Microsoft Excel vẫn là ứng dụng bảng tính phổ biến nhất thế giới. Dữ liệu bảng tính Excel thường nhạy cảm, chứa dữ liệu cá nhân hoặc tài chính. Dễ hiểu bạn có thể muốn bảo vệ thêm cho tệp Excel, như mật khẩu.
Bạn có thể đặt mật khẩu cho bất kỳ tệp Excel nào bằng một vài tùy chọn, bao gồm công cụ mật khẩu tích hợp của Excel hoặc các tùy chọn mật khẩu Excel của bên thứ ba.
1. Đặt mật khẩu cho trang tính Excel bằng công cụ tích hợp
Tùy chọn đầu tiên để bảo vệ mật khẩu Excel là công cụ tích hợp. Toàn bộ bộ Microsoft Office có công cụ bảo vệ mật khẩu bạn có thể dùng để bảo mật bảng tính Excel, tài liệu Word, bài thuyết trình PowerPoint, v.v.
Trong Excel, vào File > Info (Tệp > Thông tin). Chọn Protect Workbook (Bảo vệ Workbook), sau đó Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu) từ menu thả xuống.
Bây giờ, nhập mật khẩu an toàn cho bảng tính Excel. Đảm bảo mật khẩu mạnh và duy nhất, nhấn OK, rồi nhập lại mật khẩu để xác nhận.
Lần sau bạn cố gắng mở bảng tính Excel, bạn sẽ gặp biểu mẫu nhập mật khẩu.
Mới với Excel? Xem hướng dẫn cơ bản Microsoft Excel của chúng tôi để nắm vững nhanh chóng!
Bảo vệ mật khẩu Microsoft Office an toàn đến đâu?
Microsoft Office 97-2003 dùng tiêu chuẩn mã hóa rất yếu, gọi là RC4. Thuật toán mã hóa cũ này có nhiều lỗ hổng, làm cho việc bẻ khóa mật khẩu trên tài liệu Excel cũ cực kỳ dễ dàng.
Microsoft Office 2007-2013 thấy thuật toán mã hóa nâng cấp, chuyển sang AES-128 mạnh hơn nhiều. Office 2016-2019 dùng thuật toán mã hóa AES-256, không thể bẻ khóa trong thời gian hợp lý với công nghệ hiện tại.
Bảo vệ Excel bổ sung
Microsoft Excel có thêm vài tính năng bảo mật:
- Mark as Final (Đánh dấu hoàn thành): Đánh dấu tệp là hoàn thành, thông báo cho người dùng khác của bảng tính rằng họ không nên làm thay đổi. Tuy nhiên, đánh dấu hoàn thành không cung cấp bất kỳ bảo vệ mật khẩu bổ sung nào.
- Protect Current Sheet (Bảo vệ trang tính hiện tại): Bạn có thể thêm lớp bảo vệ nhỏ cho một trang tính cụ thể trong workbook khi bạn đặt mật khẩu cho trang tính Excel. Người có quyền truy cập tệp Excel vẫn thấy trang tính nhưng không thể làm thay đổi nếu không có mật khẩu đúng. Bạn có thể dùng mật khẩu khác cho tùy chọn này.
- Restrict Access (Hạn chế truy cập): Tùy chọn tổ chức lớn có thể dùng để hạn chế truy cập cho cá nhân nhất định dùng mẫu bảo mật hoặc định danh khác.
- Add a Digital Signature (Thêm chữ ký số): Tùy chọn chữ ký số xác minh tệp không bị can thiệp giữa người gửi và người nhận, đảm bảo nội dung giống nhau.
Bạn có thể dùng kết hợp các tính năng bảo mật bổ sung cùng với tùy chọn bảo vệ mật khẩu bảng tính Excel, đặc biệt nếu bạn chia sẻ bảng tính Excel.
2. 7-Zip
Một phương pháp tuyệt vời để mã hóa nhiều tệp Excel cùng lúc là dùng công cụ nén miễn phí 7-Zip để đặt mật khẩu cho nhiều tệp Excel. Bạn có thể dùng 7-Zip để mã hóa toàn bộ thư mục chứa các tệp Excel riêng lẻ, đặt mật khẩu cho toàn bộ lựa chọn bảng tính Excel thay vì từng cái một.
Trước tiên, tải xuống và cài đặt phiên bản mới nhất của 7-Zip. Sau khi cài đặt, đến thư mục chứa bảng tính Excel. Bây giờ, kéo chuột qua các tệp bạn muốn đặt mật khẩu để chọn tất cả. Hoặc, giữ CTRL và chuột trái để chọn từng tệp.
Sau khi xác định lựa chọn, chuột phải và chọn 7-Zip > Add to Archive (Thêm vào kho lưu trữ) để mở tùy chọn kho lưu trữ 7-Zip. Tùy chọn Encryption (Mã hóa) ở bên phải. Nhập mật khẩu mạnh và duy nhất, sau đó nhấn OK.
Bây giờ, bạn phải nhập mật khẩu trước khi mở bất kỳ bảng tính Excel nào bên trong kho lưu trữ. Nhưng bảng tính bên ngoài kho lưu trữ không được bảo vệ mật khẩu. Chọn các bảng tính Excel không được bảo vệ (bên ngoài kho) và xóa chúng.
3. Hệ thống mã hóa tệp Windows (EFS)
Hệ thống mã hóa tệp Windows (Encrypting File System - EFS) là hệ thống mã hóa tích hợp của Windows cho từng tệp riêng lẻ. EFS khác với Bitlocker, dùng cho mã hóa toàn bộ ổ đĩa. Thay vào đó, EFS hoạt động trên cơ sở từng tệp, hoàn hảo cho việc đặt mật khẩu cho một bảng tính Excel.
Để dùng EFS mã hóa tệp, chuột phải vào bảng tính Excel và chọn Properties (Thuộc tính). Bây giờ, chọn Advanced (Nâng cao), rồi tích hộp Encrypt contents to secure data (Mã hóa nội dung để bảo vệ dữ liệu). Nhấn OK, rồi Apply (Áp dụng).
Cảnh báo mã hóa sẽ xuất hiện. Nó giải thích việc mã hóa một tệp đơn lẻ có thể gây vấn đề trong một số trường hợp và mã hóa toàn bộ thư mục cung cấp bảo vệ hơn. Nếu tệp ở thư mục thường xuyên truy cập, bạn sẽ phải mở khóa thư mục mỗi khi muốn truy cập bất kỳ tệp nào khác. Cách khắc phục là đặt tệp văn bản trong thư mục riêng và dùng đó làm thư mục bảo mật.
Sau khi xác nhận lựa chọn, Hệ thống mã hóa tệp sẽ hỏi bạn có muốn sao lưu khóa mã hóa không. Bạn có thể dùng bản sao khóa mã hóa nếu quên mật khẩu giải mã.
Xuất bản sao khóa mã hóa
Nếu bạn chọn xuất bản sao khóa mã hóa để bảo mật thêm, Microsoft Certificate Export Wizard (Trình xuất chứng chỉ) sẽ chạy. Wizard sẽ hướng dẫn bạn tạo và xuất khóa mã hóa ra phương tiện ngoài, như USB flash drive.
Chọn Personal Information Exchange (Trao đổi thông tin cá nhân) từ trang đầu, và tích Export all extended properties (Xuất tất cả thuộc tính mở rộng). Trang tiếp theo, bạn phải nhập mật khẩu an toàn và duy nhất để bảo vệ tệp. Chuyển loại mã hóa sang AES256-SHA256 (mã hóa cực mạnh!), sau đó đặt tên tệp cho bản sao khóa mã hóa. Nhấn Finish (Hoàn tất) để hoàn thành.
Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy biểu tượng khóa nhỏ trên biểu tượng tệp văn bản, chỉ trạng thái mã hóa.
4. AxCrypt
Một công cụ tiện lợi khác để đặt mật khẩu cho trang tính Excel là AxCrypt, công cụ mã hóa tiện lợi mà mạnh mẽ.
Tải xuống và cài đặt AxCrypt. Lần đầu chạy AxCrypt, bạn phải chạy qua thiết lập. Quan trọng, bạn phải cung cấp địa chỉ email thật trong quá trình đăng ký, nếu không bạn sẽ không nhận được giấy phép AxCrypt miễn phí. Sau khi nhận mã, sao chép và dán vào AxCrypt trước khi tiếp tục.
Bạn cũng cần tạo mật khẩu AxCrypt mạnh và duy nhất. Mật khẩu AxCrypt đóng vai trò khóa mã hóa và giải mã cho bảng tính Excel. Chú ý cảnh báo AxCrypt. Khôi phục mật khẩu chỉ cho phép truy cập tài khoản liên kết với tệp. Nó sẽ không cho phép bạn giải mã tệp được bảo mật bằng mật khẩu cũ.
Khi bạn sẵn sàng, kéo thả tệp bảng tính Excel vào cửa sổ AxCrypt. Nếu bạn đã đăng nhập AxCrypt, nó sẽ mã hóa tệp tự động. Tương tự, nếu bạn đã đăng nhập AxCrypt và cố mở tệp, nó sẽ không nhắc mật khẩu. Nếu bạn đóng AxCrypt (cũng đăng xuất), bạn sẽ nhận được nhắc mật khẩu khi cố mở bảng tính.
AxCrypt là công cụ mã hóa miễn phí, đó là lý do nó nằm trong danh sách chương trình freeware Windows tốt nhất của chúng tôi.
Cách tốt nhất để đặt mật khẩu bảo vệ bảng tính Excel là gì?
Ngày xưa, dùng bảo vệ mật khẩu tích hợp của Microsoft Office để bảo vệ tệp hoặc trang tính Excel là rủi ro. Thuật toán mã hóa không đủ mạnh và có nhiều lỗ hổng, khiến nó không thể dùng được. Khi Microsoft Office giờ dùng AES-256, bạn có thể yên tâm rằng bảo vệ mật khẩu trên bảng tính Excel là đáng tin cậy và không thể bẻ khóa bằng công nghệ hiện tại.
Vì bảo vệ mật khẩu tích hợp chỉ xử lý một tệp mỗi lần, bạn cũng có thể cân nhắc tùy chọn mã hóa 7-Zip. Nếu bạn xử lý khối lượng lớn bảng tính Excel muốn bảo vệ, đặt mật khẩu tất cả trong một kho lưu trữ đơn lẻ (với mật khẩu mạnh và duy nhất!) là tùy chọn tiện lợi cũng dùng AES-256.
Tò mò về mật khẩu mạnh và duy nhất? Xem các cách dễ dàng tạo mật khẩu bạn sẽ luôn nhớ.