Email gần như hoàn toàn thay thế thư bưu chính. Giờ mọi người muốn vào hộp thư của bạn. Từ gia đình, bạn bè đến công ty và quảng cáo, tất cả đòi hỏi chút chú ý. Nếu bạn chưa quản lý hộp thư với bộ lọc và công cụ ưu tiên, chắc chắn nó lộn xộn. Với email ngày càng nhiều, dễ dàng mất kiểm soát. Bạn từng bỏ lỡ email quan trọng?
Khoảng một năm trước tôi từ biệt ứng dụng email máy tính và chuyển sang giao diện web Gmail cho tốt. Thay đổi lớn, nhưng từ đó tôi học vài điều về quản lý email. Bài này chỉ ba cách tự động, không rắc rối ưu tiên email, bao gồm một cách không cần Gmail. Công cụ này đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ email quan trọng.
Bắt đầu Lại Với Email Hoặc Lần Đầu Tổ Chức Hộp Thư
Khi chuyển sang địa chỉ email mới, ứng dụng email mới, hoặc chưa bao giờ dành công夫 tổ chức hộp thư, tôi mạnh mẽ khuyến khích thử OtherInbox Organizer. Đó là nếu bạn dùng AOL, GMail, Yahoo!, hoặc iCloud với giao diện gốc/web hoặc IMAP. Organizer phân tích tất cả email và sắp xếp vào các thư mục khác nhau. Nó cắt bỏ lộn xộn và chỉ để email quan trọng nhất trong hộp thư.
Tôi thử Organizer với Gmail. Sau đăng ký, Organizer quét email tổ chức người gửi. Có thể mất thời gian và bạn không cần đợi xong.
Ngày hôm sau tôi thấy nhãn (label) mới mọc lên trong Gmail. Trong Gmail, Organizer thiết lập nhãn gốc OIB với vài nhãn con, từ Business (Kinh doanh) đến Travel (Du lịch) và mọi thứ giữa. Email Organizer nhận ra nhưng không chắc chắn dường như được gắn nhãn Home. Trong trường hợp tôi bao gồm thông báo từ Doodle, Dropbox, Skype. Khi xem kỹ, Organizer đã sắp xếp hơn 30.000 email trong Gmail.
Từ đầu, Organizer nhận ra hầu hết bản tin, thông báo mạng xã hội, thư nhóm/danh sách, và hơn thế nữa. So với nhãn và bộ lọc tôi thiết lập thủ công trước - tất cả công việc nhàm chán - Organizer làm rất tốt. Nó thậm chí lo được người gửi mới tôi chưa submit bộ lọc. Và mỗi ngày, có bản tóm tắt hàng ngày (daily digest) tóm tắt Organizer làm gì với email đến.
Organizer không hoàn hảo, nhưng linh hoạt. Nếu có email bạn muốn sắp xếp khác, quay lại giao diện web OtherInbox, tìm người gửi, thay đổi cách xử lý. Bạn có thể tạo thư mục/nhãn mới hoặc tắt sắp xếp cho người gửi chọn.
Điều không hiển而易见: Organizer có thể học. Nếu tìm người gửi Organizer không tự nhận ra, kéo email đó vào thư mục OIB hoặc gắn nhãn thủ công. Điều này dạy Organizer sắp xếp tất cả email tương lai từ người gửi đó vào thư mục chọn, và bạn nhận email thông báo, có thể mất thời gian.
OtherInbox Organizer thực sự ấn tượng. Nó dọn rối hộp thư và giúp tập trung email quan trọng ngay lập tức. Nơi nó không hoàn hảo, bạn giúp nó cải thiện. Nếu tôi chưa bỏ nhiều công夫 thiết lập nhãn và bộ lọc phức tạp, tôi sẽ gắn bó Organizer ngay. Lo ngại duy nhất: dựa vào công cụ bên ngoài và nếu nó ngừng miễn phí hoặc倒闭怎么办. Về mặt này, tôi vui vì đã có hệ thống hoạt động cho mình.
Phán xét: Công cụ hoàn hảo nếu bạn không biết quản lý hỗn loạn trong hộp thư!
Sửa Chữa Tài Khoản Gmail Tồn Tại Với Priority Inbox & Bộ lọc
Trong email công việc tôi dùng Gmail Priority Inbox từ năm ngoái. Đó là hộp thư duy nhất tôi từng dọn dẹp hàng ngày. Bạn có muốn hộp thư trông giống ảnh chụp màn hình dưới? Priority Inbox đặt email quan trọng và chưa đọc (important and unread) lên đầu, email đã gắn sao (starred) hoặc quan trọng (important) hoặc nhãn chọn khác (tối đa hai) ngay dưới, và tất cả thứ khác (everything else) xếp dưới cùng.
Bạn bật Priority Inbox trong cài đặt Hộp thư. Đó là một trong năm loại hộp thư. Chúng tôi đã viết về Priority Inbox trước.
Tôi thấy Priority Inbox rất đáng tin cậy. Trong vài trường hợp hiếm email xuất hiện ở quan trọng và chưa đọc, dù không từ người liên hệ thường và thậm chí không gửi cho tôi. Nhưng hàng ngày, tôi chỉ thấy email quan trọng ở đầu hộp thư. Tôi thậm chí quên Priority Inbox đang bật - đó là cách nó hoạt động tốt!
Phán xét: Thiết lập và thấy nó hoạt động. Bạn vẫn có thể phải thiết lập bộ lọc email.
Tất nhiên Priority Inbox không phải tất cả tôi dùng quản lý email công việc. Tôi cũng thiết lập đống bộ lọc giữ hộp thư, đặc biệt phần tất cả thứ khác, sạch sẽ. Quay lại bài then chốt Gmail, 3 Việc Người Dùng Gmail Pro Đã Thiết Lập. Bạn cũng có thể xem 5 Bộ lọc Gmail Giúp Ưu Tiên & Tổ Chức Hộp Thư.
Quản Lý Nhiều Tài Khoản Email Trong Gmail Với Nhiều Hộp Thư (Multiple Inboxes)
Với Gmail bạn quản lý nhiều tài khoản email từ một giao diện. Tuy nhiên, có thể khá rối nếu email từ vài tài khoản khác nhau đổ vào một hộp thư. Mặc dù nhãn (labels) cách tuyệt vời sắp xếp và phân biệt danh mục, chúng không nhất thiết cung cấp cái nhìn tổng quan tốt. Đèn Multiple Inboxes, tính năng Gmail Labs cho phép xem tối đa năm hộp thư bổ sung trong khung Hộp thư Gmail.
Quá khứ một năm, tôi dùng Multiple Inboxes để có cái nhìn tổng quan hộp thư, email đã gắn sao, nháp (drafts), và email dưới nhãn khác. Tôi thừa nhận email đã gắn sao hơi mất kiểm soát. Ngoài ra, hoạt động như charm (hoàn hảo).
Multiple Inboxes dễ thiết lập và tôi giải thích chi tiết với nhiều ảnh chụp màn hình ở đây; chỉ cuộn xuống tiêu đề Manage Multiple Email Accounts in Gmail.
Phán xét: Công cụ tuyệt vời duy trì cái nhìn tổng quan nhiều nhãn hoặc tài khoản email. Yêu cầu thiết lập bộ lọc/nhãn.
Giải Pháp Thay Thế
Công cụ khác tôi thử là ứng dụng máy tính để bàn có đám mây Inky. Trông gọn gàng, nhưng không có vẻ hữu ích khi ưu tiên email. Tôi không thấy tính năng Sort by Relevance (Sắp xếp theo độ liên quan) hữu ích, mà thấy ứng dụng hơi đơn giản và đau đớn chậm. Chúng tôi nhắc Inky ở bài: Email Hiện đại: Ba Ứng dụng Email Windows 8.
Dành cho bạn dùng Outlook hoặc Yahoo muốn quản lý nhiều tài khoản, bài này có thể hữu ích.
Kết luận
Hoàn toàn tin vào Gmail và đầu tư nhiều thời gian thiết lập bộ lọc, tôi thấy công cụ gốc Gmail Priority Inbox và Multiple Inboxes (qua Gmail Labs) vẫn tốt nhất cho tôi. Tuy nhiên, nếu bạn mới bắt đầu ưu tiên email, có tài khoản không phải Gmail, và hộp thư hỗn loạn khủng khiếp, OtherInbox Organizer sẽ là cứu cánh!
Bạn dùng công cụ hoặc kỹ thuật nào quản lý email chúng tôi nên biết? Chia sẻ trong bình luận!
Nguồn hình ảnh: Vector Mail via Shutterstock