Nhãn đã có mặt lâu lắm, nên gần như trở thành điểm mù cho nhiều người. Tôi dùng Gmail từ khi mới ra mắt, nhưng chưa bao giờ dùng nhãn cho đến gần đây. Nó đã hoàn toàn thay đổi cách tôi tiếp cận email, cuối cùng giúp tôi làm chủ hộp thư đến.
Sử dụng nhãn thành công phụ thuộc vào vài nguyên tắc cốt lõi của năng suất, giống như bất kỳ hệ thống quản lý việc cần làm nào. Đây là những thủ thuật giúp tôi và có thể giúp bạn.
Nhãn không nên khiến bạn phải suy nghĩ
Việc gán nhãn nên cơ học; hành động bạn thực hiện dựa trên nhãn cũng nên cơ học.
Đây có lẽ là phần quan trọng nhất khi dùng nhãn trong Gmail. Ban đầu, bạn sẽ bị cám dỗ tạo danh sách nhãn dài. "Mỗi việc hoặc email là duy nhất," bạn tự nhủ. Đừng rơi vào bẫy này. Càng nhiều nhãn, càng khiến bạn suy nghĩ, càng tốn thời gian. Bạn phải chủ động chống mệt mỏi ra quyết định, đó là nhãn nên làm.
Chỉ có bao nhiêu nhãn là đủ. Mỗi nhãn nên phục vụ một mục đích duy nhất. Quy tắc chung: dùng 5 nhãn chính, và thêm tối đa 5 nhãn khác dành riêng cho nhu cầu công việc.
5 nhãn chính: Hôm nay, Xong, Đang chờ, Cần làm, Trả lời
Nhiều chuyên gia hộp thư khuyên nên quét email hàng ngày vào buổi sáng, để biết làm gì với từng email. Coi lần quét này như thời gian sắp xếp hộp thư, giống như bạn sắp xếp danh sách việc cần làm.
Quy tắc thứ 0 của quản lý email: Nếu có thể xóa, hãy xóa. Đối với tin nhắn không thể xóa, thường có thể phân loại bằng 5 nhãn chính:
- Hôm nay: Gắn cho email có hành động cần làm hôm nay. Không sao nếu email gắn cả "Hôm nay" và nhãn khác; mục đích là biết email này liên quan đến hôm nay.
- Cần làm: Nếu email có dự án/việc cần làm hôm nay, gán nhãn này. Điểm then chốt: Việc cần làm phải nhiều hơn chỉ trả lời email. Bạn có thể kết hợp với Sortd để biến Gmail thành bảng tác vụ kiểu Trello.
- Trả lời: Gắn cho email cần phản hồi. Email có thể gắn "Hôm nay + Cần làm + Trả lời" nghĩa là chứa việc phi-email, và phải trả lời trước hết ngày.
- Đang chờ: Gắn cho email quan trọng nhưng bạn phải đợi người khác hành động. Tôi học chiêu này từ lời khuyên của Andy Mitchell, người sáng lập ActiveInbox, về quản lý quá tải email.
- Xong: Nhãn quan trọng nhất. Email nào không còn cần can thiệp của bạn, gán "Xong". Tôi không thích xóa email vì thích có dấu vết giấy tờ; và ngay cả khi lưu trữ, một phản hồi từ người gửi sẽ đưa nó trở lại hộp thư. Bạn cần nhãn "Xong!" – đặc biệt nếu bạn thích phương pháp năng suất Danh sách Xong.
Nhãn là liều placebo tuyệt vời!
Khi nhận thông báo email mới, phản xạ đầu tiên của tôi là mở, đọc, trả lời hoặc xóa. Nó làm gián đoạn luồng công việc. Nhưng thông báo chưa xử lý sẽ phiền tôi, nên tôi ngắt quãng việc đang làm để xử lý.
Giờ, tôi chỉ gán nhãn và quay lại làm việc. Tôi xử lý email sau, khi việc hiện tại xong. Gán nhãn cho tôi sự thỏa mãn tinh thần đã tương tác/xử lý email, mà không tốn thời gian như trước.
Nhãn là placebo tuyệt vời cho những ai bắt buộc phải làm gì đó với email đến.
Nhãn nên dễ truy cập, gán, và nhận diện
Gmail có nhiều công cụ làm nhãn thân thiện nhất có thể. Hãy dành chút thời gian tùy chỉnh giao diện nhãn, nó sẽ tăng cường việc sử dụng.
Vào Biểu tượng răng cưa > Cài đặt > Nhãn để xem tất cả nhãn và quản lý. Ở đây, tôi cũng khuyên ẩn hầu hết các mục khác ở thanh bên trái, như Thư đã gửi, Bản nháp, Quan trọng, Danh mục, Vòng và hơn thế. Nếu nhãn xuất hiện trước, sẽ dễ dàng nhận diện và kéo-thả vào email.
Cũng nên mã màu nhãn. Nhấp vào menu thả xuống nhỏ của nhãn bất kỳ ở thanh bên để chọn màu. Màu đơn giản cho nhãn chính giúp nhận diện dễ dàng. Tôi dùng nhãn xanh lá cho "XONG!" – nhìn thỏa mãn và biết không phải lo email đó nữa. Tương tự, gán nhãn "HÔM NAY!" với màu đỏ sáng để luôn thu hút chú ý.
Không tiện ích mở rộng, không rườm rà
Vẻ đẹp của nhãn là nó tích hợp sẵn trong Gmail. Bạn không cần tiện ích mở rộng ngốn RAM dùng được trên Chrome nhưng không dùng được trên app Gmail di động. Nó hoạt động hoàn hảo bất cứ khi nào bạn mở hộp thư. Hệ thống năng suất tốt nhất là hệ thống ở ngoài đường của bạn, và đó chính là nhãn.
Nếu bạn có chiêu dùng nhãn hiệu quả hơn trong Gmail, chúng tôi rất muốn nghe! Thả gợi ý vào bình luận, hoặc đặt bất kỳ câu hỏi nào bạn có.