Microsoft PowerPoint cho phép bạn thêm nhiều loại nội dung đa phương tiện. Nhạc chỉ là thêm một loại nội dung bạn có thể thêm để thu hút sự chú ý. Trước khi bắt đầu thêm nhạc vào bài thuyết trình PowerPoint, hãy nhớ rằng không phải tất cả loại nhạc và thậm chí không phải mọi hiệu ứng âm thanh đều phù hợp với bài thuyết trình của bạn.
Là quy tắc chung để tạo bài thuyết trình PowerPoint hấp dẫn, luôn điều chỉnh bài thuyết trình quanh nội dung chứ không phải ngược lại.
Hãy học cách thêm nhạc vào slide PowerPoint và tùy chỉnh tệp âm nhạc với các điều khiển phát lại (playback controls) trong Ribbon PowerPoint.
Dưới đây là một vài điều bạn nên biết trước khi tải tệp nhạc đầu tiên:
- Bạn có thể thêm một hoặc nhiều tệp âm thanh vào slide.
- Bạn có thể tải xuống bài hát hoặc tệp nhạc từ internet và chèn vào slide.
- Bạn có thể ghi âm giọng nói của mình và thêm làm lời bình (narration) cho bài thuyết trình.
- Bạn phải dùng trình chỉnh sửa âm thanh bên ngoài để nối nhiều tệp nhạc khi muốn bao phủ bài thuyết trình dài.
- PowerPoint hỗ trợ WAV, WMA, MP3, và một vài định dạng khác.
Trong bài này, chúng ta sẽ không nói về thêm lời bình âm thanh vào PowerPoint. Thay vào đó, hãy xem cách thêm nhạc vào bài thuyết trình PowerPoint với tệp âm thanh bạn chọn.
Thêm nhạc vào bài thuyết trình PowerPoint
Thêm nhạc vào slide PowerPoint giống như tải bất kỳ loại tệp nào khác.
- Đi đến Ribbon > Insert (Chèn) tab. Trong nhóm Media, chọn Audio > Audio on My PC (Âm thanh > Âm thanh trên máy tính của tôi).
- Duyệt đến vị trí tệp âm thanh trên máy tính và tải lên. Một biểu tượng đại diện cho tệp âm thanh trên slide. Bạn có thể kéo và đặt nó ở bất cứ đâu.
- Tab Audio Tools Playback (Công cụ âm thanh - Phát lại) xuất hiện trên Ribbon ngay khi tệp được tải lên slide. Bạn cũng có thể chọn biểu tượng tệp âm thanh trong chế độ xem Normal slide và hiển thị tab Audio Tools Playback.
- Nhấp nút Preview (Xem trước) để kiểm tra phát lại.
Tùy chỉnh nhạc với tab Audio Tools Playback
Mặc định, Audio Style (Kiểu âm thanh) tự động đặt là No Style (Không kiểu).
Bạn có thể chọn Play in Background (Phát ở nền). Play in Background làm cho tệp âm thanh bắt đầu tự động trong trình chiếu slide và cũng phát qua nhiều slide.
Có ba cách để bắt đầu phát lại.
- Automatically (Tự động): Nhạc bắt đầu tự động khi slide xuất hiện.
- When Clicked On (Khi nhấp vào): Nhạc chỉ phát khi bạn nhấp vào biểu tượng âm thanh. Để điều này hoạt động, bỏ tích tùy chọn Hide During Show (Ẩn trong trình chiếu) để hiện biểu tượng trong chế độ xem trình chiếu.
- In Click Sequence (Trong trình tự nhấp): Nhạc phát khi được kích hoạt với các hiệu ứng khác bạn đã cấu hình trên slide (như hiệu ứng hoạt ảnh).
Các lựa chọn khác như Volume (Âm lượng), Play Across Slides (Phát qua các slide), Loop until Stopped (Lặp cho đến khi dừng), và Rewind After Playing (Quay lại sau khi phát) đều dễ hiểu.
Cách cắt tệp nhạc (Trim Audio)
Nhóm Editing (Chỉnh sửa) trên tab Playback (Phát lại) cho bạn một vài cách thay đổi cách tệp âm thanh sẽ nghe. Bạn có thể thêm hiệu ứng Fade với bộ hẹn giờ Fade In và Fade Out để dần dần đưa đoạn âm thanh vào bài thuyết trình.
Trim Audio (Cắt âm thanh) là công cụ chỉnh sửa khác có thể cắt bỏ phần không cần thiết của đoạn âm thanh và giữ phần bạn muốn phát. Nhấp nút để mở hộp Trim Audio.
Nhấp nút Play (Phát). Khi đầu phát (playhead) đến điểm bạn muốn cắt, nhấp nút Pause (Tạm dừng). Làm điều chỉnh nhỏ với nút Next Frame (Khung tiếp theo) và Previous Frame (Khung trước) nếu cần. Bạn cũng có thể kéo đầu phát đến vị trí mong muốn.
Kéo dấu hiệu xanh (ở đầu đoạn) đến vị trí dấu hiệu. Để cắt cuối đoạn, kéo dấu hiệu đỏ bên phải đến điểm mới bạn muốn kết thúc.
Thay vì kéo dấu hiệu, bạn cũng có thể ghi thời gian điểm cuối và nhập vào hộp Start và End time (Thời gian bắt đầu và kết thúc).
Khi bạn lưu bài thuyết trình, thông tin cắt được lưu trong tệp. Bạn cũng có thể lưu bản sao riêng của tệp nhạc đã cắt bên ngoài PowerPoint.
Cách thêm dấu trang (Bookmarks) vào tệp âm thanh
Bạn cũng có thể dùng dấu trang để làm cho tệp âm thanh hoạt động. Dấu trang hoạt động giống như bất kỳ dấu trang nào. Chúng hữu ích hơn khi bạn dùng tệp video trong PowerPoint hoặc tệp âm thanh có lời bình.
Nhưng bạn có thể dùng chúng cho một vài mục đích sáng tạo khi phát nhạc. Ví dụ, bạn có thể dùng dấu trang trên tệp âm thanh để kích hoạt hoạt ảnh mới như slide nhập hoặc hiệu ứng chuyển tiếp.
Thêm dấu trang đơn giản từ tab Playback.
- Trên slide, chọn đoạn âm thanh và nhấp Play. Khi bạn đến điểm muốn thêm dấu trang, nhấp Pause.
- Trong nhóm Bookmarks, nhấp vào Add Bookmark (Thêm dấu trang). Chấm vàng trên đầu phát hiển thị vị trí dấu trang được chọn. Chấm trắng là dấu trang chưa chọn.
- Bạn có thể thêm nhiều dấu trang. Để xóa dấu trang, chọn dấu trang muốn xóa và nhấp nút Remove Bookmark (Xóa dấu trang) trên thanh công cụ.
Khi bạn muốn thay đổi biểu tượng âm thanh
Mặc định, tệp âm thanh sẽ xuất hiện dưới dạng biểu tượng loa trên slide. Nếu bạn muốn, bạn có thể đổi biểu tượng thành hình ảnh khác.
- Chọn tệp âm thanh, sau đó nhấp tab Audio Format (Định dạng âm thanh).
- Nhấp lệnh Change Picture (Thay đổi hình ảnh).
- Dùng menu thả xuống chọn tệp từ các nguồn lựa chọn.
- Nhấp Insert (Chèn) để thay thế biểu tượng mặc định bằng hình mới.
Phát âm thanh hoàn hảo cho bài thuyết trình
Bạn có thể thêm hiệu ứng âm thanh khác nhau cho các slide khác nhau. Bắt đầu với nhạc nền intro cool, hoặc thêm hiệu ứng âm thanh nhỏ cho một slide, hoặc ghi âm bình luận của chính bạn.
Bạn có thể cân nhắc dùng bài hát hoặc nhạc nền instrumental cho slide khi bạn muốn chuyển PowerPoint thành video.
Nhưng hãy nhớ rằng các phương tiện này không nên lấn át nội dung bài thuyết trình. Mọi quy tắc của bài thuyết trình hiệu quả nói rằng quan trọng là biết phải bỏ gì cũng như biết thêm nhạc gì vào slide PowerPoint.