Dễ bị phân tâm khi làm việc từ nhà. Bạn thậm chí có thể thấy khó tập trung nếu không có không gian làm việc chuyên biệt. Để hoàn thành công việc, bạn cần cả một danh sách việc cần làm rõ ràng, khả thi và một môi trường không bị phân tâm.
Việc thêm một văn phòng vào nhà có thể khó khăn, nhưng thêm các không gian làm việc ảo bằng Task View thì rất dễ dàng! Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo môi trường làm việc ảo hiệu quả.
Sắp Xếp Nhiệm Vụ Với Virtual Desktops
Hãy bắt đầu với một ôn tập nhanh. Nếu bạn dùng Windows 10, bạn có thể nhấn phím Windows + Tab cùng lúc để mở Task View. Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng Task View trên thanh tác vụ (nhấp chuột phải vào thanh tác vụ và chọn "Hiện nút Task View" nếu bạn không thấy nó).
Điều này hiển thị tất cả các cửa sổ đang mở và virtual desktops, cũng như dòng thời gian các ứng dụng và tệp bạn đã mở. Rất tiện lợi, phải không?
Ở trên cùng, bạn sẽ thấy Virtual Desktops của mình. Bạn có thể đổi tên chúng bằng cách nhấp chuột phải, và thêm desktop mới bằng cách nhấp vào dấu cộng (+). Bạn có thể di chuyển cửa sổ giữa các desktop này bằng cách nhấp và kéo. Thử nhấp chuột phải vào một cửa sổ để xem thêm tùy chọn.
Sử dụng Virtual Desktops, bạn có thể tổ chức ngày làm việc theo nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tránh sự phân tâm từ công việc. Nó cũng đảm bảo bạn tập trung vào một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành, thay vì liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ nhưng không bao giờ hoàn thành bất kỳ cái nào. Đây là cách nó hoạt động.
Bước 1: Tạo Home Desktop
Home Desktop nên là Desktop 1, cái ở xa nhất bên trái. Chức năng chính của nó là chứa danh sách To-Do của bạn. Danh sách To-Do có thể là bất kỳ ứng dụng nào bạn thích, chỉ cần chắc chắn thêm nó vào thư mục khởi động (startup folder), để nó tự động xuất hiện khi bạn đăng nhập vào Windows.
Để thêm chương trình vào ứng dụng khởi động, làm theo các bước sau:
- Nhấn WIN + R.
- Khi hộp thoại Run xuất hiện, nhập "shell:startup" không cần dấu ngoặc kép.
- Dán phím tắt của ứng dụng bạn muốn thêm vào thư mục vừa mở.
Có rất nhiều ứng dụng To-Do list tuyệt vời. Nhưng cho phương pháp này, chúng tôi khuyên dùng ứng dụng Sticky Notes. Nó được cài sẵn với Windows. Nếu bạn không muốn dùng Sticky Notes, bạn có thể ghim ứng dụng bạn chọn bằng cách kéo nó đến cạnh màn hình. Sau đó chuyển sang Bước 2.
Thiết Lập To-Do List Với Sticky Notes Ghép
Sticky Notes là một chương trình đơn giản nhưng hiệu quả. Bạn có thể tận dụng nhiều từ nó nếu biết các thủ thuật! Chúng tôi không muốn nhiều tính năng gây phân tâm như chat hoặc các tùy chọn thiết lập chi tiết, nên nó hoàn hảo cho phương pháp này.
Bắt đầu bằng cách tạo một ghi chú cho từng nhiệm vụ. Quan trọng là mỗi nhiệm vụ có ghi chú riêng để bạn chỉ thấy một ghi chú tại một thời điểm. Điều này giúp ngăn chặn việc mất tập trung hoặc bị choáng ngợp bởi một danh sách dài.
Việc thêm ghi chú trình tự ở trên cùng có thể tạo động lực. Ví dụ: "Nhiệm vụ 2/4, Trả lời email của Jenna." Hãy hợp lý về kỳ vọng số nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành trong một ngày, và đừng quên thêm nhiệm vụ "Nghỉ ngơi!".
Sau khi tạo xong tất cả ghi chú, hãy di chuyển chúng về phía màn hình bằng cách kéo chúng hoàn toàn đến cạnh, bắt đầu từ nhiệm vụ ưu tiên thấp nhất. Điều này tạo thành một chồng ghi chú nơi nhiệm vụ ưu tiên cao nhất luôn ở trên cùng.
Cuối cùng, mở Task View bằng cách nhấn WIN + Tab, và nhấp chuột phải vào Sticky Notes. Từ các tùy chọn, chọn "Hiện cửa sổ từ ứng dụng này trên tất cả các desktop."
Nếu bạn dùng Sticky Notes cho nhiều việc, bạn có thể muốn đảm bảo chỉ các ghi chú nhiệm vụ là đang mở. Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào từng ghi chú nhiệm vụ và chọn "Hiện cửa sổ này trên tất cả các desktop."
Giờ bạn sẽ không bao giờ quên mình nên làm gì!
Bước 2: Tạo Desktop Cho Mỗi Nhiệm Vụ
Gần xong rồi! Trong khi bạn đang ở Task View, nhấn dấu cộng (+) để tạo Virtual Desktops mới — một cho mỗi nhiệm vụ. Đặt cho chúng tên mô tả như, ví dụ, "Email Jenna" hoặc "Cá nhân".
Đây là ý tưởng tốt để tạo các desktop theo thứ tự ưu tiên. Cách đó, khi bạn đóng desktop đang làm việc, bạn sẽ nhảy ngay sang desktop nhiệm vụ ưu tiên cao tiếp theo! Bạn có thể chuyển đổi dễ dàng giữa Virtual Desktops bằng phím tắt, nên việc này là tùy chọn.
Tùy chọn, bạn có thể thêm một desktop riêng để chứa ứng dụng nhạc, chat công việc, email client, hoặc các tiện ích khác. Cũng là ý tưởng tốt để có một desktop giải trí cho giờ nghỉ và ngày nghỉ để trang chủ của bạn không bị rối.
Bước 3: Cải Tiến Tùy Chọn
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu ngày làm việc, nhưng có thể muốn thực hiện thêm một số bước để thực sự bảo vệ mình khỏi sự phân tâm. VirtualDesktopEnhancer thêm một số tính năng mới cho virtual desktops của bạn, bao gồm thiết lập nền tùy chỉnh!
Bạn có thể dùng điều này để tạo nền động lực cho các desktop làm việc. Nếu bạn có các nhiệm vụ định kỳ, bạn cũng có thể tạo desktop với văn bản nhắc nhở bạn đang phải làm gì.
Vì bạn có thể dùng cùng một trình duyệt cho giờ giải trí, bạn cũng có thể dùng trình chặn trang web chống phân tâm. Điều này giúp loại bỏ cám dở truy cập mạng xã hội khi đang làm việc.
Để thực sự "hardcore", bạn có thể dùng Focus Mode trên điện thoại Android, để loại bỏ cả sự phân tâm từ điện thoại.
Tổng Hợp Lại
Với thiết lập này, ngày làm việc của bạn được tổ chức và bảo vệ khỏi các sự phân tâm ảo! Bắt đầu ngày bằng cách tạo Sticky Note cho từng nhiệm vụ. Giữ chúng ngắn gọn nhưng cụ thể — đừng để việc này trở thành một nhiệm vụ bản thân.
Tiếp theo, tạo một desktop cho mỗi nhiệm vụ và đảm bảo Sticky Notes hiển thị trong tất cả các cửa sổ. Mở desktop của nhiệm vụ đầu tiên và bắt đầu! Khi đã hoàn thành nhiệm vụ, đóng các cửa sổ và desktop liên quan. Chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo!
Tập Trung Với Virtual Desktops
Sử dụng tính năng gốc của Windows, bạn có thể tổ chức và tập trung ngày làm việc. Phương pháp này hiệu quả đặc biệt với bất kỳ ai संघर्ष để tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, hoặc cần một cấu trúc rõ ràng cho ngày làm việc. Với phương pháp này, bạn sẽ luôn có danh sách nhiệm vụ sẵn sàng cho một lời nhắc nhẹ "tiếp theo là gì?".