Nếu làm việc trong môi trường văn phòng điển hình, khả năng cao hệ thống thư là Exchange server và ứng dụng email ưa thích là Outlook. Chúng tôi đã bao quát Outlook ở MUO từ vài góc độ, bao gồm Outlook Journal và sao lưu dữ liệu Outlook. Chúng tôi thậm chí trình bày kịch bản VBA thú vị trong Outlook xuất tasks ra bảng tính Excel.
Trong bài này, tôi xem xét gần hơn chính ứng dụng Outlook và vài sai lầm phổ biến mà mọi người thường mắc phải. May mắn thay, có vài công cụ tích hợp sẵn bạn có thể dùng để bảo vệ mình khỏi sai lầm tại nơi làm việc sẽ mất nhiều thời gian để "rửa sạch".
Những sai lầm đó là gì? Như nhấn "reply all" (trả lời tất cả) cho email hàng loạt và làm mình thành trò cười? Hay viết vội trong cơn giận lên sếp và hối hận ngay khi nhấn "send" (gửi)? Có nhiều tình huống mọi người liên quan đến, và rất nhiều người có "khoảng khắc kinh hoàng email" riêng. Vì vậy, Microsoft nhúng vài công cụ quan trọng giúp phòng tránh sai lầm phổ biến này.
Nguy Hiểm Của Email
Có ba nguy hiểm email tôi trình bày: gửi email hối hận ngay sau khi gửi, gửi email sai người, và sai lầm reply-all cũ kỹ ai cũng mắc.
Email Bạn Hối Hận Gửi
Bạn biết, chúng ta đều có những ngày tồi. Bạn nhận thêm email từ sếp hoặc đồng nghiệp chọc giận bạn. Sáng tồi, hoặc chưa kịp ly cà phê đầu tiên, bạn nhấn reply và trút hết bực bội, giận dữ vào một email kinh khủng.
5 phút và vài từ thề sau, bạn xong email và chỉ chần chừ vài giây, nhấn "Send". Sau đó, ngồi tự mãn khoảng 3-4 giây, bạn nhận ra mình vừa làm gì - và hậu quả tiềm ẩn. Bạn nhận ra, với cảm giác chìm đắm, rằng bạn thực sự không nên gửi nó.
Đừng lo, Outlook có công cụ tuyệt vời chính cho việc này - trừ việc bạn phải làm trước khi mắc lỗi cảm xúc, không phải sau. Tôi gọi nó "bảo hiểm trì hoãn email". Để bật, nhấn "File", "Info" (Thông tin) và nhấn "Manage Rules & Alerts" (Quản lý Quy tắc & Cảnh báo).
Cơ bản, bạn tạo quy tắc trì hoãn tất cả email đi (outgoing) 5 phút. Cho bạn chút "bảo hiểm nguội lạnh" (cool-down), ngăn chặn sai lầm trước khi xảy ra.
Trên màn hình E-mail rules, nhấn "New Rule..." (Quy tắc mới...)
Sau đó nhấn "Apply rule on messages I send" (Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi). Điều này áp dụng trì hoãn cho mọi email bạn gửi ngay khi nhấn "Send".
Bước tiếp theo trong Rules Wizard (Pháp sư Quy tắc), bạn có tùy chọn giới hạn số thư đi áp dụng. Ví dụ: chỉ thư quan trọng, hoặc có từ cụ thể trong nội dung (có thể kiểm tra từ thề bạn hay dùng?)
Trong ví dụ này, tôi áp dụng cho tất cả thư đi, nên nhấn next, rồi nhấn "Yes" cho cảnh báo.
Cuối cùng, chọn "defer delivery by a number of minutes" (Trì hoãn gửi bởi số phút), nhấn link "a number" (một số), và đặt thời gian trì hoãn là thời gian bạn nghĩ cần để nguội lòng và hủy thư trước khi thực sự gửi.
Bước cuối, bạn có thể áp dụng ngoại lệ (exceptions) cho quy tắc để không trì hoãn thư gửi cho người cụ thể (ví dụ). Tôi biết tôi có thể viết bất cứ gì cho bạn thân John, anh ấy không giận. Chúng ta bạn thân - nên tạo ngoại lệ cho thư có địa chỉ email anh ấy ở trường "recipient" (người nhận).
Đặt tên quy tắc trì hoãn, và xong (đừng quên bật quy tắc).
Bây giờ, mỗi lần gửi email, nó sẽ ở Outbox (Hộp thư đi) 5 phút. Nếu sau một phút bạn quyết định gửi email là sai lầm lớn, vào Outbox xóa tin nhắn - và tránh khủng hoảng lớn.
Xác Minh Ai Là Người Nhận
Có sai lầm phổ biến khi gửi email vội - bạn có thể đã trải qua. Bạn gửi email cho bạn tên, ví dụ, Ryan Dube. Gõ "ry" và ba tên khớp từ danh bạ toàn cầu Exchange hoặc danh bạ cá nhân hiện ra.
Vì vội, bạn vô tình chọn "Bryan Dube", và viết về cuối tuần tại Vegas. Chi tiết mọi việc bạn làm đó - những thứ được cho là ở lại ở Vegas? Nhấn "Send", mở "Sent" (Đã gửi) kiểm tra xem gửi cho bạn đúng không, rồi nhận ra gửi sai người. Thậm chí tệ hơn - Bryan Dube là Tổng giám đốc công ty đã gửi email hàng loạt tuần trước (đó là lý do anh ta xuất hiện trong danh sách gợi ý).
Vâng, đó gọi là "xong".
Thay vào đó, dùng mẹo pro nhỏ gọi là Control-K ngay sau khi gõ vài chữ cái đầu tên bạn. Điều này mở công cụ "Check Names" (Kiểm tra Tên) và cho bạn thực sự chọn tên từ danh bạ chính thức.
Có thể cảm thấy như bước thừa, nhưng với tin nhắn nhạy cảm, đó là bước thêm rất quan trọng. Nó cho bạn xác nhận và đảm bảo tin nhắn bạn viết đi đến đúng người.
Để MailTips Cảnh Báo Sai Lầm Phổ Biến Của Outlook
Cá nhân tôi nghĩ MailTips là một trong những phát minh vĩ đại nhất tích hợp trong Outlook. MailTips bảo vệ bạn từ danh sách dài vấn đề bằng cách cảnh báo: người nhận có phải nhóm với số lượng người nhận lớn (bảo vệ khỏi sai lầm reply-all), bạn có gửi email cho người ngoài công ty không, và các thông tin tương tự.
Để bật MailTips, vào Outlook Options, chọn "Mail" (Thư), cuộn xuống đến khi thấy nút "MailTips Options".
Bạn sẽ thấy tất cả MailTips làm cho bạn trong hộp tùy chọn. Nếu thích tất cả, xác nhận "Display automatically" (Hiển thị tự động) được chọn và nhấn OK.
MailTips thực sự có thể cứu cánh. Khi email quan trọng đến, bạn sẽ được nhắc đây là email có thể muốn trả lời. Nó cũng nói nếu email đến từ hệ thống tự động chuyển tiếp - tính năng hay cho dân IT thiết lập auto-forward từ script giám sát máy chủ.
MailTips cũng cảnh báo khi bạn gửi email đến địa chỉ không hợp lệ, hoặc địa chỉ chứa số lượng người nhận khổng lồ. MailTips cứu bạn khỏi sai lầm email phổ biến theo quá nhiều cách để liệt kê ở đây.
Chỉ dùng ba công cụ pro quan trọng này trong Outlook có thể cứu mạng - hoặc ít nhất là thể diện. Bật và dùng chúng, tránh đau đầu sai lầm phổ biến. Nó thậm chí có thể cứu sự nghiệp!
Bạn từng mắc sai lầm email xấu hổ nào mà mẹo này cứu được? Chia sẻ trải nghiệm ở bình luận dưới đây!