Khi nói đến tổ chức email, phản ứng ngay lập tức thường xoay quanh thư mục, thẻ, bộ lọc, dấu ưu tiên, và những thứ那样. Không có điều gì sai với những tính năng đó – thực tế, hầu hết chúng đơn giản tuyệt vời. Nhưng có một tính năng khác trong Gmail có thể giúp bạn tự động tổ chức thư đến – bí danh (alias).
Trong bất kỳ lĩnh vực nào yêu cầu tổ chức, phương pháp có thể chia thành hai loại - phản ứng (reactionary) và chủ động (proactionary). Phương pháp phản ứng là thứ người dùng làm sau khi nhận thư, dù là di chuyển giữa thư mục, xóa, đổi tên, gắn thẻ, hoặc bất cứ gì. Phương pháp chủ động tổ chức thư cho bạn khi nó đến, như bộ lọc tự động xóa spam.
Tính năng bí danh Gmail là biện pháp chủ động hoạt động cùng bộ lọc để thực sự giữ hộp thư đến tổ chức nhất có thể. Đọc tiếp để biết cách thiết lập và nó sẽ giúp bạn như thế nào.
Gmail Alias Là Gì?
Trước hết, là gì một bí danh? Đó là phiên bản sửa đổi của địa chỉ email thật của bạn mà Gmail dùng như tham số trong bộ lọc. Nếu nghe rối, đừng lo. Đây là ví dụ.
Giả sử email của bạn là johnsmith@gmail.com. Khi bạn đăng ký trang web, diễn đàn, bản tin, hoặc bất cứ gì, bạn có thể gõ đó làm email và xong. Nhưng đây là nơi bí danh xuất hiện.
Trong Gmail, bạn có thể thêm dấu cộng ('+') sau định danh email và bất kỳ chuỗi ký tự nào - và Gmail vẫn nhận diện nó là của bạn. Ví dụ, nếu ai đó gửi email đến johnsmith+abc@gmail.com, nó vẫn đến hộp thư của bạn. johnsmith+test@gmail.com cũng hoạt động như email của bạn.
Mọi thứ sau dấu cộng là bí danh. Nhưng điều này có ích gì? Làm sao bạn hưởng lợi từ dùng bí danh? Để tôi giải thích.
Cách Dùng Gmail Alias
Vài năm trước, tôi là thành viên cực hoạt跃 trong một cộng đồng trực tuyến nhất định. Lúc đó, mọi người gửi tin nhắn riêng và email cho tôi hàng ngày và phần mềm diễn đàn gửi thông báo email. Những thông báo này hữu ích nên tôi không thể tắt, nhưng đồng thời chúng làm ngập hộp thư.
Đây là cách tôi dùng bí danh Gmail để giải thoát rối rắm đó.
Tôi đổi email trên diễn đàn đó thành myemail+forum@gmail.com. Làm vậy khiến thông báo được gửi đến địa chỉ bí danh. Trong Gmail, tôi thiết lập bộ lọc tự động di chuyển bất kỳ email gửi đến bí danh này vào một thư mục cụ thể. Hoạt động như phép màu.
Bạn có thể dùng bí danh trong hầu như mọi hoàn cảnh. Nhờ đồng nghiệp gửi email đến +work trong khi bạn bè gia đình gửi đến +personal. Nếu bạn đăng ký dịch vụ có thể gửi rác, bạn có thể dùng +spam.
Một lợi ích thêm là nếu một bí danh cụ thể bị bot rác xâm phạm, bạn chỉ cần lọc tất cả đi và bắt đầu dùng bí danh mới thay vì tạo tài khoản email hoàn toàn mới. Rất tiện lợi.
Thiết Lập Gmail Alias
Đầu tiên, vào cài đặt tài khoản Gmail (bằng cách nhấn menu thả xuống bánh răng và chọn Settings). Khi được trình bày tất cả tùy chọn, vào tab Filters (Bộ lọc).
Ở dưới cùng, nhấn Create a New Filter (Tạo bộ lọc mới). Bạn sẽ thấy hộp popup hỏi tham số bộ lọc. Vì mọi người sẽ gửi email đến bí danh Gmail mới của bạn, bạn sẽ muốn đặt tham số bộ lọc thành bí danh của bạn (ví dụ, johnsmith+test@gmail.com) trong trường To: (Đến). Nhấn Create Filter With This Search (Tạo bộ lọc với tìm kiếm này) để xác nhận.
Xong! Bây giờ bộ lọc đã thiết lập, bất kỳ email gửi đến bí danh sẽ tự động gán nhãn bạn chỉ định. Làm điều này với nhiều bí danh và bạn sẽ được tổ chức ngay lập tức – chỉ nhớ dùng bí danh khi điền biểu mẫu email! Ngoài ra, nếu bạn tìm kiếm tính năng nâng cao hơn trong Gmail, đừng quên xem hướng dẫn Gmail hữu ích cho người dùng nâng cao.