Gmail đã thay đổi rất nhiều theo thời gian đến mức gọi nó đơn giản là "khách hàng email" không làm công bằng cho nó. Hãy nghĩ vậy: bạn có thể dùng smartphone chỉ để gọi điện, hoặc dùng máy tính chỉ để soạn thảo văn bản. Bạn có thể sở hữu một chiếc xe thể thao nhưng chỉ lái vài khối nhà. Bạn có thể làm vậy, nhưng những thứ đó có thể làm cho bạn nhiều hơn rất nhiều, và bạn sẽ lãng phí tiền nếu chỉ dùng chúng cho một việc. Cái tương tự cũng đúng cho Gmail, mặc dù nó không tốn bạn một xu nào để sử dụng.
Trong hướng dẫn này: Khởi Động Lại Với Gmail | Gmail Là Trung Tâm Giao Tiếp | Nhãn - ADN Của Gmail | Khám Phá Sức Mạnh Của Tìm Kiếm Và Bộ Lọc | Công Cụ Năng Suất Gmail
Lưu ý: Hướng dẫn Gmail này không dành cho người mới bắt đầu, mà dành cho những bạn đã dùng Gmail và muốn tận dụng tối đa các tính năng của nó. Những bạn mới nên đọc "Hướng Dẫn Gmail Cho Người Mới Bắt Đầu" trước, sẽ giới thiệu dịch vụ và cách dùng các tính năng cơ bản quan trọng nhất.
Khởi Động Lại Với Gmail
1.1 Chủ Đề (Theme) Và Tư Duy Hiệu Quả Gmail
Một hình ảnh trị giá ngàn lời, nên thay vì giải thích giao diện Gmail của tôi trông như thế nào, tôi sẽ chỉ cho bạn xem:
Điều đầu tiên bạn nhận ra là gì? Là tích hợp Lịch Gmail, tab hữu ích để tổ chức, hay biểu tượng thông báo?
Thực tế, điều đầu tiên chúng ta sẽ bắt đầu là chủ đề Gmail của bạn. Có lẽ đó là điều bạn không nhận ra ngay lập tức. Không có ngôi sao lấp lánh, không có ninja treo giữa các dòng chủ đề, và không có hình nền. Và đó chính là ý điểm: chủ đề đơn giản là không làm phiền. Với chủ đề, bạn có thể chọn giao diện khác cho Gmail, đây là tính năng yêu thích của nhiều người dùng. Bạn có thể đọc hướng dẫn Gmail gốc để học cách áp dụng chúng, nhưng nếu bạn nghiêm túc về việc hiệu quả với email, bạn nên cân nhắc giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể.
Chủ đề Gmail của bạn không chỉ là bộ sưu tập màu sắc hoặc hình nền đẹp. Nó thiết lập tâm trạng khi bạn xem email và thậm chí ảnh hưởng đến cách bạn phản hồi. Trong tài khoản Gmail chuyên nghiệp nơi bạn xử lý công việc và dự án, hiệu quả nên ưu tiên hơn sự sáng tạo. Chọn chủ đề sạch, tương phản cao và không làm bản thân quá tải bởi những sự phân tâm.
Tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân có lẽ là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm cho sự thành công của cả hai. Vì vậy, để có hộp thư đến hiệu quả hơn, hãy thử đổi Gmail về chủ đề gốc trong vài tuần. Bạn sẽ học cách trân trọng nó. Đừng xem nhẹ gợi ý nhỏ nhưng quan trọng này, nó sẽ đưa bạn vào tư duy đúng đắn cho phần còn lại của hướng dẫn này.
1.2 Làm Rỗng Tâm Trí, Làm Rỗng Hộp Thư Đến
Giữ hộp thư đến Gmail trống rỗng là một điểm then chốt khác trong việc dùng Gmail hiệu quả. Giống như chủ đề đơn giản, đó là một tư duy bạn cần rèn luyện. Một hộp thư đến lớn đầy tin nhắn tương đương với bàn làm việc đầy ắp giấy tờ. Bạn nên chỉ dùng hộp thư đến cho các email chưa đọc và cần trả lời; phần còn lại thuộc về kho lưu trữ.
Chúng ta sau sẽ học cách dùng bộ lọc mạnh mẽ của Gmail (xem chương 4) để tổ chức email đến và phím tắt (xem chương 5) để lưu trữ nhanh email không cần chú ý ngay. Gmail cũng cung cấp tab và hệ thống gán nhãn tự động để tổ chức dễ dàng hơn (cũng ở chương 5).
Hãy đối xử với hộp thư đến như một danh sách "việc cần làm". Bất kỳ email nào trong đó đều yêu cầu bạn làm gì đó (thường là trả lời). Ngay khi bạn xong việc với email đó, hãy lưu trữ (archive) nó. Bạn có thể ngạc nhiên khi biết hộp thư đến trống rỗng mang lại cảm giác thư giãn đến nhường nào.
1.3 Gmail Và Tích Hợp Với Các Sản Phẩm Google Khác
Mặc dù hướng dẫn này tập trung vào Gmail và cách tận dụng tối đa nó, Google đã phát hành nhiều sản phẩm hoạt động hài hòa cùng nhau. Có nhiều điều có thể nói về các dịch vụ này (một số chúng ta sẽ đề cập ở các phần khác), nhưng bây giờ, hãy thử hình dung Gmail như một "lớp" dịch vụ trên cùng các lớp khác, tất cả cùng dòng chảy theo một hướng.
Nhiều cải tiến của Gmail được mô tả trong hướng dẫn này hoạt động thông qua các dịch vụ khác được tích hợp hoàn toàn vào Gmail. Để tận dụng tối đa chúng, bạn sẽ phải khám phá thêm. Tôi mạnh mẽ khuyến khích bạn làm vậy.
2. Gmail Là Trung Tâm Giao Tiếp
2.1 Cho Chat Không Gian Xứng Đáng
Hy vọng bạn đã có tư duy Gmail hiệu quả, tôi muốn bạn xem xét tính năng chat của Gmail và sử dụng Hangouts. Mặc định, Gmail nén khu vực giao tiếp vào góc dưới bên trái, ẩn dưới một đường phân cách. Có lẽ chat của bạn đang được thiết lập như vậy.
Nếu bạn muốn dùng Gmail như một trung tâm giao tiếp, bạn phải cho khu vực chat một vị trí nổi bật hơn trên màn hình. Để làm điều này, chúng ta sẽ di chuyển thanh chat sang bên phải màn hình. Nhấp vào biểu tượng bánh răng (gear) ở trên cùng và chọn Cài đặt (Settings). Chọn Thử nghiệm (Labs) từ menu trên và trong ô tìm kiếm xuất hiện, gõ "chat" để chỉ thấy tùy chọn cho tính năng chat. Sau đó, bật tùy chọn Right-Side Chat (Chat bên phải) và nhấp Lưu thay đổi (Save Changes) ở dưới cùng trang. Gmail sẽ tải lại với thay đổi.
Đó rất dễ dàng, phải không? Hãy nhớ tab Labs này vì chúng ta sẽ quay lại nó sớm và dùng cho các tính năng bổ sung.
Chat bên phải sử dụng bên phải màn hình, khu vực tương đối ít dùng trong Gmail. Nó cho bạn thấy nhiều người liên hệ cùng lúc, làm cho chat nổi bật hơn về mặt thị giác và cho bạn nhiều không gian hơn để xem nhãn ở bên trái, mà không cần liên tục di chuyển thanh động phiền toái đó. Đây là tình huống win-win đơn giản.
2.2 Dùng Chat Cho Nhiều Hơn Chỉ Trò Chuyện
Như đã nói trước, chat của Gmail là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất. Rất tiếc, nhiều người dùng Gmail vẫn chưa nhận ra toàn bộ khả năng của nó, và Google dường như làm kém việc làm cho các tính năng này được biết đến.
Hãy nhìn kỹ hơn thanh chat của chúng ta. Đầu tiên là nút Danh bạ Hangouts (Hangouts Contacts) sẽ hiển thị những người bạn đã tham gia Hangout trước đây. Nếu chọn một người, bạn có các tùy chọn liên hệ qua cuộc gọi video, Hangout, hoặc email. Bạn cũng có thể xem thông tin cơ bản của họ.
Tiếp theo là nút Hangouts, phiên bản hội nghị video của Google. Hangouts là thành phần của Google Plus cho phép bạn trò chuyện với tối đa năm người trong Gmail (có thể nói chuyện với nhiều người hơn trực tiếp qua Google Plus). Bạn thậm chí có thể mời người tham gia qua điện thoại. Đây là công cụ giao tiếp tối thượng của Gmail và một trong những tính năng tốt nhất nó mang lại cho bạn.
Bên phải đó là nút Cuộc gọi điện thoại (Phone Call) sẽ hiển thị danh bạ bạn có thể gọi. Cuộc gọi sẽ khởi động trong cửa sổ bàn phím nhỏ.
Ở đỉnh khu vực tính năng chat, chúng ta thấy ảnh hồ sơ của mình. Nhấp vào hình ảnh hoặc mũi tên ngay bên cạnh sẽ mở cửa sổ cho phép thay đổi trạng thái và điều chỉnh cài đặt khác.
Các tính năng trong khu vực này tự giải thích: cho phép bạn chèn thông báo trạng thái như "bận việc" hoặc "đang dùng điện thoại", và chỉ ra bạn bận hay rảnh. Bạn cũng có thể điều chỉnh thông báo, cài đặt chung, và xem lại các mục như Hangouts đã lưu trữ và danh bạ chặn.
2.2.1 Google Voice Và Việc Có Số Điện Thoại Riêng
Chúng ta không thể nói về cuộc gọi điện thoại và nhắn tin trong Gmail mà không nhắc đến Google Voice, dù chỉ sơ lược. Google Voice là một dịch vụ tuyệt vời khác của Google, hoạt động như một trung gian giữa nhà mạng và người liên hệ của bạn.
Tính năng của Google Voice vượt ra ngoài phạm vi hướng dẫn Gmail này. Nhưng tôi sẽ nhắc ở đây rằng nếu bạn đã thiết lập Google Voice, bạn có thể thực hiện cuộc gọi và gửi/nhận tin nhắn. Google cung cấp giá rất cạnh tranh cho cuộc gọi quốc tế, nhưng bạn chỉ có thể thiết lập qua Google Voice. Đây thực sự là một dịch vụ tuyệt vời, đặc biệt nếu bạn có bạn bè và người thân ở nước ngoài.
3. Nhãn - ADN Của Gmail
3.1 Nhãn Là Gì Chính Xác?
Nhãn là cốt lõi của cách Gmail tổ chức email. Khi Google lần đầu tung ra dịch vụ email, hầu hết người dùng so sánh Gmail với Outlook, và nhãn của Gmail với thư mục của Outlook. Chúng trông giống nhau (Hộp thư đến, Đã gửi, Nháp) và dường như làm cùng một việc, nên hầu hết người dùng chấp nhận đó và coi từ "nhãn" không hơn là một chiêu bài marketing. Nhưng nhãn khác biệt, và quan trọng là người dùng Gmail nâng cao (như bạn) phải biết sự khác biệt trước khi tiến tiếp.
Nhãn hoạt động giống thẻ (tags) hơn là thư mục. Nếu email là tài liệu giấy đặt vào thư mục, nhãn giống như những nhãn dán màu sắc dán trên giấy để phân loại thêm. Email không được đặt trực tiếp vào nhãn, chúng được liên kết với nhãn. Do đó, một email có thể có nhiều hơn một nhãn (nghĩ về tờ giấy với nhiều nhãn dán), và email cũng có thể được tìm kiếm với nhiều nhãn.
Ví dụ, nhãn "chuyên nghiệp" (professional) trong Gmail của tôi chứa email từ cả hai nơi làm việc. Tôi có nhãn cho mỗi địa điểm, nhưng một số tài liệu chung cho cả hai. Những email này sẽ có ba nhãn: nhãn "chuyên nghiệp" cho biết nó liên quan đến công việc, và nhãn cho mỗi nơi làm việc. Điều này cho phép tôi tìm tài liệu đáp ứng nhu cầu của cả hai địa điểm.
Mọi thứ trong Gmail đều dựa trên nhãn. Không có thư mục và không có liên kết mở ra các phần khác của trang web. Tất cả tin nhắn tồn tại ngay đó – Gmail chỉ hiển thị đúng liên kết nhãn khi bạn chọn nó. Tôi có thể đi sâu vào thêm ví dụ và dùng sơ đồ Venn, nhưng bạn có thể hào hứng muốn tiến tiếp cũng như tôi.
3.1.1 Cài Đặt Nhãn Và Các Loại Nhãn
Bạn có thể truy cập tất cả cài đặt nhãn trong Gmail từ tab Nhãn (Labels) trong Cài đặt (Settings). Hiện có ba loại nhãn trong Gmail: nhãn hệ thống (system labels), danh mục (categories), và nhãn tùy chỉnh (custom labels).
Nhãn hệ thống và nhãn tùy chỉnh có tùy chọn Hiển thị trong IMAP (Show in IMAP); bạn nên cấu hình các tùy chọn này nếu dùng ứng dụng khác, phần mềm như Outlook, hoặc một số tiện ích thêm. Hướng dẫn này tập trung vào khai thác tối đa giao diện Gmail, nên tôi sẽ không đi sâu vào các tùy chọn này. Nếu quan tâm, hãy đọc "Hướng Dẫn Gmail Cho Người Mới Bắt Đầu".
3.2 Nhãn Hệ Thống
Nhãn quen thuộc nhất trong Gmail là nhãn hệ thống. Đây là các liên kết ở góc trên bên trái bạn thấy từ khi bắt đầu dùng dịch vụ như Hộp thư đến (Inbox), Đã gắn sao (Starred), Đã gửi (Sent Mail), Nháp (Drafts), Thùng rác (Trash). Để dùng Gmail hiệu quả, tôi đề nghị bạn nên có sẵn các nhãn hệ thống này. Bạn cũng sẽ thấy tùy chọn Hiển thị nếu chưa đọc (Show if Unread) cho nhãn Nháp và Spam. Bật tùy chọn này sẽ chỉ hiển thị nhãn nếu chúng liên kết với email nào đó.
3.2.1 Tất Cả Thư (All Mail) Và Lưu Trữ Email Cũ
Bạn có thể nhớ triết lý "Hộp thư đến trống" từ phần mở đầu hướng dẫn này. Nếu hộp thư đến là bàn làm việc, All Mail là cái tủ hồ sơ. Thậm chí tốt hơn, nó là tầng hầm đầy tủ hồ sơ. Không cần xuống tầng hầm mỗi khi cần viết email, nhưng nó hữu ích khi bạn muốn truy xuất tin nhắn từ quá khứ.
All Mail chính là tầng hầm đó. Bật nó (chọn Hiển thị (Show)) có nghĩa là truy cập tức thì email quá khứ, được tổ chức theo ngày. Mặc dù bạn có thể truy cập email cũ từ thanh tìm kiếm, liên kết này khá tiện khi bạn dọn hộp thư thường xuyên và chỉ muốn nhìn nhanh email nhận được sớm hơn trong ngày.
3.2.2 Cách Dùng Nháp (Drafts) Bạn Chưa Tưởng Tới
Như bạn biết, Gmail tự động lưu tin nhắn bạn soạn vào nhãn Nháp, ngay cả khi bạn chỉ gõ vài câu. Bất cứ thứ gì bạn từng viết và không gửi đều được lưu đó. Có lẽ bạn đã có vài nháp lưu sẵn (hoặc nhiều hơn!).
Điều bạn có thể chưa cân nhắc là dùng nháp cho ghi chú đơn giản, ghi ý tưởng, danh sách mua sắm, hoặc lưu thông tin liên lạc nhanh chóng. Hầu hết khách hàng thư hiện nay cho phép đính kèm tệp và hình ảnh vào email. Điều này biến thư mục Nháp thành nơi tuyệt vời để tải lên tệp và đồng bộ giữa các máy tính nếu cần giải pháp nhanh. Đừng để tệp ở nháp mãi mãi! Đó không phải nơi chứa chúng.
Một cách dùng hay khác cho mục Nháp là lưu mẫu (templates). Nếu bạn thấy mình soạn cùng một email lặp lại, hãy lưu bản sao trống của email đó trong Nháp và copy-paste vào email mới mỗi khi cần (đừng gửi nháp gốc – sẽ xóa nhãn Nháp!). Bạn có thể lưu chữ ký, liên kết, thậm chí hình ảnh theo cách này. Đặt chủ đề cho email nháp mẫu phản ánh cách dùng của bạn để dễ tra cứu, như "đám cưới: thư cảm ơn" hay "người hâm mộ: thư cảm ơn khi thêm" v.v.
Thay vào đó, bạn có thể dùng Canned Responses (Phản hồi có sẵn) để giữ mẫu email cho các loại tin nhắn bạn gửi thường xuyên.
3.3 Danh Mục (Categories)
Danh mục là nhãn tương ứng với các tab bạn thấy trong Gmail: Xã hội (Social), Khuyến mãi (Promotions), Cập nhật (Updates), và Diễn đàn (Forums). Gmail tự động áp dụng các nhãn này để giúp giữ hộp thư đến tổ chức tốt khi tin nhắn đến.
Bạn có thể quyết định hiển thị hoặc ẩn từng nhãn này trong cả danh sách nhãn và danh sách tin nhắn. Lưu ý đây là riêng biệt với việc hiển thị các danh mục như tab.
Nếu muốn thêm hoặc xóa tab cho một danh mục, nhấp vào biểu tượng cộng (plus) bên phải tab cuối cùng. Sau đó, bật những tab bạn muốn bằng cách tích hộp tương ứng và nhấn Lưu (Save) khi xong.
3.4 Nhãn Tùy Chỉnh (Custom Labels)
Cuối cùng trong danh sách bên trái màn hình Gmail là nhãn tùy chỉnh của bạn. Có lẽ bạn đã có một vài nhãn. Nhãn tùy chỉnh vẫn là nhãn mạnh mẽ nhất của Gmail (cho đến nay), và bạn sẽ khôn ngoan nếu học cách dùng chúng tốt, đặc biệt với bộ lọc tuyệt vời của Gmail.
Bạn có thể thêm và chỉnh sửa nhãn từ tab Nhãn (Label) dưới Cài đặt (Settings), giống như nhãn khác, nhưng nhanh hơn là chỉ nhấp vào ô vuông màu bên cạnh tên nhãn tùy chỉnh. Menu popup thậm chí hiệu quả hơn tab Nhãn truyền thống vì nó cho phép chọn và chỉnh sửa màu nhãn trực tiếp.
Hãy nhớ nhãn tùy chỉnh cũng có thể lồng vào nhau. Ví dụ, bạn có thể có nhãn "Biểu mẫu công việc" (Work Forms) bao gồm nhãn con cho thuế, thông tin bảo hiểm y tế, và bản ghi nhớ. Bạn thậm chí có thể dạy Gmail cách phân biệt và tự động đặt email đến vào đúng vị trí.
4. Khám Phá Sức Mạnh Của Tìm Kiếm Và Bộ Lọc
Nếu nhãn là ADN của Gmail, thì tìm kiếm và bộ lọc là bộ não của nó. Rất ít tổ hợp không dẫn bạn đến email bạn tìm, ngay cả vài năm trước, tất cả trong giây lát. Gmail gọi danh sách quy tắc tổ chức email là bộ lọc (filters). Vì hai thứ quá gắn bó, Google đã gộp chúng lại, cho phép bạn tạo bộ lọc trực tiếp từ tìm kiếm.
Trước hết, hãy quen với ô tìm kiếm Gmail. Bạn có thể quen với các toán tử tìm kiếm phổ biến như "from" hoặc "has:attachment" (nếu chưa, bạn đang ở đúng nơi). Đây là từ khóa nói với Gmail đi tìm thứ gì. May mắn thay, các từ này hầu như tự giải thích.
Bạn có thể nhập các toán tử thủ công, nhưng Gmail sẽ làm giúp bạn khi bạn nhập thông tin vào hộp tìm kiếm thả xuống. Chỉ cần nhấp mũi tên trong ô tìm kiếm và điền chi tiết. Điều này có thể từ người gửi/nhận, chủ đề, tin nhắn có/không có từ cụ thể, và có/không có tệp đính kèm.
Bạn có thể thu hẹp tìm kiếm theo kích thước và ngày nếu cần. Chú ý trong hình ảnh trên rằng các yếu tố tìm kiếm bạn nhập hiển thị trong ô tìm kiếm.
4.1 Chuyển Tìm Kiếm Thành Bộ Lọc
Trở thành ninja tìm kiếm Gmail rất tuyệt, nhưng làm sao lưu các tìm kiếm này? Nếu bạn muốn tìm tất cả file Word trong Gmail thường xuyên? Tốt hơn, nếu muốn tìm kiếm này chạy tự động? Có hay không nếu Gmail tự tìm file Word cho bạn mỗi lần và làm gì đó với chúng, như gửi cho bạn bè hoặc gán nhãn theo cách cụ thể? Gmail làm được những điều này, và dễ dàng. Những lệnh tự động này gọi là bộ lọc (filters). Để biến tìm kiếm thành bộ lọc, nhấp vào liên kết dưới hộp tìm kiếm thả xuống: Tạo bộ lọc với tìm kiếm này (Create filter with this search).
Cửa sổ tiếp theo sẽ đưa ra danh sách tùy chọn. Bạn có thể chọn xóa, lưu trữ, chuyển tiếp email tự động. Bạn có thể áp dụng nhãn cho chúng hoặc thậm chí thiết lập Gmail tự động trả lời email đó bằng email soạn sẵn. Khi xong, nhấn nút xanh Tạo bộ lọc (Create filter). Nếu chọn áp dụng bộ lọc cho tất cả email đã có trong Gmail, các hành động bạn vừa chọn cũng sẽ làm được điều đó.
Bạn luôn có thể truy cập bộ lọc hiện có từ tab Bộ lọc (Filters) dưới Cài đặt (Settings). Từ đó bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ bộ lọc tùy chỉnh nào.
4.1.1 Ví Dụ Bộ Lọc Hữu Ích
Dưới đây là một số bộ lọc Gmail hữu ích tôi đã dùng nhiều năm:
Bộ lọc email rác một nửa (Semi-junk mail filter):
Một số email không chính xác là rác, nhưng cũng không cần chú ý. Hóa đơn, báo cáo thẻ tín dụng, thông báo Facebook, email từ văn phòng bạn biết có thể cần một ngày nào đó, hoặc người thân lướt đầy hộp thư với ảnh chú cún mới. Bạn không muốn xóa hoàn toàn, nhưng cũng không muốn lọc qua ngay lập tức.
Xây dựng tìm kiếm với toán tử "from:" và thêm email cách nhau bằng dấu phẩy để bao gồm nhiều địa chỉ. Ví dụ: "from:auntsusie@gmail.com, uncleBob11@gmail.com, auntjess223kar@gmail.com" sẽ hiển thị email từ tất cả những người này. Nhấp mũi tên xuống và tạo bộ lọc tự động đánh dấu đã đọc và lưu trữ (archive) các email này.
Lần sau cô dì Susie gửi ảnh chú cún, nó sẽ даже không xuất hiện trong hộp thư đến, nhưng nếu cô ấy gọi hỏi về nó, bạn tìm thấy ngay trong kho lưu trữ.
Đánh dấu thông báo giao hàng Amazon:
Nếu bạn dùng Amazon nhiều, có thể nhận nhiều email từ họ như khuyến mãi, hóa đơn, yêu cầu phản hồi. Bạn có thể tạo bộ lọc gửi tất cả vào nhãn "rác một nửa", nhưng vấn đề là bạn vẫn muốn biết ngay khi Amazon gửi hàng để có mã theo dõi. Làm sao?
Tìm "Amazon" trong Gmail và nhấp mũi tên xuống để tạo bộ lọc. Từ "Amazon" mang lại mọi email từ Amazon.com, nên bước tiếp theo là thêm từ chỉ xuất hiện trong email xác nhận giao hàng. Ở dòng "có từ (has the words)" gõ "has shipped!" trong dấu ngoặc kép. Điều này nói với Gmail bạn tìm tổ hợp từ "has shipped!" chính xác như trong văn bản: hai từ, dấu cách, dấu chấm than. Bạn sẽ thấy danh sách thu hẹp đáng kể chỉ bao gồm email từ Amazon có cụm từ "has shipped!".
Vẫn có email lọt lưới, đặc biệt nếu bạn bán hàng trên Amazon. Bạn nhận tin nhắn nhờ bạn gửi hàng. Không sao. Chỉ cần thêm tổ hợp từ "ship now" vào dòng "không có (doesn't have)", và xem danh sách thu hẹp thêm. Trông khá tốt rồi, phải không? Sau đó tạo bộ lọc.
Tiếp theo, bạn có thể áp dụng nhãn cho email này, như "đã giao từ Amazon". Từ nay tất cả hàng đặt từ Amazon sẽ được gói gọn gửi đến nhãn này và bạn dễ dàng theo dõi giao hàng trong tương lai. Áp dụng bộ lọc cho email hiện có và bạn thậm chí có thể tìm vào quá khứ.
5. Công Cụ Năng Suất Gmail
Bây giờ bạn đã biết đường quanh Gmail và cách dùng các tính năng mạnh nhất, đã đến lúc xem thêm những điều chỉnh thú vị thực sự biến Gmail thành công cụ năng suất.
5.1 Hộp Thư Ưu Tiên (Priority Inbox) Và Các Biến Thể
Trong cuộc hành trình làm cho Email hoạt động tốt hơn, Google đã đưa nhiều thuật toán tiên tiến vào Gmail. Một trong những tính năng tuyệt vời này là các kiểu hộp thư khác nhau, có năm loại: Classic (Cổ điển), Important first (Quan trọng trước), Unread first (Chưa đọc trước), Starred first (Đã gắn sao trước) và Priority Inbox (Hộp thư ưu tiên). Cách mỗi loại hoạt động từ đơn giản (classic, unread first) đến hơi khó giải thích (Priority Inbox). Cách tốt nhất học về các kiểu hộp thư là thử nghiệm và xem cái nào phù hợp nhất.
Priority Inbox tự động lọc email và quyết định bạn nên đọc gì trước và như thế nào nhưng không tách danh sách email tốt như các loại hộp thư khác. Hộp thư "Quan trọng trước" (Important first), kết hợp với thẻ thông minh, làm việc xuất sắc tổ chức hộp thư cho bạn. Tất cả email bạn coi quan trọng sẽ hiển thị ở danh sách trên, phần còn lại xuống danh sách dưới, ngay cả khi chưa đọc.
Để đổi kiểu hộp thư, nhấp Hộp thư (Inbox) dưới Cài đặt (Settings) và chọn từ hộp thả xuống. Đừng quên nhấn Lưu thay đổi (Save Changes) ở dưới cùng khi xong.
5.1.1 Email VIP Vs Email Thường
Khi Gmail ra mắt, trước khi có Priority Inbox, email được coi quan trọng bằng cờ trên Outlook hoặc sao trên Gmail. Mặc dù đây vẫn là cách tốt và đơn giản nhất để "đánh dấu" email tức thì, Gmail giờ hiểu một số người liên hệ quan trọng hơn người khác đối với bạn.
Gmail quyết định email nào quan trọng dựa trên tần suất bạn đọc và trả lời email từ người liên hệ đó và cách bạn tương tác. Cơ chế của Gmail khá tốt tự thân, nhưng bạn có thể can thiệp trực tiếp và trao địa vị VIP cho email bằng cách đánh dấu quan trọng. Ngược lại, bạn cũng có thể bóc tách tầm quan trọng của email.
Bạn có thể đánh dấu email quan trọng hoặc không quan trọng bằng cách nhấp vào biểu tượng thẻ nhỏ bên cạnh chúng trong danh sách email chính hoặc ở trên cùng khi mở tin nhắn (xem hình dưới).
Khi bạn nhấp và điều chỉnh email, Gmail cũng sẽ điều chỉnh thuật toán của nó và phản hồi tương ứng: không cần đánh dấu tất cả tin nhắn từ người liên hệ nào quan trọng. Gmail sẽ nắm bắt sau vài thay đổi thủ công và đánh dấu cho bạn.
5.1.2 Gắn Sao Email (Starring Emails)
Như đã nói, sao (tương đương cờ trong Outlook) có từ đầu và vẫn rất hiệu quả để đánh dấu email nhanh. Để gắn sao email, chỉ cần nhấp vào biểu tượng sao bên cạnh nó trong danh sách email chính, ngay bên cạnh thẻ "quan trọng" đã nói trên.
Tại sao bạn muốn gắn sao email nếu đã có tính năng nâng cao như Priority Inbox? Vì đôi khi bạn chỉ cần nhớ nhanh hoặc nhắc nhở bản thân muốn làm gì đó về một email cụ thể thay vì chỉ coi một nhóm email quan trọng. Hãy nhớ, sao hoạt động giống hệt cả trong email quan trọng và không quan trọng.
Ví dụ: gắn sao email bạn không thể trả lời ngay nhưng muốn trả lời sau trong ngày, hoặc gắn sao email chứa thông tin quan trọng như địa chỉ, số điện thoại bạn sẽ cần sau. Bạn có thể lưu trữ (archive) email đã gắn sao để dọn hộp thư và truy cập sau từ nhãn hệ thống "Đã gắn sao" (Starred) ở góc trên trái. Khi xong việc với email, bỏ gắn sao bằng cách nhấp biểu tượng sao lại.
5.2 Phím Tắt Bàn Phím
Nhiều người xem nhẹ sức mạnh của phím tắt và coi chúng là phiền toái. Nhưng tôi nói bạn không thể trở thành người dùng Gmail hiệu quả nếu không thành thạo ít nhất vài cái. Có sự khác biệt trời đất giữa dùng chuột cho mọi thứ và biết cách tổ chức hộp thư trong giây lát với phím tắt.
Bạn luôn có thể truy cập danh sách phím tắt trong Gmail bằng cách nhấn dấu hỏi, hoặc shift + / (gạch chéo), miễn là bạn không đang soạn email (tất nhiên sẽ chỉ chèn dấu hỏi vào nội dung email).
Trước khi dùng phím tắt trong Gmail, phải đảm bảo chúng được kích hoạt. Vào Cài đặt (Settings) và cuộn xuống Phím tắt bàn phím (Keyboard shortcuts) để bật.
Điều hướng (Navigation):
- Nhấn phím J và K để di chuyển lên/xuống danh sách email trên màn hình chính.
- Nhấn X để chọn hội thoại ("đánh dấu" hoặc highlight nó).
Chọn email cách này cho phép bạn nhanh chóng chọn email muốn xóa, lưu trữ hoặc chuyển nhãn khác. Sau một thời gian tập luyện, bạn sẽ thấy chọn email cách này nhanh hơn dùng chuột nhiều. Khi bắt đầu hiểu sức mạnh phím tắt, bạn sẵn sàng cho những cái hay hơn.
Hành động (Actions):
- Nhấn Enter để mở email và đọc.
- Nhấn E để lưu trữ (archive) email.
Điều này hoạt động trực tiếp từ bên trong email hoặc từ danh sách email trên màn hình chính. Thử chọn nhiều email (di chuyển lên/xuống với J và K và chọn với X) rồi nhấn E. Phốc! Chúng biến mất.
- Nhấn # (Shift + 3) để xóa email.
Lại nữa, điều này hoạt động trên nhiều email từ danh sách chính hoặc từ bên trong email đang mở.
- Trong email đang mở, nhấn R để trả lời người gửi; nhấn A để trả lời tất cả người gửi.
- Trong email đang mở, nhấn G rồi I để quay lại hộp thư đến.
Đây là các phím tắt then chốt. Bạn có thể thấy, với vài ngón tay, giờ bạn có thể chọn nhiều email, trả lời tất cả cùng lúc, và xóa một đống email nhanh chóng. Tập luyện vài lần trước khi chuyển sang phím tắt thực sự hay.
Các phím tắt thực sự hay:
- Trong email đang mở, nhấn Shift + R để trả lời trong cửa sổ mới; nhấn Shift + A để trả lời tất cả trong cửa sổ mới.
Điều này giúp thêm trên màn hình nhỏ, nơi bạn cần không gian đọc và trả lời. Nó cũng chặn chat và nhãn giúp bạn tập trung vào email.
- Trong email đang mở, nhấn G rồi K để đi đến danh sách việc (task list).
Bạn nhớ Gmail tích hợp với Google Tasks chưa? Chúng ta sẽ đề cập ngay. Trong danh sách email chính, đánh dấu email (X) và nhấn Shift + K để gắn email vào mục "việc cần làm" mới trên danh sách việc. Tính năng này chỉ hoạt động với phím tắt! Không có cách dùng chuột.
- Nhấn G rồi P để mở cửa sổ điện thoại và gọi.
- Nhấn Shift + F để chuyển tiếp email.
- Nhấn Shift + U để đánh dấu email chưa đọc.
- Nhấn + hoặc – để đánh dấu email quan trọng hoặc không quan trọng (như đã thảo luận).
Đừng cảm thấy bắt buộc phải nhớ tất cả phím tắt. Hãy tập cho bản thân nhớ những cái bạn hay dùng và ép bản thân dùng chúng một tuần (đừng dùng chuột!) cho đến khi chúng trở thành thước nhiên. Bạn sẽ thấy không muốn quay lại dùng chuột trong Gmail và xử lý email nhanh hơn nhiều với phím tắt.
5.3 Nhiệm Vụ Và Danh Sách Việc Cần Làm (Tasks)
Google Tasks trong Gmail khá cơ bản và hơi tương phản với ứng dụng email đầy tính năng khác, nhưng chúng tiện lợi.
Truy cập Google Tasks bằng cách nhấp mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề Gmail màu đỏ ở góc trên trái. Sẽ hiện menu dẫn đến Tasks (Nhiệm vụ) hoặc Contacts (Danh bạ). Nhiệm vụ của bạn sẽ xuất hiện ở góc dưới phải trong cửa sổ giống như popup chat. Thay vào đó, bạn có thể truy cập Tasks bằng cách nhấn B rồi K ở đâu đó trong Gmail, như đã đề cập trước.
Google Tasks với Gmail thực sự khá hữu ích. Bạn dễ dàng tạo nhiệm vụ và lồng nhiệm vụ bên trong bằng cách "tab" nhiệm vụ mới sang phải, biến chúng thành nhiệm vụ con của nhiệm vụ gốc. Điều này hữu ích để đơn giản hóa dự án bằng cách chia nhỏ thành các bước. Vì bạn có thể gắn email trực tiếp vào nhiệm vụ, bạn có thể đưa thông tin hữu ích vào nhiệm vụ đó, như liên kết, thông tin liên lạc, thậm chí tệp. Khi nhiệm vụ xong, bạn tích chọn và được奖励 bằng gạch ngang qua nó, đánh dấu hoàn thành.
Nhấp vào bất kỳ nhiệm vụ nào sẽ mở tùy chọn thêm ghi chú hoặc chọn ngày hết hạn. Điều này rất tiện đặc biệt nếu bạn làm việc với Google Calendar, vì danh sách nhiệm vụ đồng bộ liền mạch và sẽ hiển thị trên lịch của bạn.
5.4 Quản Lý Danh Bạ
Để truy cập danh bạ, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Thư (Mail) ở góc trên trái, như bạn làm với Tasks, hoặc nhấn G rồi C từ hộp thư đến. Nếu thực sự cần giúp đỡ bắt đầu, xem "Hướng Dẫn Gmail Cho Người Mới" đã nhắc trước. Vì vậy, chúng ta chỉ chạm nhẹ đến cách quản lý hiệu quả.
Bạn sẽ thấy khi nhấp Danh bạ (Contacts) từ menu thả xuống, bạn được đưa đến trang mới. Ở đây, bạn thấy từng người liên hệ với email và số điện thoại (nếu có). Bạn cũng có thể nhấp Liên hệ thường xuyên (Frequently contacted) để xem người liên lạc gần đây nhất.
Giống như email, bạn có thể tạo và chỉnh sửa nhãn cho danh bạ cho công việc, trường học, gia đình. Đây là cách tuyệt vời giữ danh bạ tách biệt và dễ truy cập. Bạn cũng có thể chọn cách sắp xếp trang danh bạ bằng cách nhấp Cài đặt (Settings) từ bên trái và chọn theo tên hoặc họ cho thứ tự sắp xếp.
Bên cạnh mỗi người liên hệ, bạn có thể nhấp menu Thêm (More) (biểu tượng ba chấm) để đổi nhãn, xóa, hoặc ẩn khỏi danh sách liên hệ.
Cách dễ nhất quản lý danh bạ là gom nhóm chúng bằng nhãn để bạn có thể liên hệ từ Gmail nhanh chóng.
5.5 Tính Năng Labs Bổ Sung
Gmail chứa một số tính năng tùy chọn có thể tăng thêm năng suất.
Chúng truy cập được dưới tab Labs trong Cài đặt (Settings). Dưới đây là một vài cái tôi thấy hữu ích, theo thứ tự trong khu vực Labs. Tự do khám phá thêm.
Nhãn thông minh (Smart labels):
Một trong những tính năng yêu thích cá nhân, tính năng tiện lợi này cho phép Gmail "đoán" email đến nào là thông báo, phản hồi từ diễn đàn trực tuyến, và hàng loạt (bản tin v.v.). Gmail tự động thêm nhãn cho từng loại và làm khá tốt việc đoán. Nó cũng sẽ nhờ bạn "huấn luyện" nó bằng cách chọn nhãn đúng vài ngày khi bật. Hãy thử và xem nó ảnh hưởng tổ chức như thế nào.
Phản hồi có sẵn (Canned response):
Cứu tinh nếu bạn nhận nhiều email cần trả lời giống nhau. Bật nó, soạn email như "mẫu (template)". Lưu lại, và dùng lần sau khi muốn trả lời nhanh. Tuyệt vời cho thư cảm ơn, ví dụ, hoặc bản tin.
5.6 Tiện Ích Mở Rộng Gmail (Add-ons)
Bạn có thể tìm một đống tiện ích cho Gmail bằng cách nhấp biểu tượng bánh răng (gear icon) rồi chọn Lấy tiện ích (Get add-ons). Ở đây bạn duyệt qua công cụ giúp bạn hiệu quả hơn, tổ chức hơn, hoặc giao tiếp tốt hơn. Mặc dù tùy chọn có hạn, bạn vẫn có thể thích một vài công cụ tiện lợi.
QuickBooks cho tài chính, Trello cho quản lý dự án, Dialpad cho giao tiếp, và Hire cho nhân sự là một vài tùy chọn. Nếu chọn cài tiện ích, hãy nhớ hầu hết đến từ bên thứ ba, nên bạn có thể muốn kiểm tra điều khoản sau khi nhấn Cài đặt (Install) và trước khi nhấn Tiếp tục (Continue).
Hộp Thư Gmail Của Bạn Đã Được Làm Chủ
Đó là tất cả! Tôi hy vọng bạn đã trở thành người dùng Gmail tốt hơn sau khi đọc hướng dẫn này, và nó làm cuộc sống bạn dễ dàng hơn chỉ một chút. Thưởng thức!
Bây giờ có thể là lúc đưa sự thành thạo Gmail lên cấp độ mới và khám phá tính năng ẩn của Gmail trên Android.
Chúng tôi có bỏ sót gì? Bạn đã khám phá gì về Gmail mà bạn đọc đồng hành phải biết? Hãy chia sẻ với chúng tôi trong bình luận.