Gmail đã thay đổi rất nhiều theo thời gian nên việc chỉ gọi nó đơn giản là "ứng dụng email" là không đúng. Hãy nghĩ theo cách này, bạn có thể chỉ sử dụng điện thoại thông minh của mình để gọi điện hoặc chỉ sử dụng máy tính để tạo tài liệu. Bạn có thể sở hữu một chiếc xe thể thao mà bạn chỉ lái một vài khối. Bạn có thể, nhưng những thứ này có thể làm cho bạn nhiều hơn thế, và bạn sẽ lãng phí tiền của mình để chỉ sử dụng chúng cho một việc. Điều tương tự cũng có thể nói về Gmail, mặc dù bạn không tốn một xu để sử dụng.
Trong hướng dẫn này: Bắt đầu lại với Gmail | Gmail làm trung tâm giao tiếp | Nhãn, DNA của Gmail | Cảm nhận sức mạnh của Tìm kiếm và Bộ lọc | Công cụ năng suất của Gmail
Lưu ý: Hướng dẫn Gmail này không dành cho người dùng mới, mà dành cho những bạn đã sử dụng Gmail và muốn tận dụng nhiều tính năng của nó. Những người mới sử dụng có lẽ nên đọc Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về Gmail trước, phần này sẽ cung cấp cho bạn phần giới thiệu về dịch vụ cũng như cách sử dụng các tính năng cơ bản và quan trọng nhất của nó.
Bắt đầu lại với Gmail
1.1 Chủ đề và Tư duy hiệu quả trong Gmail
Một bức tranh có giá trị bằng một nghìn từ, vì vậy thay vì giải thích giao diện Gmail của tôi trông như thế nào, tôi sẽ chỉ cho bạn thấy:
Điều đầu tiên bạn nhận thấy là gì? Đó là tích hợp Lịch Gmail, các tab hữu ích cho tổ chức hay biểu tượng thông báo?
Trên thực tế, điều đầu tiên chúng ta sẽ bắt đầu là chủ đề Gmail của bạn. Đó có thể là một điều bạn không nhận thấy ngay lập tức. Không có các ngôi sao lạ mắt, không có ninja treo giữa các dòng tiêu đề và không có hình ảnh trong nền. Và đó là vấn đề:chủ đề đơn giản là không hợp lý. Với các chủ đề, bạn có thể chọn cho Gmail của mình một giao diện khác, đây là một tính năng được nhiều người dùng yêu thích. Bạn có thể đọc hướng dẫn Gmail ban đầu để tìm hiểu cách áp dụng chúng, nhưng nếu bạn thực sự nghiêm túc về việc sử dụng email của mình một cách hiệu quả, bạn nên cân nhắc giữ mọi thứ càng đơn giản càng tốt.
Chủ đề Gmail của bạn không chỉ là một bộ sưu tập màu sắc hoặc một hình nền gọn gàng. Nó thiết lập tâm trạng của bạn khi bạn xem email của mình và thậm chí có thể ảnh hưởng đến cách bạn trả lời chúng. Trong tài khoản Gmail chuyên nghiệp, nơi bạn giải quyết công việc và dự án, tính hiệu quả sẽ được ưu tiên hơn tính sáng tạo. Chọn một chủ đề rõ ràng với độ tương phản cao và đừng khiến bản thân choáng ngợp với một loạt các yếu tố gây sao nhãng.
Tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân của bạn có lẽ là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm cho sự thành công của cả hai. Vì vậy, để có một hộp thư đến hiệu quả hơn, hãy thử thay đổi Gmail của bạn trở lại chủ đề ban đầu trong vài tuần. Bạn sẽ học cách đánh giá cao nó. Đừng đánh giá thấp gợi ý nhỏ nhưng quan trọng này, nó sẽ giúp bạn có suy nghĩ đúng đắn cho phần còn lại của sổ tay hướng dẫn này.
1.2 Làm trống tâm trí của bạn, làm trống hộp thư đến của bạn
Giữ cho hộp thư đến Gmail của bạn trống là một điểm quan trọng khác trong việc sử dụng Gmail hiệu quả. Giống như chủ đề đơn giản, bạn cần phải rèn luyện tư duy để tham gia. Một hộp thư đến lớn đầy tin nhắn tương đương với một bàn làm việc đầy giấy tờ. Bạn chỉ nên sử dụng hộp thư đến của mình cho những email bạn chưa đọc và cần trả lời; phần còn lại thuộc về kho.
Sau đó, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng các bộ lọc mạnh mẽ của Gmail (xem chương 4) để sắp xếp các email đến và cách sử dụng phím tắt (xem chương 5) để nhanh chóng lưu trữ các email mà bạn không cần chú ý ngay lập tức. Gmail cũng cung cấp các tab và hệ thống ghi nhãn tự động để tổ chức dễ dàng hơn (cũng có trong chương 5).
Coi hộp thư đến của bạn như một danh sách "việc cần làm". Bất kỳ email nào trong đó đều yêu cầu bạn làm điều gì đó về nó (thường là trả lời nó). Ngay sau khi bạn xử lý xong email đó, hãy lưu trữ nó. Bạn có thể ngạc nhiên khi biết cách giảm bớt hộp thư đến trống rỗng.
1.3 Gmail và Tích hợp với các Sản phẩm Khác của Google
Mặc dù hướng dẫn Gmail này tập trung vào Gmail và cách tận dụng tối đa nó, Google đã phát hành nhiều sản phẩm hoạt động hài hòa với nhau. Có rất nhiều điều có thể nói về các dịch vụ này (một số trong số đó chúng tôi sẽ trình bày ở các điểm khác nhau trong sách hướng dẫn này), nhưng hiện tại, hãy thử hình dung Gmail như một "lớp" dịch vụ nằm trên các lớp khác, tất cả đều chảy cùng nhau theo một hướng.
Nhiều cải tiến đối với Gmail được mô tả trong sách hướng dẫn này hoạt động thông qua các dịch vụ khác được tích hợp hoàn toàn vào Gmail. Để tận dụng hết những điều này, bạn sẽ phải mạo hiểm và xem xét chúng. Tôi thực sự khuyến khích bạn làm như vậy.
2. Gmail làm Trung tâm giao tiếp
2.1 Cho trò chuyện không gian mà nó mong muốn
Hy vọng rằng bạn hiện đã có tư duy sử dụng Gmail hiệu quả, vì vậy tôi muốn bạn xem xét tính năng trò chuyện của Gmail và sử dụng Hangouts. Theo mặc định, Gmail ép thông tin liên lạc xuống góc dưới bên trái của màn hình, ẩn dưới một đường phân cách. Đây có thể là cách trò chuyện của bạn được thiết lập ngay bây giờ.
Nếu bạn muốn sử dụng Gmail làm trung tâm giao tiếp, bạn phải đặt khu vực trò chuyện ở vị trí nổi bật hơn nhiều trên màn hình. Để thực hiện, chúng ta sẽ di chuyển thanh trò chuyện sang bên phải màn hình. Nhấp vào bánh răng ở trên cùng và chọn Cài đặt . Chọn Labs từ trên cùng và trong cửa sổ tìm kiếm xuất hiện, hãy nhập "trò chuyện" để chỉ xem tùy chọn khả dụng cho các tính năng trò chuyện. Sau đó, bật Trò chuyện bên phải và nhấp vào Lưu thay đổi ở cuối trang. Sau đó, Gmail sẽ tải lại với thay đổi.
Điều đó thật dễ dàng, phải không? Hãy nhớ tab Labs này vì chúng tôi sẽ sớm quay lại và sử dụng nó cho các tính năng bổ sung.
Trò chuyện bên phải sử dụng phía bên phải của màn hình, điều này tương đối không được sử dụng trong Gmail. Nó cho phép bạn xem nhiều địa chỉ liên hệ của mình cùng một lúc, làm cho cuộc trò chuyện trở nên nổi bật hơn về mặt hình ảnh và cung cấp cho bạn nhiều không gian hơn để xem các nhãn của mình ở bên trái mà không phải di chuyển liên tục thanh động khó chịu đó. Đây là một tình huống đơn giản đôi bên cùng có lợi.
2.2 Sử dụng Trò chuyện để không chỉ là Trò chuyện
Như tôi đã đề cập trước đó, tính năng trò chuyện của Gmail là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của nó. Thật không may, nhiều người dùng Gmail vẫn chưa nhận thức được đầy đủ các tính năng của nó và Google dường như đã làm rất kém trong việc làm cho những tính năng này được biết đến.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn thanh trò chuyện của chúng tôi. Đầu tiên là nút Danh bạ Hangouts sẽ hiển thị những người bạn đã tham gia Hangout trước đó. Nếu bạn chọn một, bạn có các tùy chọn để liên hệ với họ qua cuộc gọi điện video, Hangout hoặc email. Bạn cũng có thể xem lại các chi tiết cơ bản của chúng.
Tiếp theo là nút Hangouts, phiên bản hội nghị truyền hình của Google. Hangouts là một thành phần của Google Plus cho phép bạn nói chuyện với tối đa năm người trong Gmail (có thể nói chuyện trực tiếp với nhiều người hơn thông qua Google Plus). Bạn thậm chí có thể nhờ mọi người tham gia qua điện thoại. Đây là công cụ giao tiếp tối ưu của Gmail và là một trong những tính năng tốt nhất mà nó có thể cung cấp cho bạn.
Ở bên phải của nút đó là nút Gọi điện thoại sẽ hiển thị các số liên lạc mà bạn có thể gọi. Thao tác này sẽ bắt đầu cuộc gọi trong một cửa sổ bàn phím số nhỏ.
Ở phía trên cùng của khu vực tính năng trò chuyện, chúng ta thấy ảnh hồ sơ của mình. Nhấp vào hình ảnh hoặc mũi tên ngay bên cạnh nó sẽ xuất hiện một cửa sổ cho phép chúng tôi thay đổi trạng thái của mình và điều chỉnh các cài đặt khác.
Các tính năng trong lĩnh vực này rất dễ hiểu:chúng cho phép bạn chèn thông báo trạng thái, chẳng hạn như "bận ở cơ quan" hoặc "trên điện thoại của tôi" và cho biết bạn đang bận hay rảnh. Bạn cũng có thể điều chỉnh thông báo, cài đặt chung và xem lại các mục như Hangouts đã lưu trữ và danh bạ bị chặn.
2.2.1 Google Voice và lấy số của riêng bạn
Chúng ta không thể nói về cuộc gọi điện thoại và nhắn tin văn bản trong Gmail mà không đề cập đến Google Voice, dù chỉ một cách ngắn gọn. Google Voice là một dịch vụ tuyệt vời khác của Google và nó hoạt động như một nhà điều hành giữa nhà cung cấp dịch vụ và người liên hệ của bạn.
Các tính năng của Google Voice nằm ngoài mục đích của hướng dẫn Gmail này. Tuy nhiên, tôi sẽ đề cập ở đây rằng nếu bạn đã thiết lập Google Voice, bạn cũng có thể gọi điện và gửi và nhận tin nhắn văn bản. Google cung cấp mức giá rất cạnh tranh cho các cuộc gọi quốc tế, nhưng bạn chỉ có thể thiết lập các cuộc gọi này thông qua Google Voice. Đây thực sự là một dịch vụ tuyệt vời, đặc biệt nếu bạn có bạn bè và người thân ở nước ngoài.
3. Nhãn, DNA của Gmail
3.1 Nhãn, Chính xác là gì?
Nhãn là trọng tâm của cách Gmail tổ chức email. Khi Google lần đầu tiên triển khai dịch vụ email của mình, hầu hết người dùng đã so sánh Gmail với Outlook và các nhãn của Gmail với các thư mục của Outlook. Chúng trông giống nhau (hộp thư đến, email đã gửi, thư nháp) và dường như đang làm cùng một việc, vì vậy hầu hết người dùng đều bỏ qua điều đó và coi từ "nhãn" không hơn gì một chiêu tiếp thị. Nhưng các nhãn khác nhau và điều quan trọng là người dùng Gmail nâng cao (chẳng hạn như bạn) phải biết sự khác biệt trước khi chúng ta tiếp tục.
Nhãn hoạt động giống như thẻ hơn là thư mục. Nếu email là các tài liệu giấy được đặt trong các thư mục, các nhãn giống như các nhãn dán nhiều màu sắc được đặt trên các giấy này để phân loại chúng thêm. Email không được đặt trực tiếp trong một nhãn, chúng được liên kết với một nhãn. Do đó, một email có thể có nhiều nhãn (hãy nghĩ lại các bài báo có nhiều nhãn dán) và email cũng có thể được tìm kiếm với nhiều nhãn.
Ví dụ:nhãn "chuyên nghiệp" của tôi trong Gmail chứa email từ cả hai nơi làm việc của tôi. Tôi có một nhãn cho mỗi vị trí, nhưng một số tài liệu là chung cho cả hai nơi. Sau đó, những email này có ba nhãn:nhãn "chuyên nghiệp", cho biết nó liên quan đến công việc và nhãn cho từng nơi làm việc. Điều này cho phép tôi tìm kiếm tài liệu đáp ứng nhu cầu của cả hai địa điểm.
Mọi thứ trong Gmail đều dựa trên nhãn. Không có thư mục và không có liên kết nào mở đến các phần khác nhau của trang web. Tất cả các thư đều tồn tại ngay tại đó - Gmail chỉ hiển thị liên kết nhãn phù hợp khi bạn chọn nó. Tôi có thể đi vào các ví dụ khác và sử dụng một cái gì đó như biểu đồ Venn, nhưng có lẽ bạn cũng hào hứng tiến lên như tôi.
3.1.1 Cài đặt nhãn và loại nhãn
Bạn có thể truy cập tất cả cài đặt nhãn trong Gmail từ Nhãn bên trong Cài đặt . Hiện có ba loại nhãn bên trong Gmail:nhãn hệ thống, danh mục và nhãn tùy chỉnh.
Nhãn hệ thống và nhãn tùy chỉnh có Hiển thị trong IMAP lựa chọn; bạn nên định cấu hình các tùy chọn này nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng, phần mềm khác, chẳng hạn như Outlook hoặc một số tiện ích bổ sung nhất định. Hướng dẫn Gmail này tập trung vào việc khai thác tối đa giao diện Gmail, do đó, tôi sẽ không trình bày về các tùy chọn này ở đây. Nếu bạn quan tâm, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về Gmail.
3.2 Nhãn Hệ thống
Các nhãn quen thuộc nhất trong Gmail là nhãn hệ thống. Đây là các liên kết ở trên cùng bên trái mà bạn đã thấy kể từ khi bắt đầu sử dụng dịch vụ như Hộp thư đến, Có gắn dấu sao, Thư đã gửi, Thư nháp, Thùng rác. Để sử dụng Gmail hiệu quả, tôi khuyên bạn nên chuẩn bị sẵn các nhãn hệ thống này cho mình. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng bạn có nút Hiển thị nếu chưa đọc tùy chọn cho các nhãn Thư nháp và Thư rác. Bật tùy chọn này sẽ chỉ hiển thị cho bạn những nhãn này nếu chúng được liên kết với bất kỳ email nào.
3.2.1 Tất cả thư và lưu trữ email cũ
Bạn có thể nhớ lại triết lý Hộp thư đến trống từ phần giới thiệu của hướng dẫn Gmail này. Nếu hộp thư đến của bạn là bàn làm việc thì Tất cả Thư là tủ đựng hồ sơ của bạn. Tuyệt vời hơn nữa, đó là một tầng hầm chứa đầy tủ hồ sơ. Không cần phải đi xuống tầng hầm mỗi khi bạn cần viết email, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn có sẵn nó nếu bạn muốn lấy lại một tin nhắn trong quá khứ.
Tất cả Thư là tầng hầm đó. Bật tính năng này (chọn Hiển thị ) có nghĩa là có quyền truy cập tức thì vào các email trước đây của bạn, được sắp xếp theo ngày. Mặc dù bạn có thể truy cập bất kỳ email cũ nào từ thanh tìm kiếm, nhưng liên kết này trở nên khá hữu ích khi bạn dọn dẹp hộp thư đến của mình thường xuyên và chỉ cần xem nhanh để tìm email bạn đã nhận được sớm hơn một chút trong ngày.
3.2.2 Soạn thảo những cách sử dụng bạn chưa xem xét
Như bạn có thể biết, Gmail tự động lưu các thư bạn viết vào nhãn Thư nháp, ngay cả khi bạn chỉ nhập một vài câu. Mọi thứ bạn đã từng viết và chưa gửi đều được lưu trữ ở đó. Rất có thể, bạn có thể đã lưu trữ một vài bản nháp (hoặc có thể nhiều hơn!)
Tuy nhiên, điều mà bạn có thể chưa xem xét là sử dụng bản nháp để ghi chú đơn giản, để viết ra ý tưởng, lập danh sách mua sắm hoặc lưu trữ thông tin liên hệ của ai đó một cách nhanh chóng. Hầu hết các ứng dụng thư ngày nay đều cung cấp cho bạn tùy chọn để đính kèm tệp và ảnh vào email. Điều này làm cho thư mục nháp của bạn trở thành một nơi tuyệt vời để tải tệp lên và đồng bộ hóa giữa các máy tính nếu bạn cần một giải pháp nhanh chóng. Tuy nhiên, đừng để các tệp trong thư mục nháp của bạn mãi mãi! Đây không phải là nơi dành cho họ.
Một công dụng tuyệt vời khác cho phần nháp là lưu trữ các mẫu. Nếu bạn thấy mình soạn đi soạn lại cùng một email, hãy lưu một bản sao trống của email vào bản nháp của bạn và sao chép-dán nó vào một email mới bất cứ khi nào bạn cần (không gửi bản nháp ban đầu của bạn - thao tác này sẽ xóa bản nháp nhãn!). Bạn có thể lưu chữ ký email, liên kết và thậm chí cả hình ảnh của mình theo cách này. Cung cấp cho email bản nháp mẫu của bạn một chủ đề phản ánh cách sử dụng nó để bạn dễ dàng tham khảo, chẳng hạn như "đám cưới:thư cảm ơn" hoặc "người hâm mộ:cảm ơn bạn đã thêm thư", v.v.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Câu trả lời soạn trước để lưu giữ các mẫu email cho các loại thư bạn gửi đi mọi lúc.
3.3 Danh mục
Danh mục là các nhãn tương ứng với các tab bạn thấy trong Gmail; Xã hội, Quảng cáo, Cập nhật và Diễn đàn. Gmail tự động áp dụng các nhãn này để giúp giữ cho hộp thư đến của bạn được sắp xếp tốt khi có thư đến.
Bạn có thể quyết định xem bạn muốn hiển thị hay ẩn từng nhãn này trong cả danh sách nhãn và danh sách thư. Lưu ý rằng điều này tách biệt với việc hiển thị các danh mục đó dưới dạng tab.
Nếu bạn muốn thêm hoặc xóa tab cho một trong các danh mục, hãy nhấp vào dấu cộng biểu tượng ở bên phải của tab cuối cùng. Sau đó, bật những người bạn muốn bằng cách chọn hộp thích hợp và nhấn Lưu khi bạn hoàn thành.
3.4 Nhãn Tùy chỉnh
Cuối cùng trong danh sách bên trái màn hình Gmail của bạn là các nhãn tùy chỉnh của bạn. Bạn có thể đã có một vài trong số họ rồi. Các nhãn tùy chỉnh vẫn là các nhãn mạnh nhất của Gmail (hiện tại) và bạn sẽ khôn ngoan nếu học cách sử dụng chúng tốt, đặc biệt là với các bộ lọc tuyệt vời của Gmail.
Bạn có thể thêm và chỉnh sửa nhãn từ Nhãn trong Cài đặt , giống như với bất kỳ nhãn nào khác, nhưng thậm chí còn nhanh hơn khi chỉ cần nhấp vào hình vuông có màu bên cạnh tên nhãn tùy chỉnh của bạn. Menu bật lên thậm chí còn hiệu quả hơn tab Nhãn truyền thống trong Cài đặt vì nó cho phép bạn chọn và chỉnh sửa trực tiếp màu của nhãn.
Hãy nhớ rằng các nhãn tùy chỉnh cũng có thể được lồng vào nhau. Ví dụ:bạn có thể có nhãn cho Biểu mẫu làm việc có thể bao gồm các thư mục con về thuế, thông tin bảo hiểm y tế và bản ghi nhớ. Bạn thậm chí có thể hướng dẫn Gmail cách phân biệt và tự động đặt các email đến vào những vị trí này cho bạn.
4. Cảm nhận sức mạnh của Tìm kiếm và Bộ lọc
Nếu nhãn là DNA của Gmail, thì tìm kiếm và bộ lọc chính là bộ não của nó. Có rất ít sự kết hợp sẽ không dẫn bạn đến email bạn tìm kiếm, thậm chí vài năm trở lại đây, tất cả chỉ trong vòng vài giây. Gmail gọi danh sách các quy tắc để sắp xếp các bộ lọc email. Và vì cả hai rất hòa quyện với nhau, nên giờ đây, Google đã trộn chúng lại với nhau, vì vậy bạn có thể tạo bộ lọc trực tiếp từ các tìm kiếm của mình.
Đầu tiên, hãy làm quen với cửa sổ tìm kiếm của Gmail. Bạn có thể quen thuộc với các toán tử tìm kiếm phổ biến hơn, chẳng hạn như "from" hoặc "has:attachment" (và nếu không, bạn đang ở đúng nơi). Đây là những từ thông báo cho Gmail đi và tìm nạp một thứ gì đó. May mắn thay, những từ này chủ yếu là tự giải thích.
Bạn có thể nhập các toán tử đó theo cách thủ công, nhưng Gmail sẽ thực hiện việc đó cho bạn khi bạn nhập thông tin vào hộp thả xuống tìm kiếm. Chỉ cần nhấp vào mũi tên trong hộp tìm kiếm và hoàn thành các chi tiết cho tìm kiếm của bạn. Điều này có thể bao gồm email được gửi từ ai hoặc gửi đến, dòng chủ đề là gì, thư có hoặc không có các từ cụ thể và có hay không có tệp đính kèm.
Sau đó, bạn có thể thu hẹp tìm kiếm của mình theo kích thước và ngày nếu cần. Lưu ý trong hình trên rằng các thành phần tìm kiếm bạn nhập sẽ hiển thị trong hộp tìm kiếm.
4.1 Chuyển Tìm kiếm thành Bộ lọc
Biến thành một ninja tìm kiếm trong Gmail thật tuyệt vời, nhưng còn việc lưu những tìm kiếm này thì sao? Điều gì xảy ra nếu bạn muốn tiến hành tìm kiếm thường xuyên tìm thấy tất cả các tệp Word trong Gmail của mình? Tốt hơn nữa, nếu bạn muốn tìm kiếm này tự động chạy thì sao? Sẽ thật tuyệt nếu Gmail có thể tìm thấy những tệp Word này cho bạn mọi lúc và làm điều gì đó với chúng cho bạn, chẳng hạn như gửi chúng cho bạn bè hoặc gắn nhãn chúng theo một cách nhất định? Gmail có thể làm những điều này một cách dễ dàng. Các lệnh tự động này đối với Gmail được gọi là bộ lọc. Để thực hiện tìm kiếm thành một bộ lọc, hãy nhấp vào liên kết ở cuối hộp tìm kiếm thả xuống, Tạo bộ lọc với tìm kiếm này .
Cửa sổ tiếp theo sẽ hiển thị cho bạn một danh sách các tùy chọn có sẵn. Bạn có thể chọn tự động xóa, lưu trữ và chuyển tiếp những email này. Bạn có thể dán nhãn cho chúng hoặc thậm chí đặt Gmail tự động trả lời những email này bằng một email được tạo sẵn chỉ cho mục đích đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Tạo bộ lọc màu xanh lam cái nút. Nếu bạn chọn áp dụng bộ lọc cho tất cả các email đã có trong Gmail của mình, thì các hành động bạn vừa chọn cũng có thể làm được điều đó.
Bạn luôn có thể truy cập các bộ lọc hiện có của mình từ Bộ lọc trong Cài đặt . Từ đó, bạn có thể chọn chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ bộ lọc tùy chỉnh nào.
4.1.1 Ví dụ về Bộ lọc Hữu ích
Dưới đây là một số bộ lọc Gmail hữu ích nhất mà tôi đã sử dụng trong nhiều năm:
Bộ lọc thư nửa rác:
Một số email không hẳn là rác, nhưng cũng không cần bạn chú ý. Hóa đơn và bảng sao kê thẻ tín dụng, thông báo trên Facebook, email từ văn phòng mà bạn biết rằng bạn có thể cần một ngày nào đó, hoặc thậm chí chỉ là một thành viên trong gia đình tràn ngập hộp thư đến của bạn với hình ảnh chú chó con mới dễ thương của họ. Bạn không muốn xóa hoàn toàn những email này nhưng cũng không muốn sắp xếp chúng ngay lập tức.
Tạo tìm kiếm với toán tử "from:" và thêm email bằng dấu phẩy để bao gồm nhiều địa chỉ email hơn. Ví dụ:"from:[email protected], [email protected], [email protected]" sẽ hiển thị cho bạn email từ tất cả những người này. Nhấp vào mũi tên xuống và tạo bộ lọc tự động đánh dấu những email này là đã đọc và đưa chúng vào kho lưu trữ.
Lần tới khi dì Susie gửi ảnh về chú cún cưng của cô ấy, nó thậm chí sẽ không có trong hộp thư đến của bạn, nhưng nếu cô ấy gọi cho bạn và hỏi bạn về nó, bạn có thể tìm thấy nó trong kho lưu trữ của mình một cách nhanh chóng.
Đánh dấu thông báo giao hàng của Amazon:
Nếu bạn sử dụng Amazon nhiều, bạn có thể nhận được nhiều email từ họ như khuyến mãi, biên nhận và yêu cầu phản hồi. Bạn có thể dễ dàng tạo bộ lọc để gửi tất cả những thứ này đến nhãn "bán rác" của mình, nhưng vấn đề là bạn vẫn muốn biết ngay khi Amazon vận chuyển thứ gì đó cho bạn để bạn có sẵn số theo dõi. Làm thế nào để bạn làm điều đó?
Tìm kiếm "Amazon" trong Gmail của bạn và nhấp vào mũi tên xuống để tạo bộ lọc của bạn. Từ "Amazon" hiển thị mọi email từng được gửi cho bạn từ Amazon.com, vì vậy bước tiếp theo là bao gồm các từ bổ sung chỉ tồn tại trong email xác nhận vận chuyển của Amazon. Trong dòng "có các từ" gõ vào "đã xuất xưởng!" trong dấu ngoặc kép. Điều này cho Gmail biết rằng bạn đang tìm kiếm tổ hợp từ "đã được chuyển đi!" chính xác như nó xuất hiện trong văn bản:hai từ, dấu cách và dấu chấm than. Bạn sẽ nhận thấy danh sách thu hẹp đáng kể để chỉ bao gồm các email từ Amazon bao gồm cụm từ "đã được giao hàng!"
Tuy nhiên, một số email quản lý để vượt qua, đặc biệt nếu bạn bán các mặt hàng trên Amazon. Bạn sẽ nhận được một thông báo yêu cầu bạn chuyển các mặt hàng của bạn. Không vấn đề gì. Chỉ cần bao gồm tổ hợp từ "giao ngay" trong dòng "không có" và xem danh sách của bạn thu nhỏ hơn nữa. Bây giờ trông khá ổn, phải không? Sau đó, tạo bộ lọc.
Tiếp theo, bạn có thể dán nhãn cho những email này, chẳng hạn như "được vận chuyển từ Amazon". Kể từ bây giờ, tất cả các mặt hàng của bạn đặt hàng từ Amazon sẽ được chuyển gọn gàng vào nhãn này và bạn có thể dễ dàng theo dõi các lô hàng của mình trong tương lai. Áp dụng bộ lọc cho tất cả các email hiện có và bạn thậm chí có thể tìm kiếm trong quá khứ của mình.
5. Công cụ Năng suất của Gmail
Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng Gmail và cách sử dụng các tính năng mạnh mẽ nhất của nó, đã đến lúc xem xét các chỉnh sửa thú vị bổ sung để biến Gmail thực sự trở thành một công cụ năng suất.
5.1 Hộp thư ưu tiên và các biến thể của nó
Trong nhiệm vụ làm cho Email hoạt động tốt hơn, Google đã đưa nhiều thuật toán nâng cao vào Gmail. Một trong những tính năng tuyệt vời này là các kiểu hộp thư đến khác nhau, trong đó có năm kiểu:Cổ điển, Quan trọng trước, Chưa đọc trước, Có gắn dấu sao trước và Hộp thư ưu tiên. Những gì mỗi thứ làm từ đơn giản (cổ điển, chưa đọc trước) đến hơi phức tạp để giải thích (Hộp thư ưu tiên). Cách tốt nhất để tìm hiểu về các kiểu hộp thư đến khác nhau chỉ đơn giản là thử nghiệm với chúng và xem kiểu nào hoạt động tốt nhất.
Hộp thư ưu tiên tự động sắp xếp các email của bạn và quyết định nội dung bạn nên đọc đầu tiên và cách thức nhưng không chia nhỏ danh sách email của bạn cũng như các loại hộp thư đến khác. Hộp thư đến quan trọng đầu tiên, được kết hợp với các thẻ thông minh, thực hiện một công việc xuất sắc trong việc sắp xếp hộp thư đến cho bạn. Tất cả các thư bạn cho là quan trọng sẽ hiển thị ở danh sách trên cùng và mọi thứ khác sẽ ở danh sách thấp hơn, ngay cả khi bạn chưa đọc.
Để thay đổi loại hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào Hộp thư đến trong Cài đặt và thực hiện lựa chọn của bạn từ hộp thả xuống. Đảm bảo nhấp vào Lưu thay đổi ở dưới cùng khi bạn hoàn thành.
5.1.1 Email VIP so với Email thông thường
Khi Gmail lần đầu tiên ra mắt, trước khi có Hộp thư ưu tiên, các email được coi là quan trọng bằng cờ trên Outlook hoặc dấu sao trong Gmail. Mặc dù đây vẫn là cách tốt nhất và đơn giản nhất để "đánh dấu" email ngay lập tức, Gmail hiện hiểu rằng một số địa chỉ liên hệ của bạn quan trọng đối với bạn hơn những địa chỉ liên hệ khác.
Gmail quyết định email nào quan trọng hơn dựa trên tần suất bạn đọc và trả lời email từ một số liên hệ nhất định và cách bạn tương tác với họ. Cơ chế của Gmail tự nó khá tốt, nhưng bạn có thể can thiệp trực tiếp và cấp cho một số email trạng thái VIP bằng cách đánh dấu chúng là quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể loại bỏ tầm quan trọng của email.
Bạn có thể đánh dấu các email là quan trọng hoặc không quan trọng bằng cách nhấp vào biểu tượng thẻ nhỏ bên cạnh chúng trong danh sách email chính hoặc ở trên cùng khi bên trong thư (xem hình bên dưới).
Khi bạn nhấp và điều chỉnh email của mình, Gmail cũng sẽ điều chỉnh thuật toán của riêng mình và phản hồi cho phù hợp:không cần đánh dấu tất cả các thư từ một liên hệ nhất định là quan trọng. Gmail sẽ bắt kịp sau một vài thay đổi thủ công và đánh dấu chúng cho bạn.
5.1.2 Gắn dấu sao Email
Như đã đề cập ở trên, các dấu sao (tương đương với cờ trong Outlook) đã có từ đầu và vẫn rất hiệu quả để đánh dấu email một cách nhanh chóng. Để gắn dấu sao một email, chỉ cần nhấp vào biểu tượng dấu sao bên cạnh nó trong danh sách email chính, ngay bên cạnh "thẻ" quan trọng được mô tả ở trên.
Tại sao bạn muốn gắn dấu sao email nếu bạn đã có một tính năng nâng cao như hộp thư ưu tiên? Bởi vì đôi khi bạn chỉ cần nhớ một cái gì đó nhanh chóng hoặc nhắc nhở bản thân rằng bạn muốn làm điều gì đó với một email cụ thể hơn là chỉ coi một nhóm email là quan trọng. Hãy nhớ rằng dấu sao hoạt động giống nhau đối với cả những email quan trọng và những email không quá quan trọng của bạn.
Ví dụ:gắn dấu sao các email bạn không thể trả lời ngay nhưng muốn trả lời sau trong ngày hoặc gắn dấu sao cho các email chứa thông tin quan trọng, chẳng hạn như địa chỉ và số điện thoại mà bạn sẽ cần sau này. Bạn có thể lưu trữ các email được gắn dấu sao một cách thuận tiện để đưa chúng ra khỏi hộp thư đến của mình và truy cập chúng sau này từ Nhãn hệ thống được "gắn dấu sao" ở trên cùng bên trái. Khi bạn thực hiện xong bất kỳ việc gì cần làm với email, hãy bỏ gắn dấu sao bằng cách nhấp lại vào biểu tượng dấu sao.
5.2 Phím tắt
Nhiều người dường như đánh giá thấp sức mạnh của các phím tắt và tắt chúng đi như một sự phiền toái. Nhưng tôi sẽ nói với bạn rằng bạn không thể trở thành một người dùng Gmail hiệu quả nếu không thành thạo ít nhất một vài thứ. Có sự khác biệt giữa ngày và đêm giữa việc sử dụng chuột cho mọi thứ và việc biết cách sắp xếp nhanh chóng một hộp thư đến trong vài giây với các phím tắt này.
Bạn luôn có thể truy cập danh sách phím tắt trong Gmail bằng cách nhấn dấu chấm hỏi hoặc shift + / (dấu gạch chéo lên), miễn là bạn không soạn email (tất nhiên chỉ cần chèn một dấu chấm hỏi vào phần nội dung của bạn email).
Tuy nhiên, trước khi có thể sử dụng phím tắt trong Gmail, chúng ta phải đảm bảo chúng đã được kích hoạt. Để làm như vậy, hãy đi tới Cài đặt và cuộn xuống Phím tắt để kích hoạt chúng.
Điều hướng:
- Nhấn phím J và K để di chuyển lên và xuống danh sách email trên màn hình chính.
- Nhấn X để chọn một cuộc hội thoại ("đánh dấu" hoặc đánh dấu nó).
Chọn email theo cách này cho phép bạn nhanh chóng chọn email bạn muốn xóa, lưu trữ hoặc chuyển sang nhãn khác. Sau một số thực hành, bạn sẽ thấy rằng việc chọn email theo cách này nhanh hơn nhiều so với sử dụng chuột. Khi bạn bắt đầu hiểu được sức mạnh của phím tắt, bạn sẽ sẵn sàng cho nhiều thứ hơn.
Hành động:
- Nhấn Enter để mở một email và đọc nó.
- Nhấn E để lưu trữ một email.
Điều này hoạt động trực tiếp từ bên trong email hoặc từ danh sách email trên màn hình chính. Cố gắng chọn nhiều email (bằng cách di chuyển lên và xuống danh sách bằng J và K và chọn thư bằng X ) và nhấn E . Poof!
- Nhấn # (Shift + 3) để xóa email.
Một lần nữa, điều này hoạt động trên nhiều email từ danh sách chính hoặc từ bên trong email bạn đã mở.
- Bên trong một email đang mở, nhấn R để trả lời người gửi; nhấn A để trả lời tất cả người gửi.
- Bên trong một email đang mở, nhấn G và sau đó I để quay lại hộp thư đến.
Đây là những phím tắt quan trọng. Bạn có thể thấy cách, với một vài thao tác chạm ngón tay, giờ đây bạn có thể chọn nhiều email, trả lời tất cả người gửi cùng một lúc và xóa một loạt email nhanh chóng. Thực hành những điều này một vài lần trước khi bạn chuyển sang các phím tắt thực sự thú vị.
Các phím tắt thực sự thú vị:
- Bên trong một email đang mở, nhấn Shift + R để trả lời trong một cửa sổ mới; nhấn Shift + A để trả lời tất cả người gửi trong một cửa sổ mới.
Điều này cực kỳ hữu ích trên màn hình nhỏ, nơi bạn cần thêm dung lượng để đọc và trả lời email. Nó cũng chặn trò chuyện và nhãn cho phép bạn tập trung vào email.
- Bên trong một email đang mở, nhấn G và sau đó K để chuyển đến danh sách nhiệm vụ của bạn.
Bạn có nhớ rằng Gmail tích hợp với Google Tasks không? Chúng tôi sẽ đề cập đến nó tiếp theo. Trong danh sách email chính, hãy đánh dấu một email ( X ) và nhấn Shift + K để đính kèm email vào một mục "việc cần làm" mới trong danh sách nhiệm vụ của bạn. Tính năng này chỉ hoạt động với các phím tắt! Không có cách nào phức tạp để làm điều đó.
- Nhấn G rồi đến P để hiển thị cửa sổ điện thoại và thực hiện cuộc gọi.
- Nhấn Shift + F để chuyển tiếp một email.
- Nhấn Shift + U để đánh dấu một email là chưa đọc.
- Nhấn + hoặc - để đánh dấu một email quan trọng hoặc không quan trọng (như đã thảo luận ở trên).
Đừng cảm thấy bắt buộc phải biết tất cả các phím tắt. Hãy rèn luyện bản thân để ghi nhớ những thứ bạn sử dụng thường xuyên và sử dụng chúng trong một tuần (không sử dụng chuột!) Cho đến khi chúng trở thành bản chất thứ hai. Bạn sẽ thấy rằng bạn không muốn quay lại sử dụng chuột trong Gmail và bạn xử lý email nhanh hơn nhiều bằng các phím tắt.
5.3 Công việc và danh sách việc cần làm
Google Task trong Gmail rất cơ bản và hơi trái ngược với ứng dụng email đầy đủ tính năng khác, nhưng chúng rất tiện lợi.
Truy cập Google Tasks bằng cách nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh tiêu đề Gmail màu đỏ ở trên cùng bên trái. Thao tác này sẽ hiển thị một menu dẫn bạn đến các công việc hoặc danh bạ. Nhiệm vụ của bạn sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải trong một cửa sổ giống như cửa sổ trò chuyện bật lên. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các tác vụ bằng cách nhấn B và sau đó K ở bất kỳ đâu trong Gmail, như đã đề cập trước đây.
Google Task với Gmail thực sự có thể khá hữu ích. Bạn có thể dễ dàng tạo một nhiệm vụ và sau đó lồng các nhiệm vụ vào bên trong nó bằng cách "tab" các nhiệm vụ mới ở bên phải, biến chúng thành nhiệm vụ con của nhiệm vụ ban đầu. Điều này rất hữu ích để đơn giản hóa một dự án bằng cách chia nó thành các bước nhỏ hơn trong quá trình thực hiện. Since you can connect emails directly to tasks you can include useful information inside that task, such as links, contact information and even files. When a task is done, you can check it off and be rewarded by a strike-through passing through it, crossing it off as complete.
Clicking on any task will open an option to add notes to the task or choose a due date. This comes in handy especially if you work with Google Calendar, as the task lists sync seamlessly and would show up on your calendar as well.
5.4 Managing Your Contacts
To access your contacts, click on the down arrow next to Mail on the top left, as you did with your tasks, or press G and then C from your inbox. If you really need help getting started, look into The Beginner's Gmail to Guide mentioned previously. So, we will just touch on how to manage them effectively.
You will notice that when you click Contacts from your dropdown, you are taken to a new page. Here, you can see each of your contacts with their email address and phone number, if applicable. You can also click on Frequently contacted to see your most recent contact communicators.
Just like with emails, you can create and edit labels for your contacts for business, school, and family. This is a wonderful way to keep your contacts separated and easily accessible. You can also choose how to sort your contacts page by clicking Settings from the left and choosing from first name or last name for the sort order.
Next to each contact, you can click the More (three-dot icon) menu to change their label, delete them, or hide them from your contact list.
The easiest way to manage your contacts is to group them with labels so that you can contact them from Gmail quickly.
5.5 Additional Labs Features
Gmail contains several optional features that can further enhance your productivity.
They are accessible under the Labs tab in Settings . Below I will name a couple that I find helpful, organized by their order in the Labs area. Feel free to explore and find more on your own.
Smart labels :
One of my personal favorites, this handy feature allows Gmail to "guess" which of your incoming emails are notifications, replies from online forums, and bulk (newsletters and such). Gmail automatically adds labels to each kind and does a pretty good job at guessing. It will also ask you to "train" it by choosing the right label for a few days when you turn it on. Try it and see how it affects your organization.
Canned response:
A godsend if you receive many emails to which you reply the same way. Turn it on, and then compose an email as a "template." Save it, and use it next time you want to respond quickly. This is excellent for thank you letters, for example, or for newsletters.
5.6 Gmail Add-ons
You can find a bunch of add-ons for Gmail by clicking the gear icon and then selecting Get add-ons . Here you can browse through tools that help you be more productive, extra organized, or a better communicator. While the options are limited, you may still like a few of these handy tools.
QuickBooks for finance, Trello for project management, Dialpad for communication, and Hire for human resources are a few of the options available. If you choose to install an add-on, just keep in mind that most come from third party sources, so you may want to check out the terms after hitting Install and before pressing Continue .
Your Gmail Inbox Mastered
Đó là nó! I hope you've become a better Gmail user by reading this, and that it makes your life just a little bit easier. Hãy tận hưởng!
Now it may be time to take our Gmail mastery to the next level and find out about hidden Gmail features on Android.
Did we miss something? What have you discovered about Gmail that fellow readers must know? Please share with us in the comments.