Không có cái gọi là quá nhiều mẹo Gmail phải không?
Gmail có giao diện hấp dẫn và một số tính năng hữu ích mang lại lợi thế cho nó so với các dịch vụ email trực tuyến khác cũng như các ứng dụng email trên máy tính để bàn. Sự phổ biến của nó khiến các nhà phát triển tranh nhau xây dựng các tiện ích mở rộng và plugin cho nó mọi lúc.
Nếu bạn là người dùng Gmail, bạn có vô số thủ thuật và tiện ích mở rộng để tận dụng tối đa. Chúng tôi sẽ khám phá một số trong số chúng trong bài viết này, sau đó hướng dẫn bạn về 20 tiện ích mở rộng Gmail khác !
3 Tiện ích mở rộng Trình duyệt Gmail cần thiết
Hãy bắt đầu với ba tiện ích mở rộng phổ biến mà chúng tôi biết bạn sẽ thích:
- Gmail ngoại tuyến [Không còn khả dụng] :Ứng dụng Chrome chính thức này từ Gmail cho phép bạn xử lý email của mình ngay cả khi bạn không có quyền truy cập Internet.
- Boomerang :Ứng dụng này cho phép bạn lên lịch email và theo dõi chúng mà không cần phiền phức. Nó hoạt động trên Chrome, Firefox và Safari.
- Checker Plus dành cho Gmail :Tiện ích mở rộng này của Chrome là trình thông báo dành cho máy tính để bàn cuối cùng dành cho Gmail. Nó cho phép bạn đọc email và thậm chí xóa chúng mà không cần mở Gmail trong trình duyệt của bạn.
Với những mục yêu thích đó, chúng ta hãy chuyển sang mười mẹo Gmail sẽ thăng hạng bạn lên hạng người dùng Gmail thành thạo. Chúng tôi sẽ sử dụng cài đặt Gmail thường xuyên, vì vậy bạn nên biết nơi tìm chúng:nhấp vào biểu tượng bánh răng bên dưới ảnh hồ sơ của bạn (trên cùng bên phải) trong Gmail rồi nhấp vào Cài đặt trong menu thả xuống bật lên.
1. Đặt Gmail làm Trung tâm email của bạn
Trong chừng mực có thể, bạn không muốn phải chuyển giữa nhiều tài khoản email hàng ngày. Thiết lập tài khoản Gmail chính của bạn để thực hiện các công việc nặng nhọc - gửi, nhận và phân loại email. Bạn có thể thực hiện việc này từ Cài đặt> Tài khoản .
Tìm kiếm mục Gửi thư bằng địa chỉ và Kiểm tra thư từ các tài khoản khác và thực hiện theo quy trình thiết lập có hướng dẫn để cho phép email chính của bạn gửi và nhận (qua POP3) thư thay mặt cho một tài khoản khác mà bạn sở hữu. Bạn sẽ phải lặp lại quy trình này cho mọi tài khoản mà bạn muốn thêm và đó là nơi các cài đặt máy chủ thư này sẽ hữu ích.
Nếu bạn muốn ủy quyền nhiệm vụ xử lý email cho người mà bạn tin tưởng, bạn cũng có thể cấp quyền truy cập vào tài khoản của mình từ phần (Tài khoản) này.
Lưu ý:
1. Nếu bạn muốn nhận email qua IMAP thay vì POP, bạn có thể thiết lập chuyển tiếp từ từng tài khoản tới tài khoản Gmail chính của mình.
2. Trong khi thêm địa chỉ email vào "gửi thư bằng địa chỉ", bạn sẽ cần quyết định xem bạn có muốn Gmail coi email đó là bí danh hay không. Không chắc đó là gì? Hướng dẫn của chúng tôi về bí danh Gmail ở đây để trợ giúp.
2. Dọn dẹp, tăng tốc Gmail
Là một người dùng thành thạo, bạn sẽ muốn loại bỏ mọi thứ gây lộn xộn hoặc làm chậm Gmail. Bạn cũng sẽ muốn thêm một số bản sửa lỗi để tăng tốc độ. Đây là nơi bạn có thể bắt đầu:
- Ẩn email nhóm bằng cách nhấp vào Tắt tiếng từ Thêm thả xuống trong một tin nhắn. Điều này sẽ tắt thông báo cho những email đó trong khi tiếp tục mang đến cho bạn những tin nhắn mới trong chuỗi.
- Ẩn các nhãn không sử dụng qua Quản lý nhãn từ thanh bên hoặc qua Cài đặt> Nhãn .
- Hiển thị nhiều liên hệ và tin nhắn hơn trên mỗi trang qua Kích thước trang tối đa trong Cài đặt> Chung.
- Tải Gmail nhanh hơn bằng cách chuyển sang phiên bản (HTML) cơ bản của nó. Nó kém đẹp và bóng bẩy hơn so với phiên bản thông thường, nhưng khá tiết kiệm thời gian khi bạn đang xử lý kết nối Internet chậm.
Nếu bạn muốn quản lý vi mô giao diện Gmail và quy trình làm việc, thì tiện ích mở rộng Gmelius dành cho Chrome, Firefox, Opera và Safari là cách hoàn hảo để thực hiện điều đó. Nó cho phép bạn chuyển đổi giao diện của hộp thư đến, chuyển đổi email thành các sự kiện trên Lịch Google, chặn các nỗ lực theo dõi email và làm được nhiều việc khác.
3. Sao lưu Thư Gmail Ngoại tuyến với Gmvault
Gmvault là một chương trình máy tính để bàn mã nguồn mở miễn phí giúp sao lưu Gmail dễ dàng. Cài đặt nó trên Windows, Linux hoặc Mac của bạn và chạy chế độ đồng bộ đầy đủ để sao lưu toàn bộ tài khoản Gmail của bạn. Sau đó, sử dụng tùy chọn đồng bộ hóa nhanh để giữ cho kho lưu trữ đã sao lưu được cập nhật thường xuyên. Bạn có thể sử dụng Gmvault để sao lưu nhiều tài khoản Gmail và thậm chí mã hóa các email đã lưu.
Một cách đáng tin cậy khác để sao lưu email là cài đặt ứng dụng email trên máy tính để bàn và thêm tài khoản Gmail của bạn vào đó để lưu email của bạn vào máy cục bộ. Để đảm bảo rằng bản sao email của bạn vẫn ở trên máy chủ, bạn cần thực hiện việc này bằng IMAP.
Bạn cũng có thể tải xuống bản sao dữ liệu Gmail của mình bằng tính năng Takeout của riêng Google và nhập dữ liệu đó vào ứng dụng email của bạn.
Lưu ý: Nếu ứng dụng email của bạn không thể đồng bộ hóa email từ tài khoản Gmail của bạn, có thể là do bạn chưa bật quyền truy cập IMAP. Để thay đổi điều đó, hãy đi tới Cài đặt> Chuyển tiếp và POP / IMAP trong Gmail trên web và dưới quyền truy cập IMAP, chọn nút radio bên cạnh Bật IMAP.
4. Trở nên Thông minh với Tổ chức Email
Bạn có biết rằng các dấu chấm trong tên người dùng Gmail của bạn không quan trọng? Điều thú vị là bạn có thể sử dụng điều này để làm lợi thế của mình. Hãy xem cách thực hiện:
Giả sử id Gmail của bạn là muo.reader@gmail.com . Điều này giống với muoreader@gmail.com , giống với m.u.o.r.e.a.d.e.r@gmail.com , giống với mu.or.re.ad.er@gmail.com . Nghiêm túc mà nói, các dấu chấm không quan trọng.
Ngoài ra, nếu bạn thêm bất kỳ văn bản ngẫu nhiên nào bắt đầu bằng dấu ‘+’ sau tên người dùng của mình, văn bản đó cũng không được tính, vì vậy muo.reader + longtime @ gmail.com sẽ giống như muo.reader@gmail.com .
Email được gửi đến bất kỳ địa chỉ nào ở trên sẽ đến hộp thư đến của bạn được liên kết với id ban đầu: muo.reader@gmail.com , nhưng bạn có thể sử dụng các biến thể tên người dùng này để chuyển hướng các email cụ thể đến các thư mục cụ thể bằng cách sử dụng bộ lọc.
Ví dụ:bạn có thể chia sẻ id muo.reader@gmail.com với đồng nghiệp của bạn và gửi trực tiếp các email nhận được tại địa chỉ đó đến một thư mục có tên là Cơ quan. Tương tự, bạn có thể chia sẻ muoreader@gmail.com với bạn bè của bạn và gửi trực tiếp các email nhận được tại địa chỉ đó đến một thư mục khác, chẳng hạn như Cá nhân. Bạn thậm chí có thể sử dụng thủ thuật này để theo dõi / chặn những người gửi thư rác, nhưng bạn nên biết rằng thủ thuật này không hoạt động với tài khoản Google Apps.
Đây không phải là cách duy nhất bạn có thể sử dụng bộ lọc Gmail để sắp xếp hộp thư đến của mình. Đi tới Cài đặt> Bộ lọc và địa chỉ bị chặn để thiết lập bộ lọc để nhận các thông báo sự kiện, bản tin, lời nhắc công việc, v.v. của Lịch Google trong các thư mục thích hợp, dễ tìm. Và đừng quên những gì nhãn Gmail có thể làm cho hộp thư đến của bạn (và sự tỉnh táo của bạn). Hãy tận dụng chúng!
5. Bật các Tính năng tốt nhất của Gmail Labs
Phần Phòng thí nghiệm của Gmail trong Cài đặt có một loạt các tính năng tuyệt vời mà bạn nên sử dụng nhưng có thể không. Dưới đây là một số trong số chúng mà chúng tôi khuyên bạn nên bật ngay lập tức:
- Đánh dấu là nút đã đọc để đánh dấu email là đã đọc chỉ bằng một nút bấm.
- Biểu tượng xác thực cho người gửi đã xác minh loại bỏ email từ những kẻ lừa đảo bằng cách đánh dấu các email xác thực bằng khóa đặc biệt biểu tượng.
- Câu trả lời soạn trước để tránh nhập lặp đi lặp lại các đoạn văn bản giống nhau trong email.
- Ngăn xem trước để tải các email riêng lẻ trong một ngăn thay vì trên một trang mới, đó là Outlook. Bạn có thể chọn từ chế độ xem chia tách theo chiều ngang hoặc chế độ xem chia tách theo chiều dọc khi bạn bật tính năng này.
- Nhiều Hộp thư đến để chia hộp thư đến của bạn thành nhiều hộp thư đến phụ để thuận tiện. Bạn có thể nhóm các tin nhắn dựa trên tài khoản mà chúng được gửi đến, chúng có được gắn dấu sao hay không, chúng có chứa tệp đính kèm hay không, v.v.
- Tự động chuyển tiếp để tự động chuyển sang thư tiếp theo trong dòng sau khi bạn xử lý email.
6. Di chuyển mượt mà các tệp đính kèm giữa Gmail và Cloud Storage
Nếu bạn sử dụng Google Drive, giới hạn 25MB đối với kích thước tệp của tệp đính kèm trong Gmail là một rào cản tốt như không tồn tại. Đó là vì bạn có thể gửi các tệp lớn dưới dạng tệp đính kèm bằng cách liên kết chúng trực tiếp với email của bạn từ Google Drive. Quá trình này cũng hoạt động ngược lại, tức là bạn có thể lưu trực tiếp các tệp đính kèm trong Gmail vào Google Drive.
Bạn muốn sử dụng Dropbox để lưu và tải lên các tệp đính kèm? Dropbox cho Gmail là những gì bạn cần, nhưng nó chỉ hoạt động trên Chrome. Đó là lý do tại sao bạn cũng có thể muốn xem Kloudless [Không còn khả dụng], hoạt động trên Chrome và Firefox và hỗ trợ Dropbox, Box và Google Drive.
Bây giờ, hãy xem nơi bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để:
- Lưu tệp đính kèm:
- Tải lên tệp đính kèm:
Nếu bạn đang sử dụng Dropbox hoặc Google Drive, hãy tìm biểu tượng tương ứng với dịch vụ đó ở các vị trí tương tự như trên.
7. Xử lý Email Hàng loạt với Hộp thư đến Hàng loạt
Ngay cả khi bạn không thể gửi email vào mỗi buổi sáng, thì thật thông minh khi có một quy trình gửi email phù hợp với bạn, tốt nhất là một quy trình liên quan đến xử lý email hàng loạt vào những thời điểm cố định. Hộp thư đến theo gói rất tuyệt vời cho điều đó và hoạt động trên tất cả các trình duyệt chính.
Dịch vụ chuyển hướng email đến đến một thư mục đặc biệt có nhãn BatchInbox và sau đó trong những khoảng thời gian cụ thể (do bạn chọn!), Nó sẽ chuyển những email đó đến hộp thư đến của bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn một số email hoặc tin nhắn từ một số liên hệ nhất định bỏ qua nhãn Hộp thư đến? Đó không phải là một vấn đề. Bạn có thể định cấu hình những email như vậy để đi trực tiếp vào hộp thư đến và khi nào chúng đến. Bạn thậm chí có thể cập nhật hàng loạt từ các trang mạng xã hội như Twitter và Facebook.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Hộp thư đến theo nhóm trước khi liên kết nó với Gmail của mình, trang Câu hỏi thường gặp này cho bạn biết tất cả những gì bạn cần biết về nó.
8. Sử dụng Phím tắt Tùy chỉnh và Công cụ nhập liệu
Bạn biết người dùng thành thạo không dại gì chỉ trỏ và nhấp chuột, phải không? Họ tiến thẳng đến các phím tắt ở mọi nơi có thể. Một số người dùng thậm chí còn tùy chỉnh các phím tắt để ghi nhớ chúng tốt hơn và bạn cũng có thể làm như vậy. Nhưng trước tiên, bạn cần bật tính năng Phím tắt tùy chỉnh qua Cài đặt> Labs . Sau khi làm điều đó (và lưu các thay đổi), bạn sẽ thấy một tab mới có tên là Phím tắt trong Cài đặt. Chuyển sang nó để tạo lại các phím tắt Gmail cho các tác vụ khác nhau.
Trong khi thêm các phím tắt tùy chỉnh, bạn cũng có thể muốn thêm hỗ trợ nhập bằng chữ viết tay vào Gmail. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh ngôn ngữ và bố cục bàn phím để nhập email. Bạn có thể bật công cụ nhập liệu trong Cài đặt> Chung> Ngôn ngữ . Nếu Bật công cụ nhập liệu hộp kiểm không hiển thị, hãy nhấp vào hộp kiểm Hiển thị tất cả các tùy chọn ngôn ngữ liên kết trong phần Ngôn ngữ để hiển thị nó.
9. Quản lý tài khoản của bạn
Giống như bất kỳ thực thể kỹ thuật số nào khác, tài khoản Gmail của bạn không bị tin tặc và những kẻ lừa đảo thuộc nhiều loại khác nhau tấn công. Cách tốt nhất bạn có thể làm để bảo vệ nó là theo dõi chặt chẽ tài khoản Gmail của mình để tìm các điểm bất thường và tăng cường bảo mật cho Gmail bằng các công cụ như mã hóa email và xác thực hai yếu tố.
Như thể tin tặc không cho bạn đủ lo lắng, Google khăng khăng đòi dò xét các vấn đề kỹ thuật số của bạn. Điều an ủi duy nhất là Google hiện cung cấp cho bạn một bản tổng hợp dữ liệu mà Google có về bạn và tùy chọn để xóa dữ liệu đó. Bạn sẽ tìm thấy cả hai điều này trong phần Tài khoản của tôi. Để truy cập nó, trước tiên hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở trên cùng bên phải trong hộp thư đến Gmail, sau đó nhấp vào Tài khoản của tôi từ menu thả xuống sau đó.
Trong phần Tài khoản của tôi, bạn sẽ tìm thấy ba phần phụ: Đăng nhập và bảo mật, Thông tin cá nhân và quyền riêng tư, và Tùy chọn tài khoản. Đi qua từng phần này và kiểm tra mọi cài đặt cuối cùng. Bạn sẽ có thể xem ứng dụng của bên thứ ba nào có quyền truy cập vào Gmail của bạn, liệu bạn có thấy quảng cáo được điều chỉnh cho phù hợp với mình hay không, Google có đang ghi lại các truy vấn tìm kiếm trên web của bạn hay không, v.v. Chỉnh sửa tất cả các cài đặt này theo ý thích của bạn và để đảm bảo tối đa bảo mật cho tài khoản Google của bạn.
10. Sao lưu thông tin tài khoản của bạn
Trong khi bạn đang kiểm tra kỹ lưỡng tài khoản của mình, hãy dành thời gian ghi lại các chi tiết sau khi bạn bắt gặp chúng và cất giữ chúng ở một nơi an toàn:
- Tháng và năm bạn tạo tài khoản Google của mình
- Câu trả lời cho câu hỏi bảo mật của bạn
- Các số điện thoại được liên kết với tài khoản của bạn
- Địa chỉ email bạn đã chỉ định để khôi phục tài khoản
- Tên của bốn nhãn Gmail
- Id email của năm người mà bạn thường xuyên gửi email
Nếu bạn vô tình mất quyền truy cập vào Gmail của mình, những chi tiết này có thể giúp bạn lấy lại quyền truy cập vào Gmail bằng cách xác lập danh tính của bạn với tư cách là chủ sở hữu thực sự của tài khoản. Bạn sẽ cảm ơn chúng tôi về lời nhắc này nếu bạn đã từng đối mặt với quy trình khôi phục tài khoản bị đánh thuế của Google.
Bạn đã sẵn sàng trở thành Người dùng Gmail thành thạo chưa?
Gmail bị các nhà phê bình chỉ trích, phần lớn là do cách tiếp cận xâm nhập vào email. Nhưng mức độ tiện lợi cao của nó dường như đã vượt qua tất cả những tiêu cực của nó, nếu cơ sở người dùng khổng lồ của Gmail là bất cứ điều gì xảy ra. Trong mọi trường hợp, nếu bạn sử dụng Gmail, bạn cũng có thể tận dụng tối đa nó.
Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số bản tổng hợp tiện ích mở rộng Gmail tuyệt vời cho ba trình duyệt phổ biến, cung cấp cho bạn 20 tiện ích mở rộng độc đáo khác để lựa chọn:
- 11 Tiện ích mở rộng của Chrome sẽ tăng cường trải nghiệm Gmail của bạn
- Gửi cái này:10 Tiện ích bổ sung Firefox Nâng cao Tuổi thọ cho Gmail
- 5 Tiện ích mở rộng biến Safari trở thành một nhà máy năng suất của Gmail
Nếu bạn phải chọn một tính năng hoặc tiện ích mở rộng của Gmail làm mục yêu thích duy nhất của mình, thì đó sẽ là tính năng nào? Chia sẻ sự lựa chọn của bạn với chúng tôi trong phần bình luận!