Không thiếu ứng dụng email trên App Store, nhưng một số chúng ta thích dùng ứng dụng mặc định của Apple. Nó không sang trọng, cũng không có nhiều tính năng nổi bật như các ứng dụng email iOS thay thế, nhưng nó tích hợp tốt vào hệ điều hành và hoạt động tuyệt vời với OS X Mail.
Dù vẻ ngoài ban đầu, Mail cho iOS mạnh hơn trước đây nhiều. Dưới đây là các tính năng ít người biết, cũng như mẹo thủ thuật giúp bạn tận dụng tối đa ứng dụng.
Cơ Bản
Kết nối tài khoản email với iPhone đơn giản như vào Cài Đặt > Mail, Danh Bạ, Lịch (Mail, Contacts, Calendars) và nhấn Thêm Tài Khoản (Add Account). Bạn chọn từ danh sách nhà cung cấp; hoặc nếu dùng nhà cung cấp không liệt kê, nhập chi tiết máy chủ dưới tùy chọn Khác (Other). Nếu bạn có tài khoản Google Apps cho công việc hoặc quản lý tên miền cá nhân, hãy chắc chắn chọn Google – dù địa chỉ không kết thúc bằng @gmail.com.
Từ cài đặt Mail, Danh Bạ, Lịch bạn có thể chọn tài khoản email mặc định. Đây là tài khoản điện thoại dùng khi soạn tin mới từ ứng dụng khác, ví dụ chia sẻ qua email qua menu Chia Sẻ (Share). Bạn luôn có thể thay đổi khi soạn tin bằng cách nhấn trường From và chọn tài khoản khác.
Menu cài đặt này cũng cho phép thay đổi Chữ Ký (Signature) cho mỗi tài khoản kết nối, để bạn bỏ "Sent from my iPhone" và thêm thứ cá nhân hơn nếu muốn. Vừa lòng cho chữ ký mặc định của Apple, việc nói tin nhắn gửi từ thiết bị di động giúp bào chữa một số lỗi thường gặp khi gõ email vội vã.
Thêm Hộp Thư (Mailboxes)
Mặc định, Mail tạo hộp thư đến cho mỗi tài khoản thêm, cũng như một vài hộp khác như VIP.
Mở Mail, đến màn hình Hộp Thư (Mailboxes) (có thể cần thoát khỏi tài khoản hiện tại), nhấn Chỉnh Sửa (Edit) để chọn từ danh sách dài hộp thư có sẵn. Chúng bao gồm tất cả tin nhắn từ mỗi tài khoản thêm, trong góc nhìn gộp chung.
Bạn cũng có thể tắt hộp thư tạo khi thêm tài khoản và tắt hộp thư VIP nếu không dùng (xem thêm sau). Có vài tùy chọn rất tiện:
- To hoặc CC: Thư có địa chỉ bạn trong to hoặc cc, tiện nếu dùng nhiều mailing list công việc.
- Hôm Nay (Today): Tất cả thư nhận trong ngày qua.
- Tất Cả Đã Gửi/Nháp/Thùng Rác/Lưu Trữ: Truy cập nhanh, hoàn hảo nếu không nhớ dùng tài khoản nào.
- Thư Có File Đính Kèm (Mail with Attachments): Siêu tiện tìm tài liệu vừa nhận qua email.
Nếu dùng Google cho email, và bạn thiết lập hệ thống nhãn (labels) chặt chẽ cho thư đến dựa trên tiêu chí, bạn có thể tạo hộp thư cho từng nhãn cụ thể bằng cách nhấn Thêm Hộp Thư (Add Mailbox) và chọn tài khoản Gmail hoặc Google Apps.
Xóa Tin Nhắn Thay Vì Lưu Trữ (Archive)
Khi Gmail xuất hiện, chúng ta được nói không bao giờ cần xóa email. Đêm một lúc, lưu trữ (archiving) trở thành chuẩn – tốt nếu bạn không bị ngập bởi bản tin báo chí, newsletter, spam lọt lưới, và lời suồng sương từ người bạn không bao giờ muốn nói chuyện.
iOS Mail cũng ưu tiên lưu trữ mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi cài đặt trong menu giấu kỹ. Bạn cần thay đổi hành vi này cho mỗi tài khoản kết nối.
- Vào Cài Đặt > Mail, Danh Bạ, Lịch và nhấn tài khoản muốn thay đổi.
- Nhấn trường Tài Khoản (Account) trong menu mở ra.
- Nhấn Nâng Cao (Advanced).
- Kiểm tra hành vi hộp thư đúng – Lưu Trữ (Archive) và Đã Xóa (Deleted) nên là "All Mail" và "Thùng Rác" (Trash) tương ứng.
- Chọn Hộp Thư Đã Xóa (Deleted Mailbox) dưới Di Chuyển Tin Nhắn Bỏ Qua Vào (Move Discarded Messages Into).
Lưu ý: Với iCloud Mail (và có thể một vài tài khoản khác), bạn không cần nhấn trường Tài Khoản sau khi chọn tài khoản – chỉ cuộn xuống cuối trang và nhấn Mail dưới phần Nâng Cao.
Tùy loại tài khoản email, thử giữ nút Archive/Thùng Rác để hiện cả hai tùy chọn khi đọc tin.
Lắc Để Hoàn Tác (Shake to Undo)
Xóa tin nhắn nhầm? Di chuyển thứ gì đó sai chỗ? Lắc điện thoại nhanh và bạn có thể hoàn tác. Tôi thấy tính năng này hơi hit-and-miss; có thể hoàn tác xóa tin trong Gmail nhưng không luôn hoàn tác di chuyển tin hoặc chức năng khác.
Ý kiến tốt là thêm hộp thư "All Trash" và "All Archived" trên màn hình chính – thường tìm thấy thứ cần tìm ở đó khi undo thất bại.
Tùy Chỉnh Thông Báo & Badge
Nhiều trong chúng ta có tài khoản email cũ cần giữ nhưng hiếm khi kiểm tra – dù cho đăng ký tài khoản rác, tham gia cuộc thi, hoặc đơn giản vì tên như cool_dude_420@something.com không tạo ấn tượng tốt.
Bạn có thể cần truy cập tài khoản trên điện thoại để khôi phục mật khẩu, nhưng không muốn nhận thông báo hoặc hiển thị trong số chưa đọc trên badge Mail.
May mắn iOS cho phép tùy chỉnh thông báo và badge theo từng tài khoản. Vào Cài Đặt > Thông Báo > Mail và nhấn tài khoản muốn thay đổi. Bạn có thể đặt âm thanh thông báo, quyết định hiển thị trong Trung Tâm Thông Báo hay màn hình khóa, quyết định số chưa đọc hiển thị bằng cách bật/tắt Badge App Icon, thậm chí tắt xem trước thư cho tài khoản.
Bạn cũng có thể thiết lập iOS thông báo trả lời trong chuỗi hội thoại bằng cách vuốt nhanh phải-sang-trái trên tin nhắn trong chế độ danh sách, nhấn Thêm (More), chọn Thông Báo Cho Tôi (Notify Me).
Dùng Continuity Chuyển Giữa Thiết Bị
Một trong những tính năng tốt nhất của Mail, Continuity, cho phép chuyển đổi liền mạch giữa thiết bị mà không mất theo dõi công việc. Nó hoạt động với một số ứng dụng, bao gồm Safari và ứng dụng thứ ba như Evernote, nhưng có lẽ hữu ích nhất khi dùng cùng Mail.
Tính năng dùng iCloud, nên bạn cần đảm bảo đăng nhập cùng tài khoản iCloud (Apple ID) trong Cài Đặt > iCloud (hoặc System Preferences > iCloud cho Mac) trên mỗi thiết bị. Bắt đầu soạn email trên Mac hoặc iPad và tiếp tục trên iPhone từ màn hình khóa bằng cách tìm biểu tượng Mail góc dưới bên trái, hoặc qua trình chuyển ứng dụng bằng cách nhấn đúp nút Home.
Bạn chỉ lấy lại tin nhắn trên thiết bị thứ hai trong khi ứng dụng đang dùng trên thiết bị đầu, và nó hoạt động hai chiều – bạn có thể tiếp tục email soạn trên iPhone trên Mac bằng cách tìm biểu tượng Mail trong Dock.
Thiết Lập Danh Sách VIP
Nếu tin nhắn từ một số cá nhân quan trọng hơn – gia đình, sếp, bạn đời – bạn có thể thiết lập danh sách VIP để không bao giờ bỏ lỡ. Nếu đã tắt tính năng, bạn có thể bật lại hộp thư VIP bằng cách đọc phần Thêm Hộp Thư ở trên.
Mở ứng dụng Mail, từ màn hình Hộp Thư, nhấn vào i nhỏ để tùy chỉnh danh sách. Bạn phải tạo mục liên hệ cho mỗi địa chỉ email muốn thêm. Bạn cũng có thể thiết lập cảnh báo tùy chỉnh và hành vi thông báo bằng cách vào Cài Đặt > Thông Báo > Mail > VIP.
Tùy Chỉnh Hành Vi Vuốt (Swipe)
Apple thêm cử chỉ vuốt vào Mail trong iOS 8, và iOS 9 cho phép tùy chỉnh hành vi này. Vào Cài Đặt > Mail, Danh Bạ, Lịch > Tùy Chọn Vuốt (Swipe Options) và chọn giữa: Không Gì (Nothing), Đánh Dấu Đã Đọc (Mark as Read), Gắn Cờ (Flag), Di Chuyển Tin Nhắn (Move Message) và Lưu Trữ (Archive).
Archive sẽ là "Thùng Rác" (Trash) tùy theo việc bạn đã thay đổi hành vi mặc định theo phần Xóa Tin Nhắn Thay Vì Lưu Trữ trên.
Đây là tính năng nhiều ứng dụng email khác đã triển khai, và nó thực sự giúp bạn đạt inbox zero nhanh hơn nếu nhớ dùng.
Thu Nhỏ Bản Nháp (Minimize Drafts)
Đôi khi soạn tin bạn cần quay lại hộp thư đến kiểm tra điều gì. May mắn iOS Mail cho phép thu nhỏ bản nháp hiện tại bằng cách kéo tiêu đề chủ đề xuống dưới màn hình. Tìm thứ cần rồi tiếp tục tin nhắn bằng cách nhấn vào nó lại.
Quan Trọng Nhất: Lấy Lại Cờ (Flag)
Gắn cờ tin nhắn có cảm giác khác nếu không có biểu tượng cờ vật lý bên cạnh? Ai nghĩ chấm cam là ý tưởng tốt? Nếu bạn đang rụt tóc từ khi Apple thay đổi này trong iOS 7, cứu cánh đã đến.
Vào Cài Đặt > Mail, Danh Bạ, Lịch để đổi Kiểu Cờ (Flag Style) thành Hình Dạng (Shape). Bây giờ hãy thở phào.
Chinh Phục Hộp Thư Đến
Hy vọng những mẹo này giúp bạn quản lý email tốt hơn với ứng dụng mặc định của Apple. Nếu vẫn không hợp, bạn có thể thử chuyển sang ứng dụng khác. Thậm chí có vài ứng dụng thân thiện Google cho người dùng Gmail để dùng nhãn và bộ lọc hiệu quả hơn.
Bạn có mẹo Mail hoặc tính năng yêu thích nào chúng tôi bỏ lỡ? Hãy cho chúng tôi biết trong bình luận.