Xin chào. Tên tôi là Ryan Dube và tôi là người tích trữ Hộp thư đến. Tôi đã quyết định rằng dự án của mình trong tuần này và đối với bài viết này, sẽ là khắc phục các sự cố Hộp thư đến qua email của tôi bằng cách sử dụng dịch vụ quản lý email được gọi là Mailstrom.
Tôi không đùa về vấn đề hộp thư đến. Tài khoản email Yahoo của tôi có hơn 13.000 email. Gmail có hơn 10.000. Như một phần của bài viết này, mục tiêu của tôi là xem liệu tôi có thể bắt đầu cắt vài nghìn email từ 10.000 tài khoản Gmail đó hay không. Nếu hiệu quả, tôi có thể sẽ đăng ký một tài khoản đầy đủ với Mailstrom.
Khi lần đầu tiên đăng ký tài khoản miễn phí với Mailstrom, tôi đã phát hiện ra bản dùng thử giới hạn chỉ dưới 1500 lần xóa email miễn phí. Sau khi những người khác tại MUO thử nghiệm phần mềm, chúng tôi xác định rằng việc xóa thử phụ thuộc vào tổng số thư bạn có trong hộp thư đến của mình. Khi bạn kiểm tra dịch vụ, sẽ có một tùy chọn để tiếp tục mở rộng số lần xóa miễn phí lên đến hơn một phần ba hộp thư đến của bạn, sau đó bạn sẽ cần đăng ký gói trả phí để xóa phần còn lại. Khoảng thời gian thử nghiệm này là rất nhiều để kiểm tra mức độ hiệu quả của hệ thống Mailstrom trong việc dọn dẹp một hộp thư đến vô cùng lộn xộn.
Trong nhiều năm, chúng tôi đã cung cấp một số giải pháp để quản lý tài khoản Gmail của bạn và dọn dẹp hộp thư đến lộn xộn, sử dụng các giải pháp khác nhau như MailMate hoặc nút hủy đăng ký của chính Gmail. Tất cả các giải pháp này đều tuyệt vời, nhưng không có gì thuận tiện hơn một giải pháp trực tuyến tập trung như Mailstrom.
Dọn dẹp Hộp thư đến của bạn
Đối với nhiều người, lý do không thu dọn hộp thư đến là do thiếu thời gian. Khẩu hiệu của Mailstrom chỉ đơn giản là "Dọn dẹp hộp thư đến của bạn ngay bây giờ". Nghĩa đen của chúng là bây giờ .
Trước khi bạn có thể bắt đầu ngay bây giờ, bạn phải đăng ký một tài khoản. Mailstrom đặc biệt hiệu quả với tài khoản Gmail và tài khoản Windows Live, nhưng không hoạt động khi tôi thử với Yahoo. Hệ thống nói rằng Yahoo chỉ tạm thời không hoạt động. Thử nghiệm với Gmail đã hoạt động ngay lập tức và hệ thống bắt đầu sàng lọc tài khoản ngay lập tức.
Thời gian là chìa khóa đằng sau việc tổ chức hộp thư đến. Cuộn xuống 10.000 email riêng lẻ để tìm những email bạn có thể xóa sẽ không bao giờ thực hiện được khi mọi thứ đã vượt quá tầm tay. Thay vào đó, Mailstrom xác định và sắp xếp email của bạn thành nhiều danh mục khác nhau như Đang gửi, Chủ đề, cho dù bạn có thể Hủy đăng ký, cho dù đó là từ một thương gia mua sắm hay bất kỳ ai khác.
Mục đích của điều này là cung cấp cho bạn những khối email rất lớn mà bạn có thể quản lý tất cả cùng một lúc, thay vì từng email một. Danh mục Người gửi đã ngay lập tức tiết lộ một trong những thủ phạm lớn nhất của tôi - đăng ký hàng ngày cho Google Alerts không được lọc đúng cách sang một thư mục khác có thể được dọn dẹp định kỳ. Thay vào đó, tất cả đều làm lộn xộn hộp thư đến.
Bạn sẽ khám phá tất cả các loại cơ hội như thế này bằng cách sử dụng Mailstrom. Nó sẽ cho phép bạn xác định và xóa sạch hoặc sắp xếp tốt hơn hàng trăm đến hàng nghìn email trong vài giây.
Quyết định việc cần làm với email của bạn
Khi bạn nhấp vào một email riêng lẻ, Mailstrom cung cấp cho bạn một số tùy chọn, bao gồm chuyển chúng sang một thư mục mô tả hơn (và ra khỏi hộp thư đến của bạn), xóa, lưu trữ, chuyển đến thư mục Spam hoặc "Chill".
Chill là một tính năng thú vị, nơi bạn có thể buộc gửi lại email sau này khi bạn biết rằng mình sẽ chuẩn bị tốt hơn để đối phó với nó.
Nếu gặp vấn đề về dung lượng với tài khoản email của mình, bạn có thể chuyển ngay đến danh mục "Kích thước" và ngay lập tức tìm ra thủ phạm lớn nhất - những email đó thuộc danh mục "Cực lớn" và "Jumbo".
Đừng lo lắng về việc mất các email quan trọng - thay vì mất những email quan trọng mà bạn bắt gặp với Mailstrom, chỉ cần nhấp vào nút "Di chuyển" và sắp xếp chúng vào thư mục "Quan trọng" mà bạn có thể xử lý sau, thay vì để những email đó bị chôn vùi bên dưới một hộp thư đến lộn xộn.
Sử dụng Danh mục Mailstrom
Lý do Mailstrom có hiệu quả trong việc giúp bạn dọn dẹp bộ sưu tập email khổng lồ là vì nó giúp bạn nhóm các email lộn xộn đó thành các khối mà bạn có thể sắp xếp hoặc xóa tất cả cùng một lúc. Một số bộ sưu tập hữu ích hơn những bộ sưu tập khác tùy thuộc vào cách bạn sử dụng email của mình hầu hết thời gian.
Ví dụ:nếu bạn là một người nghiện mua sắm và bạn đã đăng ký tất cả các loại bản tin hoặc thông báo về ưu đãi mua sắm trong nhiều năm, thì rất có khả năng danh mục "Mua sắm" sẽ giúp bạn rất nhiều.
Nếu bạn là một người nghiện mạng xã hội và bạn đã bật cảnh báo qua email trong tất cả các tài khoản xã hội của mình, thì bạn có thể hình dung danh mục "Xã hội" sẽ giúp bạn dọn dẹp mọi thứ đến mức nào.
Nếu bạn đã kết thúc sự thông minh của mình và bạn chỉ muốn xóa sạch mọi thứ cũ hơn một ngày nhất định, thì danh mục "thời gian" là nơi bạn sẽ muốn bắt đầu. Ít nhất, nó sẽ cho bạn thấy nơi mà phần lớn email của bạn tồn tại để bạn có thể giải quyết một số email cũ hơn mà có thể bạn không còn sử dụng nữa.
Hủy đăng ký nhận Email
Đây là một trong những cách dễ nhất và nhanh nhất để không chỉ dọn dẹp mớ hỗn độn hiện có trong hộp thư đến của bạn mà còn để hủy đăng ký khỏi những người bạn đã đăng ký. Để xem những điều đó, chỉ cần nhấp vào danh mục "Hủy đăng ký".
Mailstrom có thể xác định những email đến mà bạn đã đăng ký và nó cung cấp tính năng hủy đăng ký cho bạn - hoặc ít nhất nó sẽ đưa bạn đến trang web nơi bạn có thể hủy đăng ký. Chỉ cần chọn email và nhấp vào nút "Hủy đăng ký".
Bạn có tùy chọn chỉ hủy đăng ký hoặc hủy đăng ký và xóa email.
Tạo tiến độ và các tính năng bổ sung
Khi dọn dẹp hộp thư đến, bạn sẽ thấy thanh tiến trình ở phần dưới của menu điều hướng bên trái. Khu vực này hiển thị số lượng thư bạn đã xóa khỏi hộp thư đến của mình hôm nay, số lượng thư mới bạn nhận được và tỷ lệ phần trăm thể hiện mức độ bạn đã hoàn thành.
Thật là động lực khi thấy nội dung hộp thư đến giảm nhanh đến vậy và thật hài lòng khi thấy một hộp thư đến bình thường có thể sạch đến mức nào. Rất may với Mailstrom, nó không quá khó khăn. Nỗi sợ hãi phi lý về việc một thứ gì đó quan trọng có thể bị thất lạc được thay thế bằng một tiết lộ rất phấn khởi rằng hộp thư đến của bạn sẽ không bao giờ lộn xộn nữa.
Tính năng trả phí trong Mailstrom
Bạn thực sự có thể sử dụng Mailstrom miễn phí để xóa tối đa 4.000 email khỏi hộp thư đến của mình. Nếu bạn không có một đống lộn xộn lớn để giải quyết, điều này có thể là đủ. Tuy nhiên, nếu bạn có một núi email cần xử lý như tôi hoặc bạn muốn có một hệ thống như Mailstrom để giúp bạn duy trì sự sạch sẽ của hộp thư đến, thì gói đăng ký đầy đủ giá rẻ 49,95 đô la mỗi năm có thể đáng giá. Đăng ký đầy đủ cho phép bạn quản lý 10 địa chỉ thay vì chỉ 3 và nó bao gồm tới 200 quy tắc tự động để quản lý email đến.
Nếu bạn có một lượng lớn email mỗi ngày, các quy tắc tự động để giữ cho hộp thư đến luôn sạch sẽ có thể giúp bạn duy trì hộp thư đến và sự tỉnh táo của bạn. Và vì các quy tắc đó áp dụng cho các danh mục được xác định trong Mailstrom, nó cung cấp cho bạn chức năng ngoài bộ lọc được cung cấp bên trong các dịch vụ email như chính Gmail.
Như bạn có thể thấy, sắp xếp hộp thư đến vô cùng lộn xộn của bạn không phải là một nhiệm vụ bất khả thi - hoặc thậm chí rất khó khăn cho vấn đề đó. Cho rằng email là một trong những công cụ năng suất được sử dụng phổ biến nhất trên hành tinh, việc giữ cho hộp thư đến của bạn hoạt động trơn tru và hiệu quả là một trong những cách dễ nhất để giữ cho bản thân làm việc hiệu quả nhất có thể.