Microsoft Excel vẫn là ứng dụng bảng tính phổ biến nhất trên thế giới. Dữ liệu bảng tính Excel thường nhạy cảm, chứa dữ liệu cá nhân hoặc tài chính. Có thể hiểu, bạn có thể cân nhắc việc bảo vệ bổ sung cho các tệp Excel của mình, chẳng hạn như mật khẩu.
Bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu cho bất kỳ tệp Excel nào bằng cách sử dụng một số tùy chọn, bao gồm công cụ mật khẩu Excel tích hợp hoặc các tùy chọn mật khẩu Excel của bên thứ ba.
1. Mật khẩu Bảo vệ Trang tính Excel bằng Công cụ Tích hợp
Tùy chọn đầu tiên để bảo vệ bằng mật khẩu Excel là một công cụ tích hợp. Toàn bộ bộ Microsoft Office có một công cụ bảo vệ bằng mật khẩu mà bạn có thể sử dụng để bảo vệ bảng tính Excel, tài liệu Word, bản trình bày PowerPoint, v.v. của mình.
Trong Excel, đi tới Tệp> Thông tin. Chọn Bảo vệ sổ làm việc , sau đó Mã hóa bằng mật khẩu từ trình đơn thả xuống.
Bây giờ, hãy nhập mật khẩu an toàn cho bảng tính Excel của bạn. Đảm bảo mật khẩu của bạn mạnh và duy nhất, nhấn OK , sau đó nhập lại mật khẩu của bạn để xác nhận.
Lần tới khi bạn cố gắng mở bảng tính Excel, bạn sẽ gặp biểu mẫu nhập mật khẩu.
Bạn mới sử dụng Excel? Hãy xem hướng dẫn kiến thức cơ bản về Microsoft Excel của chúng tôi để tìm hiểu các nguyên tắc - nhanh chóng!
Bảo vệ bằng mật khẩu Microsoft Office an toàn như thế nào?
Microsoft Office 97-2003 đã sử dụng một tiêu chuẩn mã hóa rất kém, được gọi là RC4. Thuật toán mã hóa cũ hơn có nhiều lỗ hổng, điều này làm cho việc bẻ khóa mật khẩu trên tài liệu Excel cũ trở nên vô cùng dễ dàng.
Microsoft Office 2007-2013 đã chứng kiến một thuật toán mã hóa được nâng cấp, chuyển sang thuật toán AES-128 mạnh hơn nhiều. Office 2016-2019 sử dụng thuật toán mã hóa AES-256, không thể phá vỡ trong một khung thời gian hợp lý bằng cách sử dụng công nghệ hiện có.
Bảo vệ Excel bổ sung
Microsoft Excel cũng có một số tính năng bảo mật bổ sung:
- Đánh dấu là cuối cùng: Đánh dấu tệp là hoàn chỉnh, thông báo cho những người dùng khác của bảng tính rằng họ không nên thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Tuy nhiên, việc đánh dấu một bảng tính là cuối cùng không cung cấp bất kỳ bảo vệ mật khẩu bổ sung nào.
- Bảo vệ Trang tính Hiện tại: Bạn có thể thêm một lớp bảo vệ nhỏ bổ sung cho một bảng tính cụ thể trong sổ làm việc của mình khi bạn bảo vệ một trang tính Excel bằng mật khẩu. Những người có quyền truy cập vào tệp Excel vẫn có thể xem bảng tính nhưng không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào nếu không có mật khẩu chính xác. Bạn cũng có thể sử dụng mật khẩu khác cho tùy chọn này.
- Hạn chế quyền truy cập: Một tùy chọn mà các tổ chức lớn có thể sử dụng để hạn chế quyền truy cập đối với một số cá nhân nhất định bằng cách sử dụng các mẫu bảo mật hoặc các số nhận dạng khác.
- Thêm Chữ ký Điện tử: Tùy chọn chữ ký kỹ thuật số xác minh rằng tệp vẫn chưa được kiểm tra giữa người gửi và người nhận, đảm bảo nội dung giống nhau.
Bạn có thể sử dụng kết hợp các tính năng bảo mật bổ sung cùng với tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu bảng tính Excel, đặc biệt nếu bạn đang chia sẻ bảng tính Excel.
2. 7-Zip
Một phương pháp tuyệt vời để mã hóa nhiều tệp Excel cùng lúc là sử dụng công cụ lưu trữ miễn phí, 7-Zip để bảo vệ bằng mật khẩu cho nhiều tệp Excel. Bạn có thể sử dụng 7-Zip để mã hóa toàn bộ thư mục gồm các tệp Excel riêng lẻ, bảo vệ bằng mật khẩu bảo vệ toàn bộ lựa chọn bảng tính Excel thay vì mỗi lần một bảng tính.
Trước tiên, hãy tải xuống và cài đặt phiên bản mới nhất của 7-Zip. Sau khi cài đặt, hãy chuyển đến thư mục chứa bảng tính Excel của bạn. Bây giờ, hãy kéo con trỏ chuột qua các tệp bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu để chọn tất cả. Ngoài ra, hãy giữ CTRL và nhấp chuột trái để chọn các tệp riêng lẻ bằng chuột của bạn.
Sau khi hoàn thành lựa chọn của bạn, nhấp chuột phải và chọn 7-Zip> Thêm vào kho lưu trữ để mở các tùy chọn lưu trữ 7-Zip. Mã hóa các tùy chọn ở bên phải. Nhập mật khẩu mạnh và duy nhất, sau đó nhấn OK .
Bây giờ, bạn phải nhập mật khẩu trước khi mở bất kỳ bảng tính Excel nào bên trong kho lưu trữ. Nhưng các bảng tính bên ngoài kho lưu trữ không được bảo vệ bằng mật khẩu. Chọn các bảng tính Excel không được bảo vệ bằng mật khẩu (bên ngoài kho lưu trữ) và xóa chúng.
3. Hệ thống tệp mã hóa Windows
Windows Encrypting File System (EFS) là hệ thống mã hóa tích hợp của Windows cho các tệp riêng lẻ. EFS không giống như Bitlocker, mà bạn sử dụng để mã hóa toàn bộ ổ đĩa. Thay vào đó, EFS hoạt động trên cơ sở từng tệp, hoàn hảo để bảo vệ bằng mật khẩu bảng tính Excel.
Để sử dụng EFS để mã hóa tệp của bạn, hãy nhấp chuột phải vào bảng tính Excel và chọn Thuộc tính . Bây giờ, chọn Nâng cao, sau đó chọn hộp để Mã hóa nội dung để bảo mật dữ liệu . Nhấn OK , sau đó Áp dụng.
Cảnh báo Mã hóa sẽ xuất hiện. Nó giải thích rằng việc mã hóa một tệp duy nhất có thể gây ra sự cố trong một số trường hợp nhất định và mã hóa toàn bộ thư mục cung cấp nhiều bảo vệ hơn. Nếu tệp nằm trong thư mục được truy cập thường xuyên, bạn sẽ phải mở khóa thư mục mỗi khi bạn muốn truy cập bất kỳ tệp nào khác. Một cách giải quyết vấn đề này là đặt tệp văn bản của bạn vào một thư mục riêng biệt và sử dụng tệp này làm thư mục bảo mật của bạn.
Sau khi xác nhận lựa chọn của bạn, Hệ thống Tệp Mã hóa sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn sao lưu khóa mã hóa hay không. Bạn có thể sử dụng bản sao lưu khóa mã hóa nếu bạn quên mật khẩu giải mã của mình.
Xuất bản sao lưu khóa mã hóa của bạn
Nếu bạn chọn xuất bản sao lưu khóa mã hóa của mình để tăng cường bảo mật, Trình hướng dẫn Xuất Chứng chỉ Microsoft sẽ chạy. Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và xuất khóa mã hóa của bạn sang nguồn phương tiện bên ngoài, chẳng hạn như ổ đĩa flash USB.
Chọn Trao đổi thông tin cá nhân từ trang đầu tiên và chọn Xuất tất cả các thuộc tính mở rộng . Trên trang tiếp theo, bạn phải nhập một mật khẩu an toàn và duy nhất để bảo vệ các tệp của bạn bằng mật khẩu. Chuyển loại mã hóa thành AES256-SHA256 (mã hóa cực kỳ mạnh!), sau đó cung cấp cho khóa mã hóa của bạn một tên tệp sao lưu. Nhấn Hoàn tất để hoàn tất quy trình.
Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy một biểu tượng ổ khóa nhỏ trên biểu tượng tệp văn bản Notepad, cho biết trạng thái mã hóa của nó.
4. AxCrypt
Một công cụ hữu ích khác để bảo vệ bằng mật khẩu trang tính Excel là AxCrypt, một công cụ mã hóa tiện dụng nhưng mạnh mẽ.
Tải xuống và cài đặt AxCrypt. Lần đầu tiên bạn chạy AxCrypt, bạn sẽ phải chạy qua quá trình thiết lập. Điều quan trọng là bạn phải cung cấp địa chỉ email thực trong quá trình đăng ký, nếu không, bạn sẽ không nhận được giấy phép AxCrypt miễn phí của mình. Sau khi nhận được mã, hãy sao chép và dán mã đó vào AxCrypt trước khi tiếp tục.
Bạn cũng cần tạo một mật khẩu AxCrypt mạnh và duy nhất. Mật khẩu AxCrypt đóng vai trò là khóa mã hóa và giải mã cho bảng tính Excel của bạn. Hãy chú ý đến cảnh báo AxCrypt. Khôi phục mật khẩu của bạn sẽ chỉ cho phép truy cập vào tài khoản được liên kết với các tệp. Nó sẽ không cho phép bạn giải mã các tệp được bảo mật bằng mật khẩu cũ.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy kéo và thả tệp bảng tính Excel vào cửa sổ AxCrypt. Nếu bạn đã đăng nhập vào AxCrypt, nó sẽ tự động mã hóa các tệp của bạn. Tương tự, nếu bạn đã đăng nhập vào AxCrypt và cố gắng mở một tệp, nó sẽ không hiển thị lời nhắc mật khẩu. Nếu bạn đóng AxCrypt (cũng khiến bạn đăng xuất), bạn sẽ nhận được lời nhắc mật khẩu khi bạn cố gắng mở bảng tính.
AxCrypt là một công cụ mã hóa miễn phí, đó là lý do tại sao nó có trong danh sách các chương trình phần mềm miễn phí Windows tốt nhất của chúng tôi.
Cách tốt nhất để bảo vệ bằng mật khẩu cho bảng tính Excel là gì?
Ngày xưa, việc sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu tích hợp của Microsoft Office để bảo vệ bằng mật khẩu cho tệp hoặc trang tính Excel là rất rủi ro. Thuật toán mã hóa không đủ mạnh và có nhiều lỗ hổng, khiến nó không thể sử dụng được. Vì Microsoft Office hiện sử dụng AES-256, bạn có thể yên tâm rằng mật khẩu bảo vệ trên bảng tính Excel của bạn là đáng tin cậy và không thể bị phá vỡ bằng công nghệ hiện tại.
Vì bảo vệ mật khẩu tích hợp chỉ xử lý một tệp tại một thời điểm, bạn cũng có thể xem xét tùy chọn mã hóa 7-Zip. Nếu bạn đang xử lý một khối lượng lớn bảng tính Excel mà bạn muốn bảo vệ, thì mật khẩu bảo vệ tất cả chúng trong một kho lưu trữ duy nhất (với một mật khẩu mạnh và duy nhất!) Là một tùy chọn tiện dụng cũng sử dụng AES-256.
Băn khoăn về một mật khẩu mạnh và duy nhất? Hãy xem những cách dễ dàng này để tạo mật khẩu mà bạn sẽ luôn nhớ.