Không sớm thì muộn, hộp thư đến Gmail của mọi người cũng trở thành một mớ hỗn độn. Có rất nhiều thủ thuật để giải quyết tình trạng quá tải email, nhưng có một mẹo nhỏ mà bạn có thể không sử dụng: nhãn Gmail cũ tốt .
Nhãn xuất hiện từ rất lâu rồi nên chúng gần như trở thành điểm mù đối với nhiều người trong chúng ta. Tôi là người dùng Gmail kể từ khi thành lập, nhưng tôi chưa bao giờ sử dụng nhãn cho đến gần đây. Nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi tiếp cận email, cuối cùng giúp tôi điều chỉnh hộp thư đến của mình.
Sử dụng nhãn thành công phụ thuộc vào một số nguyên tắc năng suất cốt lõi, giống như bất kỳ hệ thống quản lý việc cần làm nào. Dưới đây là những thủ thuật đã giúp tôi và cũng có thể giúp bạn.
Các nhãn không nên khiến bạn phải suy nghĩ
Việc dán nhãn nên mang tính máy móc; hành động bạn thực hiện dựa trên nhãn phải mang tính máy móc.
Đây có lẽ là phần quan trọng nhất của việc sử dụng nhãn trong Gmail. Ban đầu, bạn sẽ dễ dàng nghĩ ra một danh sách dài các nhãn. "Mỗi nhiệm vụ hoặc email là duy nhất," bạn sẽ tự nhủ. Tránh rơi vào bẫy này. Bạn càng có nhiều nhãn, chúng càng khiến bạn suy nghĩ, bạn càng mất nhiều thời gian. Bạn phải tích cực chiến đấu với sự mệt mỏi khi quyết định, vì vậy đó là những gì cần có nhãn.
Có ít nhãn nhất có thể. Mỗi nhãn phải phục vụ một mục đích duy nhất. Theo quy tắc chung, hãy sử dụng các nhãn chính này và thêm năm nhãn khác cụ thể cho nhu cầu công việc của bạn.
5 Nhãn chính:Hôm nay, Xong, Đang chờ, Việc cần làm, Trả lời
Một số chuyên gia về hộp thư đến khuyên bạn nên quét email hàng ngày vào buổi sáng để bạn biết phải làm gì với từng email. Coi lần quét này là thời gian để sắp xếp hộp thư đến của bạn, giống như bạn sắp xếp danh sách việc cần làm của mình.
Quy tắc số 0 quản lý email:Nếu bạn có thể xóa nó, hãy xóa nó. Đối với những thư bạn không thể xóa, bạn thường có thể phân loại chúng bằng năm nhãn chính sau:
- Hôm nay: Đánh dấu điều này trên bất kỳ email nào có hành động được thực hiện ngay hôm nay. Sẽ không sao nếu một email được đánh dấu Hôm nay cũng như một cái gì đó khác; vấn đề là cần biết rằng email này phù hợp với ngày hôm nay.
- Việc cần làm: Nếu email có một dự án hoặc nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện hôm nay, hãy đánh dấu nó bằng nhãn này. Điểm mấu chốt:Nhiệm vụ không chỉ là trả lời email đó. Bạn có thể thử kết hợp tính năng này với Sortd để biến Gmail thành một bảng tác vụ giống như Trello.
- Trả lời: Đánh dấu điều này trên bất kỳ email nào cần trả lời. Vì vậy, một email có thể được đánh dấu "Hôm nay + Việc cần làm + Trả lời" cho biết rằng nó chứa một nhiệm vụ không phải email và phải được trả lời vào cuối ngày.
- Đang chờ: Đánh dấu điều này trên bất kỳ email nào mà nó quan trọng đối với bạn, nhưng bạn phải đợi người khác thực hiện hành động. Tôi đã học được mẹo này từ lời khuyên của người sáng lập ActiveInbox, Andy Mitchell về việc quản lý quá tải email.
- Hoàn tất: Nhãn quan trọng nhất. Bất kỳ email nào mà bạn không cần nhập nữa, hãy đánh dấu là Hoàn tất. Tôi không thích xóa email vì tôi thích có dấu vết trên giấy tờ hơn; và ngay cả khi bạn đang lưu trữ email, thư trả lời từ người gửi sẽ đưa email đó trở lại hộp thư đến của bạn. Bạn cần rằng "Xong!" nhãn — đặc biệt nếu bạn là người yêu thích phương pháp năng suất Danh sách Xong.
Nhãn cũng tuyệt vời như giả dược!
Bất cứ khi nào tôi nhận được một thông báo email mới, bản năng đầu tiên của tôi là mở, đọc, trả lời hoặc xóa. Nó đã làm gián đoạn quy trình làm việc của tôi. Nhưng thông báo không được giám sát đó sẽ làm phiền tôi, vì vậy tôi đã làm gián đoạn bất cứ điều gì tôi đang làm để giải quyết nó.
Bây giờ, tôi chỉ cần dán nhãn và quay trở lại làm việc. Tôi giải quyết email sau, khi công việc hiện tại của tôi đã hoàn thành. Việc dán nhãn mang lại cho tôi sự hài lòng về tinh thần khi đã tương tác hoặc giải quyết email mà không mất nhiều thời gian mà tôi có thể có.
Nhãn là một giả dược tuyệt vời cho những người bắt buộc phải làm gì đó với các email đến.
Nhãn phải dễ truy cập, áp dụng và xác định
Gmail có rất nhiều công cụ để làm cho nhãn thân thiện với người dùng nhất có thể. Hãy dành một chút thời gian để tùy chỉnh hình thức của nhãn, nó sẽ thúc đẩy việc sử dụng của bạn.
Đi tới Biểu tượng bánh răng> Cài đặt> Nhãn để xem tất cả các nhãn của bạn và quản lý chúng. Ở đây, tôi cũng khuyên bạn nên ẩn hầu hết các mục khác mà bạn thấy trong thanh bên trái, như Thư đã gửi, Thư nháp, Quan trọng, Danh mục, Vòng kết nối và hơn thế nữa. Nếu nhãn của bạn xuất hiện đầu tiên, thì việc phát hiện chúng và kéo và thả vào email sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, hãy mã màu cho nhãn của bạn. Nhấp vào menu thả xuống nhỏ trong bất kỳ nhãn nào trong thanh bên để chọn màu. Các màu đơn giản được áp dụng cho các nhãn chính của bạn sẽ giúp bạn xác định chúng một cách dễ dàng. Tôi sử dụng nhãn màu xanh lá cây cho "DONE!" - thật hài lòng khi nhìn vào và biết rằng tôi không còn phải bận tâm đến email đó nữa. Tương tự, tôi đánh dấu "TODAY!" nhãn có màu đỏ tươi để nó luôn thu hút sự chú ý của tôi.
Không có Tiện ích mở rộng, Không phải trả phí
Cái hay của nhãn là nó được tích hợp vào Gmail. Bạn không cần bất kỳ tiện ích mở rộng nhai RAM nào mà bạn có thể sử dụng trên Chrome nhưng không cần trên ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động. Nó hoạt động hoàn hảo bất cứ khi nào bạn mở hộp thư đến của mình. Hệ thống năng suất tốt nhất là những hệ thống vượt ra ngoài tầm nhìn của bạn và đó là nhãn hiệu.
Nếu bạn có mẹo để sử dụng nhãn hiệu quả hơn trong Gmail, chúng tôi rất muốn biết! Thả đề xuất của bạn trong phần nhận xét hoặc hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có.