Nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365 Personal, Family hoặc Business, bạn có thể đã nhận thấy một dấu tích nhỏ ở góc dưới bên phải hộp thư khi nhìn vào thanh bên trong Outlook trên web. Nếu bạn cũng nhấp vào công tắc Thử Outlook mới, đây là liên kết sẽ đưa bạn thử tích hợp xem trước với To Do, công cụ quản lý nhiệm vụ mới của Microsoft.
Công cụ này là thứ mà chủ doanh nghiệp nhỏ, sinh viên, phụ huynh hoặc giáo viên đều có thể thấy hữu ích. Nó có thể kéo email quan trọng đã gắn cờ, hiển thị những gì đã lên kế hoạch, và thậm chí kéo bài tập trong Microsoft Planner. Đây là cái nhìn về tất cả điều đó, và cách bạn có thể sử dụng nó cho lợi thế năng suất.
Ngày của tôi và Nhiệm vụ trong To Do
Điều đầu tiên nổi bật trong To Do là thứ gọi là "Ngày của tôi". Ngày của tôi là một bảng sạch mới để thêm các nhiệm vụ cụ thể bạn muốn hoàn thành mỗi ngày. Bạn có thể thêm thủ công nhiệm vụ phổ biến với nút Thêm nhiệm vụ, hoặc xem lịch trình được đề xuất và các mục khác cho ngày của bạn với biểu tượng bóng đèn ở trên cùng màn hình. Đề xuất sẽ được nhóm theo Hôm qua, Sau, và Trước, dựa trên khi To Do nghĩ bạn nên thêm. Bạn có thể nhấp biểu tượng + bên cạnh nhiệm vụ để thêm, hoặc hộp tròn để hoàn thành. Các tùy chọn khác từ trang Ngày của tôi bao gồm tùy chọn sắp xếp. Bạn sẽ thấy tùy chọn sắp xếp theo quan trọng, ngày đến hạn, theo chữ cái, hoặc ngày tạo.
Cũng đáng chú ý là phần "Nhiệm vụ" trong To Do. Phần này xuất hiện ở dưới thanh bên và là danh sách tất cả những gì bạn đã thêm vào To Do từ tất cả các danh mục chúng ta sẽ thảo luận tiếp.
Quan trọng trong To Do
Tiếp theo trong To Do là thứ gọi là "Quan trọng". Quan trọng trong To Do là tập hợp các nhiệm vụ bạn đã đánh dấu khẩn cấp, như tham gia cuộc họp quan trọng, chấm bài, hoặc cho mèo con ăn. Chúng sẽ nhận sự chú ý trực quan thêm nhờ biểu tượng ngôi sao bạn thấy bên cạnh. Nhiệm vụ quan trọng hoạt động giống như nhiệm vụ khác. Sau khi tạo với nút Thêm nhiệm vụ, bạn sẽ thấy nó điền vào danh sách và bạn có thể đánh dấu quan trọng bằng ngôi sao. Bạn có thể hoàn thành bằng cách nhấp hộp kiểm tròn. Tất cả nhiệm vụ trong To Do cũng sẽ có biểu tượng bên cạnh nhiệm vụ cho bạn biết nó đến từ đâu — là Ngày của tôi, hay email.
Đã lên kế hoạch trong To Do
Khu vực thứ ba trong To Do là "Đã lên kế hoạch". Như tên gợi ý, nhiệm vụ đã lên kế hoạch là cho tương lai. Bạn có thể tạo nhiệm vụ này với biểu tượng +, và nhấp thêm. Khi thêm, bạn có thể thay đổi ngày đến hạn bằng cách nhấp chuột phải, chọn ngày khác. Nhấp chuột trái truyền thống trên nhiệm vụ, sẽ cho bạn tùy chọn nhắc nhở, bước, và nhiều tùy chọn đặt ngày khác. Bạn thậm chí có thể đính kèm tệp hoặc để lại ghi chú nếu cần.
Được giao cho bạn và Email gắn cờ trong To Do
Nếu doanh nghiệp nhỏ hoặc trường của bạn đăng ký Microsoft 365 và dùng Microsoft Planner, phần To Do này dành cho bạn. Phần "Được giao cho bạn" sẽ hiển thị nhiệm vụ được giao cho bạn bởi quản lý qua To Do hoặc Microsoft Planner.
Bạn có thể cần thiết lập bằng cách nhấp nút Tạo trong cửa sổ bật lên ở thanh bên, để liên kết tài khoản Planner với To Do. Khi thiết lập xong, tất cả nhiệm vụ Planner sẽ hiện trong To Do. Bạn thậm chí có thể xem các nhiệm vụ cũ bằng cách nhấp . . . và chọn Hiển thị nhiệm vụ đã hoàn thành. Đó là tính năng nhỏ gọn giúp tăng năng suất và nhìn thấy tất cả nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày.
Chúng ta cũng nói về phần Email gắn cờ. Nếu bạn đã gắn cờ email nào trong Outlook, chúng sẽ hiện ở phần này của To Do. Từ đây, bạn có thể nhấp chuột phải nhiệm vụ để thêm vào danh sách "Ngày của tôi", bỏ quan trọng, hoặc thay đổi ngày đến hạn. Nhấp đúp, sẽ hiển thị thông tin từ tin nhắn, và cho phép mở trong Outlook. Lại là phím tắt hay để tránh nhấp qua nhiều thứ để tìm gì quan trọng.
Các khía cạnh khác của To Do
Chúng ta đã chạm đến các khía cạnh cốt lõi của To Do, nhưng bạn cũng có thể tận dụng chức năng Danh sách của dịch vụ. Khi bạn thêm nhiệm vụ vào To Do, bạn có thể tạo danh sách cho nó. Giả sử, nếu nhiệm vụ là đi chợ, bạn có thể nhấp chuột phải nhiệm vụ, và tạo danh sách cho nó. Danh sách sẽ hiện ở thanh bên, và bạn có thể tích hoàn thành khi xong. Đây là cách rất hay quản lý tình huống phức tạp, như chấm bài, hoặc kiểm kê hàng hóa.
Nếu bạn thấy To Do hữu ích, hãy cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới. Và thoải mái xem trung tâm tin tức, nơi chúng tôi nói về các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365 khác.