Khi nhiều người làm việc trên nhiều bài thuyết trình PowerPoint rồi cần gộp lại cuối cùng, nó trở nên thách thức. Lý do chính là định dạng. Nếu các nhóm không đồng bộ, việc đưa chúng về cùng định dạng sẽ rất đau đầu.
Microsoft PowerPoint cung cấp giải pháp nội bộ giống như Word và Excel, cho phép gộp nhiều bài thuyết trình PowerPoint, vẫn giữ nguyên định dạng. Cách đúng là yêu cầu mọi người dùng cùng chủ đề. Hãy thiết lập PowerPoint Theme trong một file, sau đó chia sẻ cho tất cả.
Cách gộp nhiều bài thuyết trình PowerPoint
Chúng ta có ba cách gộp nhiều file PowerPoint. Cách đầu tiên tốt khi ít file, giữ định dạng là mục tiêu chính. Cách thứ hai gộp bất kỳ số file nào trong một thư mục.
- Phương pháp Reuse Slides (Tái sử dụng trang chiếu)
- Phương pháp mã VBA
- Copy Paste Slides (Sao chép dán trang chiếu).
Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm. Hãy chọn khôn ngoan.
1. Phương pháp Reuse Slides
Microsoft PowerPoint cung cấp công cụ nội bộ— Reuse Slides (Tái sử dụng trang chiếu). Nó cho phép nhập một hoặc nhiều trang chiếu vào bài thuyết trình từ file khác, không cần mở file kia. Khi dùng tùy chọn này, hãy chọn tùy chọn định dạng, đặc biệt nếu muốn cùng chủ đề với file nguồn.
- Mở file PowerPoint mới hoặc hiện có nơi bạn muốn gộp trang chiếu.
- Chọn trang chiếu sau đó bạn muốn chèn trang chiếu từ file nguồn.
- Đi đến Home > New Slide > Reuse Slide.
- Duyệt chọn file muốn gộp. Sau đó nhấp nút mũi tên.
- Sẽ hiển thị tất cả trang chiếu trong file đó.
- Nhấp vào trang chiếu muốn chèn, nó sẽ được thêm ngay lập tức.
- Nếu muốn giữ nguyên định dạng như trang chiếu nguồn, tích vào ô "Keep source formatting" (Giữ định dạng nguồn).
Bất kỳ trang chiếu nào thêm ở đây đều là bản sao. File nguồn vẫn nguyên vẹn, không thay đổi. Bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu gộp sẽ không ảnh hưởng file gốc.
Một trong những phần tốt nhất của phương pháp nhập này là nó giữ tất cả hiệu ứng chuyển động hoặc chuyển tiếp. Trước đây không như vậy, phải dùng phương pháp Object, theo sau nhiều cấu hình mới hoạt động. Phương pháp Object chỉ hữu ích nếu muốn gói nhiều file vào một.
2. Phương pháp mã VBA
Vì không có phương pháp gốc gộp nhiều bài thuyết trình PowerPoint, chúng ta phải dùng mã VBA, giống như gộp file Excel. Nó đơn giản và hoạt động tốt hơn mã VBA cho Excel. Mã chạy tốt, tôi gộp được 3 file PowerPoint trị giá 60 trang chiếu.
Trong file PowerPoint mới hoặc hiện có nơi bạn muốn gộp tất cả bài thuyết trình, nhấn ALT + F11
Nhấp Insert > Module và dán mã vào module đó. Không cần lưu.
Sub InsertAllSlides() ' Insert all slides from all presentations in the same folder as this one ' INTO this one; do not attempt to insert THIS file into itself, though. Dim vArray() As String Dim x As Long ' Change "*.PPT" to "*.PPTX" or whatever if necessary: EnumerateFiles ActivePresentation.Path & "C:\PathtoSlidesYouWanttoImport", "*.PPT", vArray With ActivePresentation For x = 1 To UBound(vArray) If Len(vArray(x)) > 0 Then .Slides.InsertFromFile vArray(x), .Slides.Count End If Next End With End Sub Sub EnumerateFiles(ByVal sDirectory As String, _ ByVal sFileSpec As String, _ ByRef vArray As Variant) ' collect all files matching the file spec into vArray, an array of strings Dim sTemp As String ReDim vArray(1 To 1) sTemp = Dir$(sDirectory & sFileSpec) Do While Len(sTemp) > 0 ' NOT the "mother ship" ... current presentation If sTemp <> ActivePresentation.Name Then ReDim Preserve vArray(1 To UBound(vArray) + 1) vArray(UBound(vArray)) = sDirectory & sTemp End If sTemp = Dir$ Loop End Sub
Làm các thay đổi tôi đã đánh dấu in đậm.
Nhấn F5, mã sẽ thực thi
Sẽ nhập tất cả trang chiếu từ tất cả file trong thư mục đó. Tuy nhiên, nó sẽ mất định dạng. Đó là vấn đề lớn nhất của mã, nhưng nó có thể gộp bất kỳ số file nào, là ưu điểm lớn nhất. Hãy xóa mã VBA sau khi nhập xong. Mã từ PPTFAQ.c0m.
3. Copy Paste Slides
Đôi khi tôi dùng cách này khi có nhiều file, thường dưới ba, và chỉ cần sao chép vài trang chiếu. Dù có thể dùng Ctrl + C và Ctrl + V, nhưng sẽ mất định dạng. Vì vậy sau khi sao chép trang chiếu, chuột phải vào phần danh sách trang chiếu của file đích và chọn giữ định dạng.
Hy vọng tất cả các phương pháp dễ làm theo, bạn đã gộp được nhiều file PowerPoint.
Hãy chọn giữa số file cần gộp và Chủ đề trang chiếu theo nhu cầu.
Đọc tiếp: Cách gộp tài liệu Word.