Thunderbird là một trong những ứng dụng email máy tính để bàn phổ biến hơn, và điều khiến nó phổ biến là hệ thống tiện ích mở rộng (extension): bạn có thể cài đặt tiện ích để tăng cường chức năng hoặc tùy chỉnh theo ý thích. Ở đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng quickFilters trong Thunderbird để tạo bộ lọc từ bất kỳ email đến nào và tổ chức hộp thư đến (Inbox) của bạn.
Nếu bạn chưa dùng Thunderbird để quản lý email, bạn có thể tải xuống và cài đặt từ trang web của nó.
Lưu ý: Thunderbird đã có hệ thống bộ lọc riêng, nhưng nó có thể khá thủ công và rắc rối để thiết lập. Tiện ích quickFilters dễ sử dụng hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn.
Cài Đặt QuickFilters
Nhấp vào nút "hamburger button" (ba gạch ngang) của Thunderbird ở góc trên bên phải để truy cập menu chính. Chọn "Add-ons -> Add-ons".
Chọn "Extensions" (Tiện ích mở rộng) từ menu bên trái và sau đó dùng ô tìm kiếm ở góc trên bên phải để tìm "quickfilters". Nhấp vào nút lớn, thân thiện, màu xanh "Add to Thunderbird" (Thêm vào Thunderbird) bên cạnh mục tiện ích để cài đặt.
Thunderbird sẽ hỏi bạn có muốn cài đặt tiện ích không. Nhấp vào "Add" (Thêm) trên cửa sổ pop-up và sau đó nhấp "Restart now" (Khởi động lại ngay) để hoàn tất cài đặt.
Tạo Thư Mục Ưu Tiên (Priority Folders)
Để tạo một vài thư mục mô phỏng tính năng "Priority Inbox" (Hộp thư đến ưu tiên) trong Gmail, nhấp chuột phải vào hộp thư đến của tài khoản bạn ở bên trái và chọn "New Folder …" (Thư mục mới …)
Vì chúng ta muốn ưu tiên email, hãy tạo một vài thư mục cho việc đó. Đặt tên như "Priority-High" (Ưu tiên cao) cho thư mục mới, sau đó lặp lại quá trình để tạo thêm một hoặc hai thư mục cho mức ưu tiên thấp hơn.
Tạo Bộ Lọc (Making Filters)
Nhấp vào "quickFilters Assistant" mới để kích hoạt tiện ích. Một thông báo sẽ xuất hiện ở dưới cùng cửa sổ Thunderbird báo quickFilters hiện đã hoạt động.
Nhấn giữ chuột trái trên một email bạn muốn tạo bộ lọc mới và kéo nó vào một trong các thư mục ưu tiên bạn đã tạo trước đó.
Cửa sổ quickFilters sẽ hiện ra, cung cấp các cách khác nhau để lọc email đến. Các tùy chọn phổ biến nhất hoạt động tốt trong hầu hết trường hợp là hai tùy chọn đầu: "Based on Sender (From)" (Dựa trên người gửi) và "Based on Sender's Domain" (Dựa trên tên miền người gửi). Cho ví dụ này, tùy chọn thứ hai được chọn.
Bước tiếp theo cho phép bạn tùy chỉnh bộ lọc. Bạn có thể dùng giá trị mặc định cho lúc này. Khi bạn càng quen với cách bộ lọc hoạt động, bạn sẽ có thể dùng các tùy chọn còn lại để tạo bộ lọc phức tạp hơn có thể "bắt" nhiều email đến hơn trong một lần. Hiện tại, hãy giữ đơn giản và dùng mặc định.
Cuối cùng, khi bộ lọc sẵn sàng, giao diện quickFilters thực tế sẽ hiện ra, với danh sách tất cả bộ lọc có sẵn. Từ đây, bạn có thể bật, tắt, chỉnh sửa, sắp xếp hoặc xóa chúng. Bạn cũng có thể chạy chúng thủ công bằng cách nhấp vào nút "Run Now" (Chạy ngay) ở góc dưới bên phải.
"Inbox Zero" Với Bộ Lọc Nâng Cao
Càng dùng lâu, và càng tạo nhiều (và phức tạp) bộ lọc, quickFilters có thể giúp bạn đạt được "Inbox Zero" huyền thoại: một hộp thư đến hoàn toàn sạch với zero email. Như bạn sẽ thấy, không khó để làm được.
Sẽ bắt đầu bằng việc gộp bộ lọc. QuickFilters đủ thông minh để phát hiện khi hai quy tắc tương tự và gợi ý bạn kết hợp chúng (tự động).
Một cách dễ dàng để làm thủ công là dùng bộ lọc dựa trên tên miền thay vì địa chỉ cụ thể của từng người gửi.
Khi tạo bộ lọc mới cho một tên miền đơn lẻ, nhấp vào dấu "+" bên cạnh nó và sau đó định nghĩa tên miền khác trên hàng thứ hai xuất hiện.
Để các tùy chọn trong hai menu kéo thả cho mỗi quy tắc tên miền là "From" (Từ) và "ends with" (kết thúc bằng). Nhấp lại vào dấu "+" của bộ lọc tên miền thứ hai để thêm nhiều quy tắc lọc hơn.
Cách này, bạn có thể nhanh chóng tạo quy tắc cho từng thư mục ưu tiên, xác định rằng mỗi thư mục nên chứa "tất cả email đến từ tên miền X, Y hoặc Z".
Một số email, đặc biệt từ người gửi mới chưa biết, vẫn sẽ lọt qua bộ lọc. Nhưng như bạn đã học ở trên, lọc những email đó cũng chỉ cách một thao tác kéo-thả. Bây giờ bạn có thể dễ dàng biến Thunderbird của mình thành Gmail.