Bí danh email là một cách dễ dàng để có địa chỉ email mới trong Gmail mà không cần phải đăng ký lại tài khoản.
Tạo bí danh dễ dàng như thêm + đăng nhập vào tên người dùng Gmail của bạn, theo sau là một từ khóa bạn chọn. Mọi email được gửi đến địa chỉ mới này vẫn kết thúc trong hộp thư đến Gmail của bạn, nhưng sẽ hiển thị Đến riêng biệt địa chỉ khác với địa chỉ Gmail chính của bạn.
Dưới đây là cách bạn có thể làm cho tính năng này hoạt động có lợi cho mình để quản lý hộp thư đến Gmail của bạn tốt hơn.
1. Nhận Lời nhắc Công việc
Những nhiệm vụ mà bạn phải đảm nhận cứ nổi lên trong tâm trí bạn thỉnh thoảng cho đến khi bạn ghi lại chúng ở đâu đó. Rất may, trong thời đại kỹ thuật số này, thật dễ dàng cập nhật danh sách việc cần làm của bạn và xem nó từ mọi nơi, mọi lúc bằng điện thoại thông minh.
Nếu bạn không có điện thoại thông minh trong tay, không có vấn đề gì. Bí danh Gmail có thể giúp bạn ở đây. Bạn có thể gửi cho mình lời nhắc công việc nhanh chóng bằng cách gửi công việc qua email từ bất kỳ địa chỉ nào tới một bí danh chuyên dụng, chẳng hạn như muoreader+work@gmail.com . ( + công việc bit của địa chỉ tạo nên bí danh.)
Tạo Bộ lọc Gmail
Muốn Gmail sắp xếp các email nhắc nhở công việc đến dưới một nhãn đặc biệt (giả sử Việc cần làm ) ngay lập tức? Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập bộ lọc cho chúng. Để tạo bộ lọc, trước tiên hãy nhấp vào bánh răng biểu tượng bên dưới ảnh hồ sơ của bạn ở trên cùng bên phải trong Gmail và chọn Cài đặt từ menu xuất hiện.
Tiếp theo, trong cài đặt Gmail hiển thị, hãy chuyển sang Bộ lọc và địa chỉ bị chặn chuyển hướng. Nhấp vào nút Tạo bộ lọc mới liên kết bên dưới danh sách các bộ lọc hiện có.
Đối với tiêu chí bộ lọc, hãy nhập bí danh bạn muốn sử dụng cho các tác vụ trong mục Tới và nhấp vào Tạo bộ lọc . Trong hộp thoại tiếp theo, chọn nút Áp dụng nhãn hộp kiểm và đặt / tạo nhãn thích hợp từ menu thả xuống tương ứng. Kết thúc bằng một cú nhấp chuột vào Tạo bộ lọc nút.
Bạn có thể sử dụng danh sách email nhắc nhở được thu thập trong Việc cần làm gắn nhãn là danh sách việc cần làm của bạn hoặc bạn có thể chuyển nhiệm vụ của họ sang bất kỳ ứng dụng việc cần làm nào khác mà bạn chọn.
Nếu bạn sử dụng Google Tasks, hãy mở email nhắc nhở và thêm nó trực tiếp vào Google Task bằng nút Thêm vào Công việc lựa chọn. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn trong Thêm menu.
Hãy thoải mái tạo bất kỳ số lượng bí danh và nhãn nào để đạt được cấp độ tổ chức mà bạn cần!
2. Che giấu Địa chỉ Email Riêng tư
Nếu bạn muốn giữ địa chỉ email công việc hoặc một trong các địa chỉ email cá nhân của mình ở chế độ riêng tư, thì bí danh có thể giúp bạn làm điều đó.
Ví dụ:giả sử bạn muốn nhận một số email nhất định trong ngày khi bạn đang làm việc, nhưng bạn không muốn chia sẻ địa chỉ email cơ quan của mình. Bí quyết ở đây là:
- Chia sẻ bí danh Gmail thay vì email công việc của bạn.
- Thêm email công việc của bạn làm địa chỉ chuyển tiếp trong tài khoản Gmail của bạn.
- Tạo bộ lọc để chuyển tiếp các email nhận được dưới bí danh tới email công việc của bạn.
Hãy trình bày chi tiết về các bước đó.
Quyết định một bí danh để chia sẻ với người khác thay vì đưa ra email công việc của bạn. (Chúng tôi sẽ sử dụng muoreader+vip@gmail.com .)
Bây giờ, hãy truy cập cài đặt Gmail và chuyển sang Chuyển tiếp và POP / IMAP chuyển hướng. Nhấp vào nút Thêm địa chỉ chuyển tiếp trong Chuyển tiếp tiết diện. Nhập email công việc của bạn vào hộp thoại bật lên xuất hiện và làm theo hướng dẫn trên màn hình để thêm và xác minh địa chỉ email đó.
(Thoát khỏi mục Tắt chuyển tiếp đã chọn nút radio --- chúng tôi chỉ muốn chuyển tiếp các email cụ thể chứ không phải tất cả chúng.)
Bây giờ, hãy tạo bộ lọc Gmail với bí danh được liệt kê trong mục Tới đồng ruộng. Trong khi chỉ định hành động bạn muốn Gmail thực thi, hãy chọn nút Chuyển tiếp tới hộp kiểm. Đảm bảo chọn email công việc của bạn từ menu thả xuống tương ứng.
Với bộ lọc này, mọi email bạn nhận được với bí danh Gmail mà bạn đã chia sẻ sẽ được chuyển tiếp đến email công việc của bạn.
Bạn có thể sử dụng phương pháp tương tự để chuyển tiếp email đến bất kỳ email riêng tư nào mà bạn có. Nếu bạn bắt đầu nhận được các tin nhắn hoặc email không phù hợp mà bạn không muốn nhận trong tài khoản đó, hãy tiếp tục và xóa bộ lọc.
3. Truy cập Dữ liệu Quan trọng theo Yêu cầu
Chúng tôi đã thấy cách sử dụng bí danh để thu thập lời nhắc công việc. Bây giờ, hãy xem cách sử dụng chúng để truy cập sinh nhật, danh sách hàng tạp hóa hàng tuần của bạn, tên máy chủ hoặc thậm chí là ghi chú hướng dẫn. Với sự kết hợp của bí danh và câu trả lời soạn trước, bạn có thể tạo tất cả các loại danh sách và ghi chú để truy cập chúng từ mọi nơi bằng email.
Ý tưởng ở đây là:
- Tạo câu trả lời soạn trước với dữ liệu bạn muốn truy cập.
- Quyết định bí danh để truy cập dữ liệu.
- Tạo bộ lọc để Gmail tự động trả lời với phản hồi soạn trước khi bí danh nhận được bất kỳ email nào.
Để tạo câu trả lời soạn trước, hãy sử dụng danh sách các ngày sinh nhật làm ví dụ.
Mở Gmail Soạn cửa sổ và nhập / dán chi tiết sinh nhật bạn muốn trên tay. Để lưu bản nháp dưới dạng mẫu hoặc câu trả lời soạn trước, hãy xem trong Tùy chọn khác> Câu trả lời soạn trước để tìm tùy chọn có liên quan. (Bạn sẽ tìm thấy Tùy chọn khác bên cạnh thùng rác biểu tượng.)
Chúng tôi sẽ sử dụng tên Danh sách sinh nhật cho mẫu. Việc cập nhật mẫu này thật dễ dàng vì bạn luôn kiểm tra tài khoản Gmail của mình mỗi ngày. Để thêm hoặc xóa ngày sinh của ai đó, hãy soạn email, mở các câu trả lời soạn trước và chỉnh sửa mẫu danh sách sinh nhật theo yêu cầu.
Hãy gọi bí danh mẫu của chúng tôi cho ngày sinh nhật là muoreader+birthdays@gmail.com . Bây giờ, đã đến lúc tạo bộ lọc với bí danh trong mục Tới đồng ruộng. Tiếp theo, chọn Gửi câu trả lời soạn trước hộp kiểm dưới dạng chương trình bạn muốn Gmail chạy. Ngoài ra, hãy chọn Danh sách sinh nhật mục từ menu thả xuống tương ứng.
Với bộ lọc đó, bất cứ khi nào bạn gửi bí danh qua email, Gmail sẽ gửi cho bạn thư trả lời tự động với Danh sách sinh nhật phản hồi đóng hộp. Khá tuyệt, phải không? (Chủ đề và nội dung của email bạn gửi không liên quan ở đây.)
Sáng tạo với bí danh email trong Gmail
Bí danh đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng tạo địa chỉ email mới cho mình ngay lập tức và sắp xếp hộp thư đến Gmail của bạn. Bạn có thể sáng tạo với chúng để sắp xếp hộp thư đến và cuộc sống của mình. Và bây giờ bạn biết bắt đầu từ đâu!