tuy nhiên tùy chọn hạn chế hơn.
Thứ nhất, chọn điều kiện từ danh sách thả xuống và nhập tham số bên cạnh. Sau đó, chọn hành động và lại chọn tham số.
Bạn có thể nhấn biểu tượng cộng để thêm cả điều kiện và quy tắc cho lọc mạnh mẽ hơn. Nếu đổi ý hoặc sai, chỉ cần nhấn biểu tượng thùng rác để xóa mục đó. Khi xong, nhấn Tạo Quy Tắc (Create Rule).
Quy Tắc Hoạt Động Cho Bạn Như Thế Nào?
Cho email công việc và cá nhân, quy tắc rất tiện, đây chỉ là vài ví dụ.
Cho Công Việc
- Tất cả email từ Giám Đốc (CEO) phát âm thanh báo động và hiển thị cảnh báo màn hình.
- Tất cả email từ nhóm dự án chuyển đến thư mục dự án cùng với email từ thành viên cụ thể chuyển vào thư mục con riêng.
- Tất cả email khi bạn vắng văn phòng, có file đính kèm trong khoảng thời gian đó, được gắn cờ theo dõi.
Cho Cá Nhân
- Tất cả email từ vợ/chồng đánh dấu quan trọng và in ra.
- Tất cả email có từ học bổng (scholarship) trong chủ đề hoặc nội dung chuyển tiếp cho bố mẹ.
- Tất cả email từ cửa hàng cụ thể có từ tài khoản (account) chuyển đến thư mục nhất định, có từ giảm giá (sale) bị xóa.
Quản Lý Quy Tắc Như Thế Nào?
Outlook 2016
Trong phiên bản máy tính, nhấn Quy Tắc từ menu chọn Quản Lý Quy Tắc & Cảnh Báo (Manage Rules & Alerts). Cửa sổ này hiển thị tất cả quy tắc đang hoạt động bạn thiết lập. Bạn có thể tạo mới, chỉnh sửa, sao chép, xóa quy tắc, và chạy tất cả quy tắc trong thư mục hoặc hộp thư đến. Nếu chọn Tùy Chọn (Options), bạn cũng có thể xuất/nhập quy tắc dễ dàng.
Outlook.com
Trong phiên bản online, bạn nhấn biểu tượng bánh răng trên cùng, chọn Quản Lý Quy Tắc, và thấy danh sách tất cả quy tắc hiện tại. Bạn có tùy chọn sắp xếp, xóa, hoặc chỉnh sửa.
Bạn Có Dùng Quy Tắc Outlook?
Bạn có thể tiết kiệm thời gian tìm email, cập nhật tin quan trọng, và giữ hộp thư đến gọn gàng với quy tắc Outlook. Khi bắt đầu tạo quy tắc, quy trình trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm thời gian, năng lượng, phiền toái sau này.
Bạn có dùng quy tắc? Nếu có, chúng giúp bạn như thế nào? Nếu không, tại sao chưa thử? Hãy thoải mái chia sẻ ý kiến bên dưới!