Ứng dụng email truyền thống đi kèm niềm tin người tiêu dùng cho thương hiệu thành lập và giao diện quen thuộc. Nhưng do tuổi đời và thay đổi thiết kế hạn chế, chúng đáng tiếc thường đi kèm giao diện lộn xộn.
Bộ lọc tổ chức hộp thư đến là một tùy chọn. Nhưng cho người dùng không muốn quá tải thông tin từ màn hình chật chội, tùy chọn tối giản có thể ít choáng váng và tiện lợi hơn. Đây là năm ứng dụng sẽ cho bạn hộp thư đến đơn giản hơn, không lộn xộn.
1. Newton
Trước gọi là CloudMagic, Newton đã lên tiêu đề tuần gần đây sau khi nhà phát triển quyết định bỏ thư mục Đã Gửi (Sent) để làm ứng dụng thon gọn hơn. Và nếu trải nghiệm với ứng dụng cho chúng ta biết gì, đó là người tạo Newton chắc chắn biết cách thon gọn.
Là ứng dụng tương đối mới, Newton không bị ràng buộc bởi nhu cầu giữ giao diện quen thuộc cho người dùng đã có sản phẩm hơn một thập kỷ. Trong khi Google gần đây giới thiệu giao diện mới cho Gmail, nó vẫn khá tương tự trước đó.
Tự do sáng tạo của Newton nghĩa là nó có giao diện mượt mà. Nó cũng tích hợp đầy đủ chức năng mà không làm lộn xộn màn hình người dùng.
Một công cụ hữu ích không tìm thấy trong ứng dụng khác mà không thêm tiện ích là xác nhận đọc dấu tích xanh (blue tick read receipts). Các dấu tích tương tự WhatsApp và sẽ cho bạn biết email có được mở hay không. Tích hợp với ứng dụng như Evernote và Trello, chức năng tạm hoãn (snooze), lên lịch email và thậm chí tùy chọn "Hoàn Tác Gửi" (Undo Send) là một phần trong nhiều tính năng của ứng dụng.
Chức năng "Hộp Thư Đến Gọn Gàng" (Tidy Inbox) cũng tự động gửi tất cả bản tin đến thư mục Ưu Tiên Thấp (Low Priority) để bạn tập trung vào email quan trọng. Trong khi đó, thư mục Ưu Tiên Thấp cho bạn tùy chọn tức thì xóa tất cả thư hoặc hủy đăng ký hàng loạt từ bản tin.
Trên ứng dụng di động, dùng cử chỉ vuốt khác nhau sẽ giúp bạn xử lý hộp thư đến dễ dàng bằng cách xóa, lưu trữ, tạm hoãn và di chuyển email. Công cụ tiện dụng khác bao gồm nhắc nhở cho thư chưa nhận được trả lời và hủy đăng ký một cú nhấp.
Vậy nhược điểm của ứng dụng là gì? Vâng, tất cả chức năng và thiết kế này không miễn phí. Mặc dù bạn có thể dùng thử miễn phí 14 ngày, để dùng lâu dài bạn sẽ cần trả phí đăng ký hàng năm lên đến $49,99.
2. Edison Mail
Nhà phát triển tại Edison khẳng định ứng dụng của họ (trước gọi là EasilyDo) là ứng dụng email nhanh nhất trên Android. Nhưng nó cũng là một trong những lựa chọn miễn phí phổ biến thay cho Gmail.
Tốc độ chắc chắn là tính năng nổi bật, nhưng thiết kế sạch cũng vậy. Khi xem email, hầu hết tùy chọn của bạn được trình bày như biểu tượng. Bạn cũng dùng cử chỉ vuốt để lọc qua thư nhanh.
Tương tự Gmail, nó có tính năng trả lời nhanh cho phép phản hồi email tức thì. Nhưng tính năng Trợ Lý (Assistant) của Edison là điều làm ứng dụng nổi bật. Tính năng này có thể lọc qua email loại khác nhau, như đặt chỗ du lịch, mua hàng, và vận đơn.
Nó cũng có tính năng độc đáo bạn có thể dùng kiểm tra tài khoản có an toàn không. Giống như trang HaveIBeenPwned, nó có thể kiểm tra tài khoản email có liên quan đến vi phạm dữ liệu nào không.
Ứng dụng cũng bao gồm một số tính năng thấy trong ứng dụng email cao cấp, như tạm hoãn email, hoàn tác gửi, và TouchID.
Có vài nhược điểm, tuy nhiên. Nó không tự động tách bản tin từ email chung. Mặc dù vậy, có nút hủy đăng ký tự động ở đầu email bản tin rất tiện.
Luồng email của bạn cũng rất dễ lọc qua vì trình bày tối giản. Liệt kê theo thứ tự ngược thời gian, ngay cả luồng email dài nhất cũng dễ tìm kiếm nhờ giao diện sạch.
3. ProtonMail
Rất tiếc, chỉ phiên bản trả phí cho phép bạn kết nối tài khoản email hiện có như Gmail với ứng dụng. Tạo tài khoản email riêng dưới tên miền ProtonMail miễn phí, nhưng tên miền tùy chỉnh là phần trả phí.
Nếu bạn tìm thứ khác, và quan trọng hơn, an toàn, thì ProtonMail có thể là ứng dụng email cho bạn. Ngoài mã hóa đầu cuối, nó bao gồm khả năng tạo email hết hạn (expiring emails) trở nên không thể truy cập sau thời gian nhất định. Bạn cũng có thể gán mật khẩu cho email riêng gửi đến người dùng ứng dụng thư khác.
Về mặt năng suất, nó có thiết kế tối giản của ứng dụng email hiện đại — không quảng cáo và thêm không cần thiết làm lộn xộn ứng dụng khác. Bạn có thể tạo nhãn, thư mục mới, và bộ lọc.
Nhược điểm? Vâng, ProtonMail tập trung vào quyền riêng tư đến mức nếu bạn phải đặt lại mật khẩu email, mọi email trong hộp thư đến trước ngày đặt lại trở nên không thể truy cập. Bạn do đó cần giữ mật khẩu nơi an toàn để không rơi vào tình huống này.
4. Mailbird
Mailbird là ứng dụng email Windows tích hợp lượng chức năng đáng ngạc nhiên, ngay cả trong phiên bản miễn phí. Tích hợp ứng dụng của nó mở rộng, cho phép bạn tạo tab lưu trữ ứng dụng yêu thích trong ứng dụng thư. Ứng dụng bao gồm Slack, Google Keep, Todoist thậm chí WhatsApp.
Bạn cũng có thể điều chỉnh bố cục ứng dụng thành nhiều chủ đề có sẵn hoặc tải lên chủ đề riêng. Ứng dụng có bố cục sạch, dùng biểu tượng cho tab khác nhau trong menu thu nhỏ. Bạn có thể tùy chỉnh thêm cho phù hợp sở thích bố cục.
Là một phần tính năng năng suất, Mailbird bao gồm chức năng đọc nhanh (speed read) giúp bạn lọc email nhanh hơn. Bạn chỉ chọn tốc độ từ mỗi phút, và từ đơn lẻ sẽ xuất hiện trên màn hình. Điều này giúp bạn bay qua email và đạt trạng thái Inbox Zero mong ước.
Bạn cũng có thể tích hợp phím tắt tài khoản Gmail, làm dễ dàng chuyển đổi giữa hai ứng dụng.
5. BlueMail
BlueMail không có mức công cụ tổ chức và quản lý lộn xộn như một số ứng dụng khác. Nhưng nó là một trong ít ứng dụng hoàn toàn miễn phí và cung cấp giao diện mượt mà.
Nó không tách email xã hội và bản tin vào tab hoặc thư mục riêng — nhưng có tùy chọn chuyển sang chế độ người (people mode) bằng cách nhấp thanh trượt gần đầu ứng dụng. Điều này có nghĩa là bạn chỉ thấy email từ người thật (thay vì trang web), giúp bạn tập trung vào email cần phản hồi.
Ứng dụng bao gồm mức tùy chỉnh cao về giao diện và thiết kế, cho người dùng tự do tinh chỉnh theo sở thích. Nó cũng có tích hợp lịch và danh sách tác vụ, luôn là tính năng tiện lợi.
Tính năng hữu ích khác bao gồm hủy đăng ký một cú nhấp, hoàn tác gửi, và điều khiển cử chỉ tùy chỉnh.
Tăng Năng Suất Email Bằng Cách Giảm Lộn Xộn
Ứng dụng như này giúp tăng năng suất bằng cách làm cho việc lọc email dễ dàng hơn. Nhưng có nhiều cách khác bạn có thể cải thiện năng suất qua các lĩnh vực đời sống.
Nếu bạn quan tâm đến việc tổ chức cuộc sống hàng ngày, hãy chắc chắn xem hướng dẫn của chúng tôi về mẹo đơn giản cải thiện năng suất.