Thư mục email là một trong những công cụ quan trọng nhất để giữ hộp thư đến gọn gàng. Không có chúng, hộp thư của bạn sớm trở thành hỗn độn lộn xộn của tác vụ, mục tham chiếu, rác, và hơn thế, ngay cả khi bạn bắt đầu với ứng dụng email hiệu quả.
Lọc tin nhắn này vào thư mục giúp bạn theo dõi tốt hơn và giữ hộp thư đến gọn gàng. Chúng tôi đã nói trước về thư mục duy nhất cần cho inbox zero (hộp thư đến trống), nhưng ngay cả khi bạn không phải người inbox zero, đây là ba thư mục email quan trọng bạn nên có.
1. Thư Mục Email "Theo Dõi" (Follow Up)
Rất dễ quên tác vụ mà email yêu cầu ngay khi bạn nhấp ra khỏi nó. Khi nó bị chôn trong hộp thư đến, bạn sẽ mất suy nghĩ thoáng qua đó (trừ khi bạn thêm tác vụ trong ứng dụng to-do).
Đó là lý do bạn cần thư mục gọi là Theo Dõi (Follow Up). Đặt email ở đây yêu cầu hành động từ phía bạn. Ngay khi xong, di chuyển chúng ra. Cách này, bạn có thể mở thư mục này bất cứ lúc nào và hoàn thành công việc đang chờ.
2. Thư Mục Email "Tham Khảo" (Reference)
Email của bạn có thể chứa nhiều hóa đơn, nhắc nhở, hướng dẫn, và tài liệu quan trọng khác bạn không muốn mất. Tìm kiếm luôn là tùy chọn tìm những thứ này, nhưng không hiệu quả lắm.
Thư mục Tham Khảo (Reference) là nơi cho bất cứ thứ gì bạn sẽ cần trong tương lai. Dùng cho tài liệu quan trọng bạn sẽ cần sau, và bạn sẽ không bao giờ mất dấu mục quan trọng.
3. Thư Mục Hạn Chót Cho Nhiệm Vụ
Đối với một số người, thư mục dựa trên danh mục không hiệu quả. Nếu bạn như vậy, thử tạo thư mục dựa trên hạn chót.
Bạn có thể có thư mục Hôm Nay (Today) cho tác vụ khẩn cấp, Tuần Này (This Week) cho email bạn muốn xử lý sớm, và Tháng Này (This Month) cho tác vụ ưu tiên thấp. Điều này cho phép bạn kiểm tra và hoàn thành tác vụ dựa trên mức độ quan trọng.
Ba thư mục quan trọng này chỉ là gợi ý — hãy thoải mái điều chỉnh cho phù hợp với bạn! Nếu bạn không muốn phân loại email thủ công, xem hướng dẫn của chúng tôi tạo bộ lọc email tự động làm thay.