Không có khái niệm "quá nhiều mẹo Gmail", phải không?
Gmail có giao diện hấp dẫn và nhiều tính năng hữu ích khiến nó vượt trội hơn các dịch vụ webmail khác lẫn trình duyệt email trên máy tính. Sự phổ biến khiến các lập trình viên liên tục xây dựng tiện ích mở rộng (extensions) và plugin cho nó.
Nếu bạn dùng Gmail, bạn có nguồn mẹo và tiện ích mở rộng vô tận để tận dụng tối đa. Chúng ta sẽ khám phá một số, sau đó chỉ đường đến 20 tiện ích mở rộng Gmail khác!
3 Tiện Ích Mở Rộng Trình Duyệt Gmail Cần Thiết
Bắt đầu với 3 tiện ích phổ biến chúng tôi tin bạn sẽ "yêu ngay":
- Gmail Offline [Không còn khả dụng]: Ứng dụng Chrome chính thức từ Gmail cho phép xử lý email ngay khi không có Internet.
- Boomerang: Ứng dụng này cho phép lên lịch gửi email và theo dõi nhắc nhở với ít phiền toái nhất. Hoạt động trên Chrome, Firefox, Safari.
- Checker Plus for Gmail: Tiện ích Chrome này là bộ thông báo desktop tối thượng cho Gmail. Cho phép đọc email, thậm chí xóa email mà không mở Gmail trong trình duyệt.
Với những "người yêu thích" kia, hãy chuyển sang 10 mẹo Gmail sẽ thăng cấp bạn lên hàng "chuyên gia Gmail". Chúng ta sẽ dùng cài đặt Gmail thường xuyên, nên bạn nên biết nơi tìm: nhấp biểu tượng bánh răng dưới ảnh hồ sơ (góc trên phải) trong Gmail, rồi nhấp Cài đặt (Settings) trong menu thả xuống.
1. Biến Gmail Thành Trung Tâm Email Của Bạn
Mọi khi có thể, bạn không muốn chuyển qua lại giữa nhiều tài khoản email hàng ngày. Thiết lập tài khoản Gmail chính làm "người gác cổng" – gửi, nhận, sắp xếp email. Làm từ Cài đặt > Tài khoản (Accounts).
Tìm tùy chọn Gửi thư dạng (Send mail as) và Kiểm tra thư từ tài khoản khác (Check mail from other accounts) làm theo quy trình hướng dẫn để cho phép email chính gửi/nhận (qua POP3) thay mặt tài khoản khác bạn sở hữu. Bạn lặp lại quy trình cho mỗi tài khoản muốn thêm, và cài đặt máy chủ thư này sẽ hữu ích.
Nếu muốn ủy quyền xử lý email cho người bạn tin, bạn cũng cấp quyền truy cập tài khoản từ mục (Accounts) này.
Lưu ý:
1. Nếu muốn nhận email qua IMAP thay vì POP, thiết lập chuyển tiếp từ từng tài khoản đến Gmail chính.
2. Khi thêm địa chỉ email vào "gửi thư dạng", bạn quyết định có cho Gmail xem email đó là bí danh (alias) không. Không chắc khái niệm alias? Hướng dẫn bí danh Gmail của chúng tôi ở đây để giúp.
2. Dọn Dẹp, Tăng Tốc Gmail
Là chuyên gia, bạn muốn loại bỏ mọi thứ làm lộn xộn hoặc chậm Gmail. Bạn cũng muốn thêm vài sửa lỗi để tăng tốc. Đây là điểm bắt đầu:
- Tắt tiếng email nhóm (Mute group emails) bằng cách nhấp Mute từ menu Thêm (More) trong tin nhắn. Điều này tắt thông báo cho email đó nhưng vẫn nhận tin mới trong chuỗi.
- Ẩn nhãn không dùng (Hide unused labels) qua Quản lý nhãn (Manage labels) từ thanh bên hoặc Cài đặt > Nhãn (Labels).
- Hiển thị nhiều liên hệ và tin nhắn mỗi trang (Display more contacts and messages per page) qua tùy chọn Kích thước trang tối đa (Maximum page size) dưới Cài đặt > Chung (General).
- Tải Gmail nhanh hơn (Load Gmail faster) bằng cách chuyển sang phiên bản cơ bản (HTML). Nó kém đẹp và mượt hơn phiên bản thường, nhưng tiết kiệm thời gian lớn khi kết nối Internet chậm.
Nếu muốn quản trị vi mô giao diện và quy trình Gmail, tiện ích Gmelius cho Chrome, Firefox, Opera, Safari là cách hoàn hảo. Nó cho phép biến đổi giao diện hộp thư, chuyển email thành sự kiện Google Calendar, chặn theo dõi email, và nhiều hơn nữa.
3. Sao Lưu Email Gmail Ngoại Tuyến Với Gmvault
Gmvault là chương trình máy tính để bàn miễn phí, mã nguồn mở giúp sao lưu Gmail dễ dàng. Cài đặt trên máy tính Windows, Linux, hoặc Mac và chạy chế độ đồng bộ đầy đủ (full sync) để sao lưu toàn bộ tài khoản Gmail. Sau đó dùng tùy chọn đồng bộ nhanh (quick sync) để cập nhật kho lưu trữ sao lưu định kỳ. Bạn dùng Gmvault sao lưu nhiều tài khoản Gmail và thậm chí mã hóa email đã lưu.
Cách đáng tin cậy khác sao lưu email: cài trình duyệt email trên máy tính và thêm tài khoản Gmail để lưu email cục bộ. Để đảm bảo bản sao email ở lại máy chủ, cần dùng IMAP.
Bạn cũng có thể tải bản sao dữ liệu Gmail với tính năng Takeout của Google và nhập dữ liệu đó vào trình duyệt email.
Lưu ý: Nếu trình duyệt email không đồng bộ email từ Gmail, có thể do bạn chưa bật truy cập IMAP. Để thay đổi, vào Cài đặt > Chuyển tiếp và POP/IMAP trong Gmail web, dưới Truy cập IMAP, chọn nút radio Bật IMAP (Enable IMAP).
4. Thông Minh Hóa Tổ Chức Email
Bạn có biết dấu chấm trong tên người dùng Gmail không quan trọng? Điều thú vị là bạn có thể tận dụng điều này. Hãy xem cách:
Giả sử Gmail ID của bạn là muo.reader@gmail.com. Nó giống hệt muoreader@gmail.com, cũng giống m.u.o.r.e.a.d.e.r@gmail.com, cũng giống mu.or.re.ad.er@gmail.com. Thật sự, dấu chấm không quan trọng.
Ngoài ra, nếu thêm bất kỳ văn bản ngẫu nhiên bắt đầu bằng dấu '+' sau tên người dùng, văn bản đó cũng không tính, nên muo.reader+longtime@gmail.com giống hệt muo.reader@gmail.com.
Email gửi đến bất kỳ địa chỉ nào trên đều về hộp thư đến liên kết với ID gốc: muo.reader@gmail.com, nhưng bạn dùng các biến thể tên người dùng để chuyển email cụ thể đến thư mục cụ thể dùng bộ lọc (filters).
Ví dụ: chia sẻ ID muo.reader@gmail.com cho đồng nghiệp và chuyển email đến địa chỉ đó vào thư mục tên Work. Tương tự, chia sẻ muoreader@gmail.com cho bạn bè và chuyển email đến thư mục Personal. Bạn thậm chí dùng mẹo này theo dõi/chặn spammer, nhưng nên biết không hoạt động với tài khoản Google Apps.
Đây không phải cách duy nhất dùng bộ lọc Gmail tổ chức hộp thư. Vào Cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses) thiết lập bộ lọc bắt thông báo sự kiện Google Calendar, bản tin, nhắc nhở nhiệm vụ, v.v. vào thư mục dễ tìm. Đừng quên nhãn Gmail làm gì cho hộp thư (và sự bình yên của bạn). Hãy tận dụng!
5. Bật Các Tính Năng Gmail Labs Hay Nhất
Mục Labs trong Cài đặt Gmail có nhiều tính năng tuyệt vời bạn nên dùng nhưng có lẽ chưa dùng. Dưới đây là một số chúng tôi khuyên bật ngay:
- Nút Đánh dấu đã đọc (Mark as Read Button) để đánh dấu email đã đọc chỉ với một click.
- Biểu tượng xác thực cho người gửi đã xác minh (Authentication icon for verified senders) để lọc email lừa đảo bằng cách làm nổi bật email xác thực với biểu tượng chìa khóa đặc biệt.
- Canned Responses (Phản hồi có sẵn) để tránh gõ lại cùng đoạn văn bản trong email liên tục.
- Khung xem trước (Preview pane) để tải email riêng lẻ trong khung thay vì trang mới, kiểu Outlook. Bạn chọn chia ngang (horizontal split) hoặc chia dọc (vertical split) sau khi bật.
- Multiple Inboxes (Nhiều hộp thư đến) chia hộp thư đến thành nhiều hộp thư con cho tiện lợi. Nhóm tin nhắn dựa trên tài khoản gửi đến, đã gắn sao, có file đính kèm, v.v.
- Auto-advance (Tự động chuyển tiếp) tự động chuyển sang tin nhắn tiếp theo sau khi xử lý email.
6. Di Chuyển File Đính Kèm Mượt Mà Giữa Gmail Và Lưu Trữ Đám Mây
Nếu dùng Google Drive, giới hạn 25MB dung lượng file đính kèm Gmail gần như không tồn tại. Bởi bạn gửi file lớn bằng cách liên kết trực tiếp từ Google Drive. Quy trình ngược cũng đúng: lưu file đính kèm Gmail trực tiếp vào Google Drive.
Muốn dùng Dropbox lưu/tải file đính kèm? Dropbox for Gmail là thứ bạn cần, nhưng chỉ chạy trên Chrome. Đó là lý do bạn cũng muốn xem Kloudless [Không còn khả dụng], chạy trên Chrome và Firefox và hỗ trợ Dropbox, Box, Google Drive.
Hãy xem nơi tìm tùy chọn:
- Lưu file đính kèm:
- Tải file đính kèm:
Nếu dùng Dropbox hoặc Google Drive, tìm biểu tượng dịch vụ đó ở vị trí tương tự như trên.
7. Xử Lý Email Theo Lô (Batch) Với Batched Inbox
Dù không thể trì hoãn email mỗi sáng, nhưng thông minh là có nghi thức email phù hợp, tốt nhất xử lý email theo lô vào thời điểm cố định. Batched Inbox tuyệt vời cho việc đó và chạy trên mọi trình duyệt chính.
Dịch vụ chuyển email đến thư mục đặc biệt gán nhãn BatchedInbox, sau đó theo khoảng thời gian cụ thể (do bạn chọn!), di chuyển email đó đến hộp thư đến.
Nếu muốn email nhất định hoặc từ người liên hệ nhất định bỏ qua nhãn BatchedInbox? Không thành vấn đề. Cấu hình email đó vào hộp thư đến ngay khi đến. Thậm chí gom cập nhật từ mạng xã hội như Twitter, Facebook.
Nếu muốn tìm hiểu thêm Batched Inbox trước khi liên kết Gmail, trang FAQ này nói tất cả bạn cần biết.
8. Dùng Phím Tắt Tùy Chỉnh & Công Cụ Nhập Liệu
Bạn biết chuyên gia không chơi trò trỏ chuột click, đúng không? Họ thẳng đến phím tắt bàn phím mọi nơi có thể. Một số người thậm chí tùy chỉnh phím tắt để nhớ dễ hơn, bạn cũng làm được. Nhưng trước cần bật tính năng Phím tắt tùy chỉnh (Custom Shortcut) qua Cài đặt > Labs. Sau khi làm (và lưu thay đổi), bạn thấy tab mới tên Phím tắt bàn phím (Keyboard Shortcuts) trong Cài đặt. Chuyển sang tab đó để ánh xạ lại phím tắt Gmail cho các hành động.
Khi thêm phím tắt tùy chỉnh, bạn cũng có thể thêm hỗ trợ nhập viết tay vào Gmail. Cho phép tùy chỉnh ngôn ngữ và bố cục bàn phím soạn email. Bật công cụ nhập (input tools) dưới Cài đặt > Chung > Ngôn ngữ (Language). Nếu ô kiểm Bật công cụ nhập (Enable input tools) không hiện, nhấp liên kết Hiện tất cả tùy chọn ngôn ngữ (Show all language options) trong phần Ngôn ngữ để hiện nó.
9. Quản Lý Tài Khoản
Giống mọi thực thể số, tài khoản Gmail không miễn dịch với hacker và kẻ lừa đảo. Cách tốt nhất bảo vệ là theo dõi sát sao tài khoản Gmail để phát hiện bất thường, tăng cường bảo mật Gmail bằng công cụ như mã hóa email và xác thực hai yếu tố.
Như thể hacker chưa đủ làm phiền, Google còn chui vào đời tư số của bạn. Sự an ủi duy nhất: Google hiện cung cấp tổng hợp dữ liệu nó có về bạn và tùy chọn xóa dữ liệu đó. Cả hai nằm trong mục My Account. Truy cập: nhấp ảnh hồ sơ góc trên phải trong hộp thư Gmail, chọn My Account từ menu thả xuống.
Trong My Account, bạn thấy 3 phần: Đăng nhập & bảo mật (Sign-in & security), Thông tin cá nhân & riêng tư (Personal info & privacy), và Tùy chọn tài khoản (Account preferences). Duyệt từng phần, kiểm tra mọi cài đặt. Bạn thấy ứng dụng bên thứ ba nào truy cập Gmail, có thấy quảng cáo cá nhân hóa, Google có ghi truy vấn tìm kiếm web, v.v. Điều chỉnh tất cả theo ý thích và đảm bảo quyền riêng tư tối đa cho tài khoản Google.
10. Sao Lưu Thông Tin Tài Khoản
Khi kiểm tra kỹ tài khoản, hãy ghi nhớ các chi tiết sau khi gặp, lưu nơi an toàn:
- Tháng và năm tạo tài khoản Google
- Câu trả lời câu hỏi bảo mật
- Số điện thoại liên kết tài khoản
- Địa chỉ email khôi phục tài khoản
- Tên 4 nhãn Gmail
- Email ID của 5 người bạn thường liên lạc
Nếu mất truy cập Gmail, các chi tiết này giúp khôi phục bằng cách chứng minh bạn là chủ sở hữu thực. Bạn sẽ cảm ơn chúng tôi nhắc nhở này nếu đối mặt với quy trình khôi phục tài khoản "khó nhằn" của Google.
Bạn Sẵn Sàng Trở Thành "Chuyên Gia" Gmail?
Gmail có phe phê bình, phần lớn do cách tiếp cận xâm lấn email. Nhưng sự tiện lợi cao trumps mọi mặt tiêu cực, nếu nhìn cơ sở người dùng khổng lồ của Gmail. Đáng lẽ, nếu bạn dùng Gmail, hãy tận dụng tối đa.
Chúng tôi để lại một số bài tổng hợp tiện ích Gmail cho 3 trình duyệt phổ biến, cho bạn 20 tiện ích mở rộng độc đáo khác lựa chọn:
- 11 Tiện Ích Chrome Siêu Hóa Trải Nghiệm Gmail
- Gửi Này: 10 Tiện Ích Firefox Nâng Cao Cuộc Sống Cho Gmail
- 5 Tiện Ích Làm Safari Trở Thành "Máy Móc Năng Suất" Gmail
Nếu buộc chọn một tính năng hoặc tiện ích Gmail là "không thể thiếu" yêu thích, bạn chọn cái nào? Chia sẻ lựa chọn với chúng tôi trong bình luận!