Email gần như đã thay thế hoàn toàn việc giao tiếp bằng thư từ ốc sên. Bây giờ mọi người đang cố gắng truy cập vào hộp thư đến của bạn. Từ gia đình, bạn bè đến các công ty và nhà quảng cáo, tất cả đều yêu cầu bạn chú ý. Nếu bạn chưa quản lý hộp thư đến của mình bằng các bộ lọc và các công cụ ưu tiên khác, thì đó hẳn là một mớ hỗn độn. Và với ngày càng nhiều email lộn xộn, thật dễ dàng để mất dấu. Bạn đã bao giờ bỏ lỡ một email quan trọng chưa?
Khoảng một năm trước, tôi đã nói lời tạm biệt với ứng dụng email trên máy tính để bàn của mình và chuyển sang giao diện trực tuyến của Gmail cho tốt. Đó là một thay đổi lớn, nhưng kể từ đó tôi đã học được một hoặc hai điều về quản lý email. Bài viết này chỉ cho bạn ba cách tự động và đơn giản để ưu tiên email, bao gồm cả cách không yêu cầu Gmail. Những công cụ này sẽ đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ một email quan trọng nữa.
Bắt đầu lại với email hoặc lần đầu tiên tổ chức hộp thư đến của bạn
Khi bạn đang chuyển sang một địa chỉ email mới, ứng dụng email hoặc chưa bao giờ cố gắng sắp xếp hộp thư đến của mình, tôi thực sự khuyên bạn nên dùng thử OtherInbox Organizer. Đó là nếu bạn sử dụng AOL, GMail, Yahoo !, hoặc iCloud với giao diện gốc / web hoặc IMAP của chúng. Trình tổ chức phân tích tất cả các email của bạn và sắp xếp chúng vào các thư mục khác nhau. Nó loại bỏ sự lộn xộn và chỉ để lại những email quan trọng nhất của bạn trong hộp thư đến của bạn.
Tôi đã thử Organizer bằng tài khoản Gmail của mình. Sau khi đăng ký, BTC tiến hành quét email để sắp xếp người gửi. Quá trình này có thể mất một chút thời gian và bạn không cần phải chờ đợi để hoàn thành.
Ngày hôm sau, tôi nhận thấy các nhãn mới đã được cắt trong tài khoản Gmail của tôi. Trong Gmail, Organizer thiết lập một nhãn gốc OIB với một số nhãn phụ, từ Doanh nghiệp đến Du lịch và mọi thứ ở giữa. Các email mà Người tổ chức nhận ra, nhưng không chắc có vẻ như được gắn nhãn là Nhà riêng. Trong trường hợp của tôi, bao gồm các thông báo từ Doodle, Dropbox và Skype. Khi kiểm tra kỹ hơn, tôi thấy rằng Người tổ chức đã sắp xếp hơn 30.000 email trong tài khoản Gmail của tôi.
Ngay từ đầu, Organizer đã nhận ra hầu hết tất cả các bản tin, thông báo mạng xã hội, thư nhóm hoặc danh sách, v.v. của tôi. So với các nhãn và bộ lọc mà tôi đã thiết lập trước đây - tất cả đều là công việc thủ công tẻ nhạt - Organizer hoạt động rất tốt. Nó thậm chí còn quan tâm đến một số người gửi mới mà tôi chưa gửi đến bất kỳ bộ lọc nào. Và hàng ngày, có một thông báo hàng ngày tóm tắt những gì Người tổ chức đã làm với các email đến.
Tuy nhiên, trình tổ chức không nhất thiết phải hoàn hảo, nó linh hoạt. Nếu có những email bạn muốn sắp xếp theo cách khác, bạn có thể quay lại giao diện web OtherInbox, tìm người gửi tương ứng và thay đổi cách xử lý. Bạn có thể tạo một thư mục / nhãn mới hoặc tắt tính năng sắp xếp cho những người gửi đã chọn.
Những gì không rõ ràng ngay lập tức là Người tổ chức có thể học hỏi. Nếu bạn tìm thấy người gửi mà Người tổ chức không tự động nhận dạng, hãy kéo email tương ứng vào thư mục OIB hoặc gắn nhãn cho email đó theo cách thủ công. Điều này sẽ hướng dẫn Người tổ chức sắp xếp tất cả các email trong tương lai từ người gửi đó vào thư mục đã chọn và bạn sẽ nhận được email thông báo tương ứng, có thể mất một chút thời gian.
OtherInbox Organizer là một công cụ thực sự ấn tượng. Nó sẽ dọn dẹp hộp thư đến của bạn và giúp bạn tập trung vào các email quan trọng ngay lập tức. Và nếu nó không hoàn hảo, bạn có thể giúp nó cải thiện. Nếu tôi không nỗ lực quá nhiều vào việc thiết lập các nhãn phức tạp và bộ lọc email, tôi sẽ gắn bó với Organizer ngay từ đầu. Mối quan tâm duy nhất của tôi sẽ là dựa vào một công cụ bên ngoài và điều gì sẽ xảy ra nếu nó không còn là dịch vụ miễn phí hoặc ngừng hoạt động. Theo nghĩa đó, tôi rất vui vì đã có một hệ thống phù hợp với mình.
Nhận định: Công cụ hoàn hảo nếu bạn không biết cách quản lý mớ hỗn độn trong hộp thư đến của mình!
Sửa Tài khoản Gmail Hiện tại với Bộ lọc &Hộp thư Ưu tiên
Trong tài khoản email công việc của mình, tôi đã sử dụng Hộp thư ưu tiên của Gmail từ năm ngoái. Đó là hộp thư đến duy nhất mà tôi từng quản lý để xóa hàng ngày. Bạn có muốn hộp thư đến của mình trông giống như ảnh chụp màn hình bên dưới không? Hộp thư ưu tiên đặt quan trọng và chưa đọc email ở trên cùng, được gắn dấu sao hoặc quan trọng email hoặc bất kỳ nhãn đã chọn nào khác (tối đa hai) nằm ngay bên dưới và mọi thứ khác được sắp xếp ở dưới cùng.
Bạn có thể bật Hộp thư ưu tiên trong cài đặt Hộp thư đến của mình. Đó là một trong năm loại hộp thư đến. Trước đây chúng tôi đã viết về Hộp thư ưu tiên tại đây.
Tôi thấy rằng Hộp thư ưu tiên rất đáng tin cậy. Trong một số trường hợp hiếm hoi, email được chuyển thành quan trọng và chưa đọc , mặc dù họ không phải từ một liên lạc thường xuyên và thậm chí không được gửi cho cá nhân tôi. Tuy nhiên, hàng ngày, tôi chỉ tìm thấy những email quan trọng trên hộp thư đến của mình. Tôi đã thực sự quên rằng tôi đã bật Hộp thư ưu tiên - đó là cách nó hoạt động tốt cho tôi!
Nhận định: Thiết lập nó và thấy rằng nó chỉ hoạt động. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể phải thiết lập bộ lọc email.
Tất nhiên Hộp thư ưu tiên không phải là tất cả những gì tôi đang sử dụng để quản lý tài khoản email công việc của mình. Tôi cũng đã thiết lập nhiều bộ lọc để giữ hộp thư đến của mình, đặc biệt là mọi thứ khác , không có lộn xộn. Điều này quay trở lại một trong những bài viết chính về Gmail của chúng tôi, 3 điều mà người dùng Gmail chuyên nghiệp đã thiết lập trong tài khoản của họ. Bạn cũng có thể muốn xem 5 bộ lọc Gmail để giúp ưu tiên và sắp xếp hộp thư đến của bạn.
Quản lý nhiều tài khoản email trong Gmail với nhiều hộp thư đến
Với Gmail, bạn có thể quản lý nhiều tài khoản email từ một giao diện duy nhất. Tuy nhiên, nó có thể trở nên khá khó hiểu nếu email từ nhiều tài khoản khác nhau kết thúc trong một hộp thư đến. Mặc dù các nhãn cung cấp một cách tuyệt vời để sắp xếp email và phân biệt giữa các danh mục khác nhau, nhưng chúng không nhất thiết phải cung cấp một cái nhìn tổng quan tốt. Nhập Nhiều Hộp thư đến, một tính năng của Gmail Labs cho phép bạn xem tối đa năm hộp thư đến bổ sung trong ngăn Hộp thư đến trong Gmail của bạn.
Trong năm qua, tôi đã sử dụng Nhiều Hộp thư đến để xem tổng quan về hộp thư đến của mình, email được gắn dấu sao, thư nháp và email dưới các nhãn khác nhau. Tôi thừa nhận rằng các email Được gắn dấu sao đã vượt quá tầm kiểm soát. Ngoài ra, nó đã hoạt động như một sự quyến rũ.
Nhiều Hộp thư đến rất dễ thiết lập và tôi đã giải thích nó một cách chi tiết và với nhiều ảnh chụp màn hình ở đây; chỉ cần cuộn xuống tiêu đề Quản lý nhiều tài khoản email trong Gmail .
Nhận định: Công cụ tuyệt vời để duy trì tổng quan về nhiều nhãn hoặc tài khoản email. Yêu cầu bạn thiết lập bộ lọc / nhãn.
Lựa chọn thay thế
Một công cụ khác mà tôi mệt mỏi là ứng dụng máy tính để bàn hỗ trợ đám mây Inky. Nó trông gọn gàng, nhưng có vẻ không hữu ích lắm khi ưu tiên email. Tôi không tìm thấy Sắp xếp theo mức độ liên quan tính năng rất hữu ích, nhưng thay vào đó, ứng dụng này hơi quá đơn giản và hơi chậm. Chúng tôi đã đề cập đến Inky trong bài viết này:Email Goes Modern:Ba ứng dụng email trên Windows 8
Đối với những người bạn đang sử dụng Outlook hoặc Yahoo và muốn quản lý nhiều tài khoản email, bài viết này có thể hữu ích.
Kết luận
Được bán hoàn toàn trên Gmail và đã đầu tư nhiều thời gian vào việc thiết lập bộ lọc, tôi nhận thấy rằng các công cụ Gmail gốc Hộp thư đến Ưu tiên và Nhiều Hộp thư đến (thông qua Gmail Labs) vẫn hoạt động tốt nhất đối với tôi. Tuy nhiên, nếu bạn mới bắt đầu với việc ưu tiên email, nếu bạn có tài khoản email không phải là Gmail và nếu hộp thư đến của bạn là một mớ hỗn độn khủng khiếp, thì OtherInbox Organizer sẽ là một cứu cánh!
Bạn có sử dụng bất kỳ công cụ hoặc kỹ thuật nào để quản lý email của mình mà chúng tôi nên biết không? Hãy chia sẻ trong phần bình luận!
Tín dụng hình ảnh:Vector Mail qua Shutterstock