Tại sao bạn muốn tự động xóa thư trong Outlook? Bạn biết rằng Microsoft Outlook có bộ lọc spam tốt có thể đọc các tin nhắn email ngay khi chúng đến và phân loại chúng thành thư thường và thư rác/spam. Theo đó, nó gửi thư vào Hộp thư đến hoặc thư mục Thư rác. Với tính năng này, bạn có thể không cần thiết lập MS Outlook để tự động xóa tin nhắn email. Hay là có?
Ai muốn vào thư mục Rác và xóa tin nhắn một bằng một – để dọn dẹp thư mục Rác? Nhưng bạn không thể thiết lập tất cả thư rác để tự động xóa vì Microsoft Outlook đôi khi gắn cờ các tin nhắn email quan trọng, có thể sử dụng là spam và di chuyển chúng vào thư mục Rác.
Nhưng lại có những người liên tục gửi cho bạn email mà bạn không bao giờ muốn. Nếu bạn đối mặt với vấn đề như vậy, đây là cách thiết lập Microsoft Outlook để tự động xóa tin nhắn email từ những người nhất định (hoặc một số địa chỉ email nhất định).
Các bước để Tự động xóa email trong Outlook
Để bật tự động xóa có lọc trong Microsoft Outlook, chúng ta sẽ tạo một quy tắc. Quy tắc này sẽ kiểm tra tất cả các tin nhắn email đến và xem địa chỉ email mà các email bắt nguồn từ đó. Nếu địa chỉ email khớp với địa chỉ chúng ta đã đặt trong quy tắc, Outlook sẽ xóa tin nhắn đó thay vì di chuyển nó vào thư mục Rác. Để xóa tin nhắn, MS Outlook sẽ di chuyển nó vào thư mục Mục đã xóa. Hãy bắt đầu.
- Mở Microsoft Outlook
- Trong Hộp thư đến hoặc thư mục Rác, tìm tin nhắn email từ người gửi (địa chỉ email) mà bạn muốn MS Outlook tự động xóa.
- Nhấp vào Quy tắc để mở menu thả xuống (Outlook 2007 và Outlook 2010).
- Nhấp vào tùy chọn đầu tiên nói “Luôn di chuyển tin nhắn từ: xyz”.
- Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ tìm thấy danh sách các thư mục trong tệp PST của tài khoản chứa tin nhắn email sẽ bị xóa tự động. Chọn Mục đã xóa.
- Nhấp OK
- Lặp lại bước 1 đến 6 để tạo quy tắc cho các địa chỉ email khác.
Điều này tạo ra một quy tắc tự động xóa (hoặc di chuyển đến Mục đã xóa) tin nhắn email từ các địa chỉ email đã chọn. Khi tin nhắn email chưa đọc được tự động di chuyển đến thư mục Mục đã xóa, bạn sẽ biết nó vì MS Outlook sẽ làm nổi bật thư mục Mục đã xóa và hiển thị số lượng email đã xóa, chưa đọc.
Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi tạo quy tắc tự động xóa trong Outlook hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, hãy thoải mái hỏi bằng phần bình luận.
Đọc tiếp: Công cụ dọn dẹp tệp đính kèm Outlook dọn dẹp các phần dư, dấu vết tệp đính kèm email.