Cuộc sống chia thành công việc, bạn bè, gia đình, sở thích, sự kiện, câu lạc bộ, và nhiều phân chia khác. Đôi khi, nhiều tài khoản Gmail phản ánh "schizophrenia xã hội" đó.
Gmail phổ biến và miễn phí. Vì vậy, an toàn giả định bạn có nhiều tài khoản Gmail. Nhưng bạn có biết dễ dàng liên kết chúng để nhận và gửi email từ một tài khoản Gmail chính? Khi liên kết tất cả tài khoản, bạn giữ mọi thứ cùng nhau mà không phải chuyển qua lại giữa các tài khoản.
Chỉ cần vài điều chỉnh cài đặt Gmail. Tiết kiệm nhiều phiền toái và thời gian!
Dễ dàng liên kết tài khoản nhưng quan trọng hơn là tổ chức hộp thư Gmail để lo âu email trở thành quá khứ. Hãy xem bốn bước giúp đưa sự bình yên vào cuộc sống dồi dào email.
Bước 1: Thêm địa chỉ email thứ hai
Bước 2: Chuyển tiếp thư đến
Bước 3: Tạo nhãn cho tất cả thư đến
Bước 4: Tạo bộ lọc tự động tổ chức hộp thư
Như bạn thấy, hai bước đầu gắn kết tài khoản, hai bước sau tổ chức hộp thư cho quản lý email cải thiện.
Bước 1. Thêm địa chỉ email thứ hai
Ngay bây giờ, bạn có một tài khoản Gmail kiểm tra thường xuyên hơn các tài khoản khác. Dùng tài khoản này làm email chính nhận tất cả email từ tài khoản phụ đã thiết lập. Với tôi, là tài khoản Gmail liên kết Google Calendar. Nếu không chắc tài khoản nào, xem cách tìm tài khoản liên kết với địa chỉ email.
Tài khoản Gmail chính này cho phép nhận, tìm kiếm, và gửi trả lời với ID Gmail phụ liên kết. Vậy, đi đến tài khoản Gmail chính và liên kết địa chỉ Gmail thứ hai.
1. Trong tài khoản Gmail Chính (muốn gửi/nhận tất cả thư) nhấp biểu tượng bánh răng rồi Cài đặt từ góc trên phải màn hình.
2. Nhấp tab Tài khoản và Nhập. Ở cài đặt Gửi thư dạng, nhấp Thêm địa chỉ email khác bạn sở hữu.
Trang web mới mở. Ở trường tên, nhập họ tên. Địa chỉ email, nhập ID email thứ hai muốn liên kết.
Chọn ô Đối xử như bí danh nếu muốn trả lời email gửi đến bất kỳ tài khoản liên kết nào từ địa chỉ bạn chọn. Có thể bỏ chọn và chọn địa chỉ cụ thể trả lời. Hơi rối, trang hỗ trợ Gmail này làm rõ.
Gmail gửi thông báo xác minh đến email này xác nhận bạn là chủ tài khoản.
Bạn nhập mã xác minh gửi đến email và nhấp "Xác minh". Hoặc nhấp liên kết xác minh.
Sau xác minh, thấy địa chỉ email thứ hai hiển thị ở phần Gửi thư dạng của tài khoản chính.
Giờ, khi soạn email, bạn có tùy chọn mới trong trường "From". Chỉ cần nhấp địa chỉ email đó, đó là địa chỉ người nhận thấy.
Đừng đóng tài khoản thứ hai yet. Cần nó cho bước tiếp theo.
Bước 2. Chuyển tiếp thư đến
Mở trang Cài đặt cho tài khoản Gmail thứ hai muốn đọc thư.
Nhấp tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.
Nhập địa chỉ email Chính vào hộp "Chuyển tiếp bản sao thư đến đến".
Chọn tùy chọn từ danh sách thả xuống:
- giữ bản sao Gmail trong Hộp thư đến
- lưu trữ bản sao Gmail
- xóa bản sao Gmail
Nhấp Lưu thay đổi.
Giờ, không cần mở tài khoản phụ mỗi lần kiểm tra email. Chỉ đăng nhập tài khoản chính. Hai bước tiếp theo giúp thiết lập hộp thư chính phân biệt từng tài khoản.
Bước 3. Tạo nhãn cho thư đến
Việc dùng nhãn Gmail thông minh là một cách hiệu quả nhất thuần phục hộp thư. Như Mihir nói bài liên kết, nhãn không nên làm bạn suy nghĩ. Ý tưởng là nhận diện tức thì email từ tài khoản Gmail liên kết. Bạn tạo nhãn cụ thể cho mỗi tài khoản liên kết rồi dùng bộ lọc thông minh để lọc thêm.
Chuyển sang tài khoản Chính, cuộn xuống cuối trang tìm liên kết Tạo nhãn mới bên trái cửa sổ.
Nhấp liên kết mở hộp Nhãn mới. Gõ tên nhãn. Có thể dùng chính địa chỉ email. Nhấp Tạo.
Thực tế, bạn làm nhiều việc với nhãn. Cho mỗi tài khoản liên kết màu khác nhau hoặc tạo nhãn con cho loại email khác nhau.
Bước 4. Tạo bộ lọc tự động tổ chức hộp thư
Hộp thư nghẹt không phải vấn đề duy nhất bộ lọc Gmail thông minh giải quyết. Nhưng bộ lọc là "lưới câu" của người dùng nâng cao khi kết nối tài khoản Gmail khác vào trung tâm.
Trong Cài đặt tài khoản Chính, nhấp tab Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn, bên cạnh tab Tài khoản và Nhập. Cuộn xuống nhấp Tạo bộ lọc mới.
Nhập địa chỉ email phụ vào trường From màn hình tiếp theo.
Nhấp Tạo bộ lọc với tìm kiếm này. Màn hình tiếp theo, vài tùy chọn dưới Khi thư đến khớp tìm kiếm này.
Chọn Áp dụng nhãn và chọn nhãn đã thiết lập bước trước.
Nhấp nút xanh Tạo bộ lọc. Bạn cũng chọn Cũng áp dụng bộ lọc cho "X" hội thoại khớp nếu có email trước từ tài khoản liên kết.
Phương án nhanh hơn:
Bạn cũng dùng một thư cụ thể tạo bộ lọc. Đôi khi cách nhanh hơn tạo bộ lọc tức thì.
- Mở Gmail.
- Tích hộp kiểm bên cạnh email muốn.
- Nhấp Thêm.
- Nhấp Lọc thư như thế này.
- Nhập tiêu chí bộ lọc.
Xong! Giờ, email từ tài khoản phụ tải vào tài khoản chính và tự động vào Nhãn (hãy nghĩ như thư mục) bạn chỉ định. Dùng Bộ lọc giúp tách biệt email tổ chức nên email từ tài khoản liên kết không tranh giành sự chú ý hạn hẹp cùng lúc.
Bạn cũng gửi email từ cả hai tài khoản từ tài khoản chính không bao giờ chuyển sang tài khoản phụ.
Thử tính năng Labs: Nhiều hộp thư
Nhiều hộp thư (Multiple Inboxes) là tính năng Gmail Labs. Dùng khi muốn xem email từ nhiều tài khoản Gmail liên kết và tổ chức chúng trong nhiều hộp thư cùng tài khoản Gmail.
Nhiều hộp thư cho bạn mini hộp thư bên cạnh hộp thư chính. Chia email đến thành nhiều phần dựa trên loại email. Lưu ý chỉ triển khai cho tài khoản không dùng thẻ thêm Gmail như Xã hội, Khuyến mãi, Cập nhật, Diễn đàn.
Bật Nhiều hộp thư từ tab Labs trong Cài đặt Gmail.
Nhớ Lưu thay đổi khi thoát tab Labs. Gmail cập nhật hiển thị nhiều hộp thư. Quay lại Cài đặt cấu hình nhiều hộp thư từ tab riêng. Đặt địa chỉ email phụ vào hộp truy vấn tìm kiếm. Đặt tiêu đề duy nhất và chọn vị trí khung. Lưu thay đổi và xong!
Tiết kiệm thời gian chuyển đổi tài khoản Gmail
Lợi ích rõ ràng dùng tài khoản Gmail chính làm "bẫy" cho các tài khoản còn lại là thời gian. Không phải chuyển tài khoản nữa. Email về cơ bản là "danh sách việc" với ưu tiên riêng. Vì vậy, cấu hình email chính làm việc nặng nhọc. Và, để tăng năng suất, đừng quên tiện ích Chrome Gmail tuyệt vời làm nhiệm vụ email dễ dàng hơn.
Thắc mắc cách đặt một tài khoản Google làm mặc định đăng nhập? Xem bài viết:
Bản gốc viết bởi Wendy Limauge ngày 27/10/2008