Nếu bạn làm việc trong môi trường văn phòng điển hình, rất có thể hệ thống thư là một máy chủ Exchange và ứng dụng thư khách được chọn là Outlook. Chúng tôi đã đề cập đến Outlook tại MUO ở một số góc độ, bao gồm cả Outlook Journal và sao lưu dữ liệu Outlook của bạn. Chúng tôi thậm chí đã đề cập đến một số tập lệnh VBA thú vị trong Outlook nơi bạn có thể xuất các nhiệm vụ của mình sang bảng tính Excel.
Trong bài viết này, tôi sẽ xem xét kỹ hơn về bản thân ứng dụng khách Outlook và một số lỗi Outlook phổ biến mà mọi người thường trở thành nạn nhân. May mắn thay, có một số công cụ tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để thử và bảo vệ bản thân khỏi mắc một trong những sai lầm tại nơi làm việc khiến bạn mất nhiều thời gian.
Một số sai lầm đó là gì? Làm thế nào về việc nhấn " trả lời tất cả "đến một trong những email hàng loạt đó và khiến bản thân hoàn toàn tự nhận thấy sự ngu ngốc? Còn việc viết nhanh một điều gì đó trong niềm đam mê nhiệt huyết gửi cho sếp của bạn mà bạn hoàn toàn hối tiếc khi nhấp vào " gửi "? Có rất nhiều tình huống mà mọi người ngoài kia có thể liên quan đến những tình huống này và rất nhiều người có những câu chuyện kinh dị qua email của riêng họ. Vì vậy, có lý khi Microsoft sẽ nhúng một số công cụ quan trọng để giúp bảo vệ chống lại những điều phổ biến đó. Lỗi trong Outlook.
Mối nguy hiểm của email
Có ba mối nguy hiểm về email mà tôi sẽ đề cập trong bài viết này - gửi email khiến bạn hối hận ngay khi gửi nó, gửi email đến nhầm người, và cuối cùng là lỗi trả lời cũ mà rất nhiều người mắc phải. có tội.
Email Bạn rất tiếc khi gửi
Bạn biết không, tất cả chúng ta đều có những ngày đó. Bạn lại nhận được một email khác từ sếp hoặc đồng nghiệp mà chỉ là bạn sai cách. Bạn đã có một buổi sáng tồi tệ, hoặc bạn chưa uống hết tách cà phê đầu tiên của mình, vì vậy bạn nhấn trả lời và giải phóng tất cả sự thất vọng và tức giận của bạn trong một email khủng khiếp.
5 phút và vài từ chửi rủa sau đó, bạn hoàn thành email đó và chỉ cần tạm dừng, bạn nhấp vào " Gửi ". Sau đó, sau khi ngồi trong sự hài lòng tự mãn trong khoảng ba hoặc bốn giây, nó bắt đầu hé lộ về bạn chính xác những gì bạn vừa làm - và những hậu quả tiềm ẩn. Bạn nhận ra, với cảm giác chìm trong bụng, rằng bạn thực sự không nên ' t đã gửi nó.
Đừng sợ, Outlook đi kèm với một công cụ rất thú vị chỉ dành cho loại việc này - ngoại trừ việc bạn phải làm điều đó trên ứng dụng khách của mình trước bạn mắc phải sai lầm tình cảm này, không phải sau. Tôi gọi nó là "bảo hiểm trì hoãn email". Để kích hoạt nó, chỉ cần nhấp vào " Tệp", "Thông tin "và nhấp vào" Quản lý Quy tắc &Cảnh báo ".
Về cơ bản, những gì bạn sẽ làm ở đây là tạo một quy tắc trì hoãn tất cả các email gửi đi của bạn trong 5 phút. Điều này mang lại cho bạn một chút bảo hiểm "hạ nhiệt", để bạn có thể ngăn những sai lầm đó xảy ra trước khi chúng xảy ra.
Trên màn hình Quy tắc email, nhấp vào " Quy tắc mới ... "
Sau đó nhấp vào " Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi gửi ". Điều này sẽ áp dụng độ trễ cho mọi email bạn gửi ngay khi bạn nhấp vào nút" Gửi nút ".
Ở bước tiếp theo trong Trình hướng dẫn quy tắc, bạn có tùy chọn giới hạn số lượng thư đi mà tùy chọn này áp dụng cho. Ví dụ:đó có thể chỉ là những tin nhắn quan trọng hoặc có một số từ nhất định trong nội dung tin nhắn của bạn (có thể kiểm tra một số từ chửi rủa mà bạn muốn sử dụng?)
Trong ví dụ này, tôi sẽ chỉ áp dụng nó cho tất cả các thư gửi đi, vì vậy bạn nhấp vào tiếp theo, sau đó chỉ cần nhấp vào "Có" cho thông báo cảnh báo.
Cuối cùng, chọn " hoãn giao hàng trong một số phút ", nhấp vào" a number "liên kết và đặt khoảng thời gian trì hoãn thành bất kỳ khoảng thời gian nào mà bạn nghĩ rằng thời gian đó sẽ giúp bạn làm mát và hủy tin nhắn trước khi nó thực sự được gửi đi.
Ở bước cuối cùng, bạn có thể áp dụng các ngoại lệ cho quy tắc này để nó không làm chậm trễ các tin nhắn được gửi đến một số người nhất định (như một ví dụ). Ví dụ, tôi biết rằng tôi có thể viết bất cứ thứ gì mà tôi muốn cho bạn thân John của tôi, và anh ấy sẽ không nổi giận với tôi. Dù gì thì chúng ta cũng là bạn thân của nhau - vì vậy tôi sẽ đưa ra một ngoại lệ cho những thư có địa chỉ email của anh ấy trong trường "người nhận".
Đặt tên cho quy tắc trì hoãn của bạn và bạn đã sẵn sàng (đừng quên bật quy tắc).
Giờ đây, mỗi khi bạn gửi một email, nó sẽ ở trong hộp thư đi trong 5 phút. Vì vậy, nếu bạn quyết định sau một phút hoặc lâu hơn rằng việc gửi email thực sự là một sai lầm lớn, bạn có thể vào hộp thư đi của mình và xóa thư - và tránh một cuộc khủng hoảng lớn.
Xác minh Người sẽ gửi tin nhắn của bạn
Có một sai lầm phổ biến mà mọi người thường mắc phải khi nhanh chóng gửi email cho mọi người - có thể bạn đã tự mình trải qua điều đó. Bạn gửi email cho một người bạn tên Ryan Dube chẳng hạn. Vì vậy, bạn nhập "ry" và ba tên phù hợp từ danh sách liên hệ chung của máy chủ Exchange hoặc từ danh sách liên hệ cá nhân của bạn.
Vì quá vội vàng nên bạn đã vô tình chọn "Bryan Dube ", và tiếp tục viết về chuyến đi trốn cuối tuần của bạn ở Vegas. Bạn cẩn thận kể chi tiết tất cả những việc bạn đã làm ở đó - bạn biết đấy, tất cả những thứ được cho là ở lại ở Vegas? Bạn nhấp vào " Gửi ", mở" Đã gửi của bạn "để đảm bảo rằng nó đã đến tay bạn của bạn, và sau đó bạn nhận ra rằng bạn đã gửi nhầm người. Thậm chí tệ hơn - Bryan Dube tình cờ là Chủ tịch công ty đã gửi cho bạn một số email hàng loạt vào tuần trước (đó là lý do tại sao anh ấy xuất hiện dưới dạng một địa chỉ liên hệ thả xuống).
Vâng, điều đó được gọi là bị say.
Thay vào đó, hãy sử dụng một mẹo nhỏ được gọi là Control-K ngay sau khi bạn nhập một vài chữ cái đầu tiên của tên bạn bè của bạn. Thao tác này sẽ mở ra " Kiểm tra tên "và cho phép bạn thực sự chọn tên của người đó từ danh sách liên hệ chính thức.
Đây có thể là một bước bổ sung lúc đầu, nhưng đối với những tin nhắn đặc biệt nhạy cảm, đó là một bước bổ sung rất quan trọng. Nó cho phép bạn xác nhận và đảm bảo rằng thông điệp mà bạn viết sẽ đến đúng người.
Hãy để MailTips cảnh báo bạn về các lỗi thường gặp trong Outlook
Cá nhân tôi nghĩ MailTips là một trong những phát minh vĩ đại nhất từng được tích hợp vào Outlook. Mẹo Thư bảo vệ bạn khỏi một danh sách dài các vấn đề bằng cách cảnh báo bạn về những điều như liệu người nhận mà bạn đang gửi email có thực sự là một nhóm có nhiều người nhận hay không (điều này sẽ bảo vệ bạn khỏi lỗi trả lời tất cả), cho dù bạn đang gửi email cho ai đó bên ngoài công ty và các mẹo thông tin tương tự.
Để bật Mẹo Thư, chỉ cần vào Tùy chọn Outlook, chọn " Thư "rồi cuộn xuống cho đến khi bạn thấy" Tùy chọn Mẹo Thư nút ".
Bạn sẽ thấy tất cả những điều mà Mẹo Thư thực hiện cho bạn trong hộp Tùy chọn này. Nếu bạn thích mọi thứ bạn thấy, hãy xác nhận rằng " Hiển thị tự động "được chọn và sau đó nhấp vào OK.
Mẹo Thư thực sự có thể là một cứu cánh. Khi các email quan trọng đến, bạn sẽ nhận được tin rằng đây là email mà bạn có thể muốn trả lời. Nó cũng cho bạn biết nếu nó đến từ một hệ thống tự động tự động chuyển tiếp email cho bạn - một tính năng thú vị dành cho dân CNTT đã thiết lập các quy tắc tự động chuyển tiếp từ các tập lệnh khác nhau để giám sát hệ thống máy tính và máy chủ.
Mẹo Thư cũng sẽ tư vấn cho bạn khi bạn đang cố gắng gửi một email đến một địa chỉ email không hợp lệ hoặc đến một địa chỉ có một số lượng lớn người nhận. Mẹo Thư có thể giúp bạn tránh mắc phải những lỗi email phổ biến trong quá nhiều cách được liệt kê ở đây.
Chỉ cần sử dụng ba công cụ chuyên nghiệp quan trọng này trong Outlook có thể cứu mạng bạn - hoặc ít nhất là niềm tự hào của bạn. Bật và sử dụng chúng, đồng thời giúp bạn đỡ phải đau đầu khi mắc những lỗi Outlook phổ biến này. Nó thậm chí có thể cứu sự nghiệp của bạn!
Bạn đã bao giờ mắc phải bất kỳ lỗi email đáng xấu hổ nào mà những mẹo như thế này sẽ cứu bạn chưa? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!