Bạn có thể muốn gộp Hộp thư đến Outlook của các tài khoản khác nhau vào một tệp duy nhất nếu bạn muốn sắp xếp các tài khoản email trong Outlook của mình. Khi bạn gộp Hộp thư đến Outlook, bạn cũng tiết kiệm không gian màn hình. Nếu bạn dùng phương pháp tự động để tạo tài khoản email trong Microsoft Outlook, theo mặc định, mỗi tài khoản email sẽ nhắc Outlook tạo một tệp mới và do đó, một hộp thư đến khác nhau. Bạn luôn có thể gộp các tài khoản vào một tệp duy nhất để dễ dàng quản lý email của mình.
Đó là cách bạn có thể đạt được nó!
Gộp Hộp thư đến Outlook
Lưu ý: Quy trình này giả định các tài khoản POP3.
Nếu bạn đang tạo tài khoản mới bằng tính năng tự động phát hiện, bạn có thể gộp hộp thư đến sau khi xong việc tạo chúng. Nếu bạn đã tạo tài khoản, bạn vẫn có thể gộp chúng trong Outlook.
Để gộp Hộp thư đến Outlook:
- Mở Microsoft Outlook và nhấp vào menu File.
- Trong menu File, nhấp vào Cài đặt tài khoản (Account Settings), và trong menu thả xuống xuất hiện, chọn Cài đặt (Settings) lần nữa.
- Bạn sẽ được trình bày cửa sổ Cài đặt tài khoản (Account Settings) liệt kê tất cả tài khoản email hiện có của bạn. Đảm bảo bạn đang ở tab Email
- Nhấp vào tài khoản email mà hộp thư đến của nó bạn muốn gộp. MS Outlook sẽ trình bày cho bạn tùy chọn Thay đổi thư mục (Change Folder) ở phía dưới cửa sổ Cài đặt tài khoản.
Bây giờ, trong hộp thoại Thay đổi thư mục, chọn Outlook rồi Hộp thư đến (Inbox). Nếu bạn muốn thư được gửi đến thư mục tùy chỉnh, nhấp Thư mục mới (New Folder) để tạo thư mục mới. Nếu bạn muốn dùng tệp PST mới cho email, bạn có thể chọn Tệp Outlook mới (New Outlook File). Nhưng vì danh bạ, lịch, v.v. của bạn đã được lưu trong outlook.pst. Tốt hơn là chọn Outlook -> Hộp thư đến vì nó sẽ tiết kiệm thời gian sao lưu tệp (Xem hình cuối cùng bên dưới).
Khi bạn đã chọn thư mục bạn muốn, nhấp OK.
Lặp lại các bước trên cho mỗi hộp thư đến tài khoản email bạn muốn gộp.
Đóng cửa sổ Cài đặt tài khoản
Theo thủ tục trên, bạn có thể đóng các tệp bổ sung được tạo bởi MS Outlook cho các tài khoản email khác nhau mà bạn hiện đã gộp – vì thư mới sẽ được gửi đến thư mục bạn chọn ở bước 5.
Điều này giải thích cách bạn có thể gộp hộp thư đến Outlook trong phiên bản 2021/2019.
Nếu bạn có thắc mắc, vui lòng để lại bình luận bên dưới.
Bạn có thể gộp hộp thư đến trong Outlook 365 không?
Không thể, vì tùy chọn thay đổi thư mục bị thiếu. Thay vào đó, bạn có thể dùng thư mục tìm kiếm (search folder) để xem email gần đây từ tất cả hộp thư đến. Nhấp vào hộp Tìm kiếm ở đầu Outlook, và tìm kiếm All Mailboxes (Tất cả hộp thư). Khi nó xuất hiện, nhấp vào nó, rồi nhấp vào tùy chọn Chưa đọc (Unread). Bây giờ bạn có khung hiển thị nơi tất cả email chưa đọc xuất hiện ở một nơi.
Làm thế nào để làm cho email tự động chuyển vào thư mục cụ thể khi đến?
Bạn sẽ cần tạo quy tắc (rules) cho việc này. Dựa trên chủ đề, email, từ, đến, và dữ liệu liên quan đến email khác, bất kỳ email nào có thể được chuyển vào thư mục khi nó đến. Bạn có thể áp dụng cho một hộp thư đơn lẻ hoặc tất cả chúng.
