Trong các cuộc họp từ xa, đôi khi bạn muốn khả năng chuyển vai trò người thuyết trình cho những người tham dự khác. Sử dụng PowerPoint, bảng trắng hoặc video, những người tham gia của bạn có thể tương tác tương tự như những người gặp mặt trực tiếp.
Sau đây là hướng dẫn toàn diện để vượt qua vai trò người thuyết trình trong các công cụ cộng tác phổ biến như Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoom và Google Meet.
1. Thay đổi vai trò của người thuyết trình trong Webex
Nếu bạn là người chủ trì, bạn sẽ là người trình bày mặc định trong bất kỳ cuộc họp trực tuyến nào của Webex. Để có kết quả tốt nhất, Webex khuyến nghị tất cả những người thuyết trình nên sử dụng máy tính để bàn hoặc máy Mac. Nhấp chuột phải vào tên của bất kỳ người tham gia nào để thay đổi vai trò của họ thành người thuyết trình hoặc người dẫn chương trình. Sự khác biệt giữa hai điều này là máy chủ có các đặc quyền bổ sung như ghi lại cuộc họp, kết thúc cuộc họp và tắt tiếng / bật tiếng những người tham gia.
Nếu bạn không định rời cuộc họp giữa chừng, chỉ cần sử dụng chế độ “Người trình bày” cho những người tham dự.
Giờ đây, người tham gia có thể chuyển đến phần “Bắt đầu nhanh” và “chia sẻ nội dung” trong cuộc họp.
Trong bước tiếp theo, người tham gia có quyền lựa chọn chia sẻ màn hình của họ, mở bảng trắng hoặc chia sẻ tệp và ảnh từ các ứng dụng đám mây khác nhau. Để chạy bản trình bày PowerPoint, họ phải chọn “chia sẻ màn hình”.
PowerPoint có thể chạy từ máy tính xách tay của người tham gia hoặc thiết bị khác. Nếu sử dụng điện thoại di động, họ có thể sử dụng Google Trang trình bày để phát một bản trình bày hấp dẫn.
Người chủ trì cuộc họp và những người tham gia khác hiện có thể xem màn hình của người thuyết trình mới. Để kết thúc đặc quyền người trình bày của họ, chỉ cần nhấp chuột phải vào hồ sơ của chính bạn và tự chuyển mình trở lại với tư cách người trình bày.
2. GoToMeeting
Để vượt qua vai trò người thuyết trình với tư cách là người dẫn chương trình GoToMeeting, hãy chuyển đến phần “Mọi người” và chọn người thuyết trình mới của bạn. Bạn có thể cung cấp cho họ các đặc quyền bổ sung với tư cách là “người tổ chức” hoạt động tương tự như một máy chủ Webex.
Người thuyết trình mới chỉ cần nhấp vào biểu tượng “chia sẻ màn hình” để chụp mọi thứ trên màn hình thiết bị của họ. Nó sẽ nhấp nháy màu xanh lục.
Giờ đây, họ có thể chạy nhiều thứ trên thiết bị của mình bao gồm PowerPoint, video và tệp PDF.
Màn hình của người thuyết trình mới sẽ hiển thị cho người dẫn chương trình cũng như những người tham dự GoToMeeting khác. Bất cứ lúc nào, bạn có thể loại bỏ vai trò người thuyết trình của họ thông qua một cú nhấp chuột phải đơn giản.
3. Thu phóng
Là người tổ chức Thu phóng, bạn sẽ thấy rằng các tùy chọn để vượt qua vai trò người thuyết trình hơi khác so với các công cụ trên. Bạn có thể yêu cầu những người tham gia chỉ “bắt đầu một video” hoặc “đặt họ làm người dẫn chương trình”, tương tự như việc giao cho họ vai trò người thuyết trình trong Webex hoặc GoToMeeting.
Hiện tại, không có tùy chọn riêng để thay đổi máy chủ cuộc họp trong Zoom.
Người thuyết trình mới có một số tùy chọn trình bày bao gồm chia sẻ màn hình cho tích hợp ứng dụng PowerPoint, bảng trắng và đám mây.
Với tư cách là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể chấm dứt đặc quyền chia sẻ của người tham gia bất kỳ lúc nào.
4. Google Meet
Nếu bạn đang sử dụng Google Meet để cộng tác qua trò chuyện video, thì rất dễ dàng chia sẻ màn hình của bạn từ "Chia sẻ màn hình" trên menu ba chấm ở góc trên bên phải. Bạn có thể chọn toàn bộ màn hình hoặc chuyển sang cửa sổ ứng dụng. Nhấp vào “Chia sẻ” để hoàn tất việc chia sẻ màn hình.
5. Vượt qua vai trò người thuyết trình trong Join.me
Với tư cách là người tổ chức Join.me, bạn sẽ có thể thấy tất cả những người tham gia trong bong bóng “danh sách người tham gia”.
Chọn một trong những người tham gia cuộc họp và chuyển cho họ “vai trò người thuyết trình”.
Người thuyết trình mới sẽ cần nhấp vào biểu tượng ứng dụng điện thoại ở góc dưới bên phải của họ để chia sẻ màn hình.
Tại bất kỳ thời điểm nào, người chủ trì cuộc họp có thể “giành lại vai trò người thuyết trình” bằng cách di chuột qua tên của người tham gia.
Đây là những cách người thuyết trình có thể được chuyển sang các công cụ cộng tác trực tuyến khác nhau. Tìm hiểu thêm về một số ứng dụng này trong ứng dụng hội nghị truyền hình tốt nhất cho năm 2020. Bạn đã bao giờ gặp sự cố hoặc sự cố kỹ thuật khi tương tác với những người tham gia công cụ họp chưa? Hãy chia sẻ phản hồi của bạn trong phần bình luận.