Trong các cuộc họp từ xa, đôi khi bạn muốn khả năng chuyển vai trò người trình bày cho người tham dự khác. Sử dụng PowerPoint, bảng trắng (whiteboard) hoặc video, người tham dự của bạn có thể tương tác tương tự như những người gặp mặt trực tiếp.
Dưới đây là hướng dẫn toàn diện về việc chuyển vai trò người trình bày trong các công cụ cộng tác phổ biến như Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoom và Google Meet.
1. Thay Đổi Vai Trò Người Trình Bày Trong Webex
Nếu bạn là chủ nhà (host), bạn sẽ là người trình bày mặc định trong bất kỳ cuộc họp trực tuyến Webex nào. Để có kết quả tốt nhất, Webex khuyến nghị tất cả người trình bày nên sử dụng máy tính để bàn PC hoặc Mac. Nhấp chuột phải vào tên của bất kỳ người tham dự nào để thay đổi vai trò của họ thành người trình bày (presenter) hoặc chủ nhà (host). Khác biệt giữa hai vai trò là chủ nhà có đặc quyền bổ sung như ghi lại cuộc họp, kết thúc cuộc họp, và bật/tắt tiếng người tham dự.
Nếu bạn không dự định rời cuộc họp giữa chừng, chỉ cần dùng chế độ "Presenter" cho người tham dự.
Người tham dự bây giờ có thể vào "Quick Start" và "share content" (chia sẻ nội dung) trong cuộc họp.
Trong bước tiếp theo, người tham dự có lựa chọn chia sẻ màn hình, mở bảng trắng, hoặc chia sẻ tệp và ảnh từ nhiều ứng dụng đám mây. Để chạy bài thuyết trình PowerPoint, họ phải chọn "share screen" (chia sẻ màn hình).
PowerPoint có thể chạy từ laptop hoặc thiết bị khác của người tham dự. Nếu dùng điện thoại di động, họ có thể dùng Google Slides để trình bày hấp dẫn.
Màn hình của người trình bày mới bây giờ có thể được xem bởi chủ nhà cuộc họp và các người tham dự khác. Để kết thúc đặc quyền trình bày của họ, chỉ cần nhấp chuột phải vào hồ sơ của chính bạn và chuyển mình trở lại làm người trình bày.
2. GoToMeeting
Để chuyển vai trò người trình bày trong GoToMeeting, hãy vào "People" (Mọi người) và chọn người trình bày mới. Bạn có thể cấp cho họ đặc quyền bổ sung là "organizer" (người tổ chức), hoạt động tương tự như host của Webex.
Người trình bày mới chỉ cần nhấp vào biểu tượng "screen share" (chia sẻ màn hình) để ghi lại mọi thứ trên màn hình thiết bị của họ. Nó nên nhấp nháy màu xanh.
Họ bây giờ có thể chạy nhiều thứ trên thiết bị của mình bao gồm PowerPoint, video và tệp PDF.
Màn hình của người trình bày mới nên hiển thị được cho chủ nhà cũng như các người tham dự GoToMeeting khác. Bạn có thể thu hồi vai trò trình bày của họ bất cứ lúc nào bằng một nhấp chuột phải đơn giản.
3. Zoom
Là người tổ chức Zoom, bạn sẽ thấy các tùy chọn chuyển vai trò người trình bày hơi khác so với các công cụ trên. Bạn có thể yêu cầu người tham dự chỉ "start a video" (bắt đầu video) hoặc "make them a host" (làm họ thành chủ nhà) – tương tự như cấp vai trò trình bày trong Webex hoặc GoToMeeting.
Hiện tại, không có tùy chọn riêng để thay đổi chủ nhà cuộc họp trong Zoom.
Người trình bày mới có một số tùy chọn trình bày bao gồm chia sẻ màn hình cho PowerPoint, bảng trắng, và tích hợp ứng dụng đám mây.
Là chủ nhà cuộc họp, bạn có thể chấm dứt đặc quyền chia sẻ của người tham dự bất cứ lúc nào.
4. Google Meet
Nếu bạn đang dùng Google Meet để cộng tác qua video chat, rất dễ dàng để chia sẻ màn hình từ "Share screen" (Chia sẻ màn hình) trên menu ba chấm ở góc trên bên phải. Bạn có lựa chọn chọn toàn bộ màn hình hoặc chuyển sang cửa sổ ứng dụng. Nhấp "Share" (Chia sẻ) để hoàn tất chia sẻ màn hình.
5. Chuyển Vai Trò Người Trình Bày Trong Join.me
Là chủ nhà Join.me, bạn sẽ thấy tất cả người tham dự trong một bong bóng "participant list" (danh sách người tham dự).
Chọn một trong những người tham dự cuộc họp và chuyển cho họ "presenter role" (vai trò người trình bày).
Người trình bày mới sẽ cần nhấp vào biểu tượng ứng dụng điện thoại ở góc dưới bên phải để chia sẻ màn hình.
Bất cứ lúc nào, chủ nhà cuộc họp có thể "reclaim presenter role" (thu hồi vai trò trình bày) bằng cách di chuột qua tên người tham dự.
Đây là các cách chuyển người trình bày cho các công cụ cộng tác trực tuyến khác nhau. Tìm hiểu thêm về một số ứng dụng này trong các ứng dụng hội nghị video tốt nhất cho năm 2020. Bạn có bao giờ gặp sự cố hoặc vấn đề kỹ thuật khi tương tác với người tham dự công cụ họp? Vui lòng chia sẻ phản hồi của bạn trong phần bình luận.