Thư mục email là một trong những công cụ quan trọng nhất để giữ cho hộp thư đến của bạn ngăn nắp. Nếu không có chúng, hộp thư của bạn sẽ sớm trở thành một mớ hỗn độn gồm các nhiệm vụ, mục tham chiếu, rác và hơn thế nữa, ngay cả khi bạn đã bắt đầu với một ứng dụng email hiệu quả.
Việc chọn những thư này vào các thư mục cho phép bạn theo dõi chúng tốt hơn và giữ cho hộp thư đến của bạn ngăn nắp. Chúng ta đã từng nói về những thư mục duy nhất bạn cần cho số không hộp thư đến, nhưng ngay cả khi bạn không phải là người không có hộp thư đến, thì đây là ba thư mục email quan trọng mà bạn nên có.
1. Thư mục Email "Theo dõi"
Thực sự rất dễ dàng để quên một nhiệm vụ mà email yêu cầu ngay khi bạn nhấp ra khỏi nó. Sau khi nó nằm trong hộp thư đến của bạn, bạn sẽ mất đi ý nghĩ thoáng qua đó (trừ khi bạn thêm một nhiệm vụ vào ứng dụng việc cần làm của mình).
Đó là lý do tại sao bạn cần một thư mục có tên là Theo dõi . Đặt các email ở đây yêu cầu một số hành động từ phía bạn. Ngay sau khi chúng hoàn thành, hãy chuyển chúng ra ngoài. Bằng cách này, bạn có thể mở thư mục này bất cứ lúc nào và hoàn thành công việc chưa hoàn thành.
2. Thư mục Email "Tham chiếu"
Email của bạn có thể chứa rất nhiều biên nhận, lời nhắc, hướng dẫn và các tài liệu quan trọng khác mà bạn không muốn mất. Tìm kiếm luôn là một tùy chọn để tìm những thứ này, nhưng điều đó không quá hiệu quả.
Tham chiếu thư mục là nơi chứa bất cứ thứ gì bạn cần trong tương lai. Sử dụng nó cho các tài liệu quan trọng bạn sẽ cần sau này và bạn sẽ không bao giờ mất dấu các mục quan trọng nữa.
3. Thư mục ngày đến hạn cho công việc
Đối với một số người, các thư mục dựa trên danh mục không hoạt động tốt. Nếu bạn là người như thế này, hãy thử tạo các thư mục dựa trên ngày đến hạn.
Bạn có thể có một Hôm nay thư mục cho các công việc khẩn cấp, Tuần này thư mục cho các email bạn muốn nhận sớm và Tháng này cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp. Điều này cho phép bạn đăng ký và hoàn thành nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng của chúng.
Ba thư mục quan trọng này chỉ là gợi ý --- hãy thoải mái điều chỉnh chúng cho phù hợp với bạn! Nếu bạn không muốn phân loại email của mình theo cách thủ công, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi để tạo bộ lọc email có thể làm điều đó cho bạn.