Khi nói đến tổ chức email, phản ứng ngay lập tức thường là về thư mục, thẻ, bộ lọc, dấu ưu tiên và những thứ thuộc loại đó. Không phải bất kỳ tính năng nào trong số đó là xấu - trên thực tế, hầu hết các tính năng đó đều tuyệt vời. Nhưng có một tính năng khác trong Gmail có thể giúp bạn tự động sắp xếp thư đến của mình - bí danh.
Trong bất kỳ lĩnh vực nào đòi hỏi phải có tổ chức, phương pháp có thể được chia thành hai loại - phản động và chủ động. Phương thức phản động sẽ là điều người dùng thực hiện sau khi họ nhận được thư, cho dù nó đang di chuyển giữa các thư mục, xóa, đổi tên, gắn thẻ hay bất cứ điều gì. Một phương pháp chủ động sắp xếp thư cho bạn khi nó đến, giống như một bộ lọc tự động xóa thư rác.
Tính năng bí danh Gmail là một biện pháp chủ động hoạt động song song với các bộ lọc để thực sự giữ cho hộp thư đến của bạn được ngăn nắp nhất có thể. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách bạn có thể thiết lập nó và nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho bạn.
Bí danh Gmail là gì?
Đầu tiên, là gì bí danh? Đây là phiên bản sửa đổi của địa chỉ email thực của bạn mà Gmail sử dụng làm thông số trong bộ lọc. Nếu điều đó nghe có vẻ khó hiểu, đừng lo lắng. Đây là một ví dụ.
Giả sử địa chỉ email của bạn là johnsmith@gmail.com . Khi bạn đăng ký một trang web, diễn đàn, bản tin hoặc bất kỳ thứ gì khác, có thể bạn sẽ nhập email đó làm email của mình và hoàn thành việc đó. Nhưng đây là nơi xuất hiện bí danh.
Trong Gmail, bạn có thể thêm dấu cộng (‘+’) sau mã nhận dạng email của mình và bất kỳ chuỗi ký tự nào - và Gmail sẽ vẫn nhận dạng đó là của riêng bạn. Ví dụ:nếu ai đó gửi email tới johnsmith+abc@gmail.com , nó vẫn sẽ đến hộp thư đến của bạn. johnsmith+test@gmail.com cũng sẽ hoạt động như email của bạn.
Mọi thứ sau dấu cộng là bí danh. Nhưng điều tốt là gì trong số này? Bạn sẽ được lợi như thế nào khi sử dụng bí danh? Hãy để tôi giải thích.
Cách sử dụng bí danh Gmail
Cách đây vài năm, tôi là một thành viên cực kỳ tích cực trong một cộng đồng trực tuyến nào đó. Vào thời điểm đó, mọi người sẽ gửi cho tôi tin nhắn và email cá nhân hàng ngày và phần mềm diễn đàn sẽ gửi thông báo qua email cho tôi. Những thông báo này rất hữu ích nên tôi không thể vô hiệu hóa chúng mà đồng thời làm tắc nghẽn hộp thư đến của tôi.
Đây là cách tôi sử dụng bí danh Gmail để giải phóng mình khỏi mớ hỗn độn đó.
Tôi đã thay đổi địa chỉ email của mình trên diễn đàn đó thành myemail+forum@gmail.com . Việc làm này đã giúp những thông báo này được gửi đến địa chỉ bí danh của tôi. Trong Gmail, sau đó tôi thiết lập một bộ lọc để tự động di chuyển bất kỳ email nào được gửi đến bí danh này vào một thư mục cụ thể. Nó hoạt động như một sự quyến rũ.
Bạn có thể sử dụng bí danh trong mọi trường hợp. Yêu cầu đồng nghiệp của bạn gửi email tới + cơ quan trong khi bạn bè và gia đình của bạn gửi đến + cá nhân . Nếu bạn đang đăng ký một dịch vụ có khả năng gửi spam, bạn có thể sử dụng + spam .
Phần thưởng cho tất cả những điều này là nếu một bí danh cụ thể bị spam bots xâm phạm, bạn có thể lọc tất cả và bắt đầu sử dụng bí danh mới thay vì cần tạo một tài khoản email hoàn toàn mới. Rất tiện dụng.
Thiết lập Bí danh Gmail
Trước tiên, hãy chuyển đến cài đặt tài khoản Gmail của bạn (bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống bánh răng và chọn Cài đặt ). Khi bạn được cung cấp tất cả các tùy chọn khác nhau, hãy chuyển đến Bộ lọc tab.
Ở dưới cùng, nhấp vào Tạo bộ lọc mới . Bạn sẽ thấy một hộp bật lên yêu cầu bạn cung cấp các thiết kế bộ lọc có liên quan. Vì mọi người sẽ gửi email của họ tới bí danh Gmail mới của bạn, bạn sẽ muốn đặt các thông số bộ lọc thành bí danh của mình (ví dụ: johnsmith+test@gmail.com ) trong mục Tới: đồng ruộng. Nhấp vào Tạo bộ lọc với tìm kiếm này để xác nhận.
Trang tiếp theo là danh sách các hành động tiềm năng mà Gmail sẽ thực hiện khi phát hiện một email đến được gán cho bí danh mới của bạn. Để gắn thẻ nó trong một thư mục cụ thể, hãy bật hộp kiểm cho Áp dụng nhãn: và chọn nhãn mà bạn muốn cho nó. Nhấp vào Tạo bộ lọc để kết thúc.
Tất cả đã được làm xong! Bây giờ bộ lọc của bạn đã được thiết lập, mọi email được gửi đến bí danh của bạn sẽ tự động được gán cho nhãn mà bạn đã chỉ định. Làm điều này với nhiều bí danh và bạn sẽ được sắp xếp nhanh chóng - chỉ cần nhớ sử dụng bí danh của bạn khi điền vào biểu mẫu email! Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm các tính năng nâng cao hơn nữa trong Gmail, đừng quên xem hướng dẫn Gmail hữu ích của chúng tôi dành cho người dùng thành thạo.