Bí danh email là cách dễ dàng để có địa chỉ email mới trong Gmail mà không cần đăng ký tài khoản mới.
Tạo bí danh đơn giản như thêm dấu + vào tên người dùng Gmail theo từ khóa bạn chọn. Email gửi đến địa chỉ mới này vẫn đến hộp thư đến Gmail, nhưng sẽ hiển thị địa chỉ Đến khác biệt so với địa chỉ Gmail chính.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng tính năng này để quản lý hộp thư đến Gmail tốt hơn.
1. Nhận nhắc nhở nhiệm vụ
Nhiệm vụ bạn phải loay hoay luôn nổi lên trong tâm trí cho đến khi bạn ghi lại đâu đó. May mắn thay, thời đại số này, dễ dàng cập nhật danh sách việc cần làm và xem từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào với điện thoại thông minh.
Nếu không có điện thoại thông minh tại tay, cũng không sao. Bí danh Gmail có thể giúp bạn. Bạn có thể gửi nhắc nhở nhiệm vụ nhanh cho chính mình bằng cách email từ bất kỳ địa chỉ nào đến một bí danh chuyên dụng, ví dụ muoreader+work@gmail.com. (Phần +work tạo nên bí danh.)
Tạo bộ lọc Gmail
Muốn Gmail tự động tổ chức email nhắc nhở nhiệm vụ đến dưới nhãn đặc biệt (ví dụ ToDo) ngay lập tức? Chúng tôi khuyên thiết lập bộ lọc cho chúng. Để tạo bộ lọc, trước tiên nhấp vào biểu tượng bánh răng dưới ảnh hồ sơ góc trên bên phải trong Gmail và chọn Cài đặt từ menu xuất hiện.
Tiếp theo, trong Cài đặt Gmail hiển thị, chuyển sang tab Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn. Nhấp vào liên kết Tạo bộ lọc mới bên dưới danh sách bộ lọc hiện có.
Đối với tiêu chí bộ lọc, nhập bí danh bạn muốn dùng cho nhiệm vụ vào trường Đến và nhấp Tạo bộ lọc. Trong hộp thoại tiếp theo, tích ô Áp dụng nhãn và đặt/tạo nhãn thích hợp từ menu thả xuống tương ứng. Hoàn tất bằng cách nhấp nút Tạo bộ lọc.
Bạn có thể dùng danh sách email nhắc nhở gom dưới nhãn ToDo làm danh sách việc cần làm hoặc chuyển nhiệm vụ của chúng sang bất kỳ ứng dụng to-do nào bạn thích.
Nếu bạn dùng Google Tasks, hãy mở email nhắc nhở và thêm trực tiếp vào Google Tasks bằng tùy chọn Thêm vào Nhiệm vụ. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn trong menu Thêm.
Tự do tạo bao nhiêu bí danh và nhãn tùy ý để đạt mức tổ chức bạn cần!
2. Che giấu địa chỉ email riêng tư
Nếu bạn muốn giữ địa chỉ email công việc hoặc một địa chỉ email cá nhân bí mật, bí danh có thể giúp bạn.
Ví dụ, giả sử bạn muốn nhận một số email ban ngày khi ở công ty, nhưng không muốn chia sẻ địa chỉ email công ty. Mẹo ở đây là:
- Chia sẻ bí danh Gmail thay vì email công ty.
- Thêm email công ty làm địa chỉ chuyển tiếp trong tài khoản Gmail.
- Tạo bộ lọc chuyển tiếp email nhận được tại bí danh đến email công ty.
Hãy chi tiết các bước đó.
Quyết định một bí danh để chia sẻ với người khác thay vì đưa ra email công ty. (Chúng tôi sẽ dùng muoreader+vip@gmail.com.)
Bây giờ, vào Cài đặt Gmail và chuyển sang tab Chuyển tiếp và POP/IMAP. Nhấp Thêm địa chỉ chuyển tiếp dưới phần Chuyển tiếp. Nhập email công ty vào hộp thoại bật lên và làm theo hướng dẫn trên màn hình để thêm và xác minh địa chỉ email đó.
(Để nút radio Tắt chuyển tiếp được chọn — chúng ta chỉ muốn chuyển tiếp email cụ thể, không phải tất cả.)
Bây giờ, tạo bộ lọc Gmail với bí danh liệt kê trong trường Đến. Khi chỉ định hành động bạn muốn Gmail thực hiện, tích ô Chuyển tiếp đến. Đảm bảo chọn email công ty từ menu thả xuống tương ứng.
Với bộ lọc này, bất kỳ email nào bạn nhận tại bí danh Gmail đã chia sẻ sẽ được chuyển tiếp đến email công ty.
Bạn có thể dùng cách tương tự để chuyển tiếp email đến bất kỳ email riêng tư nào bạn có. Nếu bắt đầu nhận tin nhắn không phù hợp hoặc email bạn không muốn nhận ở tài khoản đó, hãy xóa bộ lọc.
3. Truy cập dữ liệu quan trọng theo yêu cầu
Chúng ta đã thấy cách dùng bí danh gom nhắc nhở nhiệm vụ. Bây giờ, hãy xem cách dùng chúng để truy cập ngày sinh nhật, danh sách mua sắm hàng tuần, tên máy chủ, hoặc ghi chú hướng dẫn. Kết hợp bí danh và phản hồi mẫu, bạn có thể tạo mọi loại danh sách và ghi chú để truy cập từ bất kỳ đâu qua email.
Ý tưởng ở đây là:
- Tạo phản hồi mẫu với dữ liệu bạn muốn truy cập.
- Quyết định bí danh để truy cập dữ liệu.
- Tạo bộ lọc để Gmail tự động trả lời bằng phản hồi mẫu khi bí danh nhận được email.
Để tạo phản hồi mẫu, hãy lấy danh sách ngày sinh nhật làm ví dụ.
Mở cửa sổ Soạn thư Gmail và gõ/dán chi tiết ngày sinh nhật bạn muốn nắm tay. Để lưu bản nháp làm mẫu hoặc phản hồi mẫu, nhìn dưới Tùy chọn thêm > Phản hồi mẫu để tìm tùy chọn liên quan. (Bạn sẽ tìm thấy nút Tùy chọn thêm bên cạnh biểu tượng thùng rác.)
Chúng tôi sẽ dùng tên Danh sách Sinh nhật cho mẫu. Việc cập nhật mẫu này dễ dàng, vì bạn luôn kiểm tra tài khoản Gmail hàng ngày. Để thêm hoặc xóa ngày sinh nhật của ai đó, soạn email, mở phản hồi mẫu, và chỉnh sửa mẫu danh sách sinh nhật theo yêu cầu.
Hãy gọi bí danh mẫu cho ngày sinh nhật là muoreader+birthdays@gmail.com. Bây giờ, tạo bộ lọc với bí danh trong trường Đến. Tiếp theo, chọn ô Gửi phản hồi mẫu làm chương trình bạn muốn Gmail chạy. Thêm, chọn mục Danh sách Sinh nhật từ menu thả xuống tương ứng.
Với bộ lọc đó, bất cứ khi nào bạn email đến bí danh, Gmail sẽ gửi trả lời tự động với phản hồi mẫu Danh sách Sinh nhật. Thú vị, phải không? (Chủ đề và nội dung email bạn gửi không quan trọng ở đây.)
Hãy sáng tạo với bí danh email trong Gmail
Bí danh đảm bảo bạn dễ dàng tạo địa chỉ email mới ngay lập tức và sắp xếp hộp thư đến Gmail. Tùy thuộc vào bạn để sáng tạo với chúng nhằm tổ chức hộp thư đến và cuộc sống. Và bây giờ bạn biết bắt đầu từ đâu!